Peribahasa terkenal berkata: "Jika anda mahu melakukan sesuatu dengan baik, lakukan sendiri." Pada masa yang sama, bekerja bersendirian adalah jauh dari berkesan untuk berkongsinya di kalangan beberapa pekerja. Perwakilan kuasa dalam organisasi adalah penghalang dalam kerja banyak syarikat. Bagaimana untuk memisahkan tugas dan tanggungjawab, walaupun tidak menyinggung sama ada diri mereka atau pekerja? Dan adakah terdapat prosedur delegasi tertentu atau segala-galanya yang formal oleh perjanjian lisan?
Mengapa tidak?
Mengapa ada masalah delegasi pihak berkuasa dalam organisasi? Selalunya, pengurus tidak mahu memindahkan sebahagian tugasnya kepada timbalan atau ketua jabatan kerana dia takut ketidakcekapan mereka dalam beberapa perkara. Faktor yang sesetengah pemimpin cenderung untuk mempercayai ketidakpuasan mereka, iaitu, mereka percaya bahawa tidak ada yang boleh melakukan kerja mereka, memainkan peranan di sini. Seperti yang kita ketahui, tidak ada yang tidak boleh digantikan. Pada mulanya, selepas delegasi, ketua dalam mana-mana perlu memantau dengan teliti aktiviti-aktiviti orang yang mendapat tugasnya untuk memastikan bahawa dia membuat pilihan yang tepat. Sekiranya pekerja tidak memenuhi jangkaan, dia dengan selamat boleh dilucutkan semua kuasa tambahan dan memilih orang lain di tempatnya, atau sekali lagi mengambil semua tanggungjawab ke bahu kepimpinannya. Proses delegasi mudah dikembalikan. Mengalihkan beberapa urusan ke bahu lain akan membantu ketua syarikat memunggah dan memberi perhatian kepada beberapa isu di perusahaan yang tidak pernah dicapai sebelumnya atau yang dia hanya tidak memberikan perhatian yang cukup. Seorang pekerja yang dihormati untuk membantu, selepas kepercayaan itu, mungkin akan menjadi lebih bermotivasi, yang pasti akan memberi kesan positif terhadap kualiti karyanya.
Kepada siapa yang mewakilinya?
Malah menyedari manfaat pengedaran dan perwakilan kuasa dalam organisasi, ada yang tidak terburu-buru menggunakan alat-alat pengurusan ini, tanpa mengetahui siapa yang harus dipilih sebagai pengganti untuk diri mereka sendiri. Terdapat beberapa syarat di mana delegasi akan benar-benar berjaya:
- Walaupun pada masa ini perhatian kepada apa-apa isu adalah semata-mata penting, ia boleh diberikan kepadanya bukan sahaja secara langsung oleh pemimpin. Iaitu, soalan, katakanlah, penghantaran boleh dialihkan kepada ketua jabatan yang sepadan, yang, disebabkan oleh tanggungjawab yang lebih sedikit, dapat menangani lebih dekat dengan masalah tertentu.
- Secara semulajadi, pekerja yang tugasnya dipindahkan mestilah mempunyai pengalaman tertentu dalam bidang tertentu dan, tidak perlu dikatakan, pengetahuan yang relevan. Ia tidak akan sepenuhnya logik untuk mengamanahkan kakitangan pemasaran dengan kakitangan pengambilan pekerja, dan membuat logistik yang bertanggungjawab untuk iklan luaran. Keadaan ini adalah salah satu kelebihan utama delegasi: ketua tidak mungkin mempunyai pengetahuan yang sama baiknya di semua bidang yang entah bagaimana berkaitan dengan perniagaannya, sehingga mewakilkan sebahagian dari otoritasnya kepada seorang pakar akan membantu untuk melihat banyak masalah dengan cara yang sama sekali berbeda.
- Kita tidak boleh mengatakan bahawa adalah mungkin untuk mewakilkan pihak berkuasa dalam menguruskan sebuah organisasi atau kawasan lain dalam kehidupannya, jika ketua syarikat itu tidak mempercayai orang yang dia akan berikan tugasnya. Memindahkan kekangan kuasa ke tangan lain jauh dari mudah, dan memindahkan mereka kepada orang asing yang tidak hanya dapat memperbaiki keadaan di dalam syarikat, tetapi juga memperburuknya, sangat menakutkan.Oleh itu, hanya orang yang menikmati keyakinan pemimpin dapat menjadi perwakilan;
- Ia tidak mencukupi untuk memindahkan tanggungjawab kepada satu orang, ia juga perlu untuk memindahkan juga cara untuk memenuhinya. Malah seorang akauntan pakar tidak akan dapat menganalisis kegiatan kewangan syarikat jika dia tidak menerima laporan yang relevan untuk jangka waktu tertentu. Oleh itu, bukan sahaja fungsi yang diwakilkan, tetapi juga sumber yang tanpa fungsi ada yang tidak dapat dilaksanakan.
Hanya kehendak yang baik!
Secara semulajadi, delegasi, seperti mana-mana bentuk kerjasama lain, mesti sukarela. Ia tidak mungkin sesiapa yang, di bawah rasa sakit pemecatan, dipaksa untuk mengambil bahagian besar tugas tugas ketua, akan dapat bekerja dengan sangat produktif. Selain itu, sebelum memindahkan secara langsung, pihak-pihak mesti memahami sepenuhnya kuasa dan tanggungjawab yang dipindahkan. Perwakilan mesti mempunyai idea kaedah yang digunakan oleh kepala untuk menyelesaikan masalah-masalah tertentu untuk membina karya mereka sendiri atas dasar mereka. Jadi perkara yang paling penting dalam pemindahan kuasa adalah untuk menerangkan dengan jelas apa yang diperlukan seseorang yang akan dihormati untuk membantu ketua syarikat.
Apa yang perlu diwakilkan?
Walaupun delegasi kuasa dilihat oleh banyak pihak sebagai sebahagian penting dari fungsi organisasi, walaupun pentingnya prosedur ini diakui, tidak semua orang selalu memahami apa yang dapat diteruskan kepada bawahan. Adakah hak untuk membuat keputusan? Tidak, ia tidak begitu serius langsung.
Anda boleh mulakan dengan pemindahan tugas-tugas yang bertanggungjawab. Contohnya, ketua mengarahkan seorang pekerja untuk menyediakan laporan penting mengenai aktiviti-aktiviti syarikat untuk tempoh tertentu, dan bukannya melakukannya sendiri. Malah tugas yang seolah-olah kecil itu sudah menjadi sebahagian daripada proses delegasi.
Pemindahan keseluruhan projek adalah peringkat seterusnya yang mempunyai delegasi kuasa dalam sesebuah organisasi. Contoh: syarikat perlu merekabentuk pembungkusan produk baru. Daripada menjadi ketua ini, bab ini mengarahkan pekerja yang bertanggungjawab untuk menjalankan tugas pengurus: untuk memilih orang yang paling sesuai untuk tugas ini, mengatur kerja, dan memantau kualitinya. Kepala dengan pemindahan tugas hanya akan menerima laporan tentang apa yang telah dilakukan dan, jika ada yang tidak sesuai dengannya, dia akan membuat rekomendasi tertentu yang harus diperhitungkan oleh pengurus delegasi ketika bekerja lebih lanjut pada proyek. Walaupun hakikat bahawa mengurus projek tertentu lebih dekat dengan apa yang dilakukan oleh ketua syarikat setiap hari, delegasi tanggungjawab tersebut akan membolehkan beliau menumpukan perhatian kepada isu-isu yang memerlukan perhatian segera.
Tahap kepercayaan tertinggi adalah delegasi seluruh bidang kegiatan. Di dalam syarikat-syarikat besar, contoh pemindahan kuasa itu adalah ketua jabatan. Mereka berurusan secara eksklusif dengan bekalan, komunikasi, pemasaran, dan sebagainya, hanya menyediakan laporan mengenai aktiviti mereka. Fungsi pemimpin dengan delegasi sedemikian adalah minimum: dia hanya menunjukkan matlamat dan objektif, dan mencapai mereka sudah menjadi masalah bagi perwakilan. Kaedah ini adalah paling mudah untuk organisasi besar yang mampu melepaskan pemimpin dengan cara ini.
Bagaimana untuk mewakilkan?
Oleh itu, pemimpin itu mendapati yang mana delegasi pihak berkuasa dalam organisasi akan dijalankan. Adakah jenis kuasa yang boleh dipindahkan juga layak disebutkan secara berasingan?
Ia harus bermula dengan fakta bahawa, seperti dalam apa jua isu, terdapat banyak pilihan untuk mengelaskan spesies. Bagi sesetengah orang, terdapat beberapa kategori yang memindahkan tanggungjawab yang dipindahkan, untuk sesetengahnya, kurang. Klasifikasi yang paling umum telah menjadi, di mana semua kuasa dibahagikan kepada hanya dua kumpulan: linear dan kakitangan.
Kuasa lurus adalah asas bagi hierarki syarikat.Terdapat beberapa tanggungjawab kepala, yang dipindahkan kepada ketua jabatan. Ketua jabatan, pada gilirannya, memindahkan sebahagian dari fungsi ini kepada pekerja hiliran. Maksudnya, tugas itu berjalan dari bahagian atas hierarki perkhidmatan ke bahagian bawahnya.
Dalam kes kuasa kakitangan, pekerja diberi hak untuk membantu seseorang yang menjalankan kuasa linier. Iaitu, pekerja kedua boleh memilih maklumat yang diperlukan untuk orang yang diarahkan untuk membuat laporan jualan untuk produk tertentu untuk tempoh tertentu.
Bagaimana dengan pendaftaran undang-undang?
Kepala sudah tahu prinsip delegasi otoritas dalam organisasi, dan atas dasarnya dia menentukan pencalonan yang mana dia akan memindahkan sebahagian dari keprihatinannya, bahkan memilih apa yang dia akan mempercayakan kepada pekerja baru. Tetapi bagaimana delegasi itu sendiri berlaku? Adakah ia dijalankan secara lisan, hanya melalui perintah, atau adakah ia diformalkan entah bagaimana legislatif?
Untuk memulakan, mana-mana pekerja boleh menolak fungsi yang diwakilkan kepadanya, ini ditetapkan dalam Kod Buruh, yang menjadi asas hubungan antara majikan dan bawahannya. Perlu diingat bahawa delegasi lebih lanjut (seperti dalam kuasa linier) juga mungkin hanya dengan kebenaran kepala: walaupun hakikat bahawa dia memindahkan semua tugasnya kepada orang lain, dia masih bertanggungjawab untuk mereka. Iaitu, jika delegasi pergi ke peringkat hierarki yang lebih rendah, ketua syarikat akan bertanggungjawab terhadap pekerja lain yang akan diwakilkan tugasnya.
Adakah mungkin secara lisan?
Pertubuhan perwakilan kuasa dilaksanakan, sebagaimana yang telah disebutkan, berdasarkan Kod Buruh. Menurutnya, agar delegasi disahkan mengikut semua peraturan, anda perlu menandatangani surat kuasa untuk memindahkan kuasa tertentu. Sudah tentu, fungsi awal pekerja ditetapkan dalam kontrak pekerjaan, jadi kuasa wakil akan diperlukan jika kepala memutuskan untuk memperluas bidang kegiatannya (bahkan untuk sementara waktu). Tetapi dalam kebanyakan kes, semuanya boleh dilakukan tanpa dokumen tambahan.
Pada masa yang sama, beberapa pekerja lain perlu diberitahu tentang pemindahan tugasan baru untuk menilai kecekapan perwakilan dan memberikan bantuan yang mungkin untuk memenuhi tugas-tugas baru, supaya pengurus lebih suka mengeluarkan pesanan yang semua pihak yang berkepentingan mengenali. Sebaliknya, semua yang terjejas oleh pelantikan ini hanya boleh dijemput untuk mengadakan pertemuan di mana setiap orang akan belajar mengenai kelayakan baru perwakilan.
Tetapi jika delegasi tugas dan kuasa dalam organisasi dirancang untuk jangka masa yang panjang, dan keseluruhan tanggungjawab baru mungkin dianggap sebagai pekerjaan lain, adalah lebih baik untuk memformalkan undang-undang pemindahan pekerja ke kedudukan baru, dan bukannya sentiasa menulis surat kuasa baru.
Apakah proses delegasi?
Semua formaliti yang perlu diselesaikan, hanya untuk mengetahui apakah organisasi delegasi proses kuasa. Secara semulajadi, tidak seorang pun akan meninggalkan pendatang baru dengan tugasnya satu pada satu pada hari-hari pertama pelaksanaannya, jadi prinsip apa yang harus diikuti oleh pemimpin agar agar delegasi berjaya?
Hari-hari pertama, bab menunjukkan perwakilan benar-benar segala-galanya, memberitahu secara terperinci mengenai semua aspek kuasa-kuasa baru. Pendek kata: "Tonton bagaimana untuk melakukannya." Apabila ketua menulis laporan, perwakilan memantau kegiatannya, mengingat urutan tindakan, ciri-ciri program kerja dan sebagainya; apabila kepala mengedarkan tanggungjawab dalam projek baru, orang baru cuba menganalisis pilihan pemimpin. Pada peringkat ini, perwakilan menerima kritikan yang paling, dengan yang membina. Pada masa akan datang, semua nasihat yang diberikan oleh kepala pada masa awal ini akan sangat berguna.
Langkah seterusnya adalah permulaan aktiviti bebas.Semua laporan yang sama perwakilan sudah menulis dirinya di bawah kendali yang ketat terhadap ketua, yang terus mengkritiknya dan menunjukkan kesilapan. Pemula sendiri cuba untuk mengedarkan peranan dalam projek baru, tanpa tips dan nasihat dari perkara utama. Tahap ini jauh lebih sukar daripada yang sebelumnya, kerana ia jauh dari mudah untuk mengambil tanggung jawab setelah anda hanya melihat bagaimana untuk melaksanakan tugas anda dengan tepat. Tetapi setelah mengatasi kesulitan awal, semuanya akan menjadi lebih mudah.
Peringkat ketiga, yang mempunyai delegasi kuasa dalam organisasi, adalah kemerdekaan relatif. Ia dalam banyak aspek yang serupa dengan yang terdahulu, hanya terdapat sedikit kawalan di sini. Pada peringkat ini, pekerja memerlukan sokongan ketua, yang menghargai usahanya dan bahkan menerangkan masalah itu lebih lembut daripada sebelumnya sebelum dia melakukannya. Kali ini diberikan agar delegasi untuk membangunkan autonomi maksimum dalam membuat keputusannya, menggunakan nasihat kepala hanya dalam situasi yang sangat kritikal. Selepas itu, peringkat paling mudah untuk orang utama dan peringkat paling menyenangkan untuk perwakilan bermula - kebebasan lengkap.
Adakah ia berfungsi?
Bagaimanakah saya tahu jika organisasi berjaya diwakilkan? Tanggungjawab, kuasa telah diterima sepenuhnya oleh pekerja yang dipercayai oleh pengurus? Sesiapa sahaja yang telah melalui seluruh proses memindahkan kuasa harus memiliki autonomi mutlak, dalam rangka tugas mereka, tentu saja. Oleh itu, jika seseorang lebih suka bertanggungjawab hanya untuk beberapa bahagian kerja atau masih memerlukan nasihat orang yang lebih tinggi, ia boleh dikatakan bahawa delegasi telah gagal sepenuhnya.
Sebaliknya, jika ketua mengarahkan orang yang dipilihnya sebagai perwakilannya, jumlah minimum kerja, mengendalikan kegiatannya dengan lebih hati-hati, mentor para pekerjanya, maka kita dapat membicarakan kegagalan proses seperti pengedaran dan delegasi otoritas dalam organisasi. Di pihak kepala sekolah, kepercayaan diperlukan, di pihak bawahan, kesiapan untuk membenarkan kepercayaan ini. Ini adalah prinsip utama delegasi.
Kesimpulannya
Perwakilan kuasa di dalam organisasi merupakan contoh bagaimana seorang pemimpin dapat membuat hidupnya sendiri lebih mudah dengan merumitkannya untuk orang lain, dan merumitkannya akan menjadi kegembiraan kepada pekerja lain. Kelebihan pemindahan kuasa, seperti yang dinyatakan di atas, termasuk keupayaan utama untuk memberi tumpuan kepada masalah yang lebih serius, mengubah sesuatu yang tidak memerlukan perhatiannya langsung kepada orang lain. Satu lagi kelebihannya ialah mengenal pasti pekerja yang paling berbakat yang dalam kedudukan baru akan dapat menunjukkan diri mereka dalam semua kemuliaannya. Hubungan berterusan pemimpin dan pekerja akan mengajar mereka untuk lebih memahami antara satu sama lain, yang kemudiannya berguna untuk kegiatan masa depan kedua-duanya. Perwakilan kuasa dalam organisasi mewujudkan motivasi tambahan: yang pekerja tidak mahu diperhatikan dan dinaikkan? Dan memandangkan jangkaan yang berterusan ini sangat meningkat, pekerja akan tetap di tempat kerja lebih lama tanpa mengubahnya kepada syarikat di mana pemindahan tugas dari orang yang lebih tinggi adalah mustahil.
Oleh itu, syarikat-syarikat yang pergi jauh dari langkah mudah untuk kedua-dua pengurus dan pekerja untuk memindahkan kuasa akan mendapat kelebihan berbanding pesaing mereka yang tidak mahu berkongsi kuasa dalam syarikat. Jadi jelas: delegasi pihak berkuasa dalam organisasi perlu bagi kedua-dua pimpinan dan pekerja biasa. Ini harus selalu diingati.