A história do desenvolvimento de uma categoria como auditoria é considerada por muitos autores de forma diferente. A definição correspondente na tradução do latim é interpretada como “ouvir” e é usada na prática para determinar a verificação. Portanto, auditoria é entendida como uma auditoria realizada por um perito independente voltado para uma atividade ou fenômeno específico. É por isso que eles distinguem entre auditorias técnicas, operacionais, ambientais e logísticas, que são discutidas neste artigo. O que se entende pela categoria apresentada? Como isso é diferente dos outros? Quais tipos de auditoria logística existem? Você pode encontrar respostas para essas e outras questões igualmente importantes no processo de ler nosso artigo.
O conceito e organização da auditoria logística
Hoje, juntamente com os conceitos de auditoria financeira, contábil, técnica e outros tipos de auditoria, uma importante posição é tomada por uma auditoria logística. Em primeiro lugar, sua ação visa reduzir os custos logísticos e aumentar a eficiência da empresa como um todo.
A auditoria logística deve ser entendida como uma auditoria abrangente da eficácia dos subsistemas logísticos. O papel da auditoria logística na escolha de uma estratégia logística é identificar “áreas problemáticas”. Assim, no processo do procedimento, forma-se uma árvore de relações entre elas, de natureza causal. Além disso, um cálculo econômico de grande escala é feito com relação a vendas, utilização de espaço e gerenciamento de estoque. A organização da auditoria logística e as etapas da condução referem-se diretamente aos seguintes tipos de inspeções:
- Auditoria de compras, isto é, logística.
- Auditoria de planejamento de acordo com o esquema “vendas - produção - compras”.
- Auditoria de custos logísticos para armazenagem, embalagem, armazenamento e movimentação de produtos comercializáveis.
- Auditar a distribuição de produtos comercializáveis de acordo com a cadeia de suprimentos.
Resultados da Auditoria Logística
Além da questão organizacional, a base teórica do sistema de auditoria logística também inclui o resultado do procedimento na forma de um relatório contendo as seguintes informações:
- Avaliação do estado atual em relação ao sistema logístico do empreendimento.
- Uma lista de recomendações técnicas, informativas, organizacionais e tecnológicas para melhorar todos os subsistemas logísticos.
- Uma avaliação da necessidade de certas mudanças.
- Retorno preliminar (potencial) do investimento.
Os resultados que são anunciados após um procedimento como uma auditoria de sistemas logísticos, geralmente falam da adequação de certos projetos relacionados aos seguintes pontos:
- Desenvolvimento de uma estratégia em termos do componente logístico da estrutura.
- Reengenharia (design) de um sistema ou subsistema de logística. Um exemplo notável do último é o projeto de um complexo de armazéns.
- Formação de um sistema relacionado à regulação de processos de negócios logísticos.
Auditoria Logística e seu princípio principal
Um princípio fundamental da auditoria logística é o movimento em evolução do geral para o particular. Em outras palavras, o procedimento começa com a verificação das metas da estrutura global e termina com as razões para oportunidades perdidas, baixa produtividade e baixa eficiência.Depois de resolver questões gerais, a auditoria logística do empreendimento envolve um estudo detalhado das áreas funcionais de logística da empresa.
Assim, de acordo com o princípio acima, as estratégias atuais da empresa são estudadas, o que pode influenciar completamente a organização em termos do movimento de fluxos de natureza material. Para isso, em qualquer caso, é necessária uma análise da missão corporativa, bem como das estratégias de produção, marketing e compras da empresa. A auditoria de sistemas logísticos com sua etapa final inclui a formação de um banco de dados. Assim, pode ser usado para avaliar as atividades desses sistemas na empresa.
Para implementar o procedimento considerado no artigo, é criada uma equipe que inclui representantes do serviço de logística e outros departamentos funcionais da empresa (contabilidade e finanças, vendas e marketing, compras e produção, serviço de informações, etc.). É importante acrescentar que, por exemplo, uma auditoria de logística do sistema de transporte da empresa é realizada na presença de especialistas de terceiros. Além disso, estudantes de instituições de ensino superior especializadas são frequentemente atraídos para implementar o procedimento. Este movimento é, sem dúvida, aconselhável, porque para os iniciantes, de uma forma ou de outra, precisamos de uma base prática para alcançar as metas estabelecidas em um plano profissional.
Estágios de compilação de filiais da auditoria logística
Os cientistas modernos distinguem várias etapas da auditoria logística, entre as quais são preliminares, principais e, consequentemente, finais. Para começar, seria aconselhável considerar a fase preliminar da auditoria logística.
Assim, durante os primeiros dois a três dias, os especialistas estudam as áreas funcionais de produção, fornecimento, venda e comercialização de produtos comercializáveis. Em seguida, ao longo da semana, especialistas em logística processam os resultados da pesquisa, bem como preparam uma lista de funções logísticas que, de uma forma ou de outra, estão sujeitas a verificação minuciosa. A fase final da auditoria logística nesta fase contém a formulação de perguntas para questionários e entrevistas, bem como a compilação de uma lista de indicadores de acordo com os quais a avaliação das funções logísticas será realizada.
A etapa principal da auditoria logística
Para começar, deve-se notar que o estágio principal de tal procedimento em larga escala é classificado em auditorias internas e externas. Este capítulo discute a auditoria de custos logísticos usando o exemplo de uma empresa industrial e seu estágio principal. O ponto de partida de uma auditoria interna é considerado uma entrevista com o chefe da empresa. Depois disso, uma auditoria de logística é realizada de acordo com as seguintes áreas:
- A primeira direção envolve uma pesquisa com funcionários de departamentos funcionais da empresa sobre questões que, de uma forma ou de outra, estão relacionadas à logística (vendas, armazéns, transporte).
- A segunda direção envolve trabalhar com uma amostra de documentação corporativa.
- A terceira área é a coleta de informações de acordo com contratos de fornecimento para a análise estatística de vendas e compras de produtos comercializáveis.
No processo de auditoria interna de logística, é aplicado um sistema de indicadores, os quais são classificados nos seguintes grupos:
- O primeiro grupo contém indicadores de atendimento aos consumidores externos e internos, bem como uma avaliação das características de qualidade do serviço, que deve incluir a capacidade de alterar fundamentalmente as características dos pedidos de acordo com as solicitações do cliente, o tempo de execução dos pedidos e a estabilidade em relação a esse tempo.
- O segundo grupo inclui indicadores diretamente relacionados ao custo de recursos para a implementação de operações e procedimentos logísticos.No processo de análise de custos, avalie a relação entre "custos - benefícios". Isso implica os benefícios que os clientes recebem da adoção e implementação adicional de certas decisões na empresa.
- O terceiro grupo tem vários indicadores do uso de sua própria frota de veículos (material circulante) ou instalações de armazenamento, entre os quais o coeficiente de aplicação da capacidade de carga do veículo, o coeficiente de aplicação do volume de armazenamento e assim por diante.
Auditoria externa
Como se viu, a etapa principal do procedimento considerado no artigo contém esses tipos de auditoria logística, interna e externa. Neste capítulo, é aconselhável familiarizar-se com este último. É importante notar que faz sentido definir o ponto de partida para uma auditoria externa somente quando o procedimento de auditoria interna tiver a garantia de ser concluído. Assim, nesta fase, o estudo das expectativas e exigências da clientela é realizado a fim de determinar o desempenho ótimo do empreendimento; consideração das técnicas utilizadas pelos concorrentes; avaliação do nível de fluxo de material de atendimento ao cliente e assim por diante.
Deve-se notar que uma auditoria logística externa é realizada sob a forma de questionários especialmente preparados ou entrevistas seletivas diretamente com representantes das empresas atendidas, bem como compradores de vários lugares no plano geográfico ou com um volume diferente de compras. É importante complementar os questionários padrão, sem falhas, adaptar completamente para cada estrutura verificada. Além disso, via de regra, os entrevistados não são apenas os líderes da empresa ou de suas divisões individuais, mas também funcionários específicos de acordo com sua área de atuação.
Assim, de acordo com os resultados da auditoria externa, é possível formular recomendações específicas para a estrutura e indicar as mudanças que precisam ser implementadas no sistema logístico atual no momento da verificação.
Fase final
Depois de concluída a fase principal da auditoria logística, é necessário preparar os seguintes relatórios analíticos:
- O primeiro relatório, desenvolvido de acordo com a análise da lista de estoques, contém informações sobre o sortimento de matérias-primas e produtos comercializáveis, estoques por grupos, categorias ou posições, estimativas do giro de itens de acordo com a lista de estoques.
- O segundo relatório contém uma análise dos fluxos de caixa na empresa e também além. Por exemplo, uma descrição detalhada do movimento do fluxo de caixa através do depósito em geral e o volume de fluxos de caixa de acordo com cada operação logística separadamente. É importante observar que, nos segmentos da linha entre as áreas de armazenamento, também é importante indicar a quantidade de fluxo de caixa. Os resultados obtidos são usados para determinar o número de movimentadores e veículos para armazenamento interno.
- O terceiro relatório é dedicado a equipar a empresa com recursos. Assim, informações relevantes incluem a classificação e características do equipamento de manuseio de materiais. O objetivo principal da descrição nada mais é do que uma avaliação da base material e técnica relevante para a empresa.
Resumo da informação
Como se viu, a auditoria logística é realizada a fim de identificar deficiências no sistema de logística da estrutura. Depois de identificar os “gargalos” (áreas com risco aumentado), de um jeito ou de outro, os especialistas em logística desenvolvem recomendações para corrigir os problemas identificados. Obviamente, essas recomendações são usadas posteriormente para melhorar o nível de serviço dos clientes existentes, encontrar novos, bem como para melhorar o gerenciamento do fluxo de caixa.
Exemplo de Auditoria Logística
Neste capítulo, seria aconselhável considerar o procedimento de auditoria de logística usando um exemplo específico.A auditoria de depósito nada mais é do que uma pesquisa de métodos para melhorar a atividade do warehouse no âmbito de um estudo expresso de processos e recursos de warehouse. O evento acima pode ser realizado tanto de uma só vez como de forma contínua. Conforme observado acima, a auditoria de logística visa principalmente identificar deficiências na organização do armazém, bem como em seu trabalho. Além disso, neste caso, é apropriado criar algumas propostas para eliminar as deficiências encontradas. Uma tarefa específica do procedimento considerado no artigo geralmente é a justificativa de que o warehouse deve ser automatizado.
Muitas vezes, uma auditoria logística é considerada uma etapa obrigatória antes da implementação de um sistema WMS. Assim, os resultados da pesquisa e recomendações relevantes de especialistas em logística nos permitem encontrar as opções mais ideais em termos de armazenamento de produtos comerciais, bem como otimizar a implementação de operações de armazenamento, número de funcionários, carga e assim por diante. Em outras palavras, uma auditoria logística, de uma forma ou de outra, contribui para a realização do que precisa ser feito no armazém, a fim de colocá-lo em ordem absoluta antes da automação.
Auditoria Logística na prática
A auditoria logística de um armazém inclui as seguintes operações:
- Análise referente à infraestrutura.
- Análise do processo técnico.
- Análise de documentos relevantes.
- Análise de sistemas computacionais e de informação.
- Desenvolvimento de propostas e recomendações para melhorar a situação.
- Cálculo em termos de um estudo de viabilidade para a implementação de um sistema WMS.
No processo de conduzir uma auditoria logística de um depósito, as seguintes ferramentas são usadas:
- Entrevistando funcionários da empresa.
- Supervisão do fluxo de trabalho no armazém.
- Análise da documentação relevante, incluindo instruções de trabalho, roteiros, layouts e assim por diante.
Os resultados da auditoria logística no depósito são os seguintes itens:
- Lista de problemas reais para a empresa.
- Recomendações para resolver problemas existentes.
- Justificação da necessidade de introdução de um sistema automatizado.