Como organizar as coisas nas pastas? Por que a nomenclatura é necessária e o que é geralmente aceito como significando por este termo? Como armazenar arquivos, pastas e como mais você pode organizar a documentação na empresa? Atualmente, o trabalho de escritório é um complexo de tarefas que requer uma abordagem sistemática e maior precisão. Sobre o que é a nomenclatura de assuntos e para que se destina, deve conhecer não apenas os funcionários responsáveis pelo fluxo de documentos dentro da empresa, mas também todo o pessoal de gestão interessado em manter o controle sobre os processos de trabalho da organização.
Terminologia geral
Considerando-se qual é a nomenclatura dos casos, é necessário, antes de tudo, observar que esse termo é utilizado para denotar esse método de sistematização, que envolve a formação de uma lista de casos instituídos dentro do empreendimento e instituição. Para cada um deles, os períodos de armazenamento são claramente prescritos, enquanto se concentra nas regras que entram em vigor pelas leis atuais do nosso país.
Teoria e Vida Diária
Qual é a nomenclatura dos casos em aplicação prática? Este é um esquema de distribuição que ajuda a agrupar a documentação executada, criando assim casos. Para fazer isso, a empresa aprovou o esquema, classificação e, em seguida, aplicado na prática. Um índice de índice também é introduzido para casos, documentos. Você deve especificar a duração do armazenamento e determinar o design do índice do cartão, usado como material de referência e usado para pesquisar a documentação a partir do número de não atendido. Ao responder a questão de qual é a nomenclatura dos casos, deve-se notar que o termo é usado para designar tal documento contábil, que regula o trabalho dos departamentos responsáveis pelo trabalho administrativo, arquivos. A nomenclatura define claramente todos os casos, a duração do armazenamento é dentro de uma década, ou seja, aqueles que pertencem ao número de documentação de armazenamento temporário.
Por que isso é necessário?
Quem precisa saber qual é a nomenclatura dos casos, como colocá-la em prática? Em primeiro lugar, estas são as pessoas responsáveis pela organização do fluxo de trabalho na empresa, bem como o chefe da instituição, entidade legal. A nomenclatura ajuda a encontrar rapidamente o documento necessário se a espécie ou o conteúdo for conhecido. A qualidade da formação, execução da nomenclatura de casos determina a rapidez com que será possível trabalhar com documentação dentro das paredes da instituição. Atualmente, o fato da disponibilidade de nomenclatura é estabelecido como obrigatório para qualquer entidade legal, seja uma instituição ou organização, empresa.
No nível estadual, o Serviço de Alfândega do Estado Unificado foi adotado - esse é um sistema que descreve as regras para manter a documentação. Nos anexos, você pode encontrar a amostra atualmente relevante da nomenclatura dos casos. Além disso, essa fonte sistemática de informações de um único estado reuniu todas as disposições que precisam ser guiadas pelo desenvolvimento e implementação da nomenclatura de casos por um ano em uma instituição ou empresa.
Recursos de pergunta
Atualmente, no trabalho de escritório, a nomenclatura é um conceito complexo que inclui vários tipos e grupos de documentação. Costuma-se falar de uma nomenclatura típica, aproximada e específica.Os indivíduos são geralmente introduzidos no nível da instituição como um todo e de uma unidade estrutural separada.
Nomenclatura típica exemplar é chamada para combinar documentação que é similar em natureza e composição. O modelo também regula o sistema de indexação específico, que é usado dentro de uma determinada agência. É necessário aplicar tal lista de nomes de casos. Mas a abordagem aproximada é de natureza consultiva, embora, no caso geral, seja razoável e conveniente aderir a ela, já que ajuda a simplificar todo o volume de documentos oficiais que se acumulam na empresa.
O sistema como base de ordem
Qualquer empreendimento moderno precisa sistematizar a presente documentação, e é a nomenclatura que representa tal guia de classificação que pode resolver os problemas da organização. Este é um documento onde os nomes de todos os negócios da empresa que podem ser iniciados são indicados linha por linha. Ao mesmo tempo, é claramente explicado quanto tempo o papel precisa ser armazenado. A nomenclatura da contabilidade, serviços de pessoal, a empresa como um todo deve ser aprovada pelo seu chefe.
Os principais objectivos da introdução da nomenclatura
Tal documento oficial simplifica a sistematização do fluxo de trabalho interno. Na verdade, esse é um plano que explica claramente quais algoritmos devem ser usados para distribuir documentos executados e em quais assuntos eles devem ser colocados. Isso forma o sistema de arquivamento da empresa e facilita a orientação entre os recursos de papel acumulados.
Ao mesmo tempo, a nomenclatura de assuntos de pessoal, contabilidade, bem como a geral para o empreendimento, contém uma definição clara de intervalos de tempo em relação a diferentes categorias de documentação. O sistema estruturado explicita exatamente quanto tempo armazenar documentos organizados em um caso específico. Ao criar um caso usando documentos executados, você deve imediatamente assumir quanto tempo o prazo de validade será. Este estágio é chamado de exame primário, que permite identificar o valor da documentação.
Índice, sistema e informação básica
A nomenclatura de casos declara oficialmente por qual sistema é necessário indexar casos. Esta informação é relevante para o registro, uma vez que o índice estabelecido pela nomenclatura é um elemento do número de registro atribuído a cada documento individual na empresa. A nomenclatura é uma referência informativa que permite analisar rapidamente as características estruturais de uma entidade jurídica específica.
A documentação é usada quando é necessário criar uma lista de casos. Isso é relevante para o armazenamento de títulos, que, por lei, tem um prazo de mais de uma década, incluindo o armazenamento permanente. Isso torna a nomenclatura dos casos o principal documento contábil usado nos departamentos responsáveis pelo trabalho administrativo na empresa.
Contabilidade e desenvolvimento adicional
Muitas vezes, a nomenclatura de casos é o documento mais conveniente através do qual um sistema de contabilidade é implementado na empresa, o que permite controlar assuntos temporários, ou seja, destinados a armazenamento por uma década.
Outro propósito importante da nomenclatura de casos é a sua aplicabilidade na formação de um arquivo de cartão de referência, necessário para manter informações relevantes sobre a documentação executada. O sistema de classificação usado na formação da nomenclatura se torna a base para a criação de um arquivo que fornece informações de referência sobre o fluxo de documentos dentro da organização.
O que parece?
Uma amostra de nomenclatura de casos pode parecer a seguinte.
Ao preparar a documentação, é necessário indicar seus nomes da empresa, departamentos para os quais a nomenclatura é inserida, bem como as datas atuais.
Isso é importante!
Às vezes, parece para o empreendedor que, com um fluxo de trabalho relativamente pequeno, a introdução da nomenclatura é apenas uma bagunça, uma "papelada" excessiva que não trará benefícios reais. Essa abordagem para a questão é categoricamente incorreta. É necessário introduzir o correto, adequado, tendo em conta a nomenclatura da organização em particular em qualquer empresa moderna. Ao desenvolver um documento, é necessário garantir que ele cubra todo o volume do fluxo de trabalho da empresa, incluindo os estágios de criação. É necessário que todos os setores das atividades, processos e atividades da empresa estejam refletidos na nomenclatura.
Você pode ler os requisitos geralmente aceitos para a preparação de tal documento normativo em atos legais adotados em nível estadual. As regras de trabalho introduzidas para os arquivos das empresas, as instruções padrão que regem a circulação de documentos das empresas são dedicadas a isso. Em 1988, foi desenvolvido um sistema estadual de apoio à documentação, que ainda é relevante hoje em dia. Documentos regularmente adotados em nível estadual estão sendo finalizados levando em conta as realidades de nossos dias, incluindo o uso de computadores eletrônicos, enquanto as teorias básicas de sistematização e classificação permanecem as mesmas.
Formulários de Item
Na versão clássica, este documento é compilado como uma tabela. Índices, classificações tornam-se a base para os processos de registro da documentação gerada dentro da empresa, procedendo desta para os destinatários externos e aceitos para processamento de fontes externas. Uma nomenclatura bem compilada é uma ferramenta conveniente para a formação de outros classificadores que necessariamente acompanham o processo de trabalho de escritório de qualquer empresa moderna. Assim, uma revisão preliminar da documentação geralmente requer um classificador de questões, áreas para discussão. Além disso, classificadores especiais são necessários para a documentação executada. Ao introduzir um sistema eletrônico, é necessário desenvolver navegadores, representações que reflitam diferentes unidades estruturais e performers. Além disso, com base na nomenclatura de casos, você pode desenvolver um sistema que permite organizar a documentação sujeita a controle especial, bem como outros tipos.
A nomenclatura pertence à categoria de documentação de planejamento. Nele você pode encontrar os títulos dos casos propostos para planejamento, contabilidade em diferentes direções de atividade, atividade econômica do empreendimento. As funções atribuídas à empresa são visíveis a partir da nomenclatura. O documento está preparado para o próximo ano, por isso é necessário colocar nele não apenas as capacidades e necessidades disponíveis do fluxo de trabalho, mas também aquelas planejadas em um futuro próximo. É desejável que, ao compilar a nomenclatura, seja possível prever com bastante precisão as necessidades do sistema de gestão de documentos na empresa nos próximos cinco anos, embora isso nem sempre seja viável nas atuais condições econômicas difíceis que forçam as empresas a se ajustar.
Realidade e plano
Na aplicação prática, na maioria das vezes a nomenclatura dos casos é considerada como documentação contábil, o que se deve à presença de um número, um índice para cada cabeçalho listado. O registro final da nomenclatura, resumindo os resultados do ano, permite concluir sobre o número e as categorias de casos instituídos no último período. Você também pode calcular, sem fazer esforços especiais e sem perder tempo em vão, o número de casos, volumes, instituídos ao longo do tempo passado. Isto dá uma descrição quantitativa do fundo documental, o sistema de fluxo de trabalho. A necessidade de tal análise surge tanto no âmbito de uma unidade estrutural separada como na organização como um todo.
A nomenclatura que atua como registros contábeis pode ser usada quando os arquivos são transferidos para o arquivo.Isto é verdade principalmente para aqueles destinados a armazenamento temporário - não mais do que uma década. A nomenclatura também fornece uma base conveniente para a formação de um inventário, que inclui casos destinados a armazenamento em uma base contínua ou temporária, se o período exceder uma década. A nomenclatura é conveniente quando é formado um inventário de casos contendo documentação sobre o pessoal da empresa, bem como atos que consertam a destruição de documentos, a alocação de papéis que não precisam ou não podem ser armazenados.
As especificidades de certos tipos de organizações
Uma medida compulsória será a compilação de uma nomenclatura para qualquer instituição estadual. Este documento deve estar presente em entidades jurídicas territoriais municipais e subordinadas. Tal procedimento obrigatório se deve ao fato da transferência de documentação gerada em organizações, instituições de armazenamento nos arquivos do município ou no nível federal.
Se estamos falando de uma organização privada, então a formação da nomenclatura também é necessária, mas os requisitos que se aplicam a ela são muito menos rigorosos. Por um lado, o documento também é multifuncional - não depende da participação do Estado na empresa. Recomenda-se desenvolver uma nomenclatura no momento em que uma entidade legal está apenas sendo criada. Durante a incorporação, é necessária a reformulação de tal sistema para a classificação do fluxo de documentos, se ao mesmo tempo for criada uma nova entidade legal. De acordo com as regras, o desenvolvimento da nomenclatura é uma tarefa extremamente prioritária, e é necessário trabalhá-la antes mesmo da formação da instrução descrevendo as regras do fluxo de trabalho.