Organisering av forretningsreiser er et viktig element i den økonomiske aktiviteten til mange innenlandske foretak. Behovet for tilstedeværelse av ansatte i en bestemt organisasjon i avsidesliggende grener eller avdelinger kan være forbundet med hendelser av en veldig annen karakter. Ofte blir det lagt til rette for å eliminere organisasjons- og produksjonsproblemer, åpne en ny enhet i en annen by eller land, gjennomføre praksisplasser for innleide ansatte og også for å utføre andre lignende serviceoppgaver.
Bevissthet er nøkkelen til ansattes effektivitet og trygghet
I tillegg til arbeidsaspektet, er arbeidet med utstilt personell nært knyttet til etablering av kontakter med ansatte i vertsbedriften og utarbeidelse av ulike typer dokumentasjon. Den siste nyansen er ekstremt betydelig, siden den avhenger av riktigheten i utarbeidelsen av skjemaer, søknader, ordrer og tillatelser om den utstationerede arbeidstakeren vil få tilgang til de nødvendige fasilitetene, om han vil fullføre oppgaven sin, og om han vil motta monetær kompensasjon.
Å vite hvilke krav som stilles til forretningsreisende, forenkler reiseprosessen for regnskapsførere og de som er involvert i dokumentasjon.
Denne informasjonen er også nødvendig for den ansatte som drar på forretningsreise, da den lar ham på forhånd forberede seg på å utføre sine oppgaver og ikke komme i trøbbel. Og til slutt er personalet i vertsbedriften rett og slett forpliktet til å være klar over kravene til forretningsreisende. Ellers kan det være misforståelser knyttet til søket etter ansvarlige parter.
Hvem og under hvilke forhold kan sekunderes
Så en tur bør betraktes som en ansattes reise til en annen lokalitet for å oppfylle oppgaven som er gitt av arbeidsgiveren. Samtidig inkluderer ikke antall forretningsreiser turer til de ansatte hvis aktiviteter består av konstant bevegelse eller kan utføres på veien.
Lovgivningen, som ivaretar overholdelsen av rettighetene til arbeidende borgere, har etablert begrensninger for kategoriene ansatte som kan sendes på forretningsreiser:
- Gravide kvinner.
- Kvinner med barn under tre år.
- Funksjonshemmede mødre eller barn med 3-14 år kan bare sendes med deres samtykke.
- Forelder som uavhengig får opp et mindreårig barn.
Når han blir ledet til et annet foretak, overgir den ansatte sin interne rutine. Hvis dagen for avreise eller ankomst faller på den ansattes lovlige ferie, blir han løslatt en annen dag for hvile. Det er sant at i de tilfellene når forretningsreisende med vilje drar på en reise i en helg eller ferie, blir han kompensert i samsvar med arbeidsretten.
Forretningsreiser i staten skal ikke overstige en måned i varighet, og to måneder utenfor den.
Forretningsreise: papirarbeid
I regnskap er reisekostnader som skjedde under reisen inkludert i listen over produksjonskostnader som er involvert i beregningen av inntektsskatt.
Prosedyren for å organisere en tur består av følgende trinn:
- Avgi en bestilling på forretningsreise basert på en jobboppgave.
- Registrering av reisebevis.
- Utstedelse av sertifikatberegning av forskuddsbetaling for turen.
- Utstedelse av utgående midler til den avtroppende ansatte.
- Turregistrering i et magasin som er spesielt beregnet for dette.
Reise-ID - Et av de viktigste dokumentene for en ansatt som dro til en annen by eller land. Det er merket ved avreise, ankomst til den utstationerede arbeidstakeren. Merkene er ledsaget av signaturer og segl fra fullmakter fra både det sendende foretak og verten.
Finesser av økonomisk kompensasjon
Når en ansatt kommer tilbake, må han rapportere skriftlig om hvordan midlene som ble tildelt ham ble brukt og fylt ut utgiftsrapport. Å gjøre en tur ender med beregningen av regnskap med den ansatte. Etter at de påløpte midlene er betalt, gjenspeiles denne operasjonen i de aktuelle regnskapene.
I tilfelle når forskuddet ikke ble brukt av den ansatte fullt ut, må balansen returneres til kassa eller til foretakets oppgjørskonto. Dette er et av hovedansvaret til den ansatte. Sammen med dette, med viten om hvilke krav som stilles til utsendt personell, kan arbeidstakeren be om kompensasjon for de personlige midlene han har brukt. Det er sant at han må fremlegge argumenter som beviser behovet for slike utgifter, så vel som dokumenter som bekrefter faktum at de forekommer (sjekk, uttalelse).
Hvilke utgifter kompenseres
Mens han er i en annen lokalitet eller et land, mottar den utstationerede arbeidstakeren sin vanlige lønn, bonuser som skyldes ham og subsidier, samt midlene som er nødvendige for et komfortabelt opphold utenfor hans vanlige bosted.
Reisekostnadene inkluderer følgende elementer:
- Betaling av reiser (intercity og på bosettingsområdet).
- Kostnadene for utleieboliger.
- Den såkalte dagpenge: utgifter til mat og andre behov hos den ansatte.
- Kostnader anerkjent av den ansatte som nødvendig og godkjent av hans leder.
Det maksimalt tillatte reisekostnadsbeløpet og dagpengene bestemmes av foretakets tariffavtale eller lokale forskrifter. Siden dagpenger faktisk er penger til den daglige behovet til den ansatte, belastes de selv for ikke-arbeidsdager (helger, ferier, tvangstiltid for nedetid, forsinkelser).
Mer detaljert om stillingsoppgaven til den utstilt ansatte
Dette dokumentet har en enhetlig form, det vil si utseendet og innholdet er det samme for alle virksomheter på en bestemt stats territorium.
Stillingsoppgaven utarbeides av at lederen for den ansatte drar på forretningsreise og godkjennes av arbeidsgiveren. Dokumentet inneholder følgende data:
- Etternavn, navn, patronym for den ansatte som drar på forretningsreise etter bestilling av sjefen.
- Navnet på organisasjonen som leder den.
- Ansattes destinasjon (firmanavn, by).
- Start- og sluttdatoer for turen.
- Oppsummerte data om oppgavens fremdrift.
Det offisielle oppdraget og forretningsreisen som er utarbeidet på basis av dette, er lokalisert hos det sendende foretaket. Sammen med andre dokumenter lagres de i den perioden som er fastsatt ved lov.
Hva er kravene for forretningsreisende
Gitt at en forretningsreise er overføring av myndighet til en ansatt for å utføre viktige handlinger for selskapet, må ledelsen være sikker på at arbeidet vil bli gjort effektivt og i tide. Derfor blir de mest kvalifiserte, erfarne og ansvarlige ansatte vanligvis sendt til slike turer.
Det er en rekke kriterier som studerer hvilke som bestemmer lederen for ansettelse av en bestemt ansatt:
- Alder over 18 år.
- God trening.
- Tilgjengeligheten av passende opplæring, bekreftet av sertifisering.
- Besittelse av nødvendige toleransekategorier (når du arbeider med strømnett).
- Avhengig av detaljene i den økonomiske aktiviteten til virksomheter og formålet med forretningsreisen, kan det hende at den ansatte må ha opplæring og sertifisering om arbeidskraftbeskyttelse.
Hvis en ansatt er egnet i alle henseender, og det ikke er noen lovgivningsbaserte hindringer for forretningsreisen, informerer sjefen ham om en fremtidig reise.
Ansvar for en utstilt ansatt
Hver bedrift har sine egne krav som ansatte må oppfylle, men det er flere punkter som er relevante for de fleste organisasjoner:
- Riktig, kompetent og rettidig vedlikehold av nødvendig dokumentasjon.
- Overholdelse av rutinen vedtatt av vertsorganisasjonen.
- Oppnåelse av målene formulert i oppgaven.
- Samvittighetsfull utførelse av sine oppgaver.
- Legitime utgifter til forskuddsmidler utstedt til en ansatt.
- Lagre dokumenter som bekrefter gjennomføringen av kostnadene.
- Rettidig rapportering av turen etter at den er fullført (vanligvis innen tre dager).
Instruksjoner for ansatte på forretningsreise
Ankommer det mottakende foretaket, er de utstede ansatte pålagt å lytte til introduksjonsbriefing, som inkluderer oppførselsregler i butikkene, i nærheten av utstyr eller andre steder. Dette tiltaket er obligatorisk selv for de ansatte som har vært i dette selskapet flere ganger og som kjenner alle instruksjonene utenat.
Informasjonen om det utsendte personellet inkluderer også informasjon om brannsikkerhet og arbeidsbeskyttelsesstandarder.
I motsetning til de generelle bestemmelsene i den innledende orienteringen, angår målet direkte de arbeidene som vil bli utført av den utstationerede ansatte på dette tidspunktet.
konklusjon
Organisering av forretningsreiser er en ansvarlig prosess som de fleste bedrifter, organisasjoner og selskaper ikke kan klare seg uten. For å lykkes med å oppnå formålet med turen, så vel som for en mest mulig effektiv og effektiv ressursbruk, er de ansatte pålagt å oppfylle en rekke krav, utføre sine faglige oppgaver effektivt og kjenne alle regler for å opprettholde dokumentasjon.
