O que é isso - atividade administrativa? Por que isso é necessário? Como é esse tipo de atividade? É possível encontrar aqui "armadilhas"? Estas e uma série de outras questões serão respondidas no âmbito do artigo de hoje.
Informações gerais
Sobre qualquer empresa, podemos dizer que existem várias funções impossíveis de serem dispensadas. Isso é independente do que a estrutura faz. Estes incluem o trabalho administrativo. Este é um axioma sem o qual a atividade bem sucedida é agora impossível. Portanto, considerando-se, é necessário falar sobre as funções mais significativas desempenhadas, sobre posições, sobre o lugar e o papel na estrutura da empresa. Em geral, a atividade administrativa é um negócio muito típico. Embora o conteúdo específico seja diferente, dependendo dos objetivos que estão enfrentando atualmente para a empresa, do tamanho e dos recursos disponíveis. Mas você deve começar com a definição. O negócio administrativo é o trabalho associado à organização do trabalho dos funcionários, departamentos e serviços de uma empresa, a fim de alcançar um alto desempenho organizacional. Abrange todos os níveis.
Classificação
As atividades de apoio administrativo e econômico podem ser divididas em:
- Provisão contínua de atividades. Esta é a compra de artigos de papelaria, suprimentos, equipamentos de escritório, eletrodomésticos e móveis em condições de funcionamento, reparo e manutenção preventiva, se necessário, fornecendo comunicações e fazendo grandes compras pontuais.
- Fluxo de documentos. Por isso entende-se o desenvolvimento de um sistema de troca de papel, a manutenção de arquivos, bibliotecas e bancos de dados.
- Operação do edifício, instalações e território. Por isso queremos dizer limpeza, fornecimento de energia, encanamento, pequenos reparos domésticos, design aparência, arranjo da área circundante, paisagismo.
- Trabalho organizacional. Inclui eventos, organização de locais de trabalho, salas de reunião, catering para funcionários, serviços de transporte, seguro de funcionários e empresas, realocação.
- Fornecendo relacionamentos com terceiros. Um exemplo é a interação com agências governamentais, proprietários e fornecedores.
- Pessoal de informação interna. Isso inclui organizar notificações de novos documentos, monitorar a execução de instruções, organizar e manter quadros de avisos atualizados, publicar publicações corporativas internas (folhetos, boletins informativos, jornais), enviar mensagens, organizar exposições internas e museus.
Como você pode ver, a atividade administrativa e econômica não está parada e batendo na porta dos fundos.
As nuances de completar tarefas
O leitor deve prestar atenção ao fato de que algumas das funções são permanentes, enquanto outras são apresentadas como tarefas únicas. Mas, apesar disso, tudo isso deve ser lembrado e, se necessário, discutido com os funcionários. Afinal, pode ser que exista a necessidade de realizar, embora uma tarefa única, mas global, como organizar um movimento. E neste caso não deve haver perguntas com a pergunta “quem vai realizar tudo isso”. O especialista em atividades administrativas e econômicas deve entender que seu principal objetivo é garantir a operação confortável e ininterrupta de todos os serviços da empresa.A principal tarefa é ajudar o restante das unidades a cumprir o plano de produção, não importa o quê. Portanto, a lista de funções acima pode ser reduzida e expandida. Tudo depende da situação específica.
Sobre a influência de vários fatores
Os seguintes fatores influenciam a lista específica de funções desempenhadas:
- Tamanho da empresa.
- As especificidades da atividade.
- Objetivos da empresa.
- Uso de fundos e recursos próprios / emprestados.
O que é bom para uma pequena empresa pode ser extremamente ineficiente para uma estrutura de tamanho médio. É bom que a administração reconheça que há problemas e que é necessária uma certa reorganização da empresa.
Como definir funções e tarefas?
Então, nós gradualmente chegamos à conclusão de que o apoio administrativo da organização deveria ser realizado de acordo com as necessidades. Mas como determinar essas funções específicas e tarefas que precisarão ser executadas? Aqui está um pequeno guia para ação:
- A análise da posição atual da empresa é executada e as funções ausentes são determinadas.
- A direção do movimento é formada com base nos objetivos aceitos pela empresa.
- As especificidades da empresa e como isso afeta a implementação das tarefas são indicadas.
- A viabilidade de realizar determinado trabalho por conta própria ou atraindo terceiros é calculada.
- Questões de subordinação estão sendo tratadas.
- O melhor formato para implementar a função necessária é determinado (alocação de um funcionário, departamento ou todo o serviço).
O formato do artigo, infelizmente, não permitirá considerar completamente tudo e tudo. Portanto, a organização dos empregos para os funcionários será tomada como um objeto de estudo. Na verdade, muitas vezes eles têm que executar tarefas multifuncionais e, devido à inconsistência das ações de várias unidades, vários problemas surgem.
Organização de trabalho
Este evento não ocorre todos os dias. Portanto, geralmente não há regulamentos neste caso. As tarefas são resolvidas de acordo com a situação, muitas vezes no modo de emergência. Nesse caso, pedidos especiais são necessários para atividades administrativas. Por exemplo, a introdução das regras para a organização de um novo local de trabalho nos permitirá planejar todo o processo no papel, para entender como ele pode ser otimizado, o que e em qual seqüência deve ser realizada. Isso é especialmente verdadeiro para as empresas que se propuseram atingir o desenvolvimento ativo. Isto é muito frequentemente associado à expansão do pessoal e é necessário ter uma aquisição bem desenvolvida para este caso.
Primeiros passos
Inicialmente, uma descrição do local de trabalho deve ser feita. Deve incluir uma lista de equipamentos e móveis necessários. Mas não apenas algo aleatório e primeiro aparecido pelo braço, mas algo que é usado em um local de trabalho típico. É possível realizar gradação dependendo do nível da posição e alocar o mais alto nível de gerenciamento, gerentes de nível médio e executores. Ou você pode desenvolver os detalhes da atividade. Esta é a presença de visitantes, o uso de equipamentos adicionais, inventário, requisitos especiais para temperatura ambiente, iluminação atual e similares. Idealmente, uma descrição deve ser escrita para cada postagem. Mas este também é um trabalho muito trabalhoso. Portanto, no primeiro estágio, podemos nos limitar à preparação de uma descrição padrão. Por exemplo, para trabalhadores de laboratório, é necessário fornecer iluminação suficiente e um certo regime de temperatura. Os funcionários de atendimento ao cliente devem ter áreas de espera. Para contadores, um seguro deve ser fornecido.
Quais considerações você precisa ter em mente?
O plano administrativo deve funcionar em várias questões.Por exemplo, o que é melhor ter constantemente em estoque ou deve ser adquirido depois de receber informações sobre uma nova pessoa indo para o trabalho. Por exemplo, no caso de inventário, é desejável ter uma pequena reserva. Afinal, até os funcionários que trabalham podem precisar dele. Você também pode assistir a mesas com cadeiras. Considerando que um computador de reposição já é um exagero. É caro e rapidamente obsoleto, e não é eficaz armazená-lo sem trabalho. Em geral, uma solução muito boa seria compilar uma matriz de todo o processo de negócios, indicando nele todos os departamentos envolvidos no processo. Neste caso, você pode simplesmente e claramente observar onde e em que período de tempo você precisa fazer alguma coisa. Isso é importante, não no mínimo, devido ao fato de que omissões geralmente ocorrem devido a falhas de transmissão de dados. Afinal, se não houver informação inicial adequada, mesmo os melhores pedidos de atividades administrativas e econômicas não serão capazes de satisfazer plenamente as solicitações existentes.
Outras abordagens
Mas você não deve se limitar apenas a isso. Por exemplo, ao interagir com funcionários, você pode criar um diário de solicitações. Em seguida, as explicações recebidas são registradas e, em seguida, transferidas para um executor específico para execução. Nesse caso, é necessário revisar e monitorar periodicamente o status da implementação. Também pode ser relevante estimular os funcionários à qualidade e velocidade das aplicações de processamento. Se houver uma reclamação justificada de que um dos funcionários está mal desempenhando suas funções, isso deve terminar com a punição do intérprete. Para garantir a justiça, é altamente recomendável estabelecer normas. Neste caso, é necessário compilar uma lista completa de possíveis aplicações com reabastecimento em caso de precedentes. E então, para cada item, sua própria norma é desenvolvida. Embora muitas vezes os padrões do modelo não sejam fornecidos. Portanto, as empresas definem seus próprios valores com base nas especificidades de suas atividades e tarefas atuais. Por exemplo, se uma mensagem recebida for recebida por uma lâmpada, um dia útil será alocado para resolver esse problema.
Resumindo o acima
Como você pode ver, a organização de atividades administrativas e econômicas tem suas “armadilhas” que, à primeira vista, não são visíveis. Ao desenvolver regulamentos e postagens, um corpo bastante grande de informações deve ser levado em conta. Isso se relaciona com os objetivos da empresa, suas especificidades e tamanho. O planejamento detalhado e a prescrição clara dos processos de negócios nos permitirão resolver problemas com sucesso, graças ao estabelecimento de um procedimento adequado para realizar o trabalho. O gerenciamento de atividades administrativas e de negócios prevê que todos os envolvidos na execução e controle do processo estejam familiarizados com as justificativas teóricas para sua implementação. Deve sempre ser lembrado que a liderança competente pode melhorar drasticamente a eficiência do processo. Não importa qual seja - sobre as atividades administrativas e econômicas do estabelecimento de órgãos estatais, uma estrutura sem fins lucrativos ou uma empresa privada - a boa governança tem uma enorme reserva de desenvolvimento. E isso precisa ser usado.
Conclusão
Por isso, foi considerado o que constitui atividades administrativas. Naturalmente, as informações fornecidas apenas neste artigo não são suficientes para se tornar imediatamente um bom administrador. Mesmo uma simples introdução aos livros inteligentes não será suficiente. De fato, neste caso, é preciso também entender o aspecto prático da implementação das atividades. Os livros não falam sobre a existência de absolutamente todas as "armadilhas", é necessário preencher solavancos e ganhar experiência por conta própria.