A aplicação prática da informação é a base para a unificação de todas as formas de apresentação e formalização de dados fonte para sua fixação, transmissão e percepção acurada pelo destinatário.
Quando a informação é apresentada por um documento, é específica, é no campo das normas geralmente aceitas e unificadas, disposições legislativas e requisitos de um processo social ou de produção. Estas são sempre formulações precisas e uma certa forma de expressão de significado, a fim de alcançar um objetivo claramente definido.
Criação e conteúdo de um documento
Os sistemas de documentação unificada não desempenham nenhum papel, é tão comum criar documentos todos os dias por iniciativa e conhecimento próprios, ou preenchê-los de acordo com determinadas regras.
A vida em si é um redemoinho de informações, mas a cada momento, é da natureza humana, de alguma forma, compor e fixar claramente algo. De acordo com o costume não escrito, sistemas de documentação unificados são formados nas mentes de cada pessoa na escola, se não antes. Mas no estágio inicial de seu desenvolvimento, uma pessoa não atribui a eles o valor essencial que eles merecem.
Um documento pode ser de dois tipos fundamentalmente diferentes:
- forma;
- estrutura e conteúdo.
Formalmente, os documentos em branco são formas comuns nas quais informações estritamente definidas são registradas. Documentos deste tipo são constantemente tratados (jardim de infância, escola, clínica, trabalho, escritório de passaporte, ...).
Documentos reais levam em consideração os requisitos existentes para o projeto. Caso contrário, eles serão mal interpretados pelo destinatário e o resultado desejado não será obtido.
Todo documento deve ser executado em forma, ter uma estrutura clara e conteúdo esperado, expresso em um determinado estilo.
Formalmente, pode-se referir a documentos como obras de arte, artigos, diplomas, dissertações, livros e outras obras escritas e gráficas, mas isso é muito mais confuso em estrutura e resultado de conteúdo de converter informações em uma forma estrita de percepção por um determinado círculo de consumidores (destinatários).
A essência dos sistemas de unificação
A informação é extensa, mas mesmo que você não leve em conta fontes externas, então cada estrutura de estado, empreendimento, empreendedor individual e pessoa comum está em condições de escolher um padrão específico da variedade de normas unificadas.
Os sistemas de documentação unificada do estado existente em quase todos os casos são de natureza consultiva. Em particular, de acordo com os regulamentos aplicáveis.
- A data do documento é redigida em algarismos arábicos na sequência: dia do mês, mês, ano.
- Dia do mês e mês - dois pares de algarismos arábicos, através de um ponto; ano - quatro dígitos (4 de dezembro de 2017 = 4 de dezembro de 2017 de acordo com o GOST R 6.30-2003).
- Ao mesmo tempo, este GOST permite a indicação verbal do nome do mês.
- O mesmo GOST "permite" a ordem inversa: ano, mês e dia.
Uma parte significativa dos documentos “serve” à esfera gerencial. As situações de trabalho são repetidas, as ações executadas são semelhantes, mas sempre há recursos. O GOST R 6.30-2003 simplifica muito a criação de documentos, e não apenas para a esfera de gerenciamento.
Pela opinião comum, a unificação é uma redução no número e variedade de documentos, requisitos de design, a lógica do conteúdo e estrutura. A unificação também inclui os processos de criação, processamento e execução de documentos.O tamanho da mídia é importante se for um documento em papel ou se for um documento eletrônico.
Áreas de fluxo de trabalho e semântica de documentos
O gerenciamento da organização é uma área importante, mas não a única, na qual os sistemas de documentação unificada estão diretamente relacionados. O departamento de contabilidade de qualquer empresa usa não apenas formulários em branco, incluindo formulários de relatórios rigorosos, mas também uma ampla variedade de documentos de redação “gratuitos” em conformidade com os padrões legislativos e locais adotados, disposições GOST.
Segundo o classificador russo, vários sistemas temáticos operam:
- setor bancário;
- área financeira, contábil e de relatórios das instituições e organizações orçamentárias;
- reportagem e esfera estatística;
- sistema de documentação trabalhista;
- esfera de comércio exterior, etc.
Os sistemas de documentação unificada da Federação Russa sobre temas abrangem toda a infra-estrutura socioeconômica do país. Eles podem ter especificidades por região, por setor, por área de competência da empresa.
Se você aderir ao classificador russo, poderá atribuir um código de oito dígitos a cada tipo de documento e manter um registro separado. A maioria das organizações usa os requisitos existentes para documentos e aprova seus próprios regulamentos.
Posições-chave
O objetivo do documento requer alguns detalhes. A falta do requisito necessário pode levar à invalidade do documento ou à impossibilidade de sua execução. Neste caso, a lealdade do GOST R 6.30-2003 não importa.
O pedido de emprego contém um intervalo específico de posições. A ordem para criar o departamento é outra. A descrição do trabalho é compilada completamente diferente do relatório trimestral do departamento financeiro.
Ao mesmo tempo, muitos detalhes possuem recursos de aplicativos. Por exemplo, a data pode ter diferentes significados: o momento da assinatura do pedido, o momento da demissão do funcionário, o momento do início da produção, o acordo multilateral. Neste último caso, não só a data de assinatura do acordo por cada parte pode ser fornecida, o que sempre tem significado legal, mas também a data geral, por exemplo, o início da validade das disposições acordadas.
Escolha de palavras e frases
O fluxo de trabalho de qualquer empresa, como um programa de computador, no caso geral é um processo estritamente formalizado. Ao contrário de um programa, não é um computador que funciona aqui, mas uma pessoa. Palavras imprecisas são possíveis. Mas o esboço geral ao criar documentos é determinado de acordo com o GOST 6.30-2003 o mais próximo possível de seus requisitos.
Desvios da prática geralmente aceita e os requisitos do GOST são inapropriados aqui: uma ordem, disposição, declaração, ordem, etc. não são obras de arte, e não há necessidade de procurar uma forma de expressão do pensamento.
Não apenas o vocabulário é bem-vindo, mas também as partes do discurso necessárias em cada caso específico e o caso correto. De acordo com a prática estabelecida, absurdos, palavras faltando, sentenças são freqüentemente encontradas em documentos, há inconsistências que não são características do discurso coloquial. Mas é costume, e fazê-lo à sua maneira é impraticável.
Com relação aos desenhos, suas assinaturas e designações, é costume usar a experiência de desenvolver documentação de projeto quando é obviamente necessário. No entanto, nada impede o desenho de um desenho regular da mesma maneira íntima.
Em relação às tabelas, as disposições do GOST também fazem sentido a considerar. Esta é uma prática bem estabelecida, e qualquer tabela em um documento de trabalho é principalmente um guia para ação ou informação para tomar uma decisão.
Lógica de vocabulário, estrutura e apresentação
O texto deve estar sempre conectado. As frases se determinam mutuamente ou fazem refinamentos. Palavras e frases específicas são usadas. Para recrutar uma pessoa, o diretor escreve uma breve resolução em uma declaração escrita corretamente.
Um pedido de emprego, escrito por um empregado na forma prescrita, é endossado nas unidades da empresa e passa por um processo preliminar de aprovação. Este não é um documento ainda, mas já a base para a decisão final do chefe da empresa na forma de uma frase específica “em ordem”.
Escrever qualquer outra coisa na resolução é permissível, não é proibido, mas em qualquer situação ela deve ter um valor razoável. Por exemplo, um graduado universitário. Uma frase pode ser fornecida no texto da declaração ou de acordo com a lógica da empresa - isso é deixado ao diretor para decidir.
Uma característica essencial e tradicional de muitos documentos são duas partes:
- razão (fundação, propósito);
- conclusão (decisão, conclusão, solicitação).
Isso não é importante, mas onde é lógico, é necessário dividir claramente todas as frases necessárias em dois componentes. O Gosstandart, os sistemas de documentação unificada e as disposições locais da própria empresa devem servir de base para a construção de estruturas nas quais o sujeito do documento determina como compensar o motivo e a conclusão.
Na prática real, essa abordagem acelera a criação de documentos importantes, permitindo que você se concentre não no texto inteiro, mas apenas na parte variável.
Documentos locais da empresa
A unificação e padronização de documentos é característica de cada empresa. Alguns fazem isso por escrito, outros aderem à prática oral. Tudo depende do tamanho do negócio e do nível de responsabilidade.
A maioria das disposições locais é elaborada durante a criação de uma empresa com base na legislação atual, GOST, dados regulatórios aplicáveis no setor ou em uma área de negócios específica.
Tais sistemas de documentação unificada são únicos e, muitas vezes, o know-how de uma determinada empresa, são baseados no software utilizado e constituem um segredo comercial. Eles raramente mudam e as mudanças estão associadas às fases de crescimento da empresa, expansão de sua esfera de competência ou nível de negócios.
Documentos locais importantes são planos de produção, especificações técnicas, cronogramas de trabalho. Aqui, a unificação e padronização de documentos são análogas. Cada novo, por exemplo, o plano do calendário é feito à semelhança do anterior, e um novo plano contábil na política contábil é formulado com base no anterior, levando em conta as mudanças nas exigências externas (legislação, tributos, órgãos de controle estatal, ...)
Fluxos de informação
Um fluxo de documentos bem depurado da empresa, especialmente quando a lógica, estrutura e vocabulário do sistema de documentação unificado é implementado na forma de um sistema de gerenciamento técnico de software, permite não apenas simplificar o negócio e a funcionalidade dos funcionários, mas também gerenciar sua atividade na direção certa, fornecendo automação de criação de documentos, controle sobre seu processamento e execução.
A infra-estrutura corporativa, implementada na forma de fluxos de informações internas e externas, cronometrados e de conteúdo, permite transferir o gerenciamento da empresa para um nível superior.
Muitos sistemas de informação modernos há muito tempo trabalham no nível da tarefa, fornecendo a formulação dos dados de entrada necessários e a preparação de relatórios. O papel dos trabalhadores em tal sistema está no campo da criatividade e dos objetivos da empresa, e não no contexto de como elaborar um documento específico.
Comportamento da empresa e empregado
GOST R 6.30-2003 e outros documentos normativos determinam a forma de documentos, detalhes, palavras e frases, especificam a lógica de expressão e tamanhos de mídia de papel, recuo, margens, bordas de figuras, tabelas e outros detalhes técnicos - tudo isso é importante e apropriado considerar.
O trabalho normal da empresa é o fluxo de trabalho usual em que o papel de cada funcionário é regulado e esperado.
Neste contexto e em conexão com as características do moderno nível de desenvolvimento da tecnologia da informação, a questão do comportamento dos funcionários tornou-se relevante. Contra o pano de fundo da variante esperada do desenvolvimento de certos eventos, trabalhos, documentos, desvios podem ser detectados.
Esse aspecto não é menos significativo para a construção da infraestrutura da empresa. É importante não apenas organizar o trabalho correto com documentos, mas também garantir o controle sobre o processo de trabalho com documentos.