A organização de registros de pessoal na empresa não é uma tarefa difícil, mas penosa. Ele é resolvido pelo lançamento seqüencial de processos de pessoal, que são regulados pela lei aplicável.
Em geral, a correta manutenção da documentação do pessoal não só poupa a empresa das inspeções das autoridades reguladoras, mas também permite que os funcionários evitem problemas, por exemplo, com a obtenção de pensões ou a possibilidade de solicitar outras garantias sociais. Acontece frequentemente que, devido à manutenção inadequada de registos no local de trabalho, as pessoas têm de gastar uma enorme quantidade de tempo, finanças e nervos para provar a qualquer autoridade o direito de receber benefícios, subsídios e outros pagamentos. Portanto, cada gerente deve lembrar-se de que manter registros pessoais e a organização adequada do trabalho de escritório é uma das principais tarefas pelas quais ele é responsável perante sua equipe e o estado.
Este artigo irá falar sobre a exatidão do estabelecimento deste processo, bem como sobre todas as suas nuances. Em seguida, será possível obter uma resposta para a questão de como organizar os registros de pessoal a partir do zero, passo a passo, e não cometer erros.
Conceitos e Definições
Antes de entender a configuração deste processo, você deve definir os conceitos básicos. Assim, os registros de pessoal - este é o processo de organizar a contabilidade dos funcionários, que é associado com o registro oficial de contratação, passando de uma posição para outra e a liberação de pessoal, bem como contabilizando as relações trabalhistas da empresa e de seu pessoal.
O gerenciamento de registros de RH é uma atividade que fornece documentação e organização do trabalho com documentos de RH.
Assim, fica claro que a gestão de RH e os registros de pessoal são dois fenômenos inter-relacionados que visam implementar a política de pessoal da empresa.
Metas e objetivos
A finalidade dos registros de pessoal é estabelecer um sistema efetivo de trabalho de gerenciamento de registros de pessoal e registro adequado das relações de trabalho entre o empregador (empresa) e o empregado (pessoal) diretamente.
Mas as tarefas que os registros de pessoal são projetados para resolver são as seguintes: regulamentar a relação entre o empregador e os funcionários da empresa e criar a estrutura legal para as relações de trabalho.
Tendo entendido o que é a contabilidade de recursos humanos, você pode começar a considerar como organizar os registros de pessoal a partir do zero, passo a passo.
Etapas da organização de registros pessoais
Portanto, antes de começar a organizar os registros de pessoal passo a passo do zero, você precisa de um plano de ação claro, dividido em etapas. Isso ajudará a não perder pontos importantes neste processo.
Portanto, a organização dos registros de pessoal em geral envolve a passagem das seguintes etapas:
- Criação de um serviço de pessoal (departamento) caso a empresa planeje empregar um grande número de funcionários ou atribua funções contábeis a um especialista específico, caso a empresa planeje ter um pequeno número de funcionários.
- Desenvolvimento de documentação regulatória básica (no campo da gestão de pessoal de uma empresa).
- Organização do trabalho de escritório (determinação de quem e como irá elaborar a documentação, desenvolvimento de formulários de pedidos sobre questões de pessoal, manutenção de relatórios de periódicos, etc.).
- Automação de registros de pessoal (se necessário).
- Identificação de formas de controlar a precisão da contabilidade (regulamentação e atribuição de autoridade aos funcionários responsáveis pela contabilidade adequada).
Cada um desses estágios tem certas tarefas e subtarefas. É necessário considerar todos eles.
Quem deve manter registros?
Conforme observado anteriormente, existem duas maneiras de determinar quem estará envolvido na manutenção dos registros de pessoal em uma empresa. Em geral, depende de quantas pessoas estão planejadas para serem empregadas para atingir seus objetivos (em geral, o objetivo de uma empresa é organizar atividades comerciais com fins lucrativos).
Para grandes empresas, recomenda-se a criação de um serviço de pessoal ou de um departamento pessoal completo. Para pequenas empresas, a atribuição de tarefas de pessoal a um contador ou secretário é permissível. No entanto, existe uma terceira opção - a transferência de registros contábeis para a terceirização para organizações especializadas.
Ao criar um serviço ou departamento, você precisará criar certos documentos normativos, ou seja, o fornecimento no serviço (departamento) e as descrições de trabalho dos funcionários. No caso de atribuir tarefas a um contador ou secretário, será necessário registrar as funções de pessoal na descrição do trabalho do empregado selecionado. Se houver essa necessidade, é recomendável que você envie um contador ou secretário para cursos de RH. Isso ajudará a melhorar as habilidades dos funcionários que serão encarregados de tarefas relacionadas a pessoal. Mas se foi decidido cooperar com organizações terceiras na questão da transferência de deveres contábeis para eles, então é necessário um contrato.
Desenvolvimento de documentação pessoal obrigatória
Há vários documentos que orientam obrigatoriamente aqueles que mantêm registros pessoais e o gerenciamento de registros. Primeiro de tudo, tal documento é a lista de pessoal. É um documento que mostra a composição, número de funcionários e salários dos funcionários, bem como os cargos. Na tabela de pessoal, os postos de funcionários são divididos em unidades, o que torna possível fazer uma análise quantitativa e qualitativa de todo o empreendimento.
O próximo passo é o desenvolvimento de uma forma padrão de ordens de pessoal, que exibirá informações sobre admissão, transferência para outra posição, envio de licença e demissão de funcionários da empresa.
O próximo documento obrigatório é o regulamento interno do trabalho. Eles exibem os principais pontos que regulam a atividade laboral de todos os funcionários da empresa. De acordo com este documento, se um funcionário violar as regras descritas no documento, ele poderá ser punido disciplinando-o.
Também outro documento de registros de pessoal é um modelo de acordo sobre a conclusão das relações de trabalho entre a empresa e o empregado. Os contratos de emprego podem ser do mesmo tipo ou elaborados separadamente para cada cargo. Além disso, a empresa deve ter desenvolvido uma planilha de horas, que exibirá as horas reais para as quais o empregado receberá salários.
Você também deve se lembrar da programação de férias na empresa. Este documento é desenvolvido o mais tardar duas semanas antes do final do ano. A programação de férias exibe um plano de calendário para enviar pessoas em feriados obrigatórios. Ao elaborar tal plano, deve ser lembrado que o pessoal deve ser enviado em férias de tal forma que a ausência simultânea de certos trabalhadores não acarrete uma quebra no processo de trabalho da empresa.
Não devemos esquecer o desenvolvimento de regulamentos sobre remuneração.Este documento reflete o processo de folha de pagamento para o pessoal da organização e também regula o cálculo de pagamentos adicionais, por exemplo, abatimentos, incentivos ou bônus. A etapa final é o desenvolvimento de regulamentos sobre as unidades da empresa e descrições de trabalho de especialistas e trabalhadores. Além disso, recomenda-se desenvolver um regulamento sobre dados pessoais. Depois que os documentos normativos estiverem prontos, você poderá começar a organizar a papelada.
Trabalho de escritório
A documentação inclui a manutenção adequada da documentação relacionada à recepção, movimentação e liberação de pessoal.
Obrigatório é a conduta de arquivos pessoais que são estabelecidos para cada funcionário da empresa. Inclui um cartão de ficha pessoal, um pedido de admissão, uma cópia de um passaporte, cópias de documentos educacionais, um certificado de exame médico, uma cópia de uma identificação militar (se houver) e outros documentos gerados durante o trabalho de um empregado. . E também outra tarefa muito importante é preencher os livros de trabalho.
Além de todos os itens acima, outros documentos também podem ser desenvolvidos diretamente relacionados às especificidades do empreendimento, garantindo a operação correta no campo dos registros de pessoal.
Quais revistas devem ser na gestão de RH?
Primeiro de tudo, você precisa começar as seguintes revistas:
- familiarização com as regras do cronograma interno de trabalho;
- registro de pedidos de pessoal;
- registro de ordens de emprego;
- registro de pedidos de férias regulares;
- registro de licença por doença;
- registro de contratos de trabalho;
- contabilização de trabalhadores destacados;
- rastreamento de tempo;
- contabilização do movimento de livros de trabalho;
- Contabilização de cartões pessoais;
- cheques contábeis.
Além dos periódicos em si, como um complemento para eles, instruções podem ser desenvolvidas para preenchê-las. E também toda a documentação registrada nessas revistas é armazenada em pastas separadas de acordo com a nomenclatura aprovada.
Automação Contábil
Como ficou claro pelas informações acima, os registros de pessoal são um processo muito minucioso que exige atenção especial dos funcionários responsáveis por manter esse problema. Portanto, hoje pode ser simplificado pela automação.
Existem muitos programas que simplificam o trabalho dos funcionários e reduzem a probabilidade de cometer erros. Como regra geral, uma empresa precisa instalar versões licenciadas desse software. No entanto, vale a pena notar que a compra de tal programa se pagará em um curto espaço de tempo e não permitirá erros graves no trabalho. Em geral, esses programas resolvem os seguintes problemas:
- manter registros de pessoal de acordo com a legislação trabalhista;
- compilação e elaboração de relatórios sobre a questão do pessoal;
- fazer aprovações em tempo hábil de todos os processos de pessoal com o departamento de faturamento ou contabilidade.
Um dos programas mais populares e procurados hoje é o 1C com a configuração de “Human Resource Management”.
O que fazer se for impossível organizar de forma independente os registros de pessoal, passo a passo, do zero?
Se uma empresa tiver que enfrentar tal problema quando não for possível estabelecer independentemente os processos de pessoal, então não é difícil resolver tal situação. Para esses fins, existem empresas que são capazes de fornecer tal serviço.
Especialistas de empresas de consultoria realizarão uma auditoria e desenvolverão o pacote de documentos necessário. Em geral, essas organizações são convocadas para resolver tais problemas:
- Escolha o sistema de gerenciamento de pessoal ideal na empresa.
- Desenvolver documentos regulatórios internos.
- Desenvolva instruções e regulamentos necessários.
Além disso, esses especialistas podem, se necessário, liderar a criação de um serviço de gerenciamento de pessoal e um departamento de gerenciamento de documentos. Em geral, o envolvimento de especialistas terceirizados ajuda a administração a estabelecer trabalho nesse sentido. Isso é muito útil para a empresa como um todo, especialmente ao criá-lo.
Conclusão
Resumindo este artigo, vale a pena notar que a contabilidade de pessoal e o gerenciamento de pessoal são processos inter-relacionados, nos quais a política de pessoal da empresa dependerá completamente da qualidade da organização da primeira.
Em nenhum caso, deve-se desconsiderar as questões de pessoal, porque não apenas as atividades da organização dependem delas, mas mais freqüentemente o destino dos funcionários. Basta imaginar como são indignadas aquelas pessoas que não podem receber sua merecida pensão ou qualquer outro pagamento devido ao desempenho de baixa qualidade de suas funções por um funcionário de pessoal.
Tendo considerado a questão de como organizar os registros de pessoal a partir do zero, passo a passo, podemos começar a implementar um programa para estabelecer esse processo na empresa. O mais importante é não negligenciar as recomendações do Código do Trabalho, as decisões do Ministério do Trabalho, Goskomstat, Rosarkhiv e outros departamentos governamentais.
Depois que todos os processos pessoais tiverem sido ajustados, não os perca de vista. É importante lembrar que os trabalhadores que estão envolvidos em registros de pessoal devem ser enviados, pelo menos ocasionalmente, para cursos de administração de RH, para melhorar suas habilidades. E também deve realizar uma auditoria de rotina de processos contábeis no campo de pessoal. Isso ajudará a manter o trabalho nessa direção.