Existem diferentes períodos de armazenamento em papelada de documentos de um determinado tipo. Alguns deles se referem àqueles de valor informativo ilimitado, enquanto outros perdem a relevância com rapidez suficiente. Então, quais documentos e por quanto tempo você precisa manter? Como eles devem ser eliminados? Tudo isso está claramente definido na legislação.
Três tipos de períodos de retenção
A lista de períodos de armazenamento de documentos em papelada: temporários (até 10 anos), a longo prazo (mais de 10 anos) e permanentes. Se falamos de casos de armazenamento permanente e a longo prazo, então, após sua conclusão, eles são transferidos para departamentos especiais por um período de dois anos e, em seguida, são arquivados.
A aparência da mídia afeta o tempo de armazenamento?
O tipo de suporte de informações (em papel ou eletrônico) não afeta o período de armazenamento. O importante é a informação que contém. O uso adicional de um caso particular é determinado por um exame especial. Ele classifica todos os documentos, indica se eles podem ser usados no interesse (ou contra) da ciência, do estado, da sociedade, dos indivíduos, etc.
Por que um exame para determinar o valor dos documentos?
É impossível fazer sem este procedimento no campo do trabalho de escritório, seja um arquivo de estado, organização ou empresa.
Os objetivos do exame - determinar ou alterar o prazo de validade do documento; fazer uma selecção dos casos que estão sujeitos a alienação, uma vez que já não possuem valor ou perderam relevância; indicar o período de preservação de documentos que não tenham valor histórico ou científico, mas que tenham valor prático. Além disso, o exame deve determinar a que tipo de valor se relaciona outra documentação: política, científica, econômica, cultural, industrial etc.
Para obter informações sobre o pessoal, contabilidade, armazenamento e posterior nomeação de casos, você deve consultar a Lei de Assuntos Arquivísticos.
O resultado do exame deve ser uma lista contendo 12 seções de documentos resultantes do funcionamento de estruturas estatais, organizações, instituições e outras empresas. Prestaremos atenção especial aos assuntos contábeis e de pessoal, considerando as condições e prazos de armazenamento de documentos nas empresas. Toque levemente em documentos médicos.
Registros médicos
Os artigos médicos, assim como outros informativamente importantes, têm seus próprios períodos de armazenamento específicos para documentos no trabalho administrativo de uma organização médica. Este período é regulado por atos legais reguladores da Federação Russa e varia de 1 ano a 50 anos para várias categorias de documentos.
Registros contábeis
Para documentação produzida pelos departamentos de contabilidade, aplicam-se condições separadas e períodos de armazenamento para documentos em papelada. Após o processamento, a documentação principal, os saldos, os dados dos registros contábeis, os relatórios devem ser armazenados em uma sala especial ou em um gabinete fechado - até que sejam transferidos para o arquivo da organização. Formulários de relatórios rigorosos devem ser mantidos em armários de metal ou cofres. O contador chefe nomeia uma pessoa autorizada a monitorar esses problemas.
Se esse tipo de documento for perdido, danificado, transferido ilegalmente para terceiros, a gerência da organização deve informar as autoridades policiais sobre esse fato. A destruição ou apreensão da documentação deve ocorrer exclusivamente de acordo com os requisitos prescritos por lei.
Período de armazenamento de documentos contábeis
Padrões de vida de prateleira contábil existentes:
- documentação primária, formulários - 3 anos;
- documentos em dinheiro, informações relacionadas a transações financeiras - 5 anos;
- folhas de pagamento e liquidação (se não houver conta pessoal) - 75 anos.
É proibido apreender os casos no final do período de armazenamento sem verificação pelas autoridades fiscais, e uma comissão especialmente designada deve tomar uma decisão sobre a destruição de documentos em trabalhos de escritório com um período de armazenamento expirado.
Administração de RH
A documentação do pessoal tem grande significado social (em primeiro lugar, diz respeito à disponibilidade de dados pessoais), portanto, seu armazenamento é determinado por regras especiais. Uma parte significativa deles serve como uma confirmação real dos direitos dos trabalhadores à segurança social (na velhice, deficiência, etc.), contém informações sobre a sua antiguidade, etc. A este respeito, a maioria dos documentos pessoais refere-se àqueles com um período de armazenamento longo ou permanente e são utilizados em arquivos. onde os cidadãos entram em contato para informações básicas. Eles também têm valor arqueográfico e biográfico, servem como fontes para pesquisas estatísticas ou estudos históricos e sociais.
A principal condição para o armazenamento de documentação do departamento de pessoal é a restrição do acesso ilegal a informações pessoais sobre os funcionários, bem como a capacidade de encontrar rapidamente as coisas certas.
Dois tipos de armazenamento podem ser distinguidos na organização do trabalho de escritório e nos períodos de armazenamento de documentos pessoais: atuais e subseqüentes. O primeiro tipo é dividido em dois subtipos: armazenamento de documentação durante a execução e armazenamento da documentação executada.
Os casos durante sua execução estão localizados na pessoa que lida com eles em pastas especiais com nomes (por exemplo, "Urgente", "Para assinatura"). O número de telefone, sobrenome, iniciais do contratado também devem ser indicados aqui. Depois que eles são arquivados e armazenados de acordo com a nomenclatura.
Encomendas
Todos os pedidos devem ser mantidos nos originais, e suas cópias (para incentivos, penalidades, contratação, demissão, etc.) são inseridos no arquivo pessoal do funcionário. Ele é colocado em uma pasta numerada e suas páginas devem estar em flash. A capa do arquivo pessoal tem seu próprio número de série. O período de armazenamento atual dos registros de RH aplica-se apenas aos empregados atualmente empregados. Após a demissão, o caso deve ser removido da pasta e executado para transferência para o arquivo.
As condições de armazenamento para os livros de mão-de-obra dos funcionários, bem como selos, carimbos, papel timbrado, chaves para os gabinetes com documentação, significam que eles são mantidos no cofre do chefe do departamento de pessoal. Além disso, recomenda-se que o oficial de pessoal, deixando seu escritório, limpe todas as anotações e documentos em um armário e desligue o computador. No final do dia de trabalho, é necessário colocar toda a documentação em um gabinete de metal e selá-lo. A chave é entregue ao chefe do departamento com uma lista no diário correspondente. Todos os rascunhos e formulários rejeitados são destruídos, os computadores são desconectados da rede. Se o empregado recebeu uma cópia ou um extrato do documento, ele deve deixar uma assinatura no diário.
Apenas os documentos cujo período de armazenamento é superior a 10 anos se enquadram no fundo de arquivo. Eles têm valor social, econômico, político, histórico e outro. O cronograma pelo qual os documentos são submetidos ao arquivo é aprovado pelo gerente ou empregador. Os documentos devem vir aqui na forma de originais. Se isso não for possível, uma cópia do mesmo deverá ser certificada e entregue.
Regulamenta o prazo e procedimento para armazenamento de documentação pessoal "Lista de documentos típicos de gestão", aprovado pelo Arquivo Federal. Os períodos de armazenamento de documentos em papelada e o procedimento para armazenar livros de trabalho aprovam-se em um ato regulador especial - Decreto do Governo da Federação russa "Em livros de trabalho".
Termos de armazenamento de documentação pessoal
Então, por 5 anos são armazenados:
- Documentos (certificados, informações, declarações, etc.) relativos à disponibilidade, aquisição ou movimentação de trabalhadores.
- Documentos (listas, informações, certificados) relacionados à liberação ou necessidade de funcionários, criação de empregos, sexo, idade e qualificações profissionais dos funcionários.
- Correspondência sobre questões de emprego.
- Documentos sobre a transferência de funcionários para um dia ou semana de trabalho mais curto.
- Documentos relacionados a disputas trabalhistas.
- Os relatórios referentes ao status e à verificação do trabalho com os funcionários são armazenados de forma contínua, e os aplicativos (certificados) para a liberação e as necessidades dos funcionários também são mantidos por cinco anos.
Por 3 anos são armazenados:
- Documentos (informações, saldos de horas de trabalho, informações, notas) relacionados com a gravação do tempo de trabalho.
- Atos (informações, características, mensagens, certificados, etc.), que contêm informações sobre a disciplina do trabalho.
- Atos (relatórios e outras informações) relacionados à contabilidade de inserções e livros de trabalho.
O armazenamento por um ano se aplica a folhas de ponto e livros de acompanhamento de tempo, bem como horários de férias.
O arquivo pessoal e o cartão pessoal do funcionário são armazenados por 75 anos, e se estivermos falando sobre esta documentação para gerentes, funcionários com prêmios ou classificações do estado, membros do executivo, governando ou controlando estruturas da organização, então permanentemente.
O pessoal da organização e as alterações a eles são armazenados em uma base contínua, e arranjos de pessoal - por 75 anos.
Uma descrição típica do trabalho no local de aprovação e desenvolvimento é armazenada permanentemente, pessoal (como parte de arquivos pessoais) - por 75 anos.
A cópia restante do empregador do contrato de trabalho, arquivada no arquivo pessoal do funcionário, deve ser mantida por 75 anos e depois arquivada. Se os arquivos pessoais não forem mantidos, esses contratos devem ser formados em uma empresa separada nas mesmas condições de armazenamento.
Cartões de contabilidade, livros, revistas também têm seus próprios termos para o armazenamento de documentos em papelada:
- Recepção, recolocação, demissão de funcionários - 75 anos.
- Contabilidade para viajantes de negócios - 5 anos a partir da data de demissão.
- Contabilidade para o serviço militar - 3 anos.
- Informações de férias - 3 anos.
- Arquivos pessoais, cartões, contratos de trabalho e acordos - 75 anos.
- Emissão de mão de obra insertos e livros - 50 anos.
- Emissão de certificados de salário (local ou experiência de trabalho) - 3 anos.
- emissão de certificados de viagem - 5 anos.
Resumindo todos os itens acima, para a conveniência daqueles que precisam de informações na forma montada, você pode enviar os períodos de armazenamento para documentos em papelada de forma independente em uma tabela.
O que fazer se o documento estiver danificado?
Esses documentos estão sujeitos a restauração. Por exemplo, se o quadro de horários estiver corrompido (seu prazo de validade é de setenta e cinco anos), informações sobre ele podem ser encontradas no computador do departamento de contabilidade. É impossível descartar um boletim danificado, pois isso será uma diminuição não autorizada nos períodos de armazenamento prescritos pelas normas, o que pode levar à punição da administração da organização. Assim, qualquer documento que tenha se tornado inutilizável antes do prazo deve ser restaurado. Agora todas as organizações usam o software, que contém as informações necessárias para isso.
Em conclusão
Portanto, os períodos de armazenamento na papelada dependem do tipo e valor dos documentos. Uma parte significativa da documentação pessoal tem um prazo de validade maior. Por parte da legislação da Federação Russa, existem normas rigorosas prescritas para isso. A lei também regula o procedimento e os termos de armazenamento de certos tipos de documentos, bem como a eliminação de documentos: deve ocorrer apenas após o exame e, consequentemente.