É difícil imaginar uma grande empresa, estado ou instituição de ensino, em que não existe tal posição. Agendar reuniões, preparar documentação, trabalhar com correspondência, receber chamadas são apenas parte das responsabilidades da pessoa que ocupa a posição que vamos estudar. Desde 2016, o círculo de funções básicas foi delineado na nova disposição reguladora - o padrão profissional da secretária. Agora pode ser usado como base para a formação de instruções de serviço necessárias.
Recursos de Profissão
Apesar da mudança constante nas listas das profissões mais populares e procuradas no mundo, o cargo de secretário continua bastante difundido. Oficialmente na Rússia, esta profissão existe há três séculos. Em 1720, Peter I aprovou, os requisitos para os funcionários eram bastante altos: alfabetização, conhecimento de leis, capacidade de redigir documentos.
Inicialmente, apenas os homens eram secretários, hoje é principalmente uma profissão feminina. Isto é em parte devido ao fato de que o desempenho das funções de secretariado requer perseverança, diligência, a capacidade de realizar o mesmo trabalho e monótono.
Quais são os requisitos dos gerentes modernos para os funcionários que ocupam esse cargo? O secretário deve ser um usuário confiante em programas básicos de computadores, ser capaz de lidar com equipamentos de escritório, trabalhar com documentação, ter boas habilidades de comunicação (bom discurso, habilidades de diálogo, polidez, etiqueta). Além disso, esteja atento, organizado, disciplinado, emocionalmente estável.
Quanto à educação necessária, não há requisitos rigorosos a este respeito no padrão profissional do secretário. Se você tem uma formação geral, experiência profissional ou cursos especiais são suficientes. No entanto, a presença de um diploma de ensino superior, como regra, dá uma vantagem na contratação.
Padrão profissional
Os requisitos para o trabalho de secretariado adquiriram a forma de um ato regulamentar em 2016. Um padrão profissional generalizado foi adotado para um especialista em apoio documental e organizacional para o gerenciamento organizacional. O principal objetivo da norma é otimizar a política de pessoal. A cabeça pode se concentrar nele ao avaliar as qualidades profissionais do empregado. O documento também é usado na preparação de programas de treinamento para o treinamento de secretários.
Padrão profissional contém:
- lista de funções básicas do trabalho;
- lista de habilidades, conhecimentos, conhecimentos necessários para sua implementação;
- requisitos para nível educacional e experiência de trabalho.
O documento também lista possíveis cargos e requisitos para eles. Inclui, por exemplo, normas profissionais "Secretário da cabeça", funcionário e outros.
A estrutura contém vários blocos semânticos:
- informação geral (designação do objetivo da atividade, codificador);
- mapa funcional (lista de funções de trabalho e categorias de qualificação);
- descrição das funções do trabalho (especificação da lista de funções, habilidades prescritas ao empregado);
- informações sobre desenvolvedores de padrões.
A terceira seção começa com o padrão profissional do secretário-administrador, para a qualificação, nível educacional e experiência de que as exigências mais brandas são feitas.
As principais funções do empregado que ocupa a posição estudada são formuladas da seguinte forma:
- coleta organizada de informações profissionais;
- apoio informativo sobre questões atuais;
- sistematização, documentação e armazenamento de informações recebidas;
- acompanhamento de eventos de negócios;
- criando as condições necessárias para o trabalho do chefe da organização e apoio administrativo.
Descrição do trabalho
Em seu trabalho, o secretário é guiado pela legislação atual, o regulamento da organização, ordens e ordens do chefe, a descrição de seu próprio trabalho. É no último documento que são atribuídas tarefas profissionais que são atribuídas ao funcionário. Começando a desempenhar funções oficiais, o funcionário deve estar familiarizado com as principais disposições das instruções. Suas disposições podem servir como evidência no caso de um conflito de situações de trabalho. Portanto, o conteúdo das instruções deve ser específico. E exclua a possibilidade de dupla interpretação.
A descrição do trabalho do secretário para padrões profissionais é compilada levando em conta as especificidades de uma organização específica e inclui as seguintes seções:
- disposições gerais;
- funções de empregado
- responsabilidade de trabalho;
- direitos do empregado;
- outras condições e requisitos.
As disposições gerais indicam a que categoria o empregado pertence e a quem é subordinado, o procedimento para nomeação e demissão, requisitos para qualificações, conhecimentos e aptidões. A seguir, descrevemos detalhadamente o que é exatamente o funcional do funcionário e quais são os direitos dele. A seção de responsabilidade oficial indica as violações no trabalho pelas quais o empregado pode ser punido.
A descrição do trabalho é aprovada pelo chefe da organização e é levada ao conhecimento do funcionário (sob assinatura).
Profissional padrão "Secretário da cabeça"
De acordo com suas disposições, é desejável aceitar empregados com ensino superior (em nível de graduação) ou educação profissional secundária para este cargo. Além disso, a experiência de trabalho (pelo menos dois anos) é apreciada.
O padrão profissional lista as principais ações trabalhistas de um funcionário:
- coordenação de planos temporários com a cabeça;
- a escolha do formulário de planejamento e a gestão do organizador do chefe;
- coordenação de reuniões, negociações com parceiros, clientes, funcionários;
- informando o líder sobre o horário e a programação dos próximos eventos.
O secretário de um líder deve ter várias habilidades para executar as ações acima. Estabeleça metas, determine a ordem e a prioridade de sua implementação, ajude o gerente na distribuição do tempo de trabalho, garanta a segurança das informações e escolha as formas mais convenientes de notificar sobre os próximos eventos. Usando estas teses, a descrição do trabalho do secretário do chefe do padrão profissional é normalmente elaborada.
Ele também deve estar familiarizado com as especificidades do negócio principal da organização, as disposições da legislação trabalhista e as regras para a realização de negociações comerciais.
As atividades de trabalho listadas do secretário da cabeça incluem várias responsabilidades diferentes:
- planejamento do dia de trabalho;
- organização de conversas telefônicas e viagens de negócios;
- trabalhar com os visitantes na recepção;
- organização de eventos e reuniões de trabalho;
- manter o funcionamento necessário no escritório da cabeça;
- controle sobre a execução de ordens e instruções;
- execução de documentação de trabalho;
- desenvolvimento de atos locais, se necessário;
- armazenamento de documentação;
- organização da interação de informações entre os funcionários e a gerência da organização.
As principais responsabilidades do secretário da cabeça
O cargo de secretário do chefe da organização envolve interação constante com as pessoas e disposição para aconselhar clientes e visitantes sobre questões básicas. Naturalmente, muito depende das especificidades da atividade principal da instituição e da posição da administração.Eles têm um impacto significativo na elaboração da descrição do trabalho do Secretário de acordo com o padrão profissional.
As disposições gerais indicam que a posição pertence à categoria de intérpretes técnicos, define os requisitos para a educação e tempo de serviço de um empregado. A nomeação é feita diretamente pela cabeça. Para formular os conhecimentos e habilidades necessários, um padrão profissional da secretária pode ser usado. Estes incluem: conhecimento dos fundamentos do trabalho de escritório; conhecimento dos métodos de registro e processamento de dados de informação; Propriedade de PC familiaridade com as regras de correspondência comercial e comunicação; conhecimento de regras internas e procedimentos de segurança e muito mais.
A segunda seção das instruções descreve os deveres do empregado. Na terceira seção - seus direitos. Por exemplo, o secretário do gerente tem o direito de se familiarizar com as decisões preliminares relacionadas às suas atividades, fazer sugestões para otimizar seu trabalho, solicitar informações e documentos necessários para realizar as tarefas, etc.
A seção final da instrução explicita as medidas de responsabilidade do empregado em caso de desempenho indevido de funções oficiais, causando danos materiais.
Balconista
A principal tarefa do funcionário é controlar o fluxo de trabalho da unidade ou de toda a organização (geralmente há vários funcionários na equipe que executam essa função). A lista das principais responsabilidades é indicada no padrão profissional do secretário:
- arquivamento e armazenamento adequado de documentos;
- organização de trabalho com documentos;
- a formação de casos de acordo com os requisitos de nomenclatura da organização.
Para se candidatar a esta posição, o candidato precisa de educação profissional secundária.
Durante a organização do trabalho com documentos, o secretário pode receber e processar os materiais recebidos, classificá-los e registrá-los, se necessário, prepará-los para consideração do responsável, redirecioná-los para os executores diretos e manter um banco de dados.
Para garantir o armazenamento adequado de documentos, o funcionário deve ser capaz de desenvolver uma nomenclatura de casos, verificar a exatidão da documentação, formar casos e determinar o tempo de armazenamento, distribuição e arquivamento de documentos.
Antes de os documentos serem enviados para os arquivos para armazenamento, o atendente verifica os termos de seu armazenamento (permanente ou de longo prazo), elabora um inventário interno e elabora as capas dos arquivos.
Referente ou secretário-administrador?
Às vezes pode ser difícil separar a hierarquia dos cargos de secretariado e suas responsabilidades. Qual, por exemplo, é a diferença fundamental entre a secretária assistente e o administrador? Afinal, as funções que eles executam são bastante semelhantes.
A descrição do trabalho do secretário-administrador de acordo com a norma profissional prevê:
- Recepção e distribuição de chamadas telefónicas recebidas;
- organização de trabalho com visitantes;
- implementação de funções de coordenação.
Ele deve estar familiarizado com as regras de etiqueta comercial, conversas telefônicas (com clientes, parceiros, representantes de mídia e outros), ser capaz de manter uma conversa e suavizar uma situação de conflito. As funções de coordenação do administrador são geralmente para manter um registro de movimentos de funcionários, passeios de mensageiro e rotas de motorista.
Ainda não existe um padrão profissional separado para o secretário-referen- te, mas seus deveres são em muitos aspectos similares aos do gerente assistente. Como o administrador, ele trabalha com correspondências, atende chamadas, atende e acompanha visitantes, elabora horários de viagens. No entanto, tudo isso está diretamente relacionado à figura do chefe da organização. Em alguns casos, suas responsabilidades podem ser expandidas, o que é refletido no cronograma de trabalho (pode ser irregular).
Padrões profissionais do secretário do departamento acadêmico
Esses funcionários podem ser encontrados na equipe de uma escola, faculdade ou universidade. O post pertence à categoria de pessoal de apoio ao ensino. Para determinar a funcionalidade básica, o empregador pode usar o padrão geral de um especialista em suporte de documentação. O Ministério do Trabalho ainda não aprovou um padrão profissional separado para o secretário da unidade educacional da instituição de ensino. Para o trabalho, a educação profissional (secundária) no campo do trabalho de escritório ou treinamento vocacional com base na educação geral é necessária. Não há requisitos rigorosos para a disponibilidade de experiência de trabalho.
Enquanto nesta posição, o empregado:
- aceita correspondência, transfere-a para o chefe da organização educacional e artistas;
- realiza papelada (incluindo eletrônica);
- prepara ordens de projecto para o contingente de estudantes;
- elabora arquivos pessoais de estudantes;
- mantém o controle das horas de ensino dos professores;
- faz pedidos, cartas;
- exerce controle sobre a execução de ordens e instruções da cabeça.
Secretário Científico e seus deveres
Este post pertence ao campo da ciência. Secretários científicos são procurados em universidades, institutos de pesquisa, academias, organizações científicas. Como regra, eles fornecem o trabalho de pesquisadores e conselhos de dissertação. O padrão profissional do secretário científico envolve o planejamento de eventos científicos (reuniões, conferências, mesas redondas), sua organização e conduta, a preparação da documentação relevante e o monitoramento da implementação das decisões tomadas.
Funcionários com diploma científico, experiência em trabalhos organizacionais e científicos (pelo menos 5 anos) e publicações em publicações revisadas por pares podem ser indicados para esta posição.
Secretário Científico:
- coleciona propostas no plano anual de desenvolvimento científico e pesquisa;
- controla a implementação atempada de planos temáticos estabelecidos de trabalho científico e a preparação de relatórios relevantes;
- prepara planos de trabalho para o conselho científico (científico e técnico), monitora a implementação de suas decisões;
- considera os materiais necessários para conferir a classificação acadêmica e defender uma dissertação;
- prepara propostas para um plano de publicação de artigos científicos;
- desenvolve critérios para avaliar o desempenho dos funcionários para certificação;
- formula propostas para treinamento avançado e estágios para cientistas.
Funcionalidade do porta-voz
Profissão muito “jovem”. Na Rússia, começou a ganhar popularidade em meados dos anos 90 do século passado. No padrão profissional do secretário, o nome deste post não é alocado separadamente. Mas para muitas organizações, ter esse funcionário é uma necessidade urgente. É ele quem forma a opinião pública sobre a empresa. As principais responsabilidades incluem: organização de conferências de imprensa; o conteúdo do site da organização; preparação de comunicados de imprensa; Planear campanhas de informação (na imprensa, nas redes, na televisão) visando criar uma imagem positiva da empresa.
O padrão profissional do secretário de imprensa estipula que o candidato deve ter um diploma universitário em jornalismo, publicidade, filologia ou relações públicas. Experiência de trabalho (a partir de 3 anos) no campo relevante, competente fala oral e escrita, o conhecimento de uma língua estrangeira também são desejáveis.