Semasa aktiviti mana-mana perusahaan, sebilangan besar dokumen muncul yang mesti disimpan untuk jangka waktu tertentu. Dalam artikel kami, kami ingin membincangkan bagaimana penyimpanan operasi dokumen dan pemusnahannya dilakukan.
Apakah simpanan dalam talian?
Benar-benar semua kertas kerja yang dibuat atau diterima dalam proses perusahaan tertakluk kepada sistematisasi yang jelas dan pemprosesan yang teliti. Jadi pada masa akan datang, anda boleh menggunakannya semula, anda mesti mengatur keselamatan mereka dengan betul, menyediakan akses pantas kepada mana-mana mereka. Malah, storan operasi penyimpanan adalah pemeliharaan kertas dalam organisasi atau unit struktur sehingga mereka dimusnahkan atau dipindahkan ke arkib organisasi.
Tempoh pengekalan dokumen
Di mana-mana organisasi terdapat pelbagai kertas mengikut tahap nilai mereka. Sesetengahnya mempunyai nilai ekonomi atau saintifik yang besar, yang lain mengandungi maklumat yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tertentu, setelah itu mereka kehilangan makna mereka. Oleh itu, beberapa kertas kerja perlu disusun dan disimpan dengan betul, sementara yang lain hanya dimusnahkan, mengikut peraturan tertentu.
Simpanan operasi dokumen nilai saintifik atau praktis memiliki kerangka waktu sendiri. Mereka bergantung pada tahap kepentingan kandungan mereka.
Hayat rak mungkin seperti berikut:
- Kekal.
- Sementara (lebih daripada sepuluh tahun).
- Sementara (tidak lebih daripada sepuluh tahun).
Harus diingat bahawa bentuk kertas tidak menjejaskan tempoh penyimpanan dokumen dengan cara apa pun (jadual penyimpanan diberikan oleh kami dalam artikel). Bukan rahsia lagi bahawa pada masa ini kebanyakan maklumat sedang diproses secara elektronik. Terma bergantung, pertama sekali, pada kandungan dokumen itu sendiri.
Keperluan penyimpanan
Terdapat keperluan tertentu untuk penyimpanan dokumen operasi. Sebagai contoh, kes-kes pemeliharaan sementara atau kekal yang lengkap mesti kekal di unit organisasi untuk beberapa tahun lagi. Selepas tempoh ini mereka ditempatkan dalam arkib perusahaan.
Selagi kertas digunakan secara aktif, mereka memerlukan reka bentuk dan penyelenggaraan yang betul. Penyimpanan dokumen operasi membayangkan pembentukan mereka mengikut kumpulan tertentu tertentu, serta spesifikasi nomenklatur yang diterima pakai oleh organisasi.
Untuk memastikan carian cepat mana-mana kertas, perlu mengisi nama folder sebagai maklumat yang mungkin. Sebagai pemacu, sebagai peraturan, folder digunakan, di sampul yang harus ada poket untuk nama nomenclatif yang boleh diganti.
Semasa penyimpanan dalam talian, maklumat berikut ditunjukkan pada penutup:
- Tempoh sementara permulaan dan akhir penggunaan.
- Jumlah helaian bersih dalam folder.
- Petunjuk jangka hayat sekuriti tersebut.
- Nama penuh artis, nombor telefon perhubungannya.
- Prasasti tambahan juga boleh hadir ("untuk kelulusan", "untuk tandatangan", dll.)
Storan semasa dijalankan dalam kabinet (logam) yang dilengkapi khas atau di dalam bilik yang berasingan, yang ditutup untuk akses. Terbitan sementara sekuriti perlu dilakukan hanya dengan perintah pengurusan jabatan yang berkaitan dengan dokumen. Pada penghujung hari, folder itu harus kembali ke tempatnya - kabinet selamat.
Pada akhir tempoh penyimpanan operasi, dokumen diberikan status "selesai". Dan hanya selepas ini memulakan prosedur untuk penyediaannya untuk dipindahkan ke arkib.
Tarikh menyimpan dokumen masuk
Di mana-mana organisasi, dokumen masuk terkumpul dalam proses aktiviti. Mereka juga mempunyai kehidupan rak. Secara umum, surat-menyurat masuk merujuk kepada semua dokumentasi yang tiba di perusahaan. Tempoh penyimpanan kertas tersebut ditentukan oleh kandungan. Dokumen masuk adalah disyorkan untuk disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun. Walau bagaimanapun, surat yang lebih penting mungkin bertahan lebih lama (contohnya, lebih daripada lima tahun). Tempoh ditentukan oleh tahap kepentingan maklumat dalam kertas kerja. Oleh itu, klasifikasi dokumen tersebut mesti mengambil kira kepentingan maklumat. Sebagai contoh, surat daripada pihak berkuasa perlu diserlahkan dalam satu folder, dan surat-menyurat dengan rakan perniagaan yang lain. Kertas sedemikian hendaklah disimpan selama sekurang-kurangnya lima tahun.
Tempoh pengekalan keluar
Dokumen keluar, seperti mana-mana syarikat lain, tertakluk kepada storan. Lebih-lebih lagi, seperti dalam hal kertas yang masuk, mereka mempunyai istilah tertentu, yang bergantung pada tahap kepentingannya.
Adalah dinasihatkan supaya sistematis dokumen dan menandakan tempoh penyimpanan pada setiap folder. Secara logiknya, dokumen keluar harus dibahagikan kepada tatasusunan yang berasingan: surat-menyurat dengan pembekal, dengan pelanggan, pelanggan, organisasi kerajaan, utiliti, dan lain-lain. Kertas-kertas yang paling penting harus disimpan dalam simpanan operasi sekurang-kurangnya lima tahun, dan yang lebih mudah - hingga tiga tahun. Huruf terpenting boleh disimpan selama sepuluh tahun. Alasan untuk kegunaan sedemikian lama mesti dibetulkan dalam arahan khusus pada kerja perkeranian perusahaan.
Log Dokumen
Jurnal pendaftaran dokumen boleh didapati di mana-mana perusahaan. Selain itu, sebagai peraturan, jurnal pendaftaran berasingan untuk sekuriti masuk dan keluar diperuntukkan jika organisasi aktif. Jadi lebih mudah untuk menstratkan semua surat-menyurat. Majalah dibeli dan diubah setiap tahun. Sudah tentu, pada masa ini, banyak yang memilih untuk menyimpan jurnal serupa dalam bentuk elektronik. Walau bagaimanapun, mesti ada salinan kertas.
Keperluan dokumen dicatatkan dalam jurnal, nombor diberikan kepada mereka, dan tarikh juga ditunjukkan. Pendaftaran sekuriti sedemikian membenarkan, jika perlu, untuk mencari dokumen yang betul. Majalah disimpan selama tiga tahun. Pada akhir tempoh ini, semua dokumentasi yang berkaitan dengan surat-menyurat masuk dan keluar dihancurkan, semasa membuat tindakan.
Peperiksaan Dokumen
Seperti yang kita katakan sebelum ini, tempoh penggunaan dan penyimpanan kertas dalam keadaan tidak bergantung kepada borang (kertas atau elektronik), hanya kandungan dokumen yang penting. Untuk menentukan kepentingannya, satu peperiksaan dilantik. Tugasnya adalah untuk mengetahui dokumen mana yang penting untuk pengeluaran, sains, negeri, dan lain-lain. Bagi dokumen yang dipilih untuk storan operasi, adalah perlu untuk menentukan tempoh masa di mana mereka mungkin diperlukan. Oleh itu, penentuan masa penyimpanan adalah satu lagi tugas yang ditetapkan sebelum peperiksaan. Semua kertas sebelum dihantar untuk penilaian pakar sebagai persediaan untuk dipindahkan ke arkib dibentuk dalam urusan nomenclature oleh bahagian struktur tertentu atau perkhidmatan pengurusan pejabat.
Pemeriksaan nilai boleh dijalankan di perusahaan sendiri, arkib organisasi, serta arkib negeri.
Pada umumnya, jika kita bercakap mengenai dokumen pengurusan yang serius, maka tempoh penyimpanan ditentukan pada masa penciptaan mereka. Rujukan utama dan alat pengawalseliaan yang menjejaskan tempoh penyimpanan adalah senarai dokumen yang menunjukkan tempoh penyimpanan. Ia digunakan dalam penilaian pakar sekuriti di arkitek perbandaran, negeri dan di perusahaan. Dan nilai, seperti yang telah kita katakan, dinyatakan dalam jangka hayat.
Senarai dokumen dengan tempoh penyimpanan adalah senarai sistem dan jenis sekuriti yang mengandungi maklumat peraturan tentang masa penyimpanan mereka.
Senarai mengandungi tempoh penyimpanan dokumen standard yang tersedia di mana-mana organisasi. Tetapi kertas-kertas tertentu yang menggambarkan fungsi tertentu perusahaan mungkin berkaitan dengan senarai jabatan.
Arkib Dokumen
Satu arkib dokumen dalam organisasi tidak boleh wujud sendiri. Kertas disimpan di dalamnya untuk masa yang tertentu, selepas itu mereka mesti dipindahkan ke arkib perbandaran atau negara. Undang-undang persekutuan jelas menentukan tempoh penyimpanan untuk banyak sekuriti di dalamnya. Jadi, sebagai contoh, dokumen mengenai kakitangan, kertas notari, buku perniagaan mesti dipelihara selama 75 tahun, dokumentasi saintifik - lima belas tahun.
Sekiranya organisasinya dilikuidasikan untuk apa-apa sebab, arkib dokumen yang mempunyai jangka hayat tetap, serta kertas kakitangan, mesti dipindahkan ke arkib perbandaran (negeri). Perusahaan bukan negeri untuk memindahkan dokumen hendaklah terlebih dahulu membuat kesepakatan dengan Dana Arkib Persekutuan Rusia. Sekiranya tidak diselesaikan tepat pada waktunya, maka arkib perlu diambil untuk menyimpan kertas sahaja pada personel perusahaan. Tempat menyimpan dokumen yang selebihnya hendaklah dipilih oleh pengerusi komisen pembubaran.
Bagaimana untuk memusnahkan dokumen?
Dokumen arkib yang disimpan di perusahaan boleh dihapuskan jika tempoh storan mereka telah tamat tempoh. Pemusnahan dokumen boleh diamanahkan kepada organisasi pihak ketiga, atau anda boleh melakukannya sendiri. Terdapat peraturan seragam yang mana proses ini dijalankan. Perlu diingatkan bahawa anda boleh memusnahkan hanya dokumen yang telah tamat tempoh penyimpanan yang telah kehilangan kepentingan praktikalnya. Adalah mungkin untuk mengambil apa-apa tindakan berhubung sekuriti hanya dengan penghakiman pakar.
Pemusnahan dokumen disertakan dengan pelaksanaan akta tersebut.
Menggambar perbuatan
Kertas boleh dimasukkan dalam tindakan kemusnahan sekiranya tempoh penyimpanan tamat tempoh pada 1 Januari tahun di mana dokumen itu disediakan. Iaitu, jika kes 2014 dan tempoh simpanan lima tahun, maka ia boleh dimasukkan dalam akta itu pada tahun 2020 sahaja.
Untuk mengelakkan salah faham lagi, semua kes mesti diteliti sepenuhnya, memastikan semua kertas di dalamnya hilang nilai. Walau bagaimanapun, dalam praktiknya, mereka sering melakukan sebaliknya. Jika dokumen telah dibaringkan di rak selama lima tahun dan tidak pernah disentuh oleh mereka, maka peraturan-peraturan itu diabaikan. Mereka hanya mengalihkan kes terpilih untuk memastikan mereka tidak lagi diperlukan.
Akta ini mesti mengandungi maklumat yang boleh didapati di sampul kes. Kerja-kerja sedemikian seolah-olah tidak perlu kepada orang-orang yang tidak memahami kerumitan kerja arkib. Tetapi sebenarnya ini tidak begitu.
Sesuatu akta mestilah ditandatangani oleh orang yang menjalankan penilaian pakar. Selanjutnya, dokumen tersebut memberi nota bahawa tindakan itu telah dipersetujui dengan jawatankuasa pakar organisasi. Pada akhirnya, perbuatan itu mesti diluluskan oleh ketua perusahaan.
Hanya selepas mengikuti semua prosedur, organisasi boleh memusnahkan kes-kes yang disenaraikan dalam perbuatan itu.
Bagaimana untuk memusnahkan kertas perniagaan?
Terdapat beberapa cara untuk memusnahkan dokumen. Sekiranya wilayah perusahaan membenarkan, maka anda boleh membakar sendiri kertas, memerhatikan keselamatan kebakaran. Di samping itu, anda boleh menggunakan dokumen pencincang. Tetapi ini adalah proses yang agak panjang, kaedah ini sesuai untuk jumlah kecil. Dalam kes-kes ini, satu perbuatan dibuat dalam bentuk sewenang-wenang, di mana fakta kemusnahan dicatatkan.
Jumlah besar kes yang dimaksudkan untuk pemusnahan, biasanya pemindahan perusahaan untuk pelupusan atau kitar semula kepada organisasi khusus yang menangani perkara ini.
Fakta pemindahan mesti direkodkan dalam sijil penerimaan. Dokumen itu menunjukkan tarikh, berat dan bilangan kes. Pakar mengesyorkan bahawa pekerja syarikat hadir semasa kemusnahan kertas untuk mengekalkan kerahsiaan.