Cada oficial tem certos direitos e obrigações relacionados às suas atividades oficiais. Eles são explicados diretamente em sua descrição de trabalho, são indicados no contrato de trabalho. No artigo, analisaremos os direitos e obrigações do gerenciador de documentos nesse sentido. Considere quais requisitos são apresentados a esse funcionário, que ele deve saber qual responsabilidade é fornecida a ele.
Categorias
O que significa “responsabilidades de trabalho de um gerente de documentos da categoria 1”? Esta posição é representada por várias categorias - em termos de formação, experiência profissional do trabalhador:
- Primeiro. A presença de profissionais de ensino superior no campo da gestão de documentos, experiência no cargo de gerente de documentos da 2 ª categoria - pelo menos 3 anos.
- O segundo. A presença de maior formação profissional no campo relevante, a experiência de trabalho como especialista em documentos - pelo menos 3 anos.
- Assistente de documentos. Este empregado deve ter uma formação profissional superior na área de gerenciamento de documentos. O empregador não tem requisitos para sua experiência de trabalho.
Quanto aos deveres de um gestor de documentos, o seu conjunto máximo é fornecido para especialistas da primeira categoria. Mínimo - para trabalhadores que ainda não possuem uma categoria.
Conhecimento profissional
As responsabilidades de um gestor de documentos começam com o fato de que um especialista deve ter um certo corpo de conhecimento necessário para se envolver em atividades oficiais.
O seguinte conjunto padrão é prescrito nas descrições de trabalho:
- Atos normativos, legislativos, legais, ordens, ordens, outras decisões de estruturas superiores relacionadas com a documentação das atividades do empregador.
- As principais disposições do Sistema de Gerenciamento de Registros Estaduais Unificados.
- Padrões para uma estrutura unificada de documentos organizacionais e administrativos.
- Métodos de planejamento, projeto e desenvolvimento de sistemas de documentação.
- Técnicas de design, planejamento, condução de suporte de documentação usando computação e equipamentos de informática.
- Os procedimentos para registro, classificações, armazenamento, exame de documentação de trabalho.
- O procedimento para exercer controle sobre a execução da documentação.
- Requisitos para o tratamento de vários documentos - entrada, saída interna.
- Requisitos para o planejamento e documentação de relatórios sobre os vetores de atividade das unidades estruturais de uma organização.
- Organização do arquivamento.
- Documentos normativos e desenvolvimentos metodológicos no projeto e uso de sistemas automatizados de informações gerenciais.
- Noções básicas de documentação.
- O básico da programação.
- Experiência nacional e estrangeira no campo da documentação de apoio às atividades do empregador.
Conhecimento geral
A responsabilidade do gestor de documentos será também a posse do conhecimento necessário para qualquer membro da equipa, um empregado do sector de serviços, a trabalhar no escritório:
- O procedimento para operar um computador, outro escritório, equipamento de computador.
- Fundamentos da sociologia, ergonomia, psicologia social.
- Fundamentos da economia, bem como gestão de pessoal, gestão, organização do trabalho.
- Legislação trabalhista russa.
- As regras do cronograma interno de trabalho da empresa empregadora.
- Carta, acordo coletivo da organização empregadora.
- As disposições da Constituição russa.
- Normas e regras existentes sobre proteção trabalhista.
- Ética do escritório.
- A cultura da comunicação
- Noções básicas de direito administrativo.
- Regulamentos de segurança contra incêndios.
Liderança em Atividades
Os deveres de um gestor de documentos na escola, numa empresa, numa empresa comercial são também a gestão dos seguintes actos nas suas actividades:
- Constituição da Federação Russa.
- Legislação russa real.
- Carta da organização empregadora.
- O acordo coletivo do empregador.
- Os regulamentos trabalhistas internos na organização do empregador.
- Ordens, decretos, ordens diretas do empregado.
- Descrição do trabalho.
Responsabilidades funcionais de um gerenciador de documentos
Este é um elemento essencial de todas as descrições de trabalho. As responsabilidades de um gerente de documentos em uma organização, é claro, dependem do vetor de sua atividade, do número de gerentes de documentos e de outros fatores.
O conjunto padrão é o seguinte:
- Desenvolvimento e implementação de processos tecnológicos de trabalho com documentação (dados documentais) baseados no uso de equipamentos de informática e de escritório. Isso inclui contabilidade, controle, execução, emissão de certificados, armazenamento operacional.
- Participação no planejamento, organização, melhoria do departamento de gerenciamento de documentos da organização empregadora. Acompanhamento do estado geral do trabalho de escritório.
- Elaboração de propostas para garantir um conjunto de medidas para condições ergonômicas de trabalho, racionalização dos locais de trabalho dos trabalhadores no suporte de documentação da organização.
- Desenvolvimento de sistemas de documentação unificada, folhas de papéis comerciais para diversos fins, nível de gerenciamento, classificadores de dados de documentos.
- Organização e implementação de um sistema de gestão de documentos.
- Medidas para agilizar a composição da documentação, vários indicadores de informação, reduzir o seu número, organizar pesquisas de documentos de negócios.
- Participação na seleção de documentos submetidos ao armazenamento estadual, no exame do valor dos papéis comerciais.
- Participar no estabelecimento de metas, planejamento, projeto, operação e melhoria de sistemas de informação automática, sistemas de gerenciamento de informações.
- Participar no desenvolvimento de tecnologias de informação inovadoras, baseadas no uso de microprocessadores e tecnologia de computadores, design e atualização de bases de dados.
- O estudo e síntese de avançada experiência russa e estrangeira no campo de atividades de suporte de documentação.
- Desenvolvimento de documentação normativa e metodológica no campo de sua competência.
- Participar da seleção, colocação, treinamento e treinamento avançado de pessoal do departamento de documentação.
Naturalmente, as responsabilidades de um gerente de documentos no jardim de infância podem ser um pouco diferentes. A direção das atividades da organização afeta diretamente o preenchimento desta seção da descrição do trabalho.
Segunda variação
Se falarmos sobre as responsabilidades do trabalho de um gerente de documentos na escola, o seguinte conjunto pode ser apresentado aqui:
- Manutenção de registros de acordo com a documentação administrativa.
- Garantir o desempenho total, de alta qualidade e moderno das tarefas oficiais.
- Uso racional de materiais, recursos técnicos como parte do desempenho de tarefas de trabalho.
- Preservação de documentação confiada da divulgação de segredos comerciais e oficiais.
- Registro de correspondência recebida.
- Monitorando a execução oportuna da documentação.
- Preparação e entrega ao arquivo de documentos executados.
- Monitoramento de segurança de documentos comerciais confiáveis.
- Elaboração de relatórios, documentação de planejamento.
- Impressão e duplicação de documentos de escritório.
- Elaboração de minutas de ordens para atividades educativas.
- Emissão de certificados para funcionários e estudantes.
- Manutenção e fornecimento de folhas de horas contábeis (mensais).
- Execução de outras instruções de sua liderança direta.
Direitos Especialistas
Determinamos as responsabilidades do trabalho de um gerente de documentos na instituição. Agora mencionamos os direitos desse trabalhador:
- Fazer sugestões para melhorar a organização do suporte de documentação, sua racionalização no âmbito dos padrões existentes.
- O requisito dos serviços, departamentos, funcionários individuais que preparam a documentação na organização para seguir certos padrões e normas.
- Desenvolvimento e implementação de sistemas de documentação unificados e unificados, planilhas de tempo de documentos de negócios, conformidade com requisitos e diretrizes no campo do gerenciamento de documentos.
Direitos estendidos
Um empregador pode complementar a lista de direitos de um gerente de documentos com as seguintes provisões:
- O direito de solicitar aos gerentes, funcionários da empresa, a documentação necessária para garantir o desempenho.
- O direito de usar uma biblioteca comum, fundos de informação, serviços de unidades sociais, médicas e familiares da empresa empregadora.
- O direito, na forma prescrita, de apelar às ordens do chefe do departamento e da gerência da empresa.
Responsabilidade
As responsabilidades de um gerente de documentos líder, é claro, serão mais amplas do que as responsabilidades funcionais de um especialista comum. Mas ambos são responsáveis por suas atividades. Por padrão, é como segue:
- Por falha em executar tarefas funcionais (indicadas nas descrições de trabalho).
- Para dados de realidade inconsistentes sobre o status da execução de instruções e tarefas.
- Por violação das regras do horário interno de trabalho na organização do empregador.
- Por violação das normas de segurança na empresa, normas de segurança contra incêndio.
Examinamos os direitos e obrigações básicos de um gerenciador de documentos. Como pode ser visto no artigo, o funcionário também deve ter uma certa quantidade de conhecimento ao se candidatar a esse trabalho. Por desempenho indevido de funções, ele é responsável.