O design do inventário arquivístico em nosso país nos últimos anos é especialmente relevante devido a constantes mudanças, reformas, reestruturações e mudanças que afetam o setor econômico. A informação armazenada nos arquivos é considerada importante e valiosa. Ele permite que você entenda por que a situação se desenvolveu de uma maneira específica, bem como para entender quais são as perspectivas para o futuro. Os arquivos são uma fonte inestimável de informações, mas só então são realmente úteis quando você pode navegar. Para isso, foi introduzido um sistema de organização de arquivos.
A relevância do assunto
Os arquivos do nosso país são destinados ao acúmulo de informações confiáveis. A principal função do inventário arquivístico é simplificar a busca da informação necessária nos maiores repositórios de informação. Para isso, é fornecido um sistema de referência, uma base metodológica que se aplica a todas as instituições arquivísticas do estado. Na verdade, estamos falando de um aparato científico e de referência, devido ao qual um arquivo de nível nacional funciona. A eficiência deste dispositivo depende de quão eficientemente e cuidadosamente os diretórios são formados, isto é, o inventário.
As atuais realidades de se fazer negócios são de tal ordem que um inventário arquivístico de casos é um guia de referência fundamental para ajudar a navegar entre um mar de informações. O inventário é um documento que lista os arquivos armazenados, ao mesmo tempo em que é usado para registrar a documentação. A carga de informação é estimada como grande, o inventário serve de base para a compilação de ponteiros e guias. De muitas maneiras, quão bom é o inventário, determina com que facilidade e rapidez as informações que você precisa são encontradas. Eles falam sobre duas funções principais de tal documentação: informação e contabilidade.
Sobre a terminologia
Arquivo arquivístico de casos é o diretório principal que estrutura o trabalho de uma organização arquivística. Inventário é um registro contábil, ao mesmo tempo em que é um objeto científico e de referência, proporcionando uma oportunidade de encontrar rapidamente o que você está procurando. Inventário - a etapa final da documentação com a documentação que deve ser armazenada no arquivo de estado ou organizada com algum departamento. Para que o arquivo seja totalmente equipado, é necessário compilar inventários para todos os assuntos destinados ao armazenamento permanentemente ou por mais de uma década. É necessário criar diretórios descrevendo qual documentação pessoal relacionada ao estado foi avaliada por especialistas e reconhecida como valiosa, portanto ela também deve ser armazenada.
Nos modernos trabalhos de escritório, falando de inventários de arquivos e seu propósito, eles observam que a documentação pertence à categoria de referência. Ele é formado para descrever a composição e o conteúdo das unidades armazenadas, bem como para consolidar o sistema de sistematização e contabilidade adotado em um determinado fundo. Os objetos considerados no estoque são unidades. Cada inventário é um nível. Deve haver informações suficientes para que você possa encontrar os dados necessários na unidade sem gastar muito tempo nela.
Que e onde
De acordo com as recomendações metodológicas, a compilação de inventários arquivísticos deve ser individualizada para casos que devem ser armazenados permanentemente, por mais de uma década, e relativos a informações pessoais sobre o pessoal. Separadamente, é necessário compilar um inventário de casos específicos para uma entidade legal. Por exemplo, pode ser uma investigação oficial, documentos judiciais ou relatórios científicos - tudo depende da natureza da instituição.Normalmente, o estoque é formado na mesma instituição onde os documentos a serem armazenados foram compilados e transferidos com eles para o arquivo. As organizações arquivísticas estatais possuem um aparato científico especializado. Se a descrição recebida não atender aos padrões, o inventário será compilado novamente, levando em consideração os requisitos locais.
A compilação de um inventário arquivístico permite que você divulgue a composição da documentação, descreva seu conteúdo, simplifique a contabilização do número total de arquivos armazenados e ajude a estabilizar a sistematização interna da gestão da circulação documental. Cada caso é descrito em um cartão especial. O título deve ser indicado, a partir do qual fica claro que tipo de documentos são armazenados dentro e o conteúdo de tal unidade. Um inventário completo preenchido corretamente descreve claramente o conteúdo de todo o fundo de documentação.
Funcionalidade e compilação: um certo número de nuances
A compilação de um inventário arquivístico permite determinar quantas unidades estão no fundo. Com isso, a segurança da documentação e o controle sobre o ajuste de volume são implementados. Como os casos são atribuídos a números de série, você pode encontrar rapidamente informações úteis. Ao mesmo tempo, o inventário ajuda a estabelecer e estabelecer um arranjo racional da documentação correspondente à lógica clara. A classificação da documentação no âmbito do arquivo é um agrupamento baseado em alguns cálculos científicos. Neste caso, as características estruturais historicamente aceitas em uma determinada instituição, bem como as especificidades do trabalho do fundo, são levadas em conta.
A classificação, que é um elemento integrante do inventário arquivístico, envolve primeiro a elaboração de um sistema para dividir todos os casos em grupos, distribuindo-os diretamente. Tendo classificado todos os cartões, você pode criar um inventário para eles. Às vezes é feito um inventário que reflete todos os assuntos da fundação. Isso geralmente é necessário se a empresa não existir mais. Se parte da entidade legal deixar de existir, então um inventário de todos os casos para todos os anos de existência desta unidade é formado.
Inventários: para que servem?
Documentação explicando o que importa inventários de arquivamento são compilados existe no nível federal - isto é legislação. Além disso, atos locais que governam essa questão podem ser adotados na empresa. Como regra geral, os estoques são feitos em um ano, mas eles também podem ser elaborados para um período de tempo diferente. É assim que eles classificam os assuntos que apareceram na empresa durante esse período. Os inventários podem ter diferentes funções, sejam temáticos, assunto. Você pode deixar um inventário de todos os assuntos de um fundo, você pode criar um documento independente separado para partes diferentes deste fundo.
Na verdade, um inventário arquivístico é uma lista de arquivos armazenados, o resultado final, uma folha de certificação, um diretório. A descrição indica quais unidades estão armazenadas no arquivo. Para fazer isso, use números, índices, títulos, prazos, o número de folhas e notas. Normalmente, o inventário é compilado em uma tabela e cada parâmetro listado possui sua própria coluna. A documentação primária para a pessoa responsável pela formação do inventário é a nomenclatura adotada no trabalho administrativo do empreendimento. Antes de começar a trabalhar nos arquivos, você deve verificar se os títulos da documentação correspondem ao nome do caso, como está formatado corretamente, se a documentação está correta. Para que o inventário seja considerado corretamente compilado, todas as unidades de armazenamento devem ser numeradas, levando em conta as regras internas de sistematização. Um sistema unificado de normas é aplicado tanto aos assuntos quanto aos objetos dentro deles. Para preencher corretamente um artigo descritivo, você precisa transferir todos os títulos com a máxima precisão. Ao introduzir elementos cujos cabeçalhos correspondam, você precisa escrever "Same". Se os cabeçalhos são diferentes, a informação é transferida completamente.
Regras básicas
A lista de documentos arquivados pode consistir em várias folhas.Em cada novo, todos os cabeçalhos devem estar presentes no texto completo, correspondendo exatamente à documentação original, mesmo se a folha anterior tivesse os mesmos nomes. Nas notas é necessário descrever o estado físico da documentação, bem como colocar uma marca no caso de o caso ter desistido. Se um dos casos contiver documentação por vários anos, é necessário classificá-lo, concentrando-se na data de início da manutenção. Ao numerar, o valor "9999" não deve ser excedido. Números de cinco dígitos não são aplicáveis para isso. Se possível, tudo deve ser sistematizado e descrito, levando em conta a cronologia. A segunda regra de classificação é a estrutura interna da empresa.
Quando um inventário de documentos arquivados é compilado, a etapa final em sua formação é um número único. Para determiná-lo, eles são guiados por um registro de estoques. Se a organização recebe inventários da unidade estrutural e os utiliza em seu trabalho, a fim de gerar uma descrição de todo o arquivo da empresa, é necessário que o departamento transfira todos os documentos em duplicata. O inventário para o ano é feito em quatro cópias, para os assuntos do pessoal três inventários idênticos são necessários. Para casos destinados a armazenamento por mais de duas décadas, um inventário deve ser feito no valor de duas cópias. Ao compilar um inventário de documentação relacionado ao pessoal, você deve primeiro adicionar todos os pedidos, listas e cartões. Só então os arquivos pessoais são classificados, depois as contas e as folhas de pagamento. Em seguida, na ordem dos livros de trabalho, a parte final é atos elaborados no âmbito de acidentes industriais. Para sistematizar os assuntos pessoais, recorra à ordem alfabética. É necessário fazer casos no inventário, com foco no ano em que a pessoa foi demitida.
Estrutura e conteúdo: sutilezas de design
Para a formação de diferentes tipos de inventários arquivísticos são responsáveis por diferentes estruturas da empresa. Assim, por um ano, esse documento estrutural deve ser composto de departamentos, e a responsabilidade pela formação de um inventário consolidado é do arquivo departamental. Tal documento será a base para o trabalho de especialistas do arquivo de estado que recebe documentos da empresa. Eles usam um inventário de resumo para formar sua documentação de arquivamento interna de tal forma que os arquivos pessoais e documentos destinados ao armazenamento permanente estejam em compartimentos diferentes do arquivo.
Qualquer forma de inventário de arquivamento começa com uma página de título. O título é seguido por um índice, depois por um prefácio, após o qual o inventário começa diretamente. Certifique-se de listar todas as abreviaturas usadas no documento, decifrá-las, colocar ponteiros e pintar tabelas de conversão. Um elemento necessário do inventário é uma bibliografia. Em seguida, segue um glossário de termos e uma folha de certificação fecha o documento. O título deve indicar totalmente o nome do arquivo e da empresa que criou os documentos, o nome do fundo e placas, nomes dos inventários e datas.
Sobre o que eles estão escrevendo?
O índice do inventário de arquivamento serve para indicar quais seções estão dentro, em quais páginas elas começam. O prefácio acumula informações sobre o empreendimento que formou o fundo de documentação, sobre o próprio fundo. Aqui eles escrevem uma anotação, descrevem que tipo de documentação é armazenada dentro dela. O prefácio é também uma lista do aparelho de referência.
O texto principal é uma descrição. Para cada unidade, indique o número de série, o título e a autenticidade. Se antes a empresa usasse números de estoque, eles deveriam ser registrados na parte principal do estoque. Também menciona quais são as unidades contábeis, quantas folhas estão em uma unidade específica, em que linguagem é composta e em qual versão é reproduzida. No inventário pode indicar alguns recursos visuais do caso armazenado. Se for destinado a armazenar documentação particularmente importante e valiosa, a descrição pode fornecer anotações a tais objetos.
Uma lista de abreviaturas usadas no inventário arquivístico é necessária se quaisquer abreviaturas específicas usadas em uma determinada empresa forem usadas no trabalho. Através de indicadores refletem conceitos de assunto. Às vezes, os ponteiros estão associados a geografia, nomes e datas. Anotados são permitidos. Se termos especializados foram usados no trabalho, eles devem ser decifrados no dicionário que acompanha o inventário. A folha de certificação destina-se a indicar o total de informações sobre o documento. Ele diz quantas folhas estão numeradas dentro, quantas unidades são armazenadas, se a composição mudou durante o armazenamento. O compilador do inventário é obrigado a assinar uma folha de certificação. Se forem necessárias mudanças, elas são registradas na folha de certificação pelo remetente ou outra pessoa responsável pelo procedimento.
Detalhada e precisa
Como você pode concluir das amostras de registros de arquivos, o objeto acabado deve ser projetado de acordo com os padrões de trabalho de escritório. É necessário formar um help desk, graças ao qual a recuperação de dados se torna mais rápida e eficiente. Através desse dispositivo, você pode obter rapidamente dados adicionais sobre o fundo de documentação. O equipamento de referência que acompanha o inventário deve conter uma página de título e o conteúdo do documento, um prefácio, uma lista de abreviações e abreviações usadas, bem como índices. Em alguns casos, pode haver elementos adicionais - tabelas, dicionários.
O título deve indicar o nome do arquivo no qual a documentação está armazenada, qual é o nome do fundo, incluindo a abreviação, bem como o seu número. Indique o número de inventário e seu nome. O índice deve incluir uma lista completa de todas as seções e do aparato de referência, incluindo o prefácio, a lista de abreviações usadas e os nomes das partes. Cada título é acompanhado por um número de página atribuído a ele ao compilar um inventário. É justificadamente considerado que para o pessoal do inquérito uma das partes mais significativas é o prefácio, que descreve a história da instituição que formou o fundo. Eles escrevem o ambiente histórico, as condições em que a empresa estava ativa, a data de sua aparição e a estrutura hierárquica de subordinação. O prefácio indica como a papelada foi organizada, o tamanho da instituição e quais funções ela executou, por que foi reorganizada ou liquidada e quando aconteceu.
Sobre abreviaturas
Essa lista é compilada levando em conta o alfabeto. Deve conter todas as abreviaturas usadas na compilação do inventário. O documento deve conter o nome completo de cada palavra que foi reduzida pelo menos uma vez. Normalmente abreviações são usadas para economizar espaço, apenas palavras usadas com frequência mudam. Além disso, o help desk descriptografa todas as abreviações. A compilação correta deste elemento ajuda a fazer um inventário uniforme, cada item do qual é tão informativo quanto possível e transmite claramente as informações necessárias para o leitor.
Existem algumas abreviaturas que são geralmente aceitas e ativamente usadas na fala escrita - símbolos que codificam comprimento e massa, outras unidades de medida, bem como abreviaturas "t. d. "," t. e. ”e similar. Eles não precisam ser pintados. Não é necessário dar uma descodificação àquelas abreviaturas que são palavras realmente usadas. Por exemplo, o "comitê sindical" refere-se precisamente a esta categoria de abreviaturas, que são amplamente utilizadas no discurso coloquial.
Como tudo começou
A partir da história da humanidade, sabe-se que o inventário arquivístico é talvez o tipo mais antigo de manual de referência introduzido para arquivos. O uso dos inventários no século XIII foi oficialmente confirmado, e naqueles dias eles eram usados para levar em conta documentos importantes e garantir a segurança. Graças aos inventários, ficou mais fácil procurar documentos, por isso foi possível recorrer a eles como fontes de informação valiosa.No período de 13 a 15 séculos, os inventários eram curtos, compilados sem sistematização especial, apenas descreviam resumidamente livros, manuscritos. Na verdade, essas eram listas informais.
No século XVI, a abordagem de inventário tornou-se mais responsável. As listas incluíam uma listagem das várias opções de documentação. Houve inventários em que os objetos foram agrupados de acordo com algum atributo, embora ao mesmo tempo ainda fossem utilizados, nos quais as informações eram gravadas sem sistemática. No século XVII, o progresso da formação de inventários foi mais além, guias detalhados começaram a ser criados, diferindo um do outro em formato. Eles foram muito úteis, e até mesmo pesquisadores modernos, usando esses inventários, obtêm deles algumas informações importantes sobre casos previamente conduzidos, e então elaboram documentos. No século XVII, os inventários finalmente consolidam um caráter descritivo sistemático.