A organização adequada dos assentamentos com os clientes é um dos pontos-chave das atividades da empresa. A legislação exige que caixas registradoras sejam usadas ao aceitar dinheiro. Esta é uma regra geral a partir da qual existem várias exceções. Este tópico é especialmente relevante hoje. De fato, apenas recentemente, as regras para o uso do PCC sofreram mudanças significativas.
Box Office Act e sua reforma
O principal ato normativo que rege o uso da CCP é a Lei nº 54-FZ “Sobre o uso de equipamentos para caixas eletrônicos”. Desde o início de julho de 2017, foi completamente reformado. Para uso obrigatório, um novo modelo de equipamento foi introduzido. Também é permitido usar dispositivos antigos que podem ser atualizados.
Novos dispositivos (caixas de dinheiro online) estão equipados com drives fiscais (FN) em vez de EKLZ. E eles são chamados de "online" porque eles não apenas registram dados sobre todos os cheques quebrados, mas também os enviam pela Internet para o escritório de impostos. O Federal Tax Service prontamente recebe informações sobre o trabalho da empresa com o caixa, o que deve simplificar o processo de verificação. É por isso que a reforma monetária do governo foi lançada.
Há uma vantagem para os empresários - uma redução na carga de relatórios e no número de visitas de inspetores. Mais precisamente, eles podem ser completamente evitados se tudo for feito de acordo com as regras. E somente essas empresas prometem verificar os especialistas do Serviço de Impostos Federal que admitem violações ao trabalhar com a caixa registradora.
O uso da nova amostra KKM oferece uma vantagem para o comprador. Sob as novas regras, ele pode pedir ao vendedor para enviar um cheque eletrônico para ele por e-mail. É improvável que tal documento fiscal seja perdido ou se torne inútil. Além disso, você pode digitalizar uma verificação de papel com um dispositivo móvel diretamente na loja usando um aplicativo especial e verificar sua autenticidade. Se forem encontradas violações no cheque, o comprador poderá informar isso ao Serviço de Impostos Federal.
O que determina a necessidade do uso de dinheiro?
Mudanças na lei sobre a CCP expandiram o leque de entidades que são obrigadas a usar caixas registradoras em suas atividades. No entanto, a oportunidade de trabalhar sem eles permanece até hoje. Os tipos de atividades isentas da aplicação do CCV estão listados no parágrafo 2 do Artigo 2 da lei acima. Aqui estão os mais populares:
- venda de jornais e revistas;
- comércio em feiras, exposições, mercados;
- fornecimento de refeições para crianças em idade escolar;
- venda de sorvetes e refrigerantes em quiosques;
- venda de kvas e leite de navios-tanque;
- comércio sazonal de legumes e frutas;
- reparo de calçados, fabricação de chaves;
- venda de artesanato.
Assim, se uma organização, por exemplo, estiver envolvida na venda sazonal de kvass ou melancia, então, para essas operações, não precisará de um balcão de caixa. Mas isso não significa que envolver-se em outras atividades sem falhar implica o uso de CCV. Então, quando é uma caixa registradora necessária para uma LLC? Depende das seguintes circunstâncias:
- quem são os clientes da empresa - pessoas físicas ou jurídicas;
- o que vende - bens ou serviços;
- que regime fiscal se aplica.
E agora, as primeiras coisas primeiro.
Para quem a empresa está operando?
Os clientes da LLC podem ser pessoas de duas categorias:
- Cidadãos comuns, eles são indivíduos (na interpretação de legisladores - a população).
- Empresas e empreendedores.Embora os empreendedores individuais sejam legalmente indivíduos, para fins de fazer assentamentos, eles são equacionados com as organizações.
Com as contrapartes do segundo grupo, as liquidações em dinheiro são extremamente raras. Em primeiro lugar, na nossa era digital, isso é simplesmente inconveniente. Em segundo lugar, essas operações são limitadas à quantidade de 100 mil rublos - tal limite é definido pelo Banco Central da Federação Russa. Os fundos maiores entre as duas organizações, bem como entre a empresa e o empreendedor individual, devem mover-se estritamente por meio de contas bancárias. E isso é pagamento não em dinheiro, e a caixa registradora não é usada com isso. Portanto, se a LLC não funcionar com a população, ela também não precisará da KKM.
E é completamente diferente se os compradores de bens ou serviços da empresa forem cidadãos. Ou ela trabalha com pessoas físicas e jurídicas. Na maioria dos casos, ao mesmo tempo, uma caixa registradora é necessária para a LLC, uma vez que as liquidações também são realizadas em dinheiro. Mas essa regra ainda não se aplica a todos.
Por que a empresa é paga?
Uma LLC pode vender mercadorias ao público, isto é, envolver-se em comércio e pode fornecer serviços. Neste último caso, é permitido trabalhar sem uma caixa registradora, mas sujeito às seguintes condições:
- os serviços são prestados estritamente aos cidadãos - não há pessoas jurídicas e empreendedores individuais;
- em vez de um recibo em dinheiro, o comprador recebe um formulário de divulgação estrito (BSO).
Esses formulários são produzidos de maneira impressa - não é possível imprimi-los em uma impressora. Geralmente eles são comprados em lojas especializadas ou encomendados em casas de impressão.
No entanto, a lei 54-ФЗ “Sobre o uso de caixas registradoras” em sua nova edição mudou essa regra. A partir de 1º de julho de 2018, os formulários devem ser feitos usando máquinas especiais chamadas BSO KKT. Assim, a LLC, que fornece serviços ao público, a partir da data indicada, terá que adquirir uma caixa registradora especial para imprimir uma BSO, ou comprar uma caixa registradora comum e emitir cheques aos clientes. Mas até 1º de julho do ano que vem, as empresas que vendem serviços ao público podem usar o antigo BSO e trabalhar sem uma caixa registradora.
Se a organização vende mercadorias, então não tem o direito de emitir um BSO. Acontece que, neste caso, para a LLC, uma caixa registradora é necessária sem falhas? Principalmente sim, mas há exceções.
O Impacto do Regime Tributário
Para a LLC, vários sistemas de tributação estão agora disponíveis para escolha: básico (OSNO), simplificado (USN) e “imputado” (UTII). Ainda há pagamento do imposto agrícola (UPC), mas é bastante específico e é raro. Deixamos a essência desses sistemas e os problemas de escolha fora do escopo do artigo. Agora, estamos interessados apenas em sua atitude em relação às caixas registradoras quando vendem mercadorias.
Sujeito a uma série de condições, o comércio varejista se enquadra na “imputação”. E se LLC na UTII, uma caixa registradora é necessária neste caso? A boa notícia é que este modo especial permite que você aceite dinheiro sem caixa registradora. Em vez disso, o vendedor deve fornecer ao comprador um documento que contenha os detalhes necessários, como um recibo de venda. Assim, em muitos casos, até as lojas podem operar sem uma caixa registradora.
A má notícia é que a oportunidade de negociar na UTII sem a CMC permanecerá até 1º de julho de 2018. Depois disso, os pagadores de “imputação” serão obrigados a usar caixas registradoras - essa é a exigência da Lei 54-FZ. Quanto à LLC na USN ou na OSNO, que vendem mercadorias, nenhuma preferência é fornecida para elas. Então, eles são obrigados a usar caixas registradoras.
Sobre o trabalho de lojas online
Mudanças na lei sobre CCPs foram uma grande surpresa para muitas lojas online. Antes da sua entrada em vigor, o balcão de caixa não era necessário se a loja não aceitasse dinheiro dos clientes. Para aceitar o pagamento e emitir mercadorias, essas lojas geralmente colaboram com serviços de entrega e pontos de coleta. Se o comprador paga pela sua encomenda online, tal operação não foi considerada pagamento em dinheiro.
No entanto, agora tudo é diferente.De acordo com as novas regras, o pagamento por cartão de crédito, bem como os meios eletrônicos de pagamento (WebMoney, Yandex.Money e outros), equivale ao pagamento em dinheiro. E agora a loja online deve gerar um cheque administrativo sempre que o comprador pagar pelo seu pedido pela Internet.
Assim, se uma LLC tiver uma loja online, ela deverá funcionar por meio de uma caixa registradora. Isso também se aplica a empresas que aceitam pagamentos on-line por seus serviços. A única exceção é se a compra for paga diretamente da conta bancária do comprador para a conta bancária da empresa (loja online). Por exemplo, através de um banco online ou aplicativo móvel. Curiosamente, o pagamento por ordem de pagamento, quando o cliente chega com um recibo no banco, é considerado pagamento em dinheiro.
Quando exatamente uma LLC pode funcionar sem caixa registradora?
Então, na maioria dos casos, a caixa registradora da LLC desde 2017 tornou-se uma necessidade. Ou se tornará um a partir do meio do próximo ano. Não há muitas situações em que uma empresa não pode aplicar o CCP:
- a implementação das atividades listadas no parágrafo 2 do artigo 2 da Lei 54-FZ;
- trabalhar estritamente com organizações e empreendedores individuais;
- venda a cidadãos sujeitos a pagamento da sua conta bancária para a conta da empresa;
- até 1º de julho de 2018:
- A implementação de serviços à população (independentemente do regime tributário) com a emissão do BSO.
- O uso de UTII.
Como escolher um caixa?
Em outros casos, as LLCs são obrigadas a ter uma caixa registradora. Assim, mais cedo ou mais tarde, a maioria dos empresários terá que se preocupar com a instalação de uma caixa registradora.
No site do Serviço Federal de Impostos há um registro da KKT, que corresponde à legislação atualizada e é aprovado para uso. Tem muito equipamento, além disso, é constantemente atualizado. Qual caixa registradora é necessária para a LLC da variedade apresentada? Existem algumas nuances ao escolher.
O primeiro deles diz respeito ao período durante o qual o impulso fiscal funcionará. Após sua conclusão, o fn precisa ser substituído. Há dois desses períodos - 13 e 36 meses, e a escolha não depende do desejo, mas dos requisitos da lei. Para LLC em USN, UTII e ESHN, bem como aqueles envolvidos na venda de serviços, os drives são destinados por um período de 36 meses. Na versão atual do registro CCP, na coluna sobre o nome do modelo de FN para esses dispositivos, “FN-1 versão 2” é listado.
Há também mesas de dinheiro especiais para negociação on-line - elas não suportam a função de impressão. O fato é que, com o pagamento à distância, um cheque é enviado ao comprador eletronicamente e a loja não precisa imprimi-lo. Devido ao design mais simples, o custo de tais CMCs é um pouco menor.
Conexão do dispositivo
A instalação de uma caixa registradora para LLC é realizada em várias etapas.
- Registro de assinatura digital eletrônica. Você pode fazer isso em qualquer um dos centros de certificação.
- Acesso à Internet para as instalações onde a bilheteria será instalada. Qualquer opção é adequada - Internet com fio, wi-fi, 3G / 4G. Mas se houver muitas operações, é melhor não economizar no canal da Internet.
- Assinatura de um contrato com uma empresa operadora que transferirá dados fiscais para o Serviço de Impostos Federal. O serviço de impostos coloca a lista completa de operadores credenciados (OFD) em um registro especial em seu site.
- Instalação de caixa registradora na sala onde o negócio será realizado, de acordo com as instruções do fabricante.
- Conecte o dispositivo à Internet para interagir com o servidor OFD. Como fazer isso, o operador deve explicar.
- Registro de CCP no serviço tributário. Seu pedido será descrito abaixo.
E um pouco sobre os custos da caixa registradora da LLC desde 2017. Os modelos KKT mais simples custam a partir de 20 mil rublos, embora existam modelos mais caros. Você também precisará pagar uma taxa de inscrição para o Serviço de Impostos Federal - isso é 3 mil rublos. O contrato com o OFD por um período de um ano “puxará” o mesmo valor. Cerca de 2 mil rublos terão que ser pagos pela emissão de uma assinatura digital eletrônica. Total: custos mínimos para a implementação da CCT são 28 mil rublos. E isso não inclui o custo da Internet.
Mas isso é apenas em teoria, na verdade, geralmente há mais custos.Afinal, você ainda precisa resolver os problemas técnicos de conectar o caixa, para conectar seu software ao sistema de contabilidade. E para isso, você pode precisar da ajuda de especialistas. Além disso, não esqueça que o impulso fiscal terá que ser mudado periodicamente. Isso é feito uma vez por ano ou aos 3 anos, dependendo do tipo. E este é outro 7-8 mil rublos.
Como registrar uma caixa registradora para a LLC?
Sob as novas regras, é possível registrar KKM remotamente, ou seja, você não terá que participar de uma inspeção. O processo de autorregistro é o seguinte:
- insira sua conta pessoal no site do serviço de impostos ou no operador do OFD, se ela oferecer essa oportunidade;
- preencher um pedido de registro, indicando nele:
- endereço onde a caixa registradora será instalada;
- nome do lugar, por exemplo, a loja "Rainbow";
- modelo e número de série de KKM e o impulso fiscal;
- o modo no qual o caixa eletrônico funcionará (vários serão oferecidos por opção);
- Dados CRF - nome e TIN;
- Assine uma assinatura digital e envie-a para o Serviço de Impostos Federal;
- aguarde uma resposta, que conterá o número de registro do dispositivo;
- imprimir o relatório de registro na caixa registradora, conforme indicado nas instruções do fabricante (você precisará do número atribuído pelo Serviço de Impostos Federal);
- transferir os parâmetros do relatório para o site do serviço fiscal através do escritório do contribuinte;
- esperar do Federal Tax Service por um cartão de registro de caixa registradora, que deve ser assinado pela EDS da autoridade fiscal.
Após concluir essas etapas, o caixa do LLC será considerado registrado.
O que acontecerá se eu trabalhar sem uma caixa registradora?
Se a empresa deve instalar uma caixa registradora, mas negligenciada, sanções podem ser impostas a ela de acordo com a Parte 2 do Artigo 14.5 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa. A multa pela falta de uma caixa registradora da LLC será de 75-100% do valor dos assentamentos que foram realizados “pela caixa registradora”, enquanto o tamanho mínimo é de 30 mil rublos. Se a empresa for pego novamente pela mesma violação e a quantidade de assentamentos exceder 1 milhão de rublos, sua atividade poderá ser suspensa por 90 dias.
Além disso, juntamente com a introdução de novas tecnologias, uma multa apareceu para o uso de CCPs antigas. A empresa pagará por sua indiscrição no valor de 5-10 mil rublos. Embora teoricamente possa sair com um aviso. O mesmo ameaça por violação do procedimento e prazo para registro (recadastramento) do aparelho ou das regras para seu uso. Se o comprador não receber um cheque, isso pode ser uma razão para uma multa de 10 mil rublos.
Portanto, é melhor não negligenciar os requisitos da lei, porque a longo prazo pode ser muito mais caro. E mesmo que sua organização ainda não seja obrigada a aplicar a CCP, você não deve atrasar até o último dia. Prepare-se para as mudanças com antecedência e trabalhe com calma!