Arbeidet til enhver organisasjon er som regel assosiert med et stort antall dokumenter. Dette er innkommende korrespondanse og svarene som er sendt til den, forskjellige ordrer og uttalelser fra ansatte, tekniske instruksjoner og regnskapsrapporter. Alle av dem krever betimelig regnskap og optimalisering. Et av alternativene for å løse dette problemet er en oversikt over dokumenter.
I samsvar med loven
Spesialisten som driver med kontorarbeid hos bedriften, vet best hva en oversikt over dokumenter er. I løpet av året passerer det enormt mye papir. Alle av dem er viktige, og hver for seg spiller en spesiell rolle i å løse dette eller det problemet. Det er rett og slett umulig å kaste bort slik bagasje, siden hvert av disse papirene har en viss lagringsperiode som den er gyldig i og kan komme godt med. Slike dokumenter blir vanligvis deponert i arkivet, hvor de er hele tiden.
Når som helst kan de tas derfra og brukes som tiltenkt. I den føderale loven "Om arkivsaker" fra oktober 2004, en liste over alle mulige typer dokumenter og hver av dem har en spesifikk frist som de må være med eieren for. Men hvordan tar man hensyn til den enorme mengden papirer som er mottatt for lagring? For dette er det en oversikt over dokumenter. Det er satt sammen av den ansatt som er ansvarlig for arkivering, og er et obligatorisk tillegg til hver mappe eller sak som sendes inn til langtidslagring.
Sende viktige papirer
Sekretæren ved foretaket lager også ofte en oversikt over dokumenter. Dette betyr ikke registrering av innkommende eller utgående korrespondanse. For dette har hver sekretær en spesiell journal. Der blir øyeblikket for mottakelse eller sending av brevet registrert tilsvarende, med angivelse av dato, adressat og administrerende direktør. Inventaret kan i noen tilfeller være i slik korrespondanse.
For eksempel sender en organisasjon en pakke med dokumenter til adressen. De kan ikke bare legges i en konvolutt og kastes i en eske ved å stikke et stempel. Hvor er garantien for at papirene når helt ut? Hvis dette er brosjyrer eller enkle brosjyrer, bør du selvfølgelig ikke bekymre deg. Når som helst kan de sendes igjen. Men noen ganger må du sende alvorlige dokumenter på offisiell forespørsel. I dette tilfellet, i tillegg til hovedverdipapirene, bør et følgebrev og en inventar være vedlagt i pakken, som vil være en liste over dokumentasjon som sendes til denne adressen.
Dokumentoverføring
Ansatte som er involvert i entreprenørvirksomhet vet godt hva en oversikt over dokumenter er. Du kan enkelt lage et utvalg av det selv.
Det viktigste er at dette papiret inneholder all nødvendig informasjon:
- Navnet på avsenderen skrives i øverste venstre hjørne, eller firmaets stempel er satt.
- Til høyre er adressatdataene (firmanavn og fullt navn på hodet).
- Under sentrum er navnet. For eksempel vil det være en "Liste over dokumenter som skal overføres til kontrakten", hvis nummer og dato også må angis.
- Videre er en tabell tilfeldig satt sammen, der det må være minst 4 kolonner (antall i rekkefølge, navn på dokumentet, dets nummer og dato, antall eksemplarer, antall ark).
- Etter dette blir det laget en endelig registrering om hvor mange dokumenter som er overført i henhold til denne inventaret. Du må også beregne det totale antall vedleggsark.
- Helt nederst på siden blir det notert om hvem som overførte og mottok disse papirene med dato, etternavn og stilling.
Dette er den vanligste listen over dokumenter, hvorav en prøve er velkjent for enhver kontorist som postformularnummer 107. Du kan ta klare skjemaer på forhånd på et hvilket som helst postkontor for sakte å fylle ut og sjekke dem på arbeidsplassen.
Arkiveringens finesser
Enhver ansatt i arkivet er kjent med listen over saksdokumenter. Det gjøres under overføring av verdipapirer for lagring. Dette dokumentet er ikke bare innholdet i en bestemt mappe. Det gjør det mulig når som helst å finne nødvendig informasjon blant et stort antall papirer.
Bestillinger, rapporter og andre investeringer blir systematisert og oppsummert i en tabell, som skal inneholde seks påkrevde kolonner:
- Serienummer.
- Indeks over et spesifikt dokument i samsvar med nomenklaturen.
- Datoen (den som er angitt ved registrering).
- Tittel (ordre, brev, kontrakt).
- Arknummer.
- Merk.
Bordet kan være ganske stort. Men uansett, helt på slutten, bør det gjøres en endelig post om hvor mange dokumenter som er oppført i den, samt det totale antall sider som er beregnet. Når du ser på en slik mappe, kan du enkelt finne ønsket papir med de nødvendige parametrene uten å gjøre noe særlig.
Funksjoner ved varelageret
Den interne listen over dokumenter krever spesiell kunnskap og spesiell oppmerksomhet fra kompilatoren. Noen ganger resulterer designfeil i at papir rett og slett går tapt i en enorm strøm av informasjon. Å være malplassert, flyr hun ut av syne.
For eksempel for planlagt befaring Skattetilsynet trengte en rapport i fjor siden, og den ble arkivert med uaktsomhet sammen med andre dokumenter. Det var en situasjon der en ansatt i foretaket ikke kan bekrefte denne eller den informasjonen som ble gitt tidligere. En slik misforståelse kan føre til bøter for organisasjonen og straff for ansatte som er ansvarlige for å fremskaffe informasjon og lagre dokumenter. Mengden av tap avhenger av viktigheten av de data som etterspørres. For å forhindre at dette skjer, må dokumentene føres korrekt. Denne prosessen er selvfølgelig veldig kompleks og tidkrevende. I tillegg er det nødvendig å ta hensyn til prosedyren i flere trinn og sekvens.
Personlige filer av ansatte
Personaltjenesten til enhver bedrift eller organisasjon er også en seksjon som mange forskjellige dokumenter passerer gjennom. De fleste av dem er samlet i personlige filer til ansatte.
De lagres på plass til oppsigelse, og først etter det arkiveres. I dette tilfellet må personalsjefen utarbeide en oversikt over personlige filer. Det er verdt å merke seg at det i lovgivningen til Russland ikke er noen bestemte regler for utarbeidelse av det. Alle reglene er hentet fra sovjettiden. I samsvar med dem skal et slikt inventar være en typetabell med syv kolonner:
- Antall i rekkefølge.
- Indeks over et spesifikt dokument.
- Dato.
- Tittel og sammendrag av dokumentet.
- Arknummer.
- Dato da dokumentet ble inkludert i filen.
- Merknad for spesielle notater.
Helt på slutten beregnes det totale antall dokumenter som er oppført på listen. Alt dette gjøres under underskrift av personalsjefen som angir dato for overføring av saken.
