As viagens de negócios são representadas por viagens de negócios durante as quais os funcionários da empresa resolvem problemas importantes para a organização. Viagens podem ser dentro da Rússia ou em outros países. Eles são pagos pelo empregador, para o qual o funcionário prepara um relatório de despesas em uma viagem de negócios. Este documento inclui informações sobre quanto dinheiro foi gasto na viagem. Com base neste relatório, o contabilista deve transferir para o empregado o montante necessário de fundos para cobrir os custos incorridos.
Conceito de documento
Para viagens de negócios, o relatório preliminar de 2017 foi compilado na forma de AO-1. Em 2018, a forma deste documento permaneceu inalterada. Este documento é aprovado pelas autoridades estatísticas, mas cada empresa tem a oportunidade de fazer qualquer acréscimo a este relatório.
Você pode não apenas adicionar novas colunas, mas também excluir algumas linhas consideradas redundantes. O relatório de despesas em uma viagem de negócios é apresentado pelo documento contábil principal. Ele serve como confirmação de que os fundos emitidos para o empregado para a viagem foram enviados para um propósito ou outro.
Nuances de compilação
Compilar um relatório de despesas em uma viagem de negócios é bastante simples. Este processo é realizado por uma pessoa responsável ou um funcionário representativo que recebeu uma certa quantia de dinheiro para a viagem do chefe da empresa. Para garantir que esses fundos sejam realmente usados durante a viagem de negócios, um relatório é compilado e transmitido ao contador da empresa.
O relatório é verificado pelo contador-chefe e depois transferido para o diretor para assinatura. Se o empregado gastou mais do que o que recebeu antes da viagem na forma de adiantamento, ele pode receber uma indenização. É emitido em dinheiro no balcão de caixa da organização. Para isso, um cidadão recebe primeiro uma ordem de despesas em dinheiro, que indica com que finalidade os fundos foram gastos.
Quais formulários posso usar?
Ao preparar um relatório de despesas, os funcionários das empresas podem usar os seguintes documentos:
- Formulário AO-1 aprovado por estatísticos;
- um formulário especialmente desenvolvido por uma determinada empresa com base na forma AO-1;
- documento eletrônico, se a empresa utilizar o gerenciamento eletrônico de documentos.
Se a empresa decidir desenvolver seu próprio formulário, é importante inserir alguns detalhes necessários. Se eles estão ausentes, isso pode causar alguns problemas com os inspectores fiscais.
Como isso é feito?
Todos os funcionários da empresa que fazem viagens de negócios devem entender como preencher um relatório de despesas em uma viagem de negócios. É com a ajuda deste documento que eles poderão confirmar a validade e legalidade dos custos incorridos. As regras de design incluem:
- um formulário de relatório é emitido para o empregado por um especialista no departamento de contabilidade;
- Você pode preencher a documentação sozinho ou com a ajuda de um contador;
- os dados são inseridos imediatamente após a viagem;
- algumas informações se encaixam nos contadores da empresa.
O empregado deve anexar outros documentos a esse relatório, que servem como confirmação de determinadas despesas. Eles são apresentados por diferentes verificações, recibos ou outros documentos de pagamento.
Um exemplo de relatório de despesas de viagem pode ser encontrado abaixo.
Quais informações estão incluídas?
O preenchimento deste documento é realizado com base em documentos oficiais disponíveis para o funcionário da empresa, que chegou de uma viagem de negócios.Se os cálculos foram feitos em dinheiro, diferentes documentos de pagamento serão anexados ao relatório. Se despesas não monetárias forem usadas, será necessário um extrato do banco.
As seguintes informações estão incluídas na documentação:
- informações sobre o cidadão viajado;
- dados sobre o contador que preenche vários parágrafos deste relatório;
- o nome da organização na qual o cidadão trabalha;
- número pessoal;
- finalidade do pagamento antecipado, representado por despesas domésticas ou de entretenimento;
- informações sobre excesso de custos ou saldos de caixa;
- lista documentos confirmando os custos do cidadão durante uma viagem de negócios;
- O valor total gasto por um funcionário da empresa durante uma viagem de negócios
- assinatura cidadã.
Depois de estudar este relatório, o contador coloca sua assinatura nele. Além disso, eles indicam o número e a data do relatório. As despesas a serem contabilizadas são dadas, assim como o número de contas contábeis. Um documento corretamente elaborado e verificado é transferido para o diretor da empresa para estudo e assinatura.
Um exemplo de preenchimento de um relatório de despesas em uma viagem de negócios é abaixo.
Quais documentos estão anexados?
Um funcionário da empresa durante uma viagem de negócios deve salvar todos os documentos de pagamento que confirmam determinadas despesas. Eles são registrados no relatório durante sua conclusão. Esta documentação pode ser apresentada em diferentes formas. Portanto, os seguintes documentos estão anexados ao relatório:
- cheques bancários considerados a documentação mais comum;
- formas de relatórios rigorosos;
- mandados em dinheiro;
- recibos;
- conhecimentos de transporte;
- outros documentos de pagamento.
Todos esses papéis devem ser cuidadosamente verificados e armazenados em condições ideais. Se eles forem perdidos, o funcionário não poderá provar que realmente gastou os fundos recebidos do empregador para os fins necessários. Nesse caso, a contabilidade pode se recusar a reembolsar despesas.
Se os fundos são gastos em organizações e lojas em que não é emitido um cheque administrativo, você terá que solicitar verificações de mercadoria.
Quais são as dificuldades?
No processo de preenchimento de um relatório de despesas em uma viagem de negócios, várias dificuldades podem surgir. Estes incluem:
- se uma pessoa é enviada para outro país, então ele deve confirmar as despesas com documentos de pagamento recebidos de estrangeiros, mas se ele não tem conhecimento de uma língua estrangeira, então ele não pode ter recibos e cheques diferentes;
- muitas vezes, imediatamente após essa viagem, um cidadão sai de férias, por isso não tem tempo para elaborar um relatório imediatamente após a chegada, mas também pode ter de formular documentação imediatamente após um período de descanso;
- todos os documentos recebidos de estrangeiros terão que ser traduzidos para o russo.
Depende da exatidão do preenchimento do relatório e da preparação de outros documentos, se as despesas serão corretamente reembolsadas ao cidadão.
Recursos ao viajar para o exterior
Viagens de negócios podem ser realizadas não apenas dentro da Rússia, uma vez que muitas vezes é necessário visitar parceiros estrangeiros, portanto, é necessária uma viagem de negócios ao exterior. Como emitir um relatório de despesas neste caso? Para isso, os recursos são levados em conta:
- retornando de uma viagem, o funcionário deve elaborar um relatório dentro de três dias úteis;
- se o dinheiro foi emitido em moeda estrangeira, isso certamente é indicado na documentação;
- informações sobre gastos em moeda estrangeira devem ser inseridas sem transferência na taxa de câmbio do rublo;
- Se documentos que confirmem determinadas despesas forem redigidos em uma língua estrangeira, você terá que lidar com a tradução linha por linha em russo;
- o processo de tradução pode ser realizado por funcionário direto da empresa ou por funcionários de empresas especializadas;
- Se bilhetes para diferentes veículos forem criados em um idioma estrangeiro, a transferência de detalhes, à qual o nome completo se refere, é certamente necessária.passageiro, local de chegada, voo, data de partida e chegada, bem como preço do bilhete;
- não é necessário traduzir informações que não tenham significado, por exemplo, isso inclui regras de voo ou características do transporte de bagagem;
- não há necessidade de transferência se um cidadão tiver um bilhete eletrônico, uma vez que toda a informação é preenchida com base nos requisitos do Codificador Internacional Unificado;
- é necessária uma transferência para todos os outros papéis de apoio, que incluem uma conta de hotel ou um cheque para aluguel de carro.
Somente quando todos os requisitos acima forem levados em consideração, um funcionário da empresa poderá confirmar a meta de gasto de dinheiro recebido do empregador. Se funcionários de empresas especializadas estiverem envolvidos na transferência, os custos de tais serviços são incluídos em outras despesas da empresa.
Um funcionário pode sair de férias depois de uma viagem?
Muitas vezes, as viagens de negócios duram o suficiente, portanto, imediatamente após essa viagem, o funcionário precisa descansar. É permitido tirar férias imediatamente depois de tal viagem. Para isso, não é necessário que venha trabalhar e transfira prontamente um relatório antecipado sobre uma viagem de negócios.
É permitido elaborar a documentação imediatamente após a saída das férias, e não dentro de três dias após o retorno da viagem.
Prazos de entrega
O documento é para alugar dentro de três dias. A contagem regressiva começa com os seguintes pontos:
- retornar de uma viagem de negócios;
- sair de férias;
- retornar da licença médica.
Portanto, a contagem regressiva em três dias começa a partir do momento em que o cidadão retorna ao trabalho para continuar sua carreira. Se os prazos para a transferência do relatório antecipado em uma viagem de negócios forem violados, isso leva ao fato de que o funcionário não recebe dinheiro da empresa para cobrir as despesas incorridas por ele. Além disso, essa situação pode se tornar a base para responsabilizar a empresa se as violações forem identificadas pelos inspetores fiscais.
Que fiação é usada?
Para aprovar um formulário preenchido corretamente de um relatório antecipado em uma viagem de negócios, é necessário inserir os dados relevantes nos registros contábeis. Para fazer isso, o contador usa lançamentos para refletir transações de receita ou despesa. Os custos são lançados na conta 71.
Se um cidadão gastou mais em uma viagem do que ele recebeu do empregador, ele pode contar com a compensação por tais despesas. Para fazer isso, ele deve confirmá-los com documentos oficiais. Só neste caso a informação necessária é introduzida pelo contador na contabilidade da empresa.
Conclusão
Viagens de negócios podem ser exigidas por qualquer empresa por vários motivos. Eles podem ser realizados na Rússia ou em outros países. Trabalhadores em viagens de negócios podem esperar receber uma compensação por suas despesas. Para fazer isso, eles devem salvar documentos de pagamento confirmando as despesas incorridas.
Após uma viagem de negócios, um relatório antecipado é preparado pelo funcionário da empresa. Contém informações sobre todas as despesas durante a viagem. Outros documentos anexados a ele são estudados pelo contador e diretor da empresa. Com base neste relatório, os dados necessários são inseridos na contabilidade da empresa.