Uma pergunta freqüente: "Eu preciso manter uma caixa registradora?" De 2012 a 2014, todos os empreendedores individuais que realizam liquidações em dinheiro foram obrigados a ter uma caixa registradora.
Os empresários foram autorizados a mudar para um sistema simplificado de caixa registradora. Isso facilitou muito o fluxo de trabalho para empreendedores individuais, cujo negócio é limitado em escopo e é conduzido sem funcionários ou não difere na regularidade do giro de caixa. Se o cálculo com dinheiro for feito com freqüência suficiente e for executado por um funcionário, não negligencie as caixas registradoras, pois a contabilização bem estabelecida das transações permite que você salve seus recursos financeiros.
Neste artigo, vamos descobrir como manter uma caixa registradora para um empreendedor individual.
Disciplina em dinheiro
Primeiro, vamos tentar lidar com a terminologia. O que se entende por "Cash Book"? Qual é a diferença entre "Caixa" e "Caixa Registadora". Um diário especial contendo informações sobre todas as transações em dinheiro é chamado de livro de caixa. A lei obriga a manter um livro de todos os empreendedores individuais, mesmo aqueles que usam o sistema tributário simplificado (USN). É chamado KO-4. “Cash Register” (KKM, KKT) é um dispositivo instalado para que você possa receber dinheiro de seus clientes. Esses dispositivos podem ser instalados quantos você precisar, mas para cada um deles você precisa elaborar relatórios individuais. O imposto pode perguntar se o IP mantém uma caixa registradora?
O “balcão de caixa” de uma organização é a comunidade agregada de todas as transações monetárias (emissão, armazenamento, recepção). Inclui o valor total da receita recebida, incluindo caixas registradoras. Dele realizam todas as despesas em dinheiro que são necessárias para a implementação da organização. Entregue dinheiro para colecionadores para posterior transferência para o banco. O balcão de caixa pode ser uma sala separada, um cofre no quarto ou até mesmo uma gaveta para o desktop. Toda a lista de operações de caixa registradora é acompanhada pela execução de documentos em dinheiro, que é exatamente o que eles querem dizer quando falam sobre a conformidade com a disciplina de caixa. Refere-se ao conjunto de regras necessárias para a implementação de operações que acompanham a recepção, emissão e preservação de caixa. Então, como manter caixa registradora para os empresários?
O que é disciplina em dinheiro?
Em primeiro lugar, diz respeito à execução de documentos no balcão de caixa, que refletem o movimento do dinheiro. Naturalmente, também é importante cumprir com o limite do caixa (a quantia máxima possível de dinheiro que é permitida para armazenamento no final do dia). Siga as regras para emissão de dinheiro sob o relatório. Além disso, a restrição de liquidações feitas com dinheiro entre os participantes em atividade empresarial sob um contrato com um montante não superior a 100 mil rublos.
Caixa registradora
É importante entender como manter uma caixa registradora.
A obrigação de seguir a disciplina de caixa não depende da disponibilidade de uma caixa registradora ou de qual sistema tributário você escolheu. Você não pode usar a caixa registradora nos cálculos, escrevendo recibos de vendas, mas as regras da disciplina de caixa devem ser estritamente observadas. Na verdade, a ordem aqui é essa - há um movimento de dinheiro, o que significa que a disciplina monetária deveria estar no topo. A partir de meados de 2014 até o presente, há um procedimento em que a gestão de caixas registradoras é chamada de simplificada. Na maior medida, essas mudanças afetaram os empreendedores individuais e seus funcionários.Agora, o empreendedor individual não pode manter a caixa registradora em pé de igualdade com a LLC e, além disso, não pode redigir documentos na caixa registradora (PKO, RKO, livro caixa).
Os empresários só precisam confirmar o pagamento dos salários usando folha de pagamento e folha de pagamento. Além disso, de acordo com a simplificação, os empresários individuais e pequenas empresas (o número de empregados não exceda cem pessoas, ea receita é inferior a 800 milhões de rublos por ano), não é necessário estabelecer um limite de dinheiro em dinheiro. Todas as regras de administração de caixa são estabelecidas pelas instruções do Banco da Federação Russa (Portaria nº 3210-U, de 11 de março de 2014, e nº 3073-U, de 7 de outubro de 2013).
Como manter o caixa e os documentos nele?
Documentos de caixa em dinheiro
Todo o conjunto de operações de caixa é realizado por um funcionário autorizado (normalmente um caixa), na sua ausência essas funções são executadas pelo responsável. Se houver vários caixas, o caixa sênior é nomeado. Os documentos no balcão de caixa são formados pelo contador chefe ou outro funcionário nomeado com o qual um acordo contábil foi concluído. As operações em dinheiro são executadas com os seguintes documentos: ordem de recebimento de caixa, que é preenchida no caso de cada recebimento de dinheiro. Se o dinheiro for sacado com uma caixa registradora ou com a ajuda de uma BSO, não é proibido redigir uma ordem de recebimento do valor total de dinheiro aceito por turno. Quando dinheiro é emitido da caixa registradora, eles elaboram esse procedimento escrevendo uma ordem de despesas. Quando o caixa recebe um mandado (por exemplo, de um funcionário que vai comprar papel), ele deve certificar-se de que o mandado da conta tenha um visto para o contador ou gerente, bem como verificar a identidade do funcionário.
Os dados sobre todos os recebimentos e ordens de despesas são registrados no livro caixa (na forma de KO-4). No final do dia útil, os dados no livro caixa são reconciliados com os dados dos pedidos emitidos e o montante do saldo em dinheiro no balcão de caixa é determinado. Este é o dever do caixa. Ele deve saber como manter a caixa registradora corretamente.
Se durante o dia de trabalho não houver transações em dinheiro, não há entradas no livro de caixa. O livro contábil (na forma de KO-5) é preenchido apenas nos casos em que nenhum caixa atua na organização, mas vários. As inscrições no livro são feitas durante o trabalho no momento em que o dinheiro é transferido do caixa superior para o caixa, o que é confirmado por sua assinatura. Para a emissão de salários, bolsas de estudo e outros pagamentos, folha de pagamento e folhas de pagamento são elaborados. Preenchimento de documentos em dinheiro é possível em forma de documento ou em formato eletrônico. Os documentos em papel são executados à mão ou em um computador e assinados com assinaturas pessoais. Um documento em formato eletrônico elaborado por meio de um computador deve fornecer proteção contra o acesso não autorizado, além disso, eles são assinados com assinaturas eletrônicas. Deve-se lembrar que tais tipos de documentos contábeis como: KUDIR, Livro de Contabilidade BSO, relatórios e revistas de operadores de caixa não são classificados como disciplina monetária.
Faz uma caixa registradora de IP? Esta questão interessa a muitos.
Livro de caixa
O início do livro de caixa corresponde ao início do ano civil. É realizado sob a forma de uma revista composta por cinquenta (ou cem) páginas, indicando a data de validade do título. Numa situação em que o livro termina antes do fim do ano civil, outro livro é aberto, no qual os registros continuam sendo mantidos em ordem cronológica. Neste caso, a data do início de sua manutenção e a data final também são indicadas. Essa organização de referência permite estabelecer a seqüência dos livros de caixa. De acordo com as instruções anteriores, era necessário numerar, reluzir todas as folhas e apor a assinatura da pessoa responsável e selar. Os empreendedores individuais são obrigados a manter dinheiro se tiverem uma caixa registradora.
De acordo com as novas instruções do banco central que estão atualmente em vigor, esses requisitos são cancelados. Um empresário individual tem o direito de não determinar o limite de caixa.Se um empreendedor sacar um livro de caixa, então, ao emitir recibos e despesas, ele elabora os recursos para a caixa registradora usando um mandado de recibo emitido para a quantidade total de documentos elaborados para um dia de trabalho. Em uma organização, manter um livro é dever do caixa, ele também recebe dinheiro e faz entradas no diário. No final do dia de trabalho, o caixa transfere o saldo em dinheiro e todos os documentos primários para o contador, que assina essa folha no diário (o responsável pode fazê-lo na ausência do contador). Um empresário individual geralmente conduz este procedimento pessoalmente.
O método de formar um livro de caixa em formato eletrônico também é permitido. Existem duas possibilidades: um livro de caixa é elaborado eletronicamente e depois transferido para o papel. Se você usar a segunda opção, o livro de caixa será mantido completamente em formato eletrônico, usando uma assinatura digital eletrônica. No primeiro caso, este procedimento não possui diferenças significativas em relação ao método clássico. Como manter a escrituração contábil? Sobre isso ainda mais.
A segunda opção para registrar um livro de caixa envolve as seguintes ações:
- Para proteger as informações do livro caixa do acesso de terceiros, uma senha é definida.
- Certifique-se de usar uma unidade de backup ou as informações de serviço estão armazenadas no servidor.
- Uma assinatura eletrônica do livro caixa é emitida de acordo com a Lei No. 63-FZ de 6 de abril de 2011.
Depois que a pessoa responsável tiver assinado o livro, as correções não poderão ser feitas. Se as condições acima forem cumpridas, o livro caixa eletrônico é equivalente à versão em papel e não requer impressão.
Como manter o dinheiro em 1C 8.3?
Um livro de caixa pode ser mantido tanto como em um programa de computador. Em “1C Accounting 8.3”, o livro caixa foi implementado como um relatório. Um contador ou caixa não deve fazer entradas separadas para ela, especialmente as duplas. É o suficiente para fazer a entrada de documentos primários para o recebimento e emissão de dinheiro. Um livro de caixa será gerado automaticamente com base neles.
Limite de caixa residual
O limite no saldo do caixa é o valor máximo permitido, cujo armazenamento é permitido no balcão de caixa da organização no final do dia. Todo o dinheiro recebido acima de um certo limite deve ser transferido para o banco. Esta regra pode ser violada nos dias em que os salários e as bolsas de estudo são emitidos, bem como nos finais de semana (se as transações em dinheiro forem realizadas). O procedimento para estabelecer um limite de caixa deve ser tomado com muito cuidado. Se o limite não for definido, então será considerado igual a zero, o que significa que qualquer quantia no balcão de caixa no final do dia útil é considerada como excedendo o limite de caixa. Como manter caixa registradora SP, você pode especificar no imposto.
A existência de dinheiro no balcão de caixa acima do valor estabelecido é uma violação grosseira da disciplina de caixa, para a qual uma multa é imposta. O limite de caixa é definido pelo chefe por ordem de sua assinatura. Uma ordem pode determinar o período para o qual este limite é válido ou não, no último caso, o valor do limite será válido até que uma nova ordem seja emitida. Lembramos que a partir de 01 de outubro de 2014, empreendedores individuais e pequenas empresas não precisam estabelecer um limite de caixa. Para cancelá-lo, basta imprimir o pedido correspondente. A ordem é baseada nas instruções do Banco da Federação Russa de 11.03. 2014 No. 3210-U e deve obrigatoriamente conter a seguinte definição: “Manter em caixa no checkout sem fixar um limite no saldo na finalização da compra”.
Eu preciso manter o caixa eletrônico SP?
Retirada de caixa para relatório
O dinheiro do relatório refere-se aos valores que são dados aos funcionários responsáveis pelas despesas de viagem ou hospitalidade e huzhuda. Emitir dinheiro para o relatório apenas com base na aplicação do empregado. O aplicativo deve refletir os seguintes dados: o tamanho do montante, o objetivo da emissão e o período após o qual o empregado deve reportar.O aplicativo é escrito em qualquer formato e deve ser assinado pelo responsável. Se um empregado gastou fundos pessoais, então ele será compensado por isso, também mediante solicitação. Como regra, o dinheiro para um relatório não é dado aos funcionários que não informaram sobre adiantamentos anteriores. Um funcionário deve enviar um relatório antecipado com o anexo de um recibo em dinheiro ou de vendas, no máximo três dias depois. Se isso não for feito, os fundos emitidos para o empregado não serão creditados em despesas.
Como manter o dinheiro em 1C poucos sabem.
Limitações em dinheiro
Outra regra importante da disciplina de caixa é a observância do limite sobre o volume de transações em dinheiro entre os participantes da atividade empreendedora (IP e LLC) sob um contrato no valor de menos de 100 mil rublos. Para assentamentos com indivíduos, essa restrição não se aplica. Além disso, esta disposição não precisa ser observada ao pagar salários, benefícios sociais e valores contábeis dos funcionários (a exceção ocorre quando o funcionário responsável faz uma transação em nome da procuração). Ao realizar liquidações em dinheiro, você precisa prestar atenção ao seguinte ponto: os recursos em dinheiro não podem ser usados para pagar empréstimos, pagar dividendos e pagar aluguel.
Necessidades pessoais
Tudo o que é ganho pela organização pertence a ele. Em conexão com esta disposição, mesmo se houver apenas um único fundador em uma LLC, ela ainda não poderá dispor dos recursos da LLC à vontade. É proibido aos fundadores receber dinheiro do caixa de acordo com suas necessidades pessoais. Mas os empreendedores individuais, ao contrário das LLCs, não são limitados dessa maneira. Eles podem gerenciar seu dinheiro a qualquer momento. As quantias que um empreendedor individual tem o direito de gastar de acordo com suas necessidades pessoais não são limitadas por lei (a única exigência é que o empreendedor deve pagar impostos e contribuições de seguro no prazo). A este respeito, deve ser notado que se um empresário individual não emitiu uma ordem para cancelar a manutenção da documentação de caixa, então ao receber dinheiro do balcão de caixa, ele deve emitir uma ordem de despesa com uma nota que os fundos foram emitidos para suas próprias necessidades.
Inspeções Fiscais
Até 2012, os bancos foram monitorados quanto ao cumprimento das regras do caixa (como manter registros, fácil de entender). Agora essa função é atribuída aos funcionários do Serviço de Impostos Federal. Eles realizam verificações de campo e podem verificar, por exemplo, como o dinheiro é registrado. Ou para controlar o processo de impressão de relatórios que contenham memória fiscal CCP e unidades de memória fiscal. Além disso, eles podem solicitar todos os documentos usados para processar transações em dinheiro (PKO e RKO, livro caixa, contabilidade para caixa registradora, etc.).
Além disso, as autoridades fiscais monitoram atentamente a emissão de recibos de caixa (formulários de relatório estritos). Pelo fato de a empresa ou empresário individual não cumprir as regras de caixa e violar a seqüência de trabalho com dinheiro, uma multa é prevista no artigo 15.1 do Código Administrativo da Federação Russa: para empreendedores individuais e funcionários responsáveis da organização - de 4000 a 5000 rublos; para pessoas jurídicas - de 40.000 a 50.000 rublos.
Descobrimos se o IP deve manter a caixa registradora.