A documentação da auditoria permite que você crie uma base para tirar conclusões sobre a exatidão do procedimento e a suficiência, profissionalismo e precisão das ações dos auditores que implementaram o evento. A partir dos documentos elaborados durante a auditoria, você pode obter a quantidade necessária de dados para a análise das atividades de auditoria e sua avaliação.
A documentação da auditoria permite estabelecer o controle sobre o controle, independentemente de uma auditoria interna ter sido organizada ou de uma organização terceirizada estar envolvida. Se a situação de conflito chegou ao tribunal, são os documentos formados durante a auditoria que ajudarão a defender sua posição na instância estadual, mesmo que o cliente esteja convencido de que o serviço foi prestado de forma insuficiente.
Documentação: auditoria e papel
É inaceitável negligenciar o desenho de documentos oficiais. Uma das principais tarefas de um especialista em auditoria é compilar cuidadosamente, de maneira estabelecida, informações que sejam pelo menos de alguma importância para a conclusão, bem como uma que possa ser usada para provar a posição de uma delas. Além disso, deve ser lembrado que, para a condução da auditoria, foram introduzidos padrões federais, que devem ser cumpridos sem falhas. A documentação correta e correta da auditoria, os documentos de trabalho do auditor servirão como evidência de conformidade com as regras estabelecidas no nível estadual, o que ajudará a proteger seus interesses em caso de conflito com o cliente.
Por documentação, é costume entender tais materiais, documentos formados durante a auditoria, nos quais o auditor trabalhou. Isso também inclui dados fornecidos pelo cliente ao auditor, armazenados por um especialista, conforme as condições de verificação exigirem. Neste aspecto, documentar a auditoria de uma pequena empresa tem os mesmos requisitos de trabalhar com uma empresa de médio e grande porte.
Negligenciar é inaceitável!
Por que a organização da auditoria sempre inclui planejamento de trabalho com uma enorme quantidade de documentos oficiais? Existem várias justificativas para tal fluxo de trabalho e oficialismo adotadas entre especialistas e empresas que organizam inspeções.
Se o auditor puder fornecer um plano de auditoria e documentação de trabalho, com base nos quais uma conclusão final foi feita, isso significa que a auditoria foi conduzida de uma maneira completa e de alta qualidade. Mas no caso quando nenhuma documentação de trabalho foi formada durante a auditoria, eles dizem que o cheque era "falso". Podemos seguramente assumir que o relatório de auditoria foi feito literalmente do zero. Se tal posição puder ser provada em tribunal, a empresa perderá sua licença para atividades de auditoria.
Aspectos importantes
A razão especificada não é a única, que obriga a tratar cuidadosamente, com cuidado, a questão de documentar a auditoria. Assim, é a presença de documentos oficiais que permitem monitorar com que eficiência e eficiência a pessoa responsável pela auditoria cumpriu suas tarefas. Os supervisores podem monitorar o progresso do trabalho e tomar medidas dependendo dos indicadores.
Se uma entidade econômica estava insatisfeita com o relatório de auditoria, a documentação gerada no fluxo de trabalho pode ser um fator-chave para ajudar a defender a posição. Em alguns casos, basta apresentar esses documentos para fundamentar as conclusões, em outros casos será necessário comprovar seu caso no tribunal.Deve ser lembrado que o tribunal é uma instância bastante burocrática, que presta muita atenção se todos os documentos foram elaborados em tempo hábil. Ou seja, o plano de auditoria e outros documentos podem ser um aspecto decisivo, comprovando a validade da empresa de auditoria.
O que mais procurar?
Normas de auditoria, documentação de auditoria não foram inventadas por acaso. Trata-se de uma abordagem minuciosa, atenta e meticulosa à papelada que permite alcançar a maior otimização do fluxo de trabalho, ou seja, minimizar os esforços, tempo gasto pela equipe nas atividades planejadas. Se os documentos forem padronizados, executados sistematicamente, sem perder pontos importantes, o auditor pode processar rapidamente todas as informações contidas neles, analisá-los e fornecer um resultado preciso e confiável.
Ao mesmo tempo, o auditor tem o direito, em cada caso, de decidir qual volume de documentação do processo de trabalho é necessário e o que se tornará um desnecessário desperdício de tempo. Ao mesmo tempo, os padrões de documentação de auditoria são levados em conta, mas a chave será a opinião profissional, "instinto". O examinador considera um grande número de perguntas durante o processo de trabalho e, de acordo com as regras, não há necessidade de refletir cada uma delas na documentação. A documentação é feita apenas de aspectos importantes e significativos.
Posição oficial
Os critérios de auditoria foram formulados pela primeira vez em 2006, quando as normas internacionais de auditoria entraram em vigor. Mesmo assim, indicou-se que a documentação da auditoria foi realizada para que a opinião do auditor fosse adequadamente expressa, bem como para se ter evidência da auditoria de acordo com as normas internacionais, leis e requisitos aplicáveis. Os requisitos em si no padrão atualizado foram revisados no sentido de aperto. Como os autores das inovações explicaram, isso foi feito para melhorar a qualidade dos testes realizados.
Além do objetivo principal, ou seja, melhorar a qualidade, atualizar os requisitos, havia também outros adicionais, cuja realização parecia possível através da melhoria do sistema de gerenciamento de documentos durante as inspeções. Em particular, os auditores foram capazes de assumir plenamente a responsabilidade pelas tarefas executadas, estar cientes disso e também provar sua posição se o representante do cliente discordar. Como a documentação é realizada em todas as fases da execução do trabalho, os relatórios gerados durante o processo são bastante completos e dão uma ideia do grau de conclusão das tarefas, o que é importante tanto para a auditoria atual como para acumular experiência útil no futuro. Se a equipe de auditores tiver a oportunidade de colaborar com um especialista mais experiente nesse campo, é através dos documentos gerados durante o processo de trabalho que recebe uma avaliação qualitativa de terceiros da tarefa que completou.
Aspectos de trabalho
Se você consultar as recomendações oficiais sobre o formato e o formato da documentação de auditoria que reflete o processo de trabalho, você poderá encontrar conselhos persistentes para excluir documentos desnecessários dos arquivos. Em particular, não há necessidade de armazenar projetos que foram substituídos por outros mais avançados no decorrer do trabalho, não há necessidade de armazenar cópias de relatórios que foram posteriormente refeitos, reformulados. Conclusões, registros que não contêm informações úteis, incluindo descobertas preliminares, também são excluídos dos arquivos. Não há necessidade de armazenar documentos que foram corrigidos no futuro, bem como cópias adicionais.
A preparação de documentos relacionados à auditoria não é uma tarefa fácil, portanto, recomenda-se confiar a auditores experientes com uma compreensão das regras de gerenciamento de documentos e trabalho de escritório.Ao mesmo tempo, os artigos são formados de tal forma que até mesmo o especialista que não participou diretamente da auditoria poderia tirar conclusões sobre as características do evento a partir da documentação. O volume de trabalho realizado, sua natureza e tempo gasto nele devem ser óbvios. Certifique-se de refletir os resultados, evidências, conclusões feitas para obter o procedimento. Considera-se importante registrar os aspectos significativos que surgiram durante a auditoria, bem como os resultados obtidos durante o estudo.
Atenção máxima a tudo importante
Corretamente, a documentação compilada profissionalmente inclui necessariamente um volume de informações do qual é possível formar um plano de verificação claro, monitorar a execução de tarefas de trabalho e elaborar uma conclusão que reflita a situação real no sujeito econômico estudado. A documentação deve incluir informações que confirmem claramente que a auditoria foi implementada levando em consideração as leis, requisitos, regulamentações e atos legais que regem essa esfera de prestação de serviços em nosso país.
Auditoria: um assunto delicado
Uma das tarefas importantes do auditor responsável pela documentação do fluxo de trabalho não é apenas garantir totalmente a auditoria com documentos oficiais, mas também organizar isso no prazo, sem demora. Assim que um estágio específico do trabalho começa, um documento é preparado para ele, refletindo todos os dados para essa etapa. Ao mesmo tempo, a documentação que descreve o estágio pode ser dividida em três grupos: formados no início do trabalho, no processo, no final da etapa de verificação. No momento da recepção do relatório de auditoria pelo cliente, todos os documentos em todas as etapas devem estar prontos, elaborados de acordo com as regras de gestão de documentos em vigor no estado.
É importante ou não?
Dos padrões, segue-se que apenas os dados que foram documentados da maneira prescrita são significativos. As informações transmitidas verbalmente pelo auditor ao cliente não constituem confirmação de que o pedido foi executado. Os resultados orais não podem ser uma opinião de auditoria. Ao mesmo tempo, é permitido dar explicações verbais, esclarecimentos dos dados especificados na opinião escrita.
A documentação de trabalho contém dados classificados como evidência. Eles são considerados as principais fontes de informação com base nas quais uma conclusão é formada. Tais certificados podem ser usados ao gerar declarações fiscais, bem como ao processar outros valores mobiliários em várias instâncias.
Nós consertamos tudo!
Quando o auditor prepara a documentação descrevendo o fluxo de trabalho, sua tarefa é descrever detalhadamente todos os aspectos significativos. Ao caracterizar os procedimentos, o especialista prescreve sua natureza, prazos alocados para a execução, a escala dos dados realizados, sobre quem trabalhou na tarefa. Ao mesmo tempo, supõe-se que os cargos mais altos controlam o processo de trabalho em todas as etapas, e não é necessário inserir evidências desse fato em nenhum lugar.
A abordagem certa para o pessoal é a chave para o sucesso
A manutenção da documentação descrevendo o processo de verificação de uma entidade econômica começa no momento em que um representante do cliente envia uma carta de solicitação para o endereço da empresa de auditoria. O contratado nomeará um auditor responsável, que será o principal especialista nessa tarefa. É a sua área de responsabilidade - documentar a auditoria no âmbito da cooperação com um determinado cliente. Os assistentes geralmente são designados diretamente para auxiliar o auditor líder, que é o único responsável pelo controle da equipe. Mas tal esquema é preliminarmente acordado com a equipe de gestão, e é obtida permissão para isso. Uma abordagem especial é praticada se a empresa de auditoria tiver um grande volume de pedidos, levando ao aumento da carga de trabalho dos principais especialistas.Em tal situação, é possível confiar o trabalho aos assistentes apenas se houver informações confiáveis sobre seu alto nível de profissionalismo.