Penerangan Kerja Setiausaha Profesional

Adalah sukar untuk membayangkan sebuah syarikat besar, negeri atau institusi pendidikan, di mana tidak ada kedudukan sedemikian. Mesyuarat penjadualan, penyediaan dokumentasi, bekerja dengan surat-menyurat, menerima panggilan adalah sebahagian daripada tanggungjawab orang yang memegang jawatan yang akan kita pelajari. Sejak tahun 2016, pelbagai fungsi teras telah digariskan dalam peruntukan peraturan baru - Piawaian profesional Setiausaha. Kini ia boleh digunakan sebagai asas untuk pembentukan arahan perkhidmatan yang diperlukan.

Ciri-ciri Profesion

Walaupun perubahan berterusan dalam senarai profesion yang paling popular dan dicari di dunia, kedudukan setiausaha terus meluas. Secara rasmi di Rusia, profesi ini telah wujud selama tiga abad. Pada tahun 1720, Peter I meluluskannya, keperluan pekerja cukup tinggi: literasi, pengetahuan undang-undang, keupayaan untuk membuat dokumen.

Pada mulanya, hanya lelaki yang setiausaha, hari ini ia terutamanya profesion wanita. Ini sebahagiannya disebabkan oleh hakikat bahawa prestasi tugas setiausaha memerlukan ketekunan, ketekunan, keupayaan untuk melakukan kerja yang sama dan membosankan.

Apakah keperluan pengurus moden untuk pekerja yang memegang jawatan sedemikian? Setiausaha mestilah pengguna yang yakin mengenai program komputer pejabat dasar, dapat mengendalikan peralatan pejabat, bekerja dengan dokumentasi, mempunyai kemahiran komunikasi yang baik (ucapan yang baik, kemahiran dialog, kesopanan, etika). Di samping itu, teliti, teratur, berdisiplin, stabil secara emosi.

Bagi pendidikan yang diperlukan, tidak ada syarat yang ketat dalam hal ini dalam standard profesional setiausaha. Sekiranya anda mempunyai pendidikan am, pengalaman profesional atau kursus khas sudah mencukupi. Walau bagaimanapun, kehadiran diploma pendidikan tinggi, sebagai peraturan, memberikan kelebihan dalam pengambilan pekerja.

Piawaian profesional

Keperluan untuk kerja kesetiausahaan memperoleh bentuk tindakan pengawalseliaan pada tahun 2016. Piawaian profesional yang umum telah diguna pakai untuk pakar dalam dokumentari dan sokongan organisasi untuk pengurusan organisasi. Objektif utama standard adalah untuk mengoptimumkan dasar kakitangan. Kepala boleh menumpukan kepadanya ketika menilai sifat profesional pekerja. Dokumen ini juga digunakan dalam penyediaan program latihan untuk latihan setiausaha.

Piawaian profesional mengandungi:

senarai fungsi buruh asas;
senarai kemahiran, pengetahuan, pengetahuan yang diperlukan untuk pelaksanaannya;
keperluan untuk tahap pendidikan dan pengalaman kerja.

Dokumen ini juga menyenaraikan tajuk dan syarat pekerjaan yang mungkin untuk mereka. Ia termasuk, sebagai contoh, standard profesional "Setiausaha kepala", kerani dan lain-lain.

Struktur ini mengandungi beberapa blok semantik:

maklumat am (penentuan tujuan aktiviti, penyunting);
peta berfungsi (senarai fungsi buruh dan kategori kelayakan);
perihalan fungsi buruh (spesifikasi senarai tugas, kemahiran yang ditetapkan kepada pekerja);
maklumat mengenai pemaju piawaian.

Bahagian ketiga bermula dengan standard profesional setiausaha-pentadbir, untuk kelayakan, tahap pendidikan dan pengalaman yang mana syarat-syarat yang paling lembut dibuat.

Fungsi utama pekerja yang memegang jawatan yang diteliti dirumuskan seperti berikut:

pengumpulan maklumat profesional yang teratur;
sokongan maklumat mengenai isu semasa;
sistematisasi, dokumentasi dan penyimpanan maklumat yang masuk;
pengiring acara perniagaan;
mewujudkan syarat-syarat yang diperlukan untuk kerja-kerja ketua organisasi dan sokongan pentadbiran.

Penerangan kerja

Dalam kerjanya, setiausaha dipandu oleh undang-undang semasa, piagam organisasi, perintah dan perintah kepala, deskripsi pekerjaannya sendiri. Ia adalah dalam dokumen terakhir bahawa tugas-tugas profesional diberikan yang diberikan kepada pegawai. Bermula untuk melaksanakan tugas rasmi, pekerja harus mengetahui ketentuan utama instruksi tersebut. Peruntukannya boleh dijadikan bukti sekiranya berlaku konflik situasi kerja. Oleh itu, kandungan arahan mestilah khusus. Dan tidak termasuk kemungkinan tafsiran berganda.

Penerangan kerja setiausaha untuk piawaian profesional disusun dengan mengambil kira spesifik organisasi tertentu dan termasuk bahagian yang berikut:

peruntukan am;
fungsi pekerja
tanggungjawab pekerjaan;
hak pekerja;
syarat dan keperluan lain.

Ketentuan umum menunjukkan kategori yang dimiliki oleh karyawan dan siapa yang menjadi bawahan, prosedur pelantikan dan pemecatan, persyaratan untuk kelayakan, pengetahuan dan kemahiran. Berikut ini menerangkan dengan terperinci apa sebenarnya fungsi pekerja dan apa haknya. Seksyen mengenai tanggungjawab rasmi menunjukkan pelanggaran dalam kerja yang pekerja dapat dihukum.

Huraian kerja diluluskan oleh ketua organisasi dan dibawa ke perhatian pekerja (di bawah tandatangan).

Standard profesional "Setiausaha kepala"

Selaras dengan peruntukannya, adalah wajar untuk menerima pekerja dengan pendidikan tinggi (pada peringkat sarjana) atau pendidikan profesional menengah untuk kedudukan ini. Di samping itu, pengalaman kerja (sekurang-kurangnya dua tahun) dihargai.

Standard profesional menyenaraikan tindakan buruh utama pekerja:

penyelarasan pelan sementara dengan kepala;
pilihan borang perancangan dan pengurusan penganjur bos;
penyelarasan mesyuarat, rundingan dengan rakan kongsi, pelanggan, pekerja;
memaklumkan kepada pemimpin tentang masa dan jadual acara akan datang.

Setiausaha pemimpin mesti mempunyai sejumlah kemahiran untuk melakukan tindakan di atas. Tetapkan matlamat, tentukan susunan dan keutamaan pelaksanaannya, membantu pengurus dalam pengagihan masa kerja, memastikan keselamatan maklumat dan memilih cara yang paling mudah untuk memberitahu mengenai peristiwa akan datang. Menggunakan tesis ini, perihalan kerja setiausaha kepala standard profesional biasanya disediakan.

Dia juga harus akrab dengan spesifik perniagaan teras organisasi, peruntukan undang-undang buruh, dan peraturan untuk menjalankan rundingan perniagaan.

Kegiatan buruh yang tersusun dari sekretaris kepala termasuk sejumlah tanggung jawab yang berbeda:

perancangan hari kerja;
organisasi perbualan telefon dan perjalanan perniagaan;
bekerjasama dengan pengunjung dalam penerimaan;
penyelenggaraan acara dan mesyuarat kerja;
mengekalkan perintah kerja yang diperlukan di pejabat ketua;
mengawal pelaksanaan pesanan dan arahan;
pelaksanaan dokumentasi kerja;
pembangunan tindakan tempatan jika perlu;
penyimpanan dokumentasi;
organisasi interaksi maklumat pekerja dan pengurusan organisasi.

Tanggungjawab utama setiausaha

Kedudukan sekretaris ketua organisasi melibatkan interaksi yang tetap dengan orang dan kesanggupan untuk menasihati klien dan pelawat tentang isu-isu dasar. Sudah tentu, banyak bergantung pada spesifik aktiviti utama institusi dan kedudukan pengurusan.Mereka mempunyai kesan yang signifikan terhadap penggubalan perihal kerja Setiausaha mengikut standard profesional.

Ketentuan umum menunjukkan bahwa kedudukannya berada dalam kategori pelaksana teknis, persyaratan untuk pendidikan dan panjang layanan pekerja ditentukan. Pelantikan dibuat secara langsung oleh ketua. Untuk merumuskan pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan, standard profesional setiausaha boleh digunakan. Ini termasuk: pengetahuan mengenai asas kerja pejabat; pengetahuan mengenai kaedah pendaftaran dan pemprosesan data maklumat; Pemilikan PC kebiasaan dengan peraturan korespondensi dan komunikasi perniagaan; pengetahuan tentang peraturan dalaman dan prosedur keselamatan dan banyak lagi.

Bahagian kedua arahan menggambarkan tugas pekerja. Di bahagian ketiga - haknya. Sebagai contoh, setiausaha pengurus mempunyai hak untuk mengenali draf keputusan yang berkaitan dengan kegiatannya, membuat cadangan untuk mengoptimumkan kerjanya, meminta maklumat dan dokumen yang diperlukan untuk melaksanakan tugasan, dan sebagainya.

Bahagian akhir instruksi ini menjelaskan langkah-langkah liabiliti pekerja sekiranya berlaku ketidakpatuhan tugas rasmi, menyebabkan kerosakan material.

Kerani

Tugas utama kerani adalah mengendalikan alur kerja unit atau seluruh organisasi (seringkali terdapat beberapa pekerja pada staf yang melaksanakan fungsi ini). Senarai tanggungjawab utama ditunjukkan dalam piawaian profesional kerani sekretaris:

mengarkib dan penyimpanan dokumen yang betul;
organisasi kerja dengan dokumen;
pembentukan kes mengikut keperluan nomencln organisasi.

Untuk memohon jawatan ini, pemohon memerlukan pendidikan vokasional menengah.

Semasa organisasi bekerja dengan dokumen, kerani setiausaha dapat menerima dan memproses bahan-bahan yang masuk, menyusunnya dan mendaftarkannya jika perlu, mempersiapkan mereka untuk dipertimbangkan oleh kepala, mengalihkannya kepada pelaksana langsung, dan menyimpan pangkalan data.

Untuk memastikan penyimpanan dokumen yang betul, kerani mesti dapat mengembangkan tatanama kes-kes, mengesahkan ketepatan kertas kerja, membuat kes-kes dan menentukan masa penyimpanan, mengagih dan memfailkan dokumen.

Sebelum dokumen dihantar ke arkib untuk penyimpanan, kerani menyemak syarat penyimpanan mereka (kekal atau jangka panjang), membuat inventori dalaman, menarik penutup fail.

Rujukan atau setiausaha-pentadbir?

Ia kadang-kadang sukar untuk menyusun hierarki jawatan setiausaha dan tanggungjawab mereka. Apa, sebagai contoh, apakah perbezaan asas antara penolong setiausaha dan pentadbir? Lagipun, fungsi yang mereka lakukan agak serupa.

Penerangan pekerjaan setiausaha pentadbir mengikut standard profesional menyediakan:

penerimaan dan pengedaran panggilan telefon masuk;
organisasi kerja dengan pelawat;
pelaksanaan fungsi penyelarasan.

Dia harus akrab dengan peraturan etika perniagaan, perbualan telefon (dengan pelanggan, rakan kongsi, wakil media dan lain-lain), dapat mengekalkan perbualan dan melancarkan keadaan konflik. Fungsi penyelaras pentadbir biasanya untuk menyimpan log pergerakan pekerja, tunggangan kurier dan laluan pemandu.

Tidak ada standard profesional yang berasingan untuk rujukan setiausaha tetapi tugasnya dalam banyak hal sama dengan pembantu pengurus. Seperti pentadbir, dia bekerja dengan surat-menyurat, menjawab panggilan, bertemu dan mengiringi pengunjung, membuat jadual perjalanan. Walau bagaimanapun, semua ini secara langsung berkaitan dengan tokoh ketua organisasi. Dalam beberapa kes, tanggungjawabnya dapat diperluas, yang tercermin dalam jadual kerja (mungkin tidak teratur).

Piawaian profesional setiausaha jabatan akademik

Pekerja sedemikian boleh didapati di kakitangan sekolah, kolej atau universiti. Jawatan itu tergolong dalam kategori staf sokongan pengajaran. Untuk menentukan fungsi asas, majikan boleh menggunakan standard umum pakar dalam sokongan dokumentasi. Kementerian Buruh belum meluluskan standard profesional yang berasingan untuk setiausaha unit pendidikan institusi pendidikan. Untuk bekerja, pendidikan profesional (menengah) dalam bidang kerja pejabat atau latihan vokasional atas dasar pendidikan umum diperlukan. Tidak ada syarat yang ketat untuk ketersediaan pengalaman kerja.

Semasa dalam kedudukan ini, pekerja:

menerima surat-menyurat, memindahkannya kepada ketua organisasi pendidikan dan penghibur;
menjalankan kerja kertas (termasuk elektronik);
menyediakan draf pesanan bagi kontinjen pelajar;
menyusun fail peribadi pelajar;
menjejaki masa pengajaran guru;
membuat permintaan, surat;
latihan mengawal pelaksanaan pesanan dan petunjuk kepala.

Setiausaha Saintifik dan tugasnya

Jawatan ini tergolong dalam bidang sains. Setiausaha saintifik adalah permintaan di universiti, institut penyelidikan, akademi, organisasi saintifik. Sebagai peraturan, mereka menyediakan kerja penyelidik dan dewan disertasi. Piawaian profesional setiausaha saintifik melibatkan perancangan peristiwa saintifik (mesyuarat, persidangan, meja bulat), organisasi dan kelakuan mereka, penyediaan dokumentasi yang relevan dan pemantauan pelaksanaan keputusan yang dibuat.

Pekerja dengan ijazah saintifik, pengalaman kerja dalam organisasi dan saintifik (sekurang-kurangnya 5 tahun), dan penerbitan dalam penerbitan yang disemak semula boleh dilantik ke kedudukan ini.

Setiausaha Saintifik:

mengumpul cadangan ke dalam pelan tahunan pembangunan saintifik dan penyelidikan;
mengawal pelaksanaan yang tepat pada masanya rencana tematik kerja ilmiah yang telah ditetapkan dan penyediaan laporan yang relevan;
menyediakan draf rancangan kerja untuk majlis saintifik (saintifik dan teknikal), memantau pelaksanaan keputusannya;
menganggap bahan yang diperlukan untuk memberi pangkat akademik dan mempertahankan disertasi;
menyediakan cadangan bagi rancangan untuk penerbitan kertas saintifik;
membangunkan kriteria untuk menilai prestasi pekerja untuk pensijilan;
merumuskan cadangan untuk latihan dan latihan lanjutan untuk saintis.

Fungsi Jurucakap

Pretty "muda" profesion. Di Rusia, ia mula mendapat populariti sekitar pertengahan 90-an abad yang lalu. Dalam piawaian profesional setiausaha, nama jawatan ini tidak diperuntukkan secara berasingan. Tetapi bagi kebanyakan organisasi, mempunyai pekerja sedemikian adalah keperluan mendesak. Ia adalah orang yang membentuk pendapat orang ramai mengenai syarikat itu. Tanggungjawab utama termasuk: menganjurkan persidangan akhbar; kandungan tapak web organisasi; penyediaan siaran akhbar; merancang kempen maklumat (dalam akhbar, rangkaian, di televisyen) yang bertujuan untuk mewujudkan imej positif syarikat.

Piawaian profesional setiausaha akhbar menetapkan bahawa pemohon mesti mempunyai ijazah universiti dalam kewartawanan, pengiklanan, filologi atau PR. Pengalaman kerja (dari 3 tahun) dalam bidang yang berkaitan, ucapan lisan dan bertutur yang cekap, pengetahuan mengenai bahasa asing juga wajar.