Keadaan apabila para usahawan menghadapi keperluan untuk mengeluarkan dokumen adalah jauh dari biasa. Kertas mungkin diperlukan untuk pemeriksaan cukai, dana pencen atau penyimpanan dalam arkib.
Ia dilarang keras untuk merapikan dokumen atau mengikat dengan stapler. Untuk mengelakkan masalah dan tidak memperoleh reputasi orang yang buta huruf, anda perlu tahu cara menyalin dokumen mengikut semua keperluan.
Peraturan umum
Pada pandangan pertama, mungkin kelihatan tidak ada kesulitan dalam dokumen yang mengikat yang seharusnya timbul, tetapi ini tidak sepenuhnya benar. Proses ini mesti didapat secara bertanggungjawab supaya kertas itu dalam bentuk yang betul. Banyak rumah percetakan boleh melakukan kerja ini untuk yuran yang ditetapkan dan dalam masa yang singkat, tetapi tidak setiap ahli perniagaan akan mengambil risiko mempercayakan kertas penting kepada pihak luar. Agar tidak menggunakan perkhidmatan profesional setiap kali, ada baiknya untuk memikirkan bagaimana untuk memadam dokumen dengan betul.
Struktur penyeliaan tidak memberikan usahawan dengan panduan khusus mengenai isu ini, jadi anda harus menghadapinya sendiri. Maklumat boleh didapati dari garis panduan dalam bidang kerja pejabat.
Jahit kertas dengan benang
Bagaimana untuk memancarkan dokumen dengan cara ini? Untuk melakukan ini, sediakan aksesori. Anda perlu mempunyai benang, jarum dan gam. Proses ini terdiri daripada tiga peringkat:
- Penyediaan dokumen. Semua kertas mesti dibentangkan dalam urutan yang betul dan bernombor dengan pensil di sudut helaian. Lubang boleh dibuat dengan awl atau menggunakan lubang lubang. Dalam kes apabila terdapat banyak kertas dan tidak mustahil untuk menembusi mereka dengan lubang lubang, ia patut menggunakan kuku tajam dan tukul. Bilangan lubang bergantung kepada kepentingan dan tujuan dokumen. Dokumen yang sangat sensitif tersusun dalam lima lubang untuk mengelakkan spoofing leaflet. Lubang harus terletak di sebelah kiri, di tengah lapangan bebas. Jarak hendaklah kira-kira tiga sentimeter dari satu tusukan ke yang lain.
- Penolakan. Memahami bagaimana menjahit dokumen dengan benang, anda perlu tahu nuansa penting. Dalam kebanyakan kes, ia adalah adat untuk menggunakan bulat atau thread LS-210. Benang tahan lama lain juga dibenarkan. Ia adalah perlu untuk memulakan proses dari belakang lubang, yang terletak di tengah. Adalah lazim untuk memindahkan dokumen dua kali untuk memberi kekuatan yang dikehendaki. Benang dibawa ke belakang tusuk tengah dan terikat dengan simpul. Sekiranya anda perlu mengikat kertas yang bukan nilai tertentu, anda boleh menggunakan benang biasa.
- Pensijilan dokumen. Untuk mengesahkan kertas dengan betul, perlu menyediakan daun kecil dengan dimensi 4 hingga 5 cm. Ia mesti terpaku pada bungkus supaya hujung benang bebas. Pada helaian, anda mesti menunjukkan jumlah kertas yang difailkan dalam nombor dan perkataan, serta kedudukan, nama keluarga dan inisial orang yang bertanggungjawab. Selepas itu, pihak pensyarah meletakkan tandatangan dan meterainya, jika ada. Ujian tanda tangan dan meterai mesti melampaui pelekat risalah.
Bagaimana untuk menyediakan kertas kerja untuk pemeriksaan cukai?
Mana-mana usahawan diwajibkan untuk menyediakan pelbagai laporan mengenai kegiatannya, jadi pengetahuan tentang bagaimana untuk memancarkan dokumen untuk perkhidmatan cukai diperlukan. Untuk mengelakkan ketidakkonsistenan, disarankan untuk memeriksa dengan orang yang bertanggungjawab mengenai peraturan untuk mengikat dokumen.
Kepada dokumen selesai hendaklah menjadi senarai semua kertas yang dilampirkan. Senarai mesti dilampirkan pada awal permulaan dan dikira secara berasingan.Ia juga perlu untuk menunjukkan tarikh dokumen dan bilangan helaian. Perlu diingat bahawa nombor itu diletakkan di atas helaian, bukan di halaman. Sekiranya dokumen itu berbilang volum, helaian setiap volum dikira secara berasingan.
Untuk pihak berkuasa cukai, anda perlu membuat dokumen dalam 3 lubang, tidak lebih dan tidak kurang. Jarak antara punctures hendaklah lebih daripada tiga sentimeter. Anda perlu mengaturnya di medan di sebelah kiri. Lubang dibuat menggunakan awl atau jarum tebal. Pukulan harus berada di tengah-tengah lapangan supaya teksnya kelihatan jelas. Semua lubang harus dibuat supaya mereka tegas di bawah satu sama lain.
Apa benang untuk dijahit?
Dokumen-dokumen untuk cukai perlu dijahit hanya dengan jarum yang menusuk, menggunakan bulat atau benang LS-210. Dalam kes yang melampau, berkelip dengan benang nilon yang dilipat beberapa kali dibenarkan.
Benang dipaparkan di bahagian belakang helaian terakhir. Hujung, panjang yang tidak boleh melebihi 6 cm, mesti terikat. Pelekat dibuat mengikut peraturan yang diterima umum dan diperakui dengan tandatangan dan meterai. Hujung benang perlu dibebaskan.
Jika dokumen itu akan disimpan selama lebih dari sepuluh tahun, lima punca mesti dibuat. Dalam kes ini, pelekat hendaklah dibuat daripada kertas tisu.
Perlindungan dokumen
Anda perlu tahu bukan hanya bagaimana cara menyalin dokumen, tetapi juga bagaimana untuk memilih perlindungan bagi mereka. Mereka boleh terdiri daripada tiga jenis: standard, tidak standard dan yang digunakan untuk simpanan kertas jangka panjang. Sebagai peraturan, paling kerap dimensi penutup adalah 229 oleh 324 mm, ia digunakan untuk kepingan A4.
Jika dokumen lebih besar, anda perlu membuat penutup tersuai. Untuk melakukan ini, anda boleh menghubungi rumah percetakan atau membuatnya sendiri. Kertas-kertas yang perlu disimpan selama lebih dari 25 tahun harus dibingkai dengan penutup kuat yang terbuat dari kadbod tebal. Sekiranya dokumen itu sepatutnya dipindahkan ke arkib negeri, bahan penutup hendaklah bebas asid.
Firmware lubang 4
Bergantung pada berapa lama dokumen disimpan, pelaksanaan boleh terdiri daripada dua jenis:
- Separa, di mana lembaran mungkin tidak bernombor. Dalam kes ini, inventori dan lembaran pensijilan tidak perlu disusun. Reka bentuk ini dibenarkan untuk dokumen yang disimpan tidak melebihi sepuluh tahun.
- Pelaksanaan penuh diperlukan jika kertas tersebut telah di dalam arsip selama lebih dari sepuluh tahun. Dalam kes ini, anda perlu membuat dokumen dalam 4 lubang.
Penutupnya hendaklah pepejal, diperbuat daripada kadbod tebal, ketebalannya ialah 0.35-1.5 mm. Elemen deskripsi mesti ditempatkan mengikut GOST 17914-72. Apabila memfailkan kertas, anda perlu ingat bahawa teks itu harus dibaca dengan baik. Semua elemen logam, seperti klip kertas dan staples, mesti dikeluarkan.
Untuk firmware dalam 4 lubang, anda perlu menyediakan awl, perlawanan untuk penjepit, jarum besar dan benang. Jika terdapat banyak helai, lebih baik untuk mengambil gerudi.
Perut-peribadahan jahitan arkib
Sebelum dokumen berkedip, anda perlu menyemak semua kertas dan mengaturkannya dalam urutan yang betul. Helaian inventori hendaklah dikira secara berasingan. Akhirnya, seorang saksi diperlukan.
Jika kes selesai sebahagian, kadbod mesti digunakan di bahagian atas dan bawah. Dalam kes reka bentuk yang lengkap, perlu mencetak dan mengikat menggunakan gam PVA.
Untuk mengepit pek, anda harus menggunakan penindasan atau peranti khas. Tebakan bawah dan atas hendaklah terletak pada jarak 30 mm dari sempadan bidang. Dua lagi lubang terletak pada jarak kira-kira 80 mm dari punca melampau.
Hujung benang mesti dibalut ke jarum yang berlainan dan dipegang di punctures tengah di bahagian depan. Benangnya dipaparkan dari belakang melalui lubang melampau ke bahagian depan. Selanjutnya beralih ke lubang yang bersebelahan. Hujung perlu terikat dari belakang.
Kesimpulannya
Pelaporan yang betul dan pengurusan dokumen adalah salah satu aspek penting dalam perniagaan yang berjaya. Oleh itu, pengurus harus mendekati perkara ini dengan segala tanggungjawab dan tahu bagaimana untuk memadam dokumen dengan betul.
