Terdapat tempoh penyimpanan yang berlainan dalam dokumen dokumen jenis tertentu. Ada di antara mereka yang berkaitan dengan nilai informatif yang tidak terhad, sementara yang lain kehilangan relevansinya dengan cepat. Jadi apa dokumen dan berapa lama anda perlu menyimpan? Bagaimana mereka harus dilupuskan? Semua ini dinyatakan dengan jelas di dalam undang-undang.
Tiga jenis tempoh pengekalan
Senarai tempoh penyimpanan dokumen dalam dokumen: sementara (sehingga 10 tahun), jangka panjang (lebih dari 10 tahun) dan kekal. Jika kita bercakap mengenai kes-kes penyimpanan jangka panjang dan kekal, maka selepas selesai mereka dipindahkan ke jabatan khas untuk tempoh 2 tahun, dan kemudiannya diarkibkan.
Adakah penampilan media menjejaskan masa penyimpanan?
Jenis pembawa maklumat (kertas atau elektronik) tidak menjejaskan tempoh penyimpanan. Apa yang penting ialah maklumat yang terkandung di dalamnya. Penggunaan lebih lanjut kes tertentu ditentukan oleh pemeriksaan khas. Ia mengklasifikasikan semua dokumen, menunjukkan sama ada mereka boleh digunakan untuk kepentingan (atau terhadap) sains, negara, masyarakat, individu, dll.
Kenapa pemeriksaan untuk menentukan nilai dokumen?
Adalah mustahil untuk dilakukan tanpa prosedur ini dalam bidang kerja pejabat, sama ada arkib, organisasi atau perusahaan negeri.
Objektif peperiksaan - untuk menentukan atau mengubah hayat simpanan dokumen; untuk membuat pemilihan kes-kes yang tertakluk kepada pelupusan kerana mereka tidak lagi membawa nilai atau hilang kaitan; nyatakan tempoh pemeliharaan dokumen yang tidak mempunyai nilai sejarah atau saintifik, tetapi mempunyai nilai praktikal. Juga, peperiksaan harus menentukan jenis nilai dokumentasi lain yang berkaitan dengan: politik, saintifik, ekonomi, budaya, perindustrian, dll.
Untuk maklumat mengenai kakitangan, perakaunan, simpanan dan pelantikan lanjut kes, anda harus merujuk kepada Undang-undang mengenai Hal Ehwal Arkib.
Hasil peperiksaan itu hendaklah menjadi senarai yang mengandungi 12 bahagian dokumen yang terhasil daripada fungsi struktur negara, organisasi, institusi dan perusahaan lain. Kami akan memberi perhatian khusus kepada perkara perakaunan dan kakitangan, memandangkan syarat dan terma penyimpanan dokumen di perusahaan. Sentuh dengan ringan pada dokumen perubatan.
Rekod perubatan
Kertas perubatan, dan lain-lain yang penting, mempunyai tempoh simpanan khusus mereka untuk dokumen dalam kerja perkeranian organisasi perubatan. Tempoh ini dikawal oleh tindakan undang-undang peraturan Persekutuan Rusia dan berkisar antara 1 tahun hingga 50 tahun untuk pelbagai kategori dokumen.
Rekod perakaunan
Untuk dokumentasi yang dihasilkan oleh jabatan perakaunan, syarat-syarat berasingan dan tempoh penyimpanan dokumen yang digunakan dalam kertas kerja. Selepas pemprosesan, dokumentasi utama, baki, data daftar perakaunan, laporan dikehendaki disimpan di dalam bilik khas atau dalam kabinet tertutup - sehingga mereka dipindahkan ke arkib organisasi. Borang pelaporan yang ketat hendaklah disimpan dalam kabinet logam atau peti besi. Akauntan ketua melantik seseorang yang diberi kuasa untuk memantau isu-isu ini.
Sekiranya dokumen jenis ini hilang, rosak, dipindahkan secara tidak sah kepada pihak ketiga, maka pengurusan organisasi mesti memberitahu pihak berkuasa penguatkuasaan undang-undang tentang fakta ini. Pemusnahan atau penyitaan dokumentasi hendaklah berlaku semata-mata mengikut kehendak yang ditetapkan oleh undang-undang.
Tempoh penyimpanan dokumen perakaunan
Piawaian hayat perakaunan sedia ada:
- dokumentasi utama, borang - 3 tahun;
- dokumen tunai, maklumat berkaitan dengan transaksi kewangan - 5 tahun;
- pembayaran dan bayaran penyelesaian (jika tidak ada akaun peribadi) - 75 tahun.
Adalah dilarang untuk merampas kes-kes pada akhir tempoh penyimpanan tanpa pengesahan oleh pihak berkuasa cukai, dan suatu komisen yang dilantik khas mesti membuat keputusan mengenai pemusnahan dokumen-dokumen dalam kerja pejabat dengan tempoh penyimpanan yang luput.
Pentadbiran HR
Dokumentasi kakitangan mempunyai kepentingan sosial yang besar (pertama sekali, ia berkaitan dengan ketersediaan data peribadi), maka storan mereka ditentukan oleh peraturan khusus. Sebilangan besar daripada mereka berfungsi sebagai pengesahan sebenar hak pekerja untuk keselamatan sosial (pada usia tua, kecacatan, dll.), Mengandungi maklumat mengenai kekananan mereka, dan lain-lain. Dalam hal ini, kebanyakan dokumen kakitangan berkaitan dengan mereka yang mempunyai tempoh penyimpanan jangka panjang atau kekal dan digunakan dalam arkib di mana rakyat menghubungi untuk maklumat latar belakang. Mereka juga mempunyai nilai arkeografi dan biografi, berfungsi sebagai sumber untuk tinjauan statistik atau kajian sejarah dan sosial.
Keadaan utama untuk menyimpan dokumentasi dari jabatan kakitangan adalah pembatasan akses haram kepada maklumat peribadi tentang pekerja, serta kemampuan untuk cepat mencari hal yang tepat.
Dua jenis penyimpanan boleh dibezakan dalam organisasi kerja pejabat dan tempoh penyimpanan dokumen kakitangan: semasa dan seterusnya. Jenis pertama dibahagikan kepada dua subtipe: penyimpanan dokumentasi semasa pelaksanaan dan penyimpanan dokumentasi yang dilaksanakan.
Kes-kes semasa pelaksanaannya terletak pada orang yang berurusan dengan mereka dalam folder khas dengan nama (sebagai contoh, "Urus", "Untuk tandatangan"). Nombor telefon, nama keluarga, inisial kontraktor mesti dinyatakan di sini. Selepas ia difailkan dan disimpan mengikut tatanama.
Perintah
Semua pesanan mesti disimpan di asal, dan salinannya (untuk insentif, penalti, pengambilan pekerja, pemecatan, dll.) Dimasukkan ke dalam fail peribadi pekerja. Ia diletakkan di dalam folder bernombor, dan halamannya mesti dilampirkan. Sampul fail peribadi mempunyai nombor siri tersendiri. Tempoh penyimpanan semasa untuk rekod HR hanya digunakan untuk pekerja yang sedang bekerja. Selepas pemecatan, kes itu mesti dikeluarkan dari folder dan dilaksanakan untuk dipindahkan ke arkib.
Keadaan penyimpanan buku buruh pekerja, serta meterai, setem, kepala surat, kunci kepada kabinet dengan dokumentasi, bermakna mereka disimpan di dalam aman kepala jabatan personel. Di samping itu, adalah disyorkan bahawa pegawai kakitangan, meninggalkan pejabatnya, membersihkan semua nota dan dokumen di dalam almari dan matikan komputer. Pada akhir hari bekerja, adalah perlu untuk meletakkan semua dokumentasi dalam kabinet logam dan mengelaknya. Kuncinya diserahkan kepada ketua jabatan dengan senarai dalam jurnal yang sepadan. Semua draf dan borang yang ditolak dimusnahkan, komputer diputuskan dari rangkaian. Jika pekerja telah menerima salinan atau cabutan daripada dokumen itu, dia mesti meninggalkan tandatangan mengenai perkara ini dalam jurnal.
Hanya dokumen yang tempoh storannya melebihi 10 tahun jatuh ke dalam dana arkib. Mereka mempunyai nilai sosial, ekonomi, politik, sejarah dan lain-lain. Jadual yang mana dokumen diserahkan kepada arkib diluluskan oleh pengurus atau majikan. Dokumen harus datang ke sini dalam bentuk asal. Jika ini tidak mungkin, maka salinannya hendaklah diperakui dan diserahkan.
Mengatur istilah dan prosedur untuk menyimpan dokumentasi personil "Daftar dokumen pengurusan tipikal", yang diluluskan oleh Arkib Persekutuan. Tempoh penyimpanan dokumen dalam kerja kertas dan prosedur untuk menyimpan buku buruh diluluskan dalam akta pengawalseliaan khas - Keputusan Kerajaan Persekutuan Rusia "Pada buku buruh".
Syarat penyimpanan dokumentasi kakitangan
Oleh itu, selama 5 tahun disimpan:
- Dokumen (sijil, maklumat, pernyataan, dsb.) Berkenaan dengan ketersediaan, pengambilalihan atau pergerakan pekerja.
- Dokumen (senarai, maklumat, sijil) yang berkaitan dengan pembebasan atau keperluan untuk kakitangan kerja, penciptaan pekerjaan, jantina, umur, dan kelayakan profesional pekerja.
- Surat-menyurat mengenai isu-isu pekerjaan.
- Dokumen mengenai pemindahan pekerja ke hari kerja atau minggu yang lebih pendek.
- Dokumen berkaitan pertikaian buruh.
- Laporan mengenai status dan pengesahan kerja dengan pekerja disimpan secara berterusan, dan permohonan (sertifikat) untuk pembebasan dan keperluan pekerja juga disimpan selama lima tahun.
Selama 3 tahun disimpan:
- Dokumen (maklumat, baki masa kerja, maklumat, memo) berkaitan dengan rakaman waktu bekerja.
- Akta (maklumat, ciri, mesej, sijil, dll.), Yang mengandungi maklumat mengenai disiplin buruh.
- Akta (laporan dan maklumat lain) berkaitan dengan perakaunan penyisipan buruh dan buku.
Penyimpanan untuk satu tahun terpakai untuk buku masa dan buku pengesanan masa, serta jadual percutian.
Fail peribadi dan kad peribadi pekerja disimpan selama 75 tahun, dan jika kita bercakap mengenai dokumentasi ini untuk pengurus, pekerja dengan anugerah negara atau pangkat, ahli eksekutif, pentadbiran atau mengawal struktur organisasi, kemudian secara kekal.
Kakitangan organisasi dan perubahan kepada mereka disimpan secara berterusan, dan pengaturan kakitangan - selama 75 tahun.
Penerangan pekerjaan yang tipikal di tempat kelulusan dan pembangunan disimpan secara kekal, peribadi (sebagai sebahagian daripada fail peribadi) - selama 75 tahun.
Salinan kontrak pekerja yang masih tinggal, yang difailkan dalam fail peribadi pekerja, mesti disimpan selama 75 tahun dan kemudian diarkibkan. Jika fail peribadi tidak disimpan, maka kontrak tersebut harus dibentuk untuk menjadi perniagaan yang berasingan pada keadaan penyimpanan yang sama.
Kad perakaunan, buku, majalah juga mempunyai syarat mereka sendiri untuk penyimpanan dokumen dalam kertas kerja:
- Penerimaan, penempatan semula, pemecatan kakitangan - 75 tahun.
- Perakaunan untuk pengembara perniagaan - 5 tahun dari tarikh pemecatan.
- Perakaunan untuk perkhidmatan ketenteraan - 3 tahun.
- Maklumat percutian - 3 tahun.
- Fail peribadi, kad, kontrak pekerjaan dan perjanjian - 75 tahun.
- Pengeluaran insersi buruh dan buku - 50 tahun.
- Pengeluaran sijil gaji (tempat atau pengalaman kerja) - 3 tahun.
- pengeluaran sijil perjalanan - 5 tahun.
Merumuskan semua perkara di atas, untuk kemudahan orang-orang yang memerlukan maklumat dalam bentuk yang dipasang, anda boleh menyerahkan tempoh penyimpanan dokumen secara dokumentasi secara mandiri dalam jadual.
Apa yang harus dilakukan sekiranya dokumen itu rosak?
Dokumen sedemikian tertakluk kepada pemulihan. Sebagai contoh, jika jajaran masa telah rosak (hayat simpanannya ialah tujuh puluh lima tahun), maka maklumat tentangnya boleh didapati di komputer jabatan perakaunan. Adalah mustahil untuk membuang kad laporan yang rosak, kerana ini akan menjadi pengurangan yang tidak dibenarkan dalam tempoh penyimpanan yang ditetapkan oleh norma-norma, yang boleh menyebabkan hukuman terhadap pengurusan organisasi. Oleh itu, apa-apa dokumen yang telah menjadi tidak boleh digunakan sebelum tarikh tutup harus dipulihkan. Sekarang semua organisasi menggunakan perisian ini, yang mengandungi maklumat yang diperlukan untuk ini.
Kesimpulannya
Oleh itu, tempoh penyimpanan dalam kertas kerja bergantung kepada jenis dan nilai dokumen. Sebahagian besar dokumentasi kakitangan mempunyai kehidupan rak meningkat. Di bahagian undang-undang Persekutuan Rusia, terdapat piawaian yang ketat untuk ini. Undang-undang juga mengawal selia prosedur dan terma penyimpanan jenis dokumen tertentu, serta pelupusan dokumen: ia harus berlaku hanya selepas pemeriksaan dan dengan cara yang sesuai.