As atividades econômicas das organizações incluem muitas ações, operações, tipos de comunicação e outros aspectos da rotina diária. A administração da organização e seus funcionários enfrentam diariamente a necessidade de abordar vários problemas e tomar decisões administrativas. Alguns casos não podem ser resolvidos enquanto no local de trabalho, confortavelmente sentado em uma cadeira de escritório no computador. Há necessidade de viagens e viagens de negócios, negociações em outras cidades e até países. Este artigo discute em detalhes a questão da necessidade de uma viagem de negócios, seus objetivos e exemplos, projeto de acordo com a legislação atual, requisitos de documentação e também características de viagens à Rússia e ao exterior. Também neste artigo será considerada a questão de quem pode ser enviado em uma viagem e o que deve ser considerado como uma viagem de negócios.
Conceito de viagens de negócios
Este conceito tem uma definição clara que é explicitada no direito do trabalho. De acordo com o Código do Trabalho da Federação Russa, uma viagem de negócios é uma direção de um funcionário em uma viagem com uma tarefa específica. Ao mesmo tempo, o destino está muito longe do principal local de trabalho, a viagem tem um objetivo claramente formulado, que é prescrito nos documentos, e o tempo de sua implementação é limitado. Registro de documentos de acompanhamento, relatórios no final da viagem, garantias para o empregado são reguladas pelas leis trabalhistas e fiscais. Possíveis objetivos da missão também são descritos, exemplos dos quais são apresentados abaixo.
Por que você precisa de viagens de negócios?
Quando um funcionário faz uma viagem de negócios, a gerência determina para ele uma tarefa clara que ele deve concluir em seu processo. A tarefa pode estar relacionada a várias áreas dos negócios da organização. Exemplos de metas de viagem incluem o seguinte:
- conclusão de relações contratuais em entregas ou vendas com contrapartes;
- negociações sobre cooperação;
- resolução de litígios, conflitos e outras questões relacionadas com o lado jurídico da atividade;
- compra de equipamentos, matérias-primas e insumos;
- conferências de negócios, participação em reuniões e exposições relacionadas à direção da empresa;
- promoção de mercadorias em novos mercados, ampliação da base de clientes;
- participação em projetos de pesquisa relacionados às atividades da empresa;
- desenvolvimento de pessoal;
- pesquisa de mercados de vendas, organizações concorrentes e outras questões de marketing;
- configurar hardware, software e trabalhar com outras questões técnicas em subsidiárias ou divisões;
- realização de verificações da rede e das unidades da filial.
O que não pode ser considerado uma viagem de negócios
Nem toda viagem de funcionários pode ser considerada uma viagem de negócios. Fazer uma viagem é ilegal nas seguintes situações:
- a falta de registro oficial de um funcionário na organização, um contrato de trabalho não concluído, nenhuma inscrição no caderno de trabalho;
- o contrato de trabalho do empregado define a natureza de viagem do trabalho;
- o empregado é um empregado freelancer que não possui um local de trabalho fixo fixo.
Tipos de viagem e seu timing
As viagens de atribuição corporativa podem ser classificadas de acordo com características diferentes. Assim, numa base territorial, as viagens são feitas através do território da Federação Russa e para estados estrangeiros.Pelos termos da viagem, a curto e a longo prazo são distinguidos. A composição dos viajantes - grupo e solteiro. Também pode haver viagens programadas e não programadas.
Até o momento, a legislação não tem diretrizes claras sobre o momento da viagem. Não há restrições mínimas ou máximas. A liderança da organização determina de forma independente a complexidade da tarefa e o tempo necessário para concluí-la. Limitações existiam antes. Acreditava-se que a duração máxima da viagem não poderia exceder quarenta dias. Na construção, o limite máximo de viagem atingiu um ano.
Requisitos legais e regulação
Para viagens emitidas como negócios, certos requisitos são impostos pela legislação. As viagens do Código do Trabalho da Federação Russa e o Código Tributário da Federação Russa são reguladas. O Código do Trabalho define os regulamentos para esses processos de trabalho nos artigos 166, 167, 168. Eles revelam uma série de questões que podem surgir durante a execução deste procedimento: o que pode ser considerado uma viagem de negócios, garantias para um empregado, bem como questões sobre o reembolso de despesas de uma viagem.
O Código Tributário descreve informações sobre como refletir as despesas de viagem na contabilidade, o que pode ser debitado de quais montantes são pagos aos fundos de seguro social dos cidadãos. Há também resoluções separadas que contêm as informações mais completas sobre emendas a atos legislativos, inovações em contabilidade e garantia dos requisitos dos órgãos reguladores. Você pode encontrar todas essas informações nos seguintes documentos: Decretos nº 749, 729, 812, 64.
O que é garantido ao funcionário
Garantias para o empregado não dependem do propósito da viagem, pode haver muitos exemplos. Mas com qualquer um deles, o empregador tem algumas obrigações com o empregado. O empregado que é enviado em uma viagem de negócios é fornecido com as seguintes garantias:
- retenção de posição, local de trabalho, salário médio diário;
- pagamento de dias de folga gastos em uma viagem de negócios com dupla tarifação;
- reembolso de despesas que possam surgir em uma viagem de negócios para a Rússia e no exterior, incluindo a emissão de passaporte estrangeiro, obtenção de visto, taxas alfandegárias e outras taxas.
Todas essas garantias estão explicitadas na legislação trabalhista e estão sujeitas ao cumprimento obrigatório pelo empregador.
Quem enviar em uma viagem de negócios
A escolha do empregado enviado em uma viagem depende dos objetivos da viagem, exemplos do trabalho, sua duração e severidade das condições esperadas. Vários motivos para viajar exigem conhecimentos e habilidades específicas de um funcionário.
Assim, a execução do contrato de fornecimento deve ser confiada a uma pessoa experiente em negociações comerciais e diplomacia. Este pode ser um especialista cujas responsabilidades de trabalho incluem fazer compras, planejar e calcular um orçamento para relações comerciais com fornecedores, ou uma pessoa que possa explicar corretamente sua posição e alcançar condições ideais em um contrato de fornecimento.
Se o propósito da viagem é montar um equipamento ou software, para o empregado enviado não há conhecimento suficiente do trabalho de escritório e do carisma humano usual. Um oficial com formação técnica é enviado em tal viagem. A mesma situação ao conduzir auditorias e auditorias de campo. Um contador ou economista deve ser enviado em tal viagem.
Quem é proibido de enviar em viagens de negócios
Além do fator humano, questões sobre as qualificações e habilidades pessoais dos candidatos, há outro aspecto na escolha de um funcionário para uma viagem de negócios. Existem requisitos legais para categorias de cidadãos que não podem ser destacados em nenhuma circunstância. Estes incluem os seguintes grupos de indivíduos:
- empregados menores, estagiários, estagiários;
- gestantes;
- funcionários da empresa que trabalham sob um contrato de estudante (exceto para viagens de negócios com a finalidade de treinamento);
- membros de campanhas eleitorais, candidatos a cargos políticos;
- pessoas cujas capacidades são limitadas pela doença.
Também existem grupos de pessoas que podem ser enviados em uma viagem de negócios somente após o recebimento de seu consentimento por escrito:
- mulheres com filhos pequenos (até três anos de idade);
- mãe solteira que cria uma criança até aos cinco anos de idade;
- guardiões de crianças menores de idade;
- Um empregado em cuja família há um dependente que precisa de cuidados constantes.
Autorização de viagem
Para que uma viagem de negócios seja levada em conta na contabilidade fiscal, contábil e gerencial, é necessário organizá-la adequadamente. Primeiro de tudo, uma atribuição de missão é elaborada, datas e datas são definidas. O candidato para a viagem deve se familiarizar com o documento elaborado e dar seu consentimento ou recusa por escrito.
Se a resposta for sim, o gerente emitirá um pedido para enviar o especialista em uma viagem de negócios. O empregado é emitido e emitiu um certificado de viagem de negócios e atribuição de trabalho. No final da viagem, o empregado destacado deve fornecer um relatório sobre o trabalho realizado e um relatório antecipado com confirmações de cheques, recibos e bilhetes.
Desde 2016, a legislação foi alterada de acordo com a qual a emissão de um certificado e atribuição oficial deixou de ser obrigatória. Em vez disso, eles usam um memorando. Mas muitas organizações para fins de contabilidade interna continuam a elaborar esses documentos.
Ao usar transporte automotivo pessoal ou corporativo, uma nota de serviço e um conhecimento de transporte são necessários, bem como uma procuração e outros documentos que confirmem a legitimidade do uso de um carro específico.
Informação nos documentos
Uma nota de serviço é elaborada de forma livre, mas há uma série de detalhes que são obrigatórios para indicar: um período de viagem de negócios datado, informações sobre o transporte utilizado, metas estabelecidas para o empregado e os resultados de sua implementação.
Todas as despesas incorridas pelo funcionário durante a viagem devem ser indicadas no relatório de despesas. Este requisito aplica-se a absolutamente todos os tipos de despesas, incluindo alojamento, transporte, combustível, alimentação e outras despesas. Para confirmar o custo de pagar pela moradia, você deve fornecer ao departamento de contabilidade no final da viagem um cheque, recibo ou recibo contendo informações sobre o senhorio, custo e período de aluguel das instalações.
Uma ordem de gerenciamento deve ser emitida de acordo. No trabalho de escritório, existe uma forma unificada no T-9, mas a organização não é obrigada a usá-lo exclusivamente. Na política contábil de uma organização específica, sua própria forma de documento pode ser corrigida. Você também pode aproveitar a oportunidade para elaborar um pedido de forma livre. A principal condição é o conteúdo dos seguintes dados:
- nomes e detalhes da organização que enviou o empregado na viagem;
- informação do empregado;
- datas de elaboração do pedido;
- datas de início e término do período da viagem de negócios;
- tarefas para o empregado, o objetivo da viagem.
Exemplo de trabalho de viagem de negócios
Quanto mais responsável a tarefa, mais níveis ela contém. Quanto mais uma empresa investe em um negócio, mais resultados ele pretende obter. Nem todos os detalhes menores que o gerente quer saber serão indicados no pedido. Alguns deles podem ser discutidos verbalmente nas reuniões e durante o briefing dos viajantes. Mas, o mais provável, o empregado com base na viagem terá de informar de todos os pontos, até para aqueles que não se registraram oficialmente, mas se anunciaram verbalmente. Para maior clareza, damos um exemplo de uma tarefa abaixo.
Por exemplo, siga a meta - "Concluindo um contrato de fornecimento, anunciando produtos". Por conveniência de reflexão, usamos o tipo de documento gerado pelo programa 1C.Você pode encontrá-lo em registros pessoais, Formulário nº T-10a. Este formulário contém 11 colunas a serem preenchidas: unidade estrutural, posição do especialista, país, cidade e organização para onde o funcionário foi enviado, datas de início e término da viagem de negócios, número total de dias e tempo de viagem, organização do pagador, motivo, conteúdo tarefas e um breve relatório sobre a sua implementação. O documento é assinado pelo chefe da unidade estrutural, o chefe da organização e o próprio funcionário.
O pedido preenche as informações da viagem da seguinte maneira:
- Sobrenome, nome próprio, patronímico do empregado e seu número pessoal: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (número pessoal em uma janela separada, de acordo com os registros de pessoal).
- Subdivisão: Departamento de Marketing e Publicidade.
- Posição (especialidade, profissão): comerciante líder.
- Local da viagem de negócios (país, cidade, organização): Rússia, cidade de Moscou, LLC "Companhia".
- Por um período de 14 dias corridos, de 14 de janeiro de 2018 a 27 de janeiro de 2018.
- Com vista a: campanha publicitária, celebração de um contrato de fornecimento.
- Viagem de negócios à custa de fundos: LLC "Realizer".
- Base (documento, número e data): Tarefa nº 3 de 13/01/2018
No final do pedido, estão as assinaturas do chefe e do empregado. A assinatura do funcionário é colocada em frente à inscrição que ele está familiarizado com o pedido.
Sutilezas do design
Se um funcionário, por algum motivo, não tiver fornecido documentos comprovativos de despesas (cheques, recibos), a organização não o reembolsará por esses custos. Portanto, no processo de viagem de negócios, é tão importante não esquecer os relatórios. Mesmo uma viagem em um táxi ou ônibus deve ser confirmada por um bilhete ou recibo do motorista.
Um ponto importante é também uma indicação da unidade estrutural da organização e do propósito da viagem. Dependendo dos dados especificados, novas reduções de despesas em contabilidade e contabilidade fiscal ocorrerão. Assim, se o propósito da viagem era reparar as máquinas, ao realizar cálculos contábeis, o valor das despesas seria baixado para depreciar o equipamento consertado. Se o objetivo for concluir um contrato, a baixa ocorrerá como despesas gerais de negócios.
E o último momento - uma viagem de negócios com um objetivo não cumprido. Na maioria dos casos, os custos de tal viagem não são reconhecidos pelo serviço tributário e não reduzem a base tributária. Na audiência, você pode tentar defender sua inocência, mas na maioria dos casos a lei permanece do lado do Serviço Federal de Impostos.