O momento de uma auditoria interna dependerá em grande parte de onde ela é realizada. Para realizar uma verificação, você precisa de algum tipo de evento ou informação sobre este evento. Só depois disso o gerente pode nomear uma auditoria interna. Nós contaremos com mais detalhes.
O conceito
Uma auditoria interna é uma atividade que visa estabelecer a culpa de um funcionário e as circunstâncias de um acidente. Como tal, o termo “auditoria de serviço” não existe, pelo menos para empresas. Mas, para o serviço público, está disponível e consagrado em atos normativos.
Mas as organizações comerciais ainda realizam auditorias internas, são aprovadas nos atos normativos locais da empresa. Mesmo na ausência de uma lei que rege uma investigação interna, ela deve ser conduzida de acordo com todas as regras.
Objetivo de verificação
Antes de falar sobre o momento da auditoria interna, você precisa descobrir qual é o propósito dos líderes, realizando uma auditoria interna. A administração da organização deseja estabelecer todas as razões, circunstâncias ou condições sob as quais o funcionário cometeu um ato ilícito. Essa ação deve afetar os funcionários da organização, seu líder. Como regra geral, os órgãos estatais com poderes também não estão de lado.
Os resultados da inspeção executados corretamente podem ser uma prova de ações legítimas da cabeça ou de uma fonte informativa para órgãos autorizados.
Em que casos é a verificação
O momento da auditoria interna, é claro, você precisa saber, mas não menos importante é a informação em que casos ela é realizada.
Então, uma auditoria interna é realizada se:
- O empregado não veio trabalhar.
- Um funcionário não está em seu local de trabalho sem uma boa razão ou um cidadão está intoxicado, intoxicado ou intoxicado.
- O empregado sai do trabalho antes do final do dia de trabalho.
- O funcionário se recusa a se submeter a um exame médico ou a uma viagem de negócios, embora não haja boas razões para isso.
- O empregado não vai trabalhar em um feriado ou dia de folga, embora isso não seja uma violação do Código do Trabalho.
- Recusa-se a passar por um teste de conhecimento ou treinamento em proteção do trabalho.
- Um funcionário gasta intencionalmente dinheiro extra.
- O funcionário armazena ou registra incorretamente os ativos tangíveis da empresa.
- Um funcionário estraga ou destrói intencionalmente matérias-primas, produtos acabados ou materiais.
- O empregado se recusa a receber parte da propriedade ou em sua totalidade por procuração.
- Um funcionário cometeu um crime ou ato ilegal.
- Um funcionário viola o cronograma de pagamento de salários, benefícios ou pensões sem um bom motivo.
- Causando danos à propriedade por culpa do funcionário para indivíduos, pessoas jurídicas ou o estado. Este deve ser um fato estabelecido, que é apoiado por uma decisão judicial que entrou em vigor.
- Violações múltiplas do procedimento estatutário para considerar pedidos de cidadãos, entidades legais ou empreendedores individuais. Isso inclui também a recusa de considerar apelos de cidadãos, pessoas jurídicas e empresários, se for da competência do órgão.
- Casos múltiplos de fornecimento de informações incorretas ou incompletas para órgãos autorizados.
- Atitude negligente em relação à observância da disciplina do trabalho pelos subordinados.Além disso, o desempenho de uma auditoria interna é afetado pela ocultação de violações por subordinados da disciplina executiva e laboral ou pela falta de responsabilidade por tais ações.
- O funcionário violou os regulamentos de segurança ou de saúde que resultaram na morte ou lesão de outro funcionário.
- O funcionário não tomou medidas para eliminar as violações dentro do prazo prescrito por lei ou não pagou uma indemnização pelos danos causados.
Métodos de Verificação
O momento da auditoria interna depende diretamente de qual opção o chefe da empresa escolhe.
Existem apenas dois deles.
- Uma comissão especial está sendo criada, que deve lidar com a situação no momento da realização da auditoria interna em relação ao empregado.
- Um determinado funcionário é indicado como revisor, como regra, ele é o chefe da unidade na qual a violação foi cometida.
Procedimento de inspecção da Comissão
O procedimento e os termos para conduzir uma auditoria interna neste caso serão os seguintes:
- Primeiro, a base para a verificação aparece. Isso pode ser documentos ou informações que indicam que o funcionário cometeu um ato ilegal. Isso inclui declarações, petições, protocolos, apelações, decisões e muito mais.
- A verificação deve começar dentro de três dias a partir do momento em que as informações ou documentos foram recebidos. O período de due diligence é de trinta dias a contar da data em que foi nomeado. Isso se deve ao fato de que o artigo 192 do Código do Trabalho especifica o período em que uma sanção disciplinar pode ser aplicada a um empregado.
- Datas de realização de uma auditoria interna em relação a um empregado, bem como as suas condições e procedimentos, são prescritos na ordem ou ordem do chefe da organização. Além desses dados, o documento contém os fundamentos sobre os quais a auditoria começou, os poderes e a composição da comissão, o prazo para fornecer o chefe dos resultados da auditoria.
Normalmente, a comissão inclui funcionários do departamento de pessoal, jurídicos e contábeis da empresa. Se necessário, inclua funcionários de outros departamentos.
O importante é que a pessoa que cometeu o ato não possa ser incluída na comissão. Pessoas que são parentes ou amigos do infrator não estão incluídas na comissão de inspeção.
Se uma organização tiver um sindicato, seu representante também deve ser incluído na comissão.
O trabalho da comissão é supervisionado por seu líder. Ele é responsável pela objetividade da auditoria, cumprindo os prazos e a integridade da auditoria. Todos os membros da comissão são obrigados a assinar uma ordem para realizar uma auditoria. Este último também é assinado pelo infrator.
As atividades da comissão são registradas na ata ou no relatório da reunião.
Direitos da Comissão
Os membros da comissão e seu presidente podem:
- Receba explicações por escrito dos funcionários da organização ou outras informações que ajudarão na condução da auditoria.
- Examine os documentos da organização e, se necessário, anexe-os aos materiais de verificação.
- Exigir informações ou documentos relacionados à verificação dos funcionários da organização. A comissão tem o direito não apenas de se familiarizar, mas também de retirar os documentos necessários para a comunicação.
- Se o chefe da empresa tiver permitido, a comissão tem o direito de consultar um especialista terceirizado. Isso se aplica somente àquelas perguntas para as respostas às quais você precisa ter conhecimento especial. Além disso, a comissão pode solicitar documentos de pessoas físicas, jurídicas ou agências governamentais.
- Todas as informações recebidas devem ser documentadas.
Responsabilidades da Comissão
Além dos direitos, a comissão tem suas próprias responsabilidades. Entre eles estão:
- Tomando todos os tipos de medidas para estudar o design de informações sobre um ato cometido.
- Consideração e inclusão nos materiais de verificação de aplicações que vêm durante ou se relacionam com ele.
- Garantir a confidencialidade e segurança dos dados de auditoria, não divulgação de seus resultados até que o chefe os aprove.
- Elaboração de conclusões sobre os resultados da investigação.
- Elaboração de propostas sobre o grau de responsabilidade do empregado infrator.
- Apresentação dos resultados da auditoria em tempo para a cabeça.
Direitos violadores
O prazo para conduzir uma auditoria interna no departamento de assuntos internos ou organização não-governamental deve ser observado, mas isso não significa que os direitos da pessoa que está sendo inspecionada devam ser violados. E ele tem os seguintes direitos:
- Não dê uma explicação por escrito do ato.
- Exija que os materiais e documentos enviados sejam anexados à auditoria.
- Envie uma declaração ao líder para que alguns membros da comissão sejam substituídos e argumente isso.
- Após a auditoria, familiarize-se com a conclusão e os materiais do caso e assine o documento. Se um empregado se recusa a assinar, então um ato é elaborado sobre este assunto.
- Não reconhecer os resultados da auditoria e as ações do chefe e recorrer ao tribunal.
- Recusar danos voluntários.
Datas de verificação nas organizações
A organização tem um período de auditoria de negócios de trinta dias. Começa a contar depois de um documento ter sido registrado, que é elaborado pelo iniciador da verificação. Esta pode ser uma declaração de um dos funcionários ou um pedido do supervisor imediato.
Os termos da auditoria interna não incluem licença médica e licença para funcionários. Após a decisão final, o último deve ser acordado com a comissão. Isso pode levar até seis meses e esse período também não está incluído no período. Independentemente do momento da inspeção, as sentenças para o funcionário culpado são limitadas em cada caso de maneiras diferentes. Por exemplo, por uma infração disciplinar, você pode ser punido por seis meses, enquanto para fraude com finanças, o prazo será mais longo em um ano e meio.
Verifique em caso de não comparência no local de trabalho
Para a ausência de um empregado no local de trabalho para ser considerado evasão escolar, os motivos são necessários. Enquanto eles não estão lá, uma pessoa está ausente devido a circunstâncias inexplicáveis. Se a falha em aparecer causou sérias conseqüências que afetaram o trabalho da empresa, o empregado pode ser demitido ou repreendido. Tanto para isso como para outro as bases são necessárias. Eles podem ser descobertos apenas durante a auditoria interna. Como o prazo para a realização de uma auditoria interna não pode exceder trinta dias, deve passar rapidamente.
Ele começará somente depois que um memo aparecer. Seu autor pode ser um supervisor direto ou qualquer outro funcionário. Quando um empregado aparece no trabalho, ele deve explicar o motivo de seu comportamento. Os seguintes são considerados válidos:
- Doença de um funcionário ou membro da família. É necessário confirmar isso com um atestado de licença médica ou atestado médico.
- Atraso devido à falta de transporte. Por exemplo, um acidente nos trilhos do bonde.
- Circunstâncias que não dependem da vontade do empregado. Um exemplo é um acidente de carro.
O Código do Trabalho diz que, se um empregado não está no trabalho durante todo o dia, isso pode ser chamado de evasão escolar. É no dia da evasão que um determinado ato é elaborado, que registrará a violação.
Datas da polícia
Um período de check-in da polícia é de 14 dias. Eles começam a contá-lo assim que a cabeça recebe informações sobre a violação. O período de tempo para a realização de uma auditoria interna não inclui o tempo de férias, a licença médica, a viagem de negócios ou a ausência de serviço do funcionário por um bom motivo. Qualquer uma dessas circunstâncias deve ser confirmada por um documento, seja um certificado do departamento de pessoal ou outro documento.
Uma auditoria interna não pode ser realizada por mais de trinta dias.Mesmo que o final desse período caia em um feriado ou dia de folga, o prazo para conduzir uma auditoria interna pela polícia não deve ser violado, todos os eventos devem terminar antes do feriado ou dia de folga.
Não muito tempo atrás, uma lei federal foi aprovada para estender o período de inspeção. Agora, se o chefe da autoridade executiva ou seu substituto decidiram estender as atividades, então o prazo da auditoria interna pode ser estendido por mais trinta dias.
O procedimento para verificação oficial no Ministério da Administração Interna
Não difere do que é aceito nas organizações comuns.
Primeiro, um pedido é emitido para conduzir uma auditoria. Deve indicar a data da nomeação, a comissão e os fundamentos para a verificação. Quanto à comissão, deve consistir em pelo menos três empregados. Eles devem ter conhecimento e experiência suficientes. O chefe é nomeado chefe de uma das divisões estruturais do Ministério da Administração Interna.
A ordem para conduzir a inspeção é dada a um funcionário autorizado, levando em consideração sua posição e a posição do empregado ofensor.
Report Design
Se dentro de trinta dias os eventos não produzirem nenhum resultado especial, a prorrogação do prazo da auditoria interna será estendida por mais trinta dias. Após o que uma conclusão é elaborada sobre os resultados do trabalho. A conclusão é dividida na parte introdutória, descritiva e final.
A parte introdutória deve conter as iniciais e sobrenome do empregado, sua posição. Se a inspeção foi realizada pela comissão, a informação sobre cada um de seus membros é indicada.
Na mesma parte, indique os dados do empregado culpado. Informações gerais são complementadas por educação, experiência de trabalho, o número de recompensas e penalidades e a presença ou ausência de sanções disciplinares.
A segunda parte contém uma descrição dos fundamentos para verificação, quanto tempo leva para conduzir uma auditoria interna, explicações sobre o funcionário, o fato da violação, consequências e circunstâncias deste ato, fatos que foram descobertos durante a investigação e circunstâncias extenuantes ou agravantes.
A parte final contém informações sobre os tipos de responsabilidade e medidas que podem ser aplicadas ao perpetrador. Assim como as conclusões relacionadas às razões do ato e das circunstâncias. A parte final também deve conter recomendações sobre a transferência do caso para as autoridades investigadoras e a prestação de assistência social e psicológica ao funcionário.
Conclusão
No artigo, examinamos o momento de uma auditoria interna no Ministério de Assuntos Internos e organizações comerciais. Como você conseguiu notar, eles não diferem um do outro. E nisso, e em outro caso, estão envolvidas comissões para verificação, que estudam as circunstâncias do caso.
O período de inspeção também é o mesmo, exceto pela possibilidade de prorrogar a inspeção no Ministério da Administração Interna por mais trinta dias. Caso contrário, não há diferenças, até mesmo licença e licença médica em ambos os casos não estão incluídas no período de inspeção.
Tudo isso, claro, é uma informação seca que gostaria de diluir com considerações morais e éticas. Se você é um empregado, você deve entender as conseqüências de violações de disciplina, regras de segurança e outras regras no local de trabalho. Portanto, certifique-se de que você tenha evidências suficientes de sua própria inocência se uma auditoria for realizada contra você. Mas é melhor, claro, não permitir tais erros. Afinal, você pode colocar em risco não apenas seu trabalho, mas também a vida de outra pessoa. Portanto, siga todas as regras, precauções de segurança no trabalho e avise a gerência antecipadamente sobre seus problemas. E a verificação de serviço não afetará você.