Em qualquer organização, cada documento deve ser registrado e inserido em um diário especial. Isto também se aplica aos acordos trabalhistas. Um registro de contrato de trabalho, cuja amostra será analisada em detalhes, é necessário em todas as empresas que mantêm registros de documentos e dados de seus funcionários.
Eu preciso de uma revista?
Os líderes das organizações devem entender que o registro de contratos de trabalho e acordos adicionais não é perda de tempo, mas uma oportunidade de se assegurar. Em primeiro lugar, é muito conveniente. Todas as informações sobre os documentos estão contidas em um só lugar, em vez de armazenar uma pilha de contratos de todos os funcionários em sua mesa. Em segundo lugar, uma revista pode ser necessária se surgirem conflitos entre o empregado e o empregador. Em terceiro lugar, graças à revista, um diretor de recursos humanos pode emitir qualquer informação para um funcionário em um curto espaço de tempo.
Em algumas organizações, costuma-se manter vários periódicos: para contratos perpétuos e para contratos urgentes.
A palavra da lei
By the way, a legislação não indica em qualquer lugar que o registro de contratos de trabalho é necessário. Mas acontece que este é um trabalho de escritório e suas regras gerais. De acordo com as normas, cada documento deve ser corrigido. Além disso, esse diário está listado na lista de documentos de gerenciamento. E sua ausência na organização pode causar problemas aos órgãos de inspeção.
Funcionários experientes do departamento de pessoal argumentam que a presença de um registro de contratos de trabalho, cuja amostra será apresentada posteriormente, facilita significativamente os dias de trabalho e permite que você organize dados sobre os funcionários e mantenha registros deles.
Recheio
Não é regulamentado por lei exatamente como uma revista de contabilidade deve ser. Na maioria dos casos, a forma do registro de contratos de trabalho é um caderno regular. O principal é que a cobertura é densa para uma maior exploração.
A página de título da revista deve indicar o nome da organização, o nome da revista, o início de sua manutenção. A seguir, na primeira folha, estão os responsáveis pela manutenção do livro. Se for assumido que pessoas autorizadas podem mudar, então é melhor inserir informações sobre elas de uma maneira ordenada:
- Número em ordem.
- Detalhes do empregado.
- Título do post.
- As razões pelas quais essa pessoa pode fazer alterações no diário.
- Assinatura do empregado.
O preenchimento do cadastro de contratos de trabalho pode ser chamado de padrão. Todas as informações são inseridas em uma tabela, o número de colunas em que varia de acordo com os desejos da própria organização. Em média, pode haver até dez colunas. A tabela é preenchida da seguinte maneira:
- O número de série do registro do documento.
- Data de conclusão do contrato.
- Número do contrato.
- Detalhes do empregado.
- O nome da posição ou especialidade.
- O nome do departamento ou unidade.
- O período de validade do contrato.
- A natureza do trabalho.
- A presença de acordos adicionais.
- Notas especiais.
Opcionalmente, você pode inserir outra coluna, onde o funcionário assinará ao lado das informações fornecidas. Além disso, a assinatura indicará que o empregado recebeu uma cópia do contrato.
Aqueles que não sabem como é o registro dos contratos de trabalho podem ver o documento da amostra na foto abaixo.
Versão em papel
Apesar do fato de que a era da informática está florescendo hoje, quase todas as empresas mantêm uma versão impressa do diário de registro.
Em primeiro lugar, este documento deve ser costurado, numerado e certificado pelo chefe da organização. Em segundo lugar, o departamento de pessoal assegura que é muito mais conveniente manter esse diário. E em terceiro lugar, na revista deve ser assinaturas de funcionários, indicando a sua concordância com as informações especificadas.
Versão eletrônica
A forma eletrônica de registro de contratos de trabalho tem vantagens e desvantagens. Sem dúvida, os documentos eletrônicos são muito convenientes de usar. Pilhas de pastas e papéis não enchem a mesa e as prateleiras, porque tudo é armazenado em um computador. Mas na versão eletrônica, você não consegue a assinatura do funcionário no documento e, com bastante frequência, acontece que os computadores quebram e todas as informações podem simplesmente desaparecer.
Portanto, muitos gerentes de pessoal, se eles mantêm um diário eletrônico, é apenas como uma versão de backup da mídia de papel.
Eles geralmente fazem uma versão eletrônica no formato Excel. Esta tabela tem muitas funções e é fácil de preencher. O formato eletrônico da revista é:
- controle sobre o armazenamento de informações;
- sigilo das informações;
- formação instantânea de cópias de ordens e certificados;
- Pesquisa instantânea dos documentos necessários.
Além disso, você pode manter separadamente um log adicional. contratos de trabalho. Mas às vezes é inconveniente procurar informações sobre um funcionário em diferentes documentos. É melhor que essas informações sejam destacadas como uma coluna separada em um documento comum.
Funcionalidades
Existem alguns recursos que são melhor mantidos durante o registro. Isso pode incluir:
- O registro de contratos para contratos de trabalho e os próprios contratos podem ser iniciados novamente todos os anos. Isto é especialmente verdadeiro para grandes empresas, onde há muitos documentos.
- Se a pessoa autorizada cometeu um erro ao inserir as informações, nenhuma multa por isso não é suposto.
- Esse documento deve ser armazenado por pelo menos 75 anos.
- Depois que o diário de bordo termina, ele precisa ser mostrado e numerado. Em seguida, coloque o selo e envie-o para o arquivo de documentos, onde é realmente armazenado.
- Se um contrato de prazo fixo entrar na categoria de ilimitado, esse fato deve ser registrado. Em seguida, o contrato é re-registrado ou feito uma nota correspondente na revista.
- O líder deve certificar o diário de registro, colocando sua assinatura na contracapa do caderno.
Quem mantém uma revista
Como já descobrimos, o diário de contabilidade de contrato é um documento que confirma a presença de documentos importantes em uma organização.
De acordo com as regras, tais documentos são preenchidos e mantidos por pessoas autorizadas. Na sua essência, são funcionários de RH ou gerentes de RH. Eles são responsáveis por várias verificações, ou seja, o fornecimento completo de informações sobre os funcionários.
Os mesmos funcionários também são responsáveis pelos originais de todos os contratos e acordos adicionais para eles. Inicie esses documentos de acordo com a ordem do empregador.
A ordem determina:
- tipo de registro (papel ou eletrônico);
- jornalista
- formulário do diário de registro.
Anteriormente, um registro de contratos de trabalho foi submetido (documento de amostra). Agora você pode ver na foto abaixo como a revista para registrar acordos adicionais para os contratos parece.
Alterações
Anteriormente, foi dito que, com um pequeno descuido, o funcionário não assume responsabilidade especial ou penalidades. Mas ainda assim você precisa preencher o diário com cuidado.
É estritamente proibido fazer alterações, independentemente do tipo de documento. Se um funcionário autorizado cometer um erro grave, o diário deve ser fechado. Isso significa que, na última página do livro, o motivo do fechamento é indicado. Além disso, o problema deve ser relatado ao chefe da empresa. Para iniciar um novo diário de contabilidade, você precisa emitir um pedido.
Quanto às mudanças adicionais relacionadas a um funcionário em particular, elas incluem:
- demissão;
- mudança nas condições de trabalho;
- transferência de um empregado para outro departamento, divisão ou mudança de posição de um empregado.
Para essas informações, é criado um livro separado para contratos suplementares ou uma coluna separada no diário de registro do contrato.
É importante lembrar que esse tipo de publicação é importante principalmente para um funcionário que mantém informações sobre os funcionários.
Graças a este documento, você pode encontrar facilmente informações nas revistas que foram arquivadas há muito tempo. E também a revista é considerada a confirmação legal da existência de todos os contratos de trabalho que são concluídos com os funcionários que realizam suas atividades na empresa.