O processo de formação de uma reserva de pessoal em condições modernas é um procedimento muito importante, que permite não só resolver rapidamente a questão da substituição de um empregado durante sua ausência, mas também treinar adequadamente um novo, adequado para ocupar uma posição qualificada. Vamos considerar com mais detalhes o processo de formação de uma reserva de pessoal.
O conceito
Sob a reserva de pessoal deve ser entendida uma lista de pessoas que são capazes de executar as funções e tarefas de especialistas em uma determinada posição de um posto superior devido às suas habilidades, conhecimentos e habilidades.
Para entrar na reserva, o empregado deve ter alto conhecimento e ambições para o avanço profissional. Tal promoção deve ser entendida como ocupando cargos gerenciais, o que requer que o candidato da reserva atenda a certos requisitos e características.
Valor de reserva de pessoal
A nomeação de uma reserva de pessoal é declarada na legislação em nível federal. Assim, por exemplo, a ordem do Governo da Federação Russa “Sobre a aprovação do programa federal“ Treinamento e reciclagem da reserva de pessoal gerencial ”refere-se à necessidade de formar gestores qualificados para todas as áreas, especialmente órgãos estatais, que está associada às mudanças socioeconômicas ocorridas no estado. Após a adoção deste documento, foram adicionadas mais algumas contas que determinaram e complementaram o processo de criação de reservas de pessoal nas estruturas e órgãos estatais. Essas ordens foram desenvolvidas por muitos ministérios (Ministério da Administração Interna, Ministério da Agricultura, Ministério dos Transportes, Roskomnadzor, etc.)
O valor da reserva de pessoal também é ambíguo para organizações específicas que pretendem trabalhar por um longo tempo e têm perspectivas de crescimento, cuidam de reduzir riscos de pessoal, especialmente em cargos gerenciais.
Objetivos de reserva de pessoal
Os objetivos da criação de uma reserva são:
- pronta solução de problemas associados com a saída de gerentes-chave;
- economias significativas em custos financeiros e de tempo para a busca, seleção e treinamento de pessoal;
- crescimento profissional dos empregados;
- aumentar a lealdade e a motivação dos funcionários para trabalhar (incluindo a falta de medo entre os “reservistas” da dificuldade de cumprir suas tarefas futuras e tarefas repentinamente atribuídas);
- a formação de funcionários compreensão de seu próprio valor para o empregador
- especialistas em treinamento para futuras mudanças na organização;
- a capacidade de “polir” seu pessoal, que atenderá aos requisitos de sua organização;
- redução na rotatividade de pessoal;
- retenção de pessoal promissor na empresa.
O processo de formação de uma reserva de pessoal é bastante complicado. Requer o envolvimento não apenas do chefe da empresa e do serviço de pessoal, mas também de outros especialistas (advogados, psicólogos, sindicatos, etc.). Neste contexto, as questões da reserva de pessoal são resolvidas, em regra, coletivamente com a ajuda de um órgão especial (ou comissão).
Tarefas principais
A formação de uma reserva de pessoal visa resolver os seguintes problemas:
- identificação do potencial existente entre os trabalhadores;
- a possibilidade de ocupar vagas abertas;
- continuidade do processo de produção e sua eficácia.
Documentos chave
A composição de tal disposição sobre a formação de uma reserva de pessoal deve incluir as seguintes seções:
- metas e objetivos da reserva de pessoal;
- princípios de criação;
- uma lista de postos de trabalho para os quais a reserva de pessoal é formada;
- ordem de formação;
- critérios de seleção para candidatos;
- programa de treinamento;
- critérios para dedução da reserva;
- análise de eficiência do trabalho de reserva.
Esta disposição também pode conter informações sobre amostras de documentos que devem ser emitidos no processo de trabalho com a reserva.
Tipos de reserva de pessoal
Os candidatos devem cumprir integralmente os requisitos para o cargo para o qual são colocados em reserva. No entanto, isso inclui aqueles que têm um alto potencial de progresso profissional, mas que têm menos experiência ou estão insuficientemente preparados. Como regra geral, 2 candidatos são selecionados para cada posição.
Por tipo de atividade, uma reserva de desenvolvimento e uma reserva funcional são alocadas. Em outras palavras, o reservista pode fazer uma escolha entre duas direções de carreira - profissional e gerencial.
No momento da nomeação, um grupo de candidatos atualmente sendo indicado para um cargo mais alto e um grupo de candidatos para os próximos um a três anos são formados na reserva de pessoal.
A reserva de pessoal pode ser interna e externa. Criar um interno é um processo mais estudado que exige menos despesas financeiras. Essa reserva é mais usada na prática.
Reserva externa envolve o envolvimento de candidatos de fora.
Princípios
O gerenciamento de reservas de pessoal da empresa é baseado em certos princípios. Considere os princípios básicos da formação da reserva de pessoal:
- o princípio da relevância - significa que a necessidade de preencher uma posição deve ser válida hoje;
- princípio de conformidade - significa que o candidato deve cumprir os requisitos para o cargo;
- o princípio da prospectividade do candidato.
Como é formado
O atual sistema de formação da reserva de pessoal é um trabalho meticuloso para identificar empregados promissores (ou seu recrutamento) como os mais adequados e que atendam aos requisitos de posições de liderança.
O sistema tem certas regras. A ordem de formação é a seguinte:
- formar um corpo que lida com essas questões;
- desenvolver regulamentos internos, isto é, um documento no qual seja necessário refletir todos os procedimentos para criar uma reserva;
- criar mecanismos para implementar as regras desenvolvidas.
A criação correta de tal sistema é a chave para o sucesso da otimização do número de funcionários em uma empresa.
Esquema de formação em fases
Considere as etapas de formação da reserva de pessoal, que sugerem uma certa seqüência de etapas:
- análise da situação atual:
- avaliação da necessidade de novos gestores ou especialistas para os próximos 1-3 anos;
- compilar uma lista de postos da nova reserva;
- determinar a disponibilidade de especialistas existentes para substituir;
- especificação da lista de especialistas;
- análise do efeito da reserva que foi criada anteriormente.
A seleção dos candidatos necessários para inclusão na reserva ocorre nas seguintes etapas:
- análise de dados de questionários por funcionários;
- realização de entrevista;
- monitorar o comportamento dos funcionários em seus relacionamentos com outros colegas;
- avaliação dos indicadores de desempenho que caracterizam sua atividade laboral, bem como os resultados de suas tarefas específicas;
- certificação de um empregado;
- identificação da conformidade das qualidades identificadas com os requisitos da posição
- comparação de resultados para diferentes candidatos;
- compilar uma lista da nova reserva com uma lista de candidatos para o cargo.
Esta lista tem suas próprias características:
- uma pessoa de cada vez pode aparecer em várias seções: para o futuro próximo e distante, bem como para diferentes opções de posições;
- coletar a quantidade máxima de informações sobre o candidato, por exemplo, dados pessoais, resultados de certificação, avaliação potencial, revisões de colegas, etc.
- fazer recomendações sobre o programa de educação continuada.
A lista assim obtida é aprovada pelo chefe da organização.
O trabalho adicional é estruturado da seguinte forma:
- revendo a lista de candidatos de tempos em tempos;
- reabastecimento da lista, se necessário;
- exclusão da lista de funcionários que deixaram de atender aos requisitos;
- ajuste de programas de desenvolvimento de pessoal;
- análise da eficácia do uso do registro, previsão e mudanças.
Processo de Avaliação de Pessoal
Os principais tipos de avaliação de pessoal:
- sistemática, que é realizada definindo claramente todos os sinais de avaliação (processo, frequência, critérios, métodos de medição);
- não sistemático.
Os principais procedimentos de avaliação são os seguintes:
- elaboração da avaliação - envolve a coleta de informações preliminares;
- avaliar diretamente o funcionário, criando grupos de especialistas que avaliam o nível de conhecimento, habilidades, habilidades e resultados do trabalho do empregado;
- etapa da avaliação, incluindo uma reunião da comissão na seguinte ordem: convite do funcionário e seu líder, análise de materiais, escuta dos interlocutores, discussão dos resultados, formação de conclusão, elaboração de protocolo;
- fase decisória, após a qual se forma uma conclusão que leve em consideração as conclusões e propostas da comissão; no mesmo estágio, são feitas recomendações sobre a necessidade de promover um funcionário a uma posição mais alta.
Como o concurso é realizado?
Separadamente, devemos falar sobre a realização de uma competição na reserva de pessoal. O procedimento para este procedimento também é claramente regulado pelos documentos internos da empresa. Para realizar tal procedimento, são formadas comissões especiais de concurso na organização:
- realizar uma competição para preencher uma vaga;
- para realizar um concurso de formação de reserva.
O processo de concurso só pode ser iniciado se houver pelo menos dois candidatos para a reserva de pessoal. Caso contrário, a competição é considerada falhada.
As principais etapas da competição:
- apresentação de um memorando pelo chefe da unidade ao presidente da comissão de concurso;
- preparação de todos os documentos necessários para a competição;
- 20 dias antes da competição, um anúncio é publicado sobre isso;
- documentos estão sendo recebidos de candidatos;
- as atas da reunião da comissão competitiva são elaboradas;
- realização de um teste competitivo testando os participantes, bem como emitindo uma tarefa competitiva;
- avaliação dos candidatos no concurso;
- seleção concorrente é feita;
- todos os documentos necessários são elaborados para sua adoção.
Características do serviço civil estatal
A fim de facilitar o desenvolvimento do sistema de serviço civil, bem como melhorar o procedimento para a formação e uso efetivo da reserva de pessoal gerencial, é formada uma Comissão sob o Presidente da Federação Russa sobre questões de serviço público e a reserva de pessoal administrativo.
O planejamento e a formação da reserva de pessoal do funcionalismo público estadual costumam levar de um a três anos. O tempo gasto na reserva de pessoal de especialistas individuais também é uma média de três anos, mas com planos de longo prazo para a organização, pode chegar a cinco anos.
Independentemente do momento da implementação do projeto de “reserva” e das capacidades financeiras da organização, o trabalho com a reserva de pessoal deve ser realizado entre as partes interessadas em um formulário aberto (a informação deve estar disponível aos funcionários), este ambiente deve ser competitivo (vários candidatos devem ser selecionados para uma posição de liderança).
Os resultados da atividade profissional são um critério de seleção muito importante, porque não só pode julgar a eficácia do candidato, mas também avaliar os benefícios de colocá-lo na reserva. Tal incentivo intangível de um especialista como inclusão na reserva de pessoal servirá como um bom exemplo para outros funcionários e os motivará para altos resultados de mão-de-obra.
Este conjunto de requisitos não é exaustivo e pode ser formado em função das necessidades da organização no presente e no futuro, no nível de rotatividade de pessoal, bem como nas características sociais, etárias e outras do pessoal. É importante entender que a seleção excessiva pode discriminar os funcionários.
Para gerenciar a reserva de pessoal, geralmente são emitidos atos normativos internos e locais especiais. Por exemplo, uma disposição sobre a formação de uma reserva de pessoal ou uma provisão sobre o trabalho com uma reserva de pessoal. Numa fase inicial da implementação deste projecto, um documento semelhante destina-se a consolidar:
- procedimento de formação de reservas;
- tarefas que são resolvidas criando uma reserva;
- deveres e responsabilidades dos funcionários de formação de reservas;
- ordem e sistema de trabalho;
- reabastecimento da reserva e mudanças em sua composição;
- sistema de relatórios sobre o trabalho de pessoal e o procedimento para manter esse relatório.
Tal documento enfatizará a importância do trabalho, a seriedade das intenções da administração e a atitude atenta em relação aos funcionários.
Juntamente com o regulamento sobre a formação da reserva de pessoal, é compilada uma lista de cargos da reserva de pessoal do serviço público estatal, que, entre outras coisas, determina o número de candidatos para o cargo de reserva. Na maioria das organizações, existem programas para o desenvolvimento de uma reserva de pessoal, retenção de pessoal, bem como listas de reserva em caso de preenchimento de vagas. Deve ser lembrado que os funcionários alistados na reserva de pessoal não devem apenas estar cientes disso, mas também apresentar claramente suas perspectivas e exigências que serão apresentadas a eles no caso de uma promoção real.
O treinamento de “reservistas” pode assumir a forma de treinamento avançado, obtendo uma segunda educação superior, fazendo cursos ou estágios. Uma boa adição é a troca de experiências em reuniões, onde os funcionários compartilharão seus conhecimentos e impressões.
Ao mesmo tempo, é necessário prestar atenção ao fato de que aguardar retornos de especialistas reservados e treinados para uma determinada posição é inútil se o trabalho com a reserva de pessoal não estiver relacionado à estratégia da organização, não for suportado por toda a cultura corporativa, se testes intermediários e análises de rotatividade de pessoal não forem realizados entre funcionários baixa lealdade, falta de vontade de aprender. Mas se tudo for diferente - a reserva de pessoal certamente se tornará um bom fator motivador tanto para os funcionários quanto para a própria organização.
De acordo com a legislação atual, é fornecido um trabalho permanente com uma reserva, cujo objetivo é preparar uma mudança digna para os funcionários líderes e assegurar a continuidade das gerações. Formas e métodos de trabalho com a reserva são determinados pelo chefe da organização ou sua unidade estrutural e os requisitos da posição.
Conclusão
Assim, a criação de uma reserva de pessoal na empresa tem o objetivo de atualizar a equipe de gestão e os especialistas existentes, em detrimento de funcionários próprios e atraídos. Entrar nessa reserva exige que o candidato tenha qualidades especiais, conhecimento, experiência, habilidades e também pressupõe a possibilidade de seu treinamento e treinamento adicional para o nível requerido. A lista de postagens e requisitos para eles na organização é determinada individualmente dentro dela.