Para evitar roubos e perdas, as empresas usam métodos de controle. Entre os principais está um inventário de estoques. Como ela é?
Informações gerais
Para avaliar a segurança e a execução correta das operações de movimentação de estoques, utiliza-se um inventário dos estoques. Também é necessário nos casos:
- Transformação de uma empresa unitária municipal ou estatal, venda, recompra, aluguel de propriedade.
- Ao mudar financeiramente pessoa responsável.
- Antes de preparar as demonstrações financeiras anuais.
- Em caso de circunstâncias imprevistas (inundação, incêndio e assim por diante).
- Ao reorganizar ou liquidar uma organização.
- No caso de estabelecer o fato (s) de abuso, roubo, danos às ações.
- No caso de outra necessidade, que é prevista pela lei aplicável (por exemplo, sob instruções das agências de aplicação da lei)
Aqui estão os casos em que um inventário dos estoques é obrigatório. A base para o seu início é uma ordem do chefe da organização (ou outro documento relevante, por exemplo, uma resolução, ordem).
Comissão de Inventário
Normalmente, em grandes organizações, essa unidade está em constante operação. Inclui o chefe (ou seu vice) no papel de presidente, especialistas principais (contador chefe, chefes de departamento, consultor jurídico, chefe de segurança). Se for necessário fazer um inventário, então uma comissão de trabalho é formada diretamente, na qual todas as pessoas necessárias estão inscritas, cuja jurisdição é a área de trabalho. Além disso, muitas vezes inclui representantes do serviço de auditoria interna ou especialistas de empresas independentes.
Se houver uma pequena quantidade de trabalho e houver uma comissão de auditoria, muitas vezes um inventário será atribuído a ela. No caso de pelo menos um membro do grupo estar ausente durante a verificação, isso dá motivos para acreditar que os resultados são inválidos.
Momento específico
Quando um inventário dos inventários é realizado, então uma pessoa responsável deve participar dele. Embora deva ser notado que, se ele evita cumprir seu dever, submetê-lo à justiça será bastante problemático, já que isso não é definido pela lei aplicável. Neste caso (se não houver uma boa razão para isso), o gerente deve nomear uma nova pessoa financeiramente responsável. Quando a auditoria estiver concluída, ela deve, na presença dos membros remanescentes da comissão, aceitar os inventários realmente confirmados para guarda, o que é confirmado por sua assinatura na folha de inventário.
O que acontece no processo?
Durante o inventário, é necessário resolver uma ampla gama de questões:
- Identifique o estoque atual e compare os dados reais com os indicadores de contabilidade contábil (financeira, gerencial).
- Verifique as condições que contribuem para a segurança dos inventários, a exatidão do registro de suas férias e recepção.
- Certifique-se de que o controle de estoque esteja correto.
- Verifique a facilidade de medição.
Durante o inventário, a pessoa materialmente responsável deve fornecer os membros da comissão com os documentos mais recentes a partir da data de verificação sobre receitas e despesas ou um relatório sobre o movimento de materiais.Para estabelecer a correção dos saldos e evitar manipulações, o presidente marca esses papéis com as palavras “Antes do início do inventário em [data]”. Embora este seja um passo simples, mas ao mesmo tempo muito importante. A partir dele começa o inventário da MPZ.
O que vem depois?
Em seguida, um inventário de itens de estoque disponíveis é realizado. Ou seja, na verdade, é fixado nas unidades apropriadas de quantidade e quantidade de valor. Para comparação, as informações dos dados contábeis são obtidas. Em cada página, é necessário indicar os números de série da propriedade e o número total de unidades de materiais, bem como seu valor monetário. Essa abordagem elimina a possibilidade de mais informações adicionais de uma pessoa financeiramente responsável que distorce o resultado da auditoria. Afinal, não se deve esquecer que os estoques são recursos valiosos. E a pessoa responsável pode usá-los para seu próprio enriquecimento, tentando esconder seus crimes ao máximo (se eles foram cometidos).
Como é um inventário?
De fato, os saldos restantes são registrados após o cálculo, pesagem, medição. Os atos são anexados ao inventário. Se houver materiais armazenados em massa, seu peso ou volume físico será determinado usando a medição e o cálculo técnico. No caso de embalagem intacta, o conteúdo é incluído com base nesses documentos. Mas, ao mesmo tempo, a verificação seletiva de itens individuais é obrigatória.
Ao realizar estas operações, são necessárias pessoas materialmente responsáveis. Essa situação nos permite excluir no futuro possíveis questões controversas. Na última página do inventário, o presidente e os membros da comissão devem fazer uma entrada como segue: “Todos os preços e cálculo dos resultados para os termos, páginas e, em geral, para a lista de inventário de itens de estoque são verificados”. Para certificação, suas assinaturas são usadas. Se esse não for o caso, o estoque e a reavaliação dos estoques são considerados inválidos. Se não houver objeção por parte da pessoa materialmente responsável, então ele também coloca sua assinatura.
Momentos burocráticos
O inventário de estoque deve ser feito em duplicado. Um deles é transferido para o departamento de contabilidade, onde eles compilam uma declaração de classificação. O outro permanece com a pessoa financeiramente responsável. Se o contador não obtiver objeções após verificar os cálculos e dados, ele fará login no inventário. De particular interesse são os valores que estão a caminho. Quando um inventário da planta é realizado na empresa, eles precisam elaborar um ato separado.
O que fazer se um contador identificou discrepâncias?
É impossível ignorar isso. Portanto, uma declaração de agrupamento é elaborada (formulário nº INV-19). Em sua segunda página, os dados existentes são exibidos, bem como excedentes / escassez, são fornecidas informações sobre como resolver discrepâncias. Toda esta informação deve ser certificada pela assinatura do contador. A terceira página indica informações adicionais sobre os excedentes, seus gastos, escassez e sua cobertura.
Vejamos alguns exemplos de como um inventário de estoques pode parecer.
Excedente / escassez identificado
O que fazer neste caso? Como se relacionar com isso? No caso em que um inventário dos estoques foi realizado e os excedentes foram identificados, eles devem ser considerados como outros rendimentos. Como organizar a fiação? Neste caso, estamos interessados no débito 10, bem como no crédito 91 (sub-conta 91-1). O primeiro nos permite mostrar que estamos lidando com materiais. Um empréstimo é necessário para mostrar que esta é outra renda. E se uma falta for detectada? Neste caso, independentemente da sua natureza, precisamos usar a conta 94. Todas as faltas e perdas de danos à propriedade são baixadas para ela.
Desvantagens
Consideramos mais um exemplo. O inventário de estoques está sendo realizado. Foi revelado que há uma falta de material que foi registrado no custo real de aquisição. Neste caso, é necessário usar a conta 94 para débito, enquanto crédito - 10. Além disso, o segundo inclui não apenas o custo real de aquisição, mas também o valor dos custos de transporte e aquisição. Mas você precisa ter em mente que eles se relacionam com o valor do contrato das ações em falta.
Se você levar em conta o preço contábil (contratual) das ações, nesse caso o débito do link 94, o crédito 16 ajudará.Se a última conta não for usada devido a certos problemas organizacionais, em vez de 16 você pode usar 10. Nesse caso, você deve creditar o valor custos de transporte e aquisição. É assim que o inventário fácil é mantido. É claro que, inicialmente para inexperientes, pode parecer complicado, mas um pouco de prática - e todas as postagens serão feitas sem problemas.
Quaisquer faltas ou danos decorrentes devem ser amortizados, dependendo das razões de sua ocorrência. Isso é muito importante. É necessário fornecer ao chefe da organização todas as informações que confirmarão quais medidas foram tomadas para compensar danos materiais. Tribunais de arbitragem, órgãos de aplicação da lei e respostas dessas estruturas podem ser citados como exemplo. Neste caso, o débito será de interesse para as contas 20, 23, 25, 26 (talvez um pouco mais, dependendo da situação) e crédito - 94.
Conclusão
Claro, os estoques são importantes para o funcionamento das empresas. E, a fim de evitar roubo, perda e danos, você deve monitorar cuidadosamente a situação. Mas você não deve ser muito zeloso e constantemente realizar verificações. É possível prever um inventário planejado da MPZ por um ano e vários outros exames de superfície por trimestre. Embora, claro, tudo dependa da empresa, da situação e de vários outros pontos.
E finalmente, quero considerar outra nuance importante. Quando um inventário dos estoques no depósito é realizado e os problemas são identificados, uma folha de comparação é compilada. Ao analisar seus dados, é possível identificar um recálculo por nomes individuais. Por que isso ocorre? Reavaliação é o resultado do fato de que os mesmos nomes de materiais vêm em preços diferentes. A razão para esta situação pode ser que quando os materiais foram feitos de várias matérias-primas, houve certos atrasos.
Para entender, considere um pequeno exemplo. O óleo de secagem natural custa mais do que isso, feito de material artificial. Outro exemplo Uma situação semelhante é observada para os mesmos materiais que têm o mesmo propósito de produção. Por que diferente? E eles têm características diferentes. Por exemplo, surgiu uma necessidade de fabricação e, em vez de pregos de 100 mm, utilizaram-se consumíveis de 90 mm. Mas eles são mais baratos! Nesse caso, surge uma diferença positiva de soma.