O negócio estatal e a esfera do trabalho administrativo são o ramo mais importante da vida pública de qualquer estado. Informações documentadas são dados legais. As atividades legislativas contribuem para a construção da lei e ordem civil e bem-estar, que são muito importantes.
O conceito de informação documentada
Tal designação, à primeira vista, não é usada com muita frequência na jurisprudência, mas ao mesmo tempo é muito importante. Com base na legislação federal, as informações documentadas são um tipo de conjunto de determinados dados que são registrados em um meio tangível para fins de segurança.
Além disso, este material pressupõe a presença de detalhes sobre as fontes disponíveis de sua origem, o que em geral permite determinar a natureza desses dados ou suas mídias, independentemente da forma de apresentação. Sem eles, o conceito de informação documentada realmente perde seu significado. Os requisitos executam inerentemente duas funções fundamentais - informação e certificação de segurança. Por outras palavras, por um lado, contêm os dados necessários e, por outro lado, impossibilitam a falsificação de documentos.
Organização Internacional para Padronização
O gerenciamento de informações documentadas é regulado por uma variedade de atos legais, decretos federais, ordens, documentos normativos internacionais. Assim, a Organização Internacional para Padronização (ISO) continuamente participa diretamente no desenvolvimento de dogmas, regras e regulamentos relativos à formação, armazenamento, uso da informação. Desenvolvimentos estão sendo feitos no sentido de eliminar as violações da discrepância no conteúdo da realidade, na formação de requisitos para a forma de apresentação de dados.
Sinais de informação documentada
O primeiro sinal e o mais importante é a presença de um portador de material. Como tal, absolutamente qualquer objeto do mundo circundante pode agir, incluindo objetos e campos físicos, onde certas ações ou informações são exibidas. Os mesmos dados podem ser gravados em diferentes mídias. Também será verdade que diferentes materiais podem ser documentados no mesmo site.
A próxima característica mais importante da informação documentada é a capacidade de identificar o material gravado. Isso é fornecido usando o papel de suporte de adereços. Sua presença ajuda a estabelecer o propósito dos dados, sua natureza, fonte, tempo de documentação. Em alguns casos, os detalhes fornecem o grau necessário de proteção de uma determinada amostra na forma de uma assinatura digital eletrônica anexada.
A terceira característica da informação documentada é a capacidade de selecionar várias variações e formas que transmitem seu conteúdo. Ele também pode ser armazenado em várias mídias de várias formas sem perder seu conteúdo e detalhes. Ou seja, o armazenamento de informações documentadas implica a possibilidade de copiá-las. Esses materiais podem existir sob a forma de várias modificações.
Gerenciamento de Informações do Documento
De acordo com a versão da International Organization for Standardization, informações documentadas são dados que devem ser armazenados e usados sob controle especial. Na esfera da subordinação está, diretamente, o portador de uma natureza material na qual esse material é armazenado.O conjunto de requisitos para o gerenciamento de informações documentadas é apresentado na seção nº 7 da ISO 9001: 2015. Se você tentar resumir e descrever essas teses de obrigações, elas terão a seguinte forma:
- análise regular do nível de acessibilidade da informação na medida do necessário, no local onde for necessário e no momento em que for necessário;
- avaliação regular do grau de segurança dos dados documentados;
- resolução de questões relativas à organização dos processos de distribuição, busca, controle de acesso e uso da informação;
- avaliação do impacto de processos eficazes para proteger e armazenar documentos de vários erros, por exemplo, se sua legibilidade é garantida;
- verificação do cumprimento das regras de apreensão e armazenamento.
O que acontece?
As formas de informação documentada dependem principalmente da natureza do seu meio material. Existem vários tipos principais. O mais comum:
- papel;
- gravações de som;
- materiais de vídeo;
- informações documentadas eletrônicas.
Variedades de dados em mídia tangível
As informações, além da versão de muitos pesquisadores, além dos critérios de ordem e do grau de organização, são divididas em documentadas e não documentadas. Qual é a diferença entre eles?
Documentado é uma forma organizacional específica de existência de informação. O propósito da existência deste tipo de dados está relacionado ao bem-estar público e ao estado de direito. Os tipos de informações documentadas podem ser diferentes. Afinal, tudo depende do critério de classificação adotado como base.
Para critérios de acessibilidade, a informação é:
- com acesso limitado;
- material secreto de estado;
- tipo confidencial;
- com acesso ilimitado, público.
Se possível, acontece:
- distribuído livremente;
- dados cuja divulgação é estritamente proibida;
- Informações divulgadas de acordo com a lei federal;
- material, cuja divulgação é possível por acordo de um certo círculo de pessoas.
Propriedades de informações documentadas
Informações documentadas são dados que existem em certas condições objetivas e possuem vários recursos.
Suas propriedades incluem:
- caráter fixo, isto é, posse de sua fonte, o momento da documentação e a obrigação de armazenar;
- relevância - a capacidade de atender aos requisitos de um consumidor em potencial, para atender às solicitações;
- valor - dados adequados ao propósito;
- completude - a relação ideal entre informação recebida e necessária;
- utilidade - o grau de sua necessidade;
- confiabilidade - exibe o nível de objetividade da informação;
- novidade - relevância, uma vez que os materiais documentados são uma explicação de informações que podem se tornar desatualizadas ou deixarem de ser válidas;
- pontualidade;
- acessibilidade - a capacidade do consumidor de receber livremente dados;
- segurança - falta de acesso não autorizado;
- ergonomia - a relação ideal entre volume e forma de dados para um consumidor em particular;
- adequação - correspondência da informação com a realidade, prontidão para refletir as condições objetivas reais.
Protegendo informações documentadas na lei russa
Três fontes de lei federal fornecem designação de informação documentada. A primeira fonte fornece uma interpretação restrita. Afirma que a informação documentada é a gravação de dados importantes usando um meio material através do processo de documentação dos dados necessários, onde há detalhes que tornam possível identificar, designar ou determinar seu meio material (lei de informação, Artigo No. 2).
Outra fonte tem uma interpretação mais ampla.Afirma que um documento significa a presença de um meio com informações gravadas de natureza textual, sonora ou gráfica. Seu conteúdo destina-se à transmissão para o propósito pretendido em um horário específico.
Exemplos de dados documentados
As informações documentadas são atos legais, documentos, arquivos armazenados para diversos fins. As informações armazenadas na grande maioria dos casos são destinadas ao uso público. Exemplos incluem:
- actos jurídicos, quadro regulamentar;
- documentos que contenham informações sobre situações de emergência de caráter ambiental, demográfico, sanitário-epidemiológico, meteorológico;
- documentos contidos em coleções de bibliotecas e outros fundos diversos de sistemas de informação;
- informações de meios de comunicação e outras informações públicas de acordo com a legislação da Federação Russa.
Com base no exposto, vale a pena notar que, no total, os documentos e as informações documentadas são os elementos mais importantes da segurança do Estado e do bem-estar público. Muitas vezes, é um repositório de informações estrategicamente importantes para o estado. É por isso que esse tipo de informação deve ser cuidadosamente armazenado, levando em conta os requisitos estipulados pela legislação estadual.