Ao viajar para o trabalho no exterior, é importante receber diárias de maneira imediata e completa. Mas nem todo mundo sabe como calculá-las, porque a taxa monetária está mudando constantemente. Em caso de flutuações acentuadas, a equipe pode estar em vermelho no retorno.
Montante de Compensação
Em 2018, a quantia de pagamento por alimentos chegava a 2,5 mil rublos, se uma pessoa fosse ao exterior. O subsídio diário de subsistência para viagens de negócios na Rússia é de 700 rublos. No entanto, a lei permite que as empresas paguem mais.
Um empregado pode receber mais remuneração quando viajar para o exterior. Agora isso é permitido pelo artigo 165 do Código do Trabalho da Rússia. Durante o desempenho das funções oficiais, a equipe recebe um pagamento médio diário e, no retorno, muitas empresas recalculam a diária para cima, de acordo com a taxa de câmbio atual do país anfitrião.
Mais frequentemente, um subsídio diário de 2,5 mil rublos é emitido na mão antes de viajar para o exterior. O recálculo é realizado depois que o empregado preencheu um relatório de viagem de negócios. Posteriormente, as despesas são compensadas em excesso dos fundos emitidos, de acordo com as disposições atuais sobre viagens de negócios. Eles devolvem dinheiro apenas em cheques, bilhetes ou recibos.
Aplicável em 2018
O subsídio de subsistência no exterior é determinado pelo artigo 168 do Código do Trabalho da Rússia, parte 1. O parágrafo 3 estipula que o empregador é obrigado a pagar o subsídio de alimentação ao pessoal que exerce funções oficiais fora da área de residência. O limite superior para valores isentos de impostos é oficialmente definido:
- 700 esfregar para viagens pelo território da Rússia;
- 2,5 mil rublos se o per diem for pago no exterior;
O limite superior da compensação monetária para alimentos não é limitado por atos legislativos, mas com um aumento no valor, imposto de renda pessoal e prêmios de seguro são adicionados. Portanto, os empregadores não têm pressa em estabelecer níveis de compensação psicologicamente intransponíveis. Muitas vezes, o funcionário recebe um pagamento extra por artigos adicionais, nos casos em que não é possível pagar pela comida por métodos legais.
Cálculo da permissão
As despesas diárias no exterior devem ser tributadas se o seu valor for superior a 2,5 mil rublos. Ao viajar pela Rússia, o imposto de renda pessoal é calculado se o valor for superior a 700 rublos. As informações sobre o valor mínimo não tributável estão previstas no parágrafo 3, parágrafo 12, do Artigo 217 do Código Tributário.
Então, o empregado tem que viajar para o exterior. O per diem sem impostos não cobre o custo dos alimentos e, em seguida, a empresa tem o direito de conceder uma indemnização muito superior a 2,5 mil rublos. Mas você tem que reter imposto sobre o montante estabelecido em excesso da norma.
Em 10 de abril de 2018, a taxa de câmbio do dólar em relação ao rublo era de 58,67. Esta data será o dia do relatório. Se, quando viajar para o exterior, os viajantes de negócios forem nomeados, por exemplo, igual a US $ 60, isso equivale a 3520,2 rublos.
Assim, a partir de 3520,2 apenas 2500 rublos. não tributado, do montante remanescente, 1020,2, calculado imposto de renda pessoal. Flutuações na taxa de câmbio durante uma viagem de negócios não são levadas em conta. No entanto, na chegada, o pessoal não deve permanecer endividado devido a um aumento acentuado da moeda do país para onde foi.
Nuances de pagamento
Despesas de viagem de um dia por dia no exterior em um dia de folga são calculadas de forma diferente. Muitas vezes, ganhar uma viagem é muito menor do que pagar em um dia típico de trabalho. Isso se deve ao fato de que, em uma viagem de negócios, o dia termina de acordo com a renda média, que é bastante baixa para novos funcionários.
Nos fins de semana e feriados em uma viagem de negócios, apenas diárias são pagas, desde que o funcionário esteja descansando.Ele também é compensado por despesas de vida nos dias de hoje. Os ganhos médios também são fechados por dias gastos na estrada.
No desempenho das funções oficiais nos feriados e finais de semana, o pagamento já é cobrado em dobro com a manutenção da diária. O tempo de cálculo do dia começa a partir de 0 horas. Mesmo que o empregado saia de casa às 23h59, ele deve cobrar o per diem. Da mesma forma, se ele voltar para casa às 00:01 e isso for documentado (por cheque, bilhete), ele receberá outro dia útil.
Existe uma parada forçada quando um trem, avião ou trem está atrasado. Este período também é encerrado pela renda média, e o custo de vida é totalmente compensado. O período de permanência na Rússia é pago à taxa de 700 rublos. por dia. Se este dia se cruzar com um período no exterior, compare o número de horas gastas em seu território e no exterior. O tamanho da per diem corresponde a um número maior.
Compensação de viagem de um dia
Per diems para viagens de negócios no exterior por um dia não são pagos de acordo com a legislação da Federação Russa. Mas existe o conceito de jornada de trabalho. Se você obtiver um excesso de 8 horas e o funcionário ainda estiver na estrada, essas horas deverão ser compensadas de acordo com o Código do Trabalho.
A empresa pode prescrever compensação para viagens de negócios de um dia em documentos internos, isso não é proibido por lei. Muitas vezes usado: pagar por uma agenda lotada, bônus para a implementação do plano. Além disso, de acordo com o artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa, as empresas podem superestimar significativamente o montante da compensação. É importante não esquecer de calcular o imposto em excesso do valor legal.
Relatório de viagem
Para obter uma indemnização integral, recomenda-se que o empregado seja mantido e o contabilista aceite todos os cheques de acordo com as disposições. Se por algum motivo o ticket for perdido, será possível restaurá-lo mais tarde. No entanto, você terá que reter o valor de suas viagens de negócios.
O dia da partida é confirmado por bilhete ou cheque para transporte. Ao usar seu carro ou serviço, você pode confirmar com um certificado de viagem, embora tenha sido cancelado. Um waybill, cheques de combustível e outros documentos usados no caminho também são usados. Você pode solicitar que um funcionário escreva uma carta de serviço para o relatório.
Sequência de design
Uma viagem de negócios começa a ser emitida com a emissão da designação de trabalho do funcionário. Ele deve escrever um pedido de viagem. Depois disso, um pedido é emitido, com o qual ele deve estar familiarizado com uma assinatura.
Somente depois que as viagens ao exterior forem emitidas. As diárias e o tamanho dos líderes são selecionados individualmente em cada caso, dependendo de onde a viagem é feita. Lembre-se de fazer marcas na folha de tempo. A partir da primeira data da viagem, o pagamento é calculado em média.
Para uma viagem de um dia, um empregado pode receber quantias para alimentos que não são tributados. Mas o montante da compensação não deve exceder 700 rublos. na Rússia. Caso contrário, você tem que calcular o imposto. As taxas de diárias no exterior são, respectivamente, superiores a 2,5 mil rublos. Além disso, a conta para o dinheiro gasto terá outros itens - os custos associados ao desempenho de funções oficiais.
Todas as despesas em uma viagem de um dia devem ser realizadas com o conhecimento do empregador. Se um empregado gasta dinheiro sem acordo com seus superiores, você terá que pagar com sua renda. Mas essas despesas não estão relacionadas à receita do empregado e não devem ser tributadas.
Viagem amigável para países amigos
Outras regras se aplicam quando viajar para o exterior para os países da CEI. Confirmar a sua estadia no exterior não é fácil. Afinal, as marcas no passaporte não são colocadas ao cruzar a fronteira. Estes países incluem: Bielorrússia, Cazaquistão.
Como calcular o per diem? O empregado pode não alcançar o destino.Pela regulamentação nº 749, um funcionário confirma sua presença no exterior em bilhetes de viagem. A cláusula 19 desta disposição também define os termos do relatório para a viagem de negócios passada.
De acordo com o parágrafo 19, é necessário reportar no prazo de três dias úteis. Caso contrário, os documentos contábeis podem não ser aceitos. Um relatório antecipado é elaborado e todas as verificações são anexadas. Se, de acordo com as disposições, os fundos estiverem em excesso, a linha "saldo" é preenchida. Em caso de gastos excessivos, o item “custo excedido” é indicado.
Despesas alimentares
Per diems são uma compensação por refeições durante uma viagem de negócios. Independentemente do que é adquirido pelo empregado para esse dinheiro, não é necessário relatar sobre ele. Evidência documental desses fundos não é necessária, mesmo que o dinheiro após a viagem permaneça.
O subsídio de subsistência é emitido em uma viagem de negócios de acordo com a posição da organização. O único critério para o cálculo de fundos depois de uma viagem é o número de dias gastos em serviço. Se a remuneração emitida com base na duração da viagem for maior, o empregado devolverá o excedente.
Além disso, alguns postos têm a oportunidade de compensar adicionalmente a comida no item "despesas de hospitalidade". Cheques de restaurantes ou outros estabelecimentos de comida estão anexados ao relatório. No entanto, nem todos os funcionários podem realizar essas despesas oficialmente.
Quando é recomendado superestimar a compensação de alimentos?
Existem regiões em que per diem deve ser muito maior do que o habitual. Estas incluem regiões do Extremo Norte, países com condições turbulentas ou com condições meteorológicas adversas.
Estes incluem:
- Algumas regiões da Sibéria.
- Empresas perigosas: campos de petróleo, pedreiras para mineração, minas, instalações offshore.
- Países hostis: Síria, o estado somali, Iraque, Palestina, Afeganistão e outros. Recentemente, alguns territórios da Ucrânia são referidos a tal.
Per diem pode ser inflado tanto quanto você gosta. Mas, quando são muito grandes, são cobrados prêmios de seguro. Isso já limita o desejo do empregador de "jogar" dinheiro em quantidades ilimitadas.
Responsabilidades do empregador
Após a emissão de uma ordem interna para um empregado e a emissão de ajudas de custo diárias, a empresa não tem o direito legal de recalcular o montante da compensação pela alimentação. Na chegada, o funcionário informa os números definidos pela gerência no documento. No entanto, na prática, os empregadores dão uma quantia menor de dinheiro, e quando o empregado retorna, eles são convertidos a uma taxa de câmbio mais alta.
Taxas de comissão são pagas pela empresa. Ele também compensa um visto, as verificações necessárias para entrar no país, a remoção de dados biométricos. Além disso, por motivos alheios ao controle do funcionário, os custos de permanência no exterior durante a detenção pelas autoridades locais são compensados.
Além disso, na ausência de seguro, o funcionário tem o direito de receber despesas médicas do empregador relacionadas a tratamento ou ferimentos imprevistos. A empresa compensa o pagamento da recuperação de documentos na ausência de culpa do empregado.