A organização de viagens de negócios é um elemento importante da atividade econômica de muitas empresas nacionais. A necessidade da presença de funcionários de uma determinada organização em agências ou filiais remotas pode estar associada a eventos de natureza muito diferente. Muitas vezes, os planos de viagem são feitos para eliminar problemas organizacionais e de produção, abrir uma nova unidade em outra cidade ou país, realizar estágios para funcionários contratados e também executar outras tarefas semelhantes.
A conscientização é a chave para a eficiência e tranquilidade dos funcionários
Além do aspecto trabalhista, o trabalho do pessoal destacado está intimamente relacionado ao estabelecimento de contatos com funcionários da empresa anfitriã e à preparação de vários tipos de documentação. A última nuance é extremamente significativa, pois depende da exatidão da compilação de formulários, pedidos, pedidos e permite que o funcionário secundário receba acesso às instalações necessárias, se cumprirá integralmente sua tarefa e se receberá compensação monetária.
Saber quais requisitos são impostos aos viajantes de negócios facilita muito o processo de viagem para contadores e pessoas envolvidas na documentação.
Além disso, essas informações são necessárias para o funcionário que está indo em uma viagem de negócios, pois permite que ele se prepare com antecedência para cumprir suas obrigações e não se meter em problemas. E, finalmente, o pessoal da empresa anfitriã é simplesmente obrigado a estar ciente dos requisitos para viajantes de negócios. Caso contrário, pode haver mal-entendidos relacionados à busca por partes responsáveis.
Quem e sob quais condições podem ser secundadas
Assim, uma viagem deve ser considerada uma viagem de um funcionário para outra localidade, a fim de cumprir a tarefa que lhe foi dada pelo empregador. Ao mesmo tempo, o número de viagens de negócios não inclui viagens daqueles funcionários cujas atividades consistem em movimento constante ou podem ser realizadas na estrada.
A legislação, que cuida da observância dos direitos dos cidadãos que trabalham, estabeleceu restrições nas categorias de empregados que podem ser enviados em viagens de negócios:
- Mulheres grávidas.
- Mulheres com filhos menores de três anos.
- Mães incapacitadas ou aquelas cujos filhos têm entre 3 e 14 anos só podem ser enviadas com o seu consentimento.
- Pai que independentemente traz um filho menor.
Sendo direcionado para outra empresa, o funcionário se submete à sua rotina interna. Se o dia da partida ou chegada cair no feriado legal do empregado, ele é liberado outro dia para descanso. É verdade que, nos casos em que o viajante a negócios intencionalmente faz uma viagem em um fim de semana ou feriado, ele é compensado de acordo com a lei trabalhista.
Viagens de negócios dentro do estado não devem exceder um mês de duração e dois meses fora dele.
Viagem de negócios: papelada
Na contabilidade, as despesas de viagem que ocorreram durante a viagem estão incluídas na lista de custos de produção envolvidos no cálculo do imposto de renda.
O procedimento para organizar uma viagem consiste nos seguintes passos:
- Emitir um pedido em uma viagem de negócios com base em uma atribuição de trabalho.
- Registro de um certificado de viagem.
- Emissão de certificado-cálculo de adiantamento para a viagem.
- Emissão de recursos de saída para o empregado cessante.
- Registro de viagem em uma revista especialmente designada para isso.
ID de viagem - Um dos documentos mais importantes para um funcionário que foi para outra cidade ou país. Está marcado na partida, chegada do trabalhador destacado. As marcas são acompanhadas de assinaturas e selos de funcionários plenipotenciários da empresa remetente e do anfitrião.
Sutilezas da compensação financeira
Quando um empregado retorna, ele deve relatar por escrito como os fundos alocados a ele foram usados, preenchendo relatório de despesas. Fazer uma viagem termina com o cálculo da contabilidade com o empregado. Depois que os fundos acumulados são pagos, essa operação é refletida nas contas relevantes.
No caso em que o adiantamento não foi gasto pelo empregado integralmente, o saldo deve ser devolvido ao balcão de caixa ou à conta de liquidação da empresa. Esta é uma das principais responsabilidades do empregado. Junto com isso, sabendo quais são as exigências impostas ao pessoal destacado, o empregado pode solicitar uma compensação pelos fundos pessoais gastos por ele. É verdade que ele precisa fornecer argumentos que comprovem a necessidade de tais despesas, bem como documentos confirmando o fato de sua ocorrência (cheque, declaração).
Quais despesas são compensadas
Enquanto noutra localidade ou país, o empregado destacado recebe o seu salário habitual, bónus devidos a ele e subsídios, bem como os fundos necessários para uma estadia confortável fora do seu local habitual de residência.
As despesas de viagem incluem os seguintes itens:
- Pagamento de viagens (intermunicipal e no território do assentamento).
- O custo da habitação de aluguel.
- O chamado per diem: despesas de alimentação e outras necessidades do empregado.
- Custos reconhecidos pelo empregado como necessários e aprovados pelo seu gerente.
O montante máximo permitido de despesas de viagem e o montante de diárias são determinados pelo acordo coletivo da empresa ou regulamentos locais. Como as diárias são realmente dinheiro para as necessidades diárias do funcionário, elas são cobradas mesmo em dias não úteis (fins de semana, feriados, paradas de produção forçadas, atrasos).
Mais detalhadamente sobre a atribuição de trabalho do empregado destacado
Este documento tem uma forma unificada, ou seja, sua aparência e conteúdo são os mesmos para todas as empresas no território de um determinado estado.
A atribuição do trabalho é elaborada pelo chefe do empregado que está indo em uma viagem de negócios e aprovado pelo empregador. O documento inclui os seguintes dados:
- Sobrenome, nome, patronímico do empregado que está saindo em uma viagem de negócios por ordem do patrão.
- O nome da organização que o direciona.
- Destino do funcionário (nome da empresa, cidade).
- Datas de início e término da viagem.
- Dados resumidos sobre o progresso da tarefa.
A atribuição oficial e a ordem de viagem de negócios elaborada em sua base estão localizadas na empresa remetente. Juntamente com outros documentos, são armazenados pelo período estabelecido por lei.
Quais são os requisitos para viajantes de negócios
Dado que uma viagem de negócios é a transferência de autoridade para um funcionário para executar quaisquer ações importantes para a empresa, a gerência deve ter certeza de que o trabalho será feito de forma eficiente e no prazo. Portanto, os funcionários mais qualificados, experientes e responsáveis geralmente são enviados para essas viagens.
Há uma série de critérios, estudando qual, o chefe decide sobre a nomeação de um funcionário específico:
- Idade acima de 18 anos.
- Boa formação.
- A disponibilidade de treinamento apropriado, confirmada pela certificação.
- Posse das categorias de tolerância necessárias (quando se trabalha com redes elétricas).
- Dependendo das especificidades da atividade econômica das empresas e do propósito da viagem de negócios, o funcionário pode ser obrigado a ter treinamento e certificação em proteção trabalhista.
Se um empregado é adequado em todos os aspectos, e não há obstáculos com base legislativa para sua viagem de negócios, o chefe informa-o de uma viagem futura.
Responsabilidades de um empregado destacado
Cada empresa tem seus próprios requisitos que os funcionários devem cumprir, mas há vários pontos relevantes para a maioria das organizações:
- Manutenção correta, competente e oportuna da documentação necessária.
- Conformidade com a rotina adotada pela organização anfitriã.
- Realização dos objetivos formulados na tarefa.
- Consciente desempenho de suas funções.
- Despesa legítima de fundos adiantados emitidos para um empregado.
- Salvando documentos confirmando a implementação dos custos.
- Relato oportuno da viagem após a sua conclusão (geralmente dentro de três dias).
Instruções para os funcionários em uma viagem de negócios
Chegando à empresa receptora, os funcionários destacados são obrigados a ouvir o briefing introdutório, que inclui regras de conduta nas lojas, perto de equipamentos ou em outros lugares. Essa medida é obrigatória mesmo para os funcionários que já estiveram nessa empresa várias vezes e que sabem todas as instruções de cor.
O briefing do pessoal destacado também inclui informações sobre segurança contra incêndio e padrões de proteção trabalhista.
Em contraste com as disposições gerais do briefing introdutório, o objetivo se relaciona diretamente com os trabalhos que serão executados pelo funcionário destacado neste momento.
Conclusão
Organização de viagens de negócios é um processo responsável que a maioria das empresas, organizações e empresas não podem prescindir. Para atingir com sucesso o objetivo da viagem, bem como para o uso mais eficiente e eficaz de recursos, os funcionários são obrigados a cumprir uma série de requisitos, desempenhar suas funções profissionais de forma eficiente e conhecer todas as regras para manter a documentação.
