Informācijas praktiskā piemērošana ir pamats visu avota datu noformēšanas un formalizēšanas formu apvienošanai, lai tos fiksētu, pārraidītu un precīzi uztvertu adresāts.
Kad informāciju sniedz dokuments, tā ir specifiska, tā ir vispārpieņemtu un vienotu normu, normatīvo aktu un sociālā vai ražošanas procesa prasību jomā. Tie vienmēr ir precīzi formulējumi un noteikta nozīmes izpausmes forma, lai sasniegtu skaidri definētu mērķi.
Dokumenta izveidošana un saturs
Vienotajām dokumentācijas sistēmām nav nozīmes, ir tik ierasts katru dienu pēc savas iniciatīvas un zināšanām izveidot dokumentus vai aizpildīt tos saskaņā ar noteiktiem noteikumiem.
Dzīve pati par sevi ir informācijas virpulis, taču katrā laika momentā kaut ko sacerēt un skaidri fiksēt ir cilvēka daba. Saskaņā ar nerakstītu paražu vienotas dokumentācijas sistēmas tiek veidotas ikviena cilvēka prātā skolā, ja ne agrāk. Bet sākotnējā attīstības posmā cilvēks viņiem nepievērš būtisku vērtību, kuru viņi ir pelnījuši.
Dokumentam var būt divi principiāli atšķirīgi veidi:
- forma;
- struktūra un saturs.
Formāli tukši dokumenti ir parastas formas, kurās tiek ierakstīta stingri noteikta informācija. Šāda veida dokumentus pastāvīgi apstrādā (bērnudārzs, skola, klīnika, darbs, pasu nodaļa, ...).
Īstos dokumentos ir ņemtas vērā esošās prasības to noformējumam. Pretējā gadījumā adresāts tos pārpratīs, un vēlamais rezultāts netiks sasniegts.
Katram dokumentam jābūt izpildītam formā, ar skaidru struktūru un paredzamo saturu, kas izteikts noteiktā stilā.
Formāli var atsaukties uz dokumentiem kā mākslas darbiem, rakstiem, diplomiem, disertācijām, grāmatām un citiem rakstiskiem un grafiskiem darbiem, taču tas ir daudz neskaidrāks struktūras un satura rezultātā, pārveidojot informāciju stingrā formā, lai tā uztvertu noteiktu patērētāju (saņēmēju) loku.
Unifikācijas sistēmu būtība
Informācija ir plaša, taču, pat ja neņem vērā ārējos avotus, katra valsts struktūra, uzņēmums, individuālais uzņēmējs un parasts cilvēks atrodas apstākļos (prasībās), lai izvēlētos konkrētu standartu no apkārtējo vienoto normu dažādības.
Esošajām valsts vienotajām dokumentācijas sistēmām gandrīz visos gadījumos ir konsultatīvs raksturs. Jo īpaši saskaņā ar piemērojamajiem noteikumiem.
- Dokumenta datumu sastāda ar arābu cipariem šādā secībā: mēneša diena, mēnesis, gads.
- Mēneša diena un mēnesis - divi punkti ar arābu cipariem caur punktu; gads - četri cipari (2017. gada 4. decembris = 2017. gada 4. decembris saskaņā ar GOST R 6.30-2003).
- Tajā pašā laikā šis GOST ļauj verbāli norādīt mēneša vārdu.
- Tas pats GOST "pieļauj" apgriezto secību: gadu, mēnesi un dienu.
Ievērojama daļa dokumentu “kalpo” vadības sfērai. Darba situācijas tiek atkārtotas, veiktās darbības ir līdzīgas, taču vienmēr ir pazīmes. GOST R 6.30-2003 ievērojami vienkāršo dokumentu izveidi, un ne tikai pārvaldības jomā.
Kopīgi uzskatot, apvienošana ir dokumentu skaita un daudzveidības, dizaina prasību, satura un struktūras loģikas samazināšana. Apvienošana ietver arī dokumentu izveidošanas, apstrādes un izpildes procesus.Materiāla lielums ir svarīgs, ja tas ir papīra dokuments, vai datu formāts, ja tas ir elektronisks dokuments.
Darbplūsmas apgabali un dokumentu semantika
Organizācijas vadība ir svarīga, bet ne vienīgā joma, ar kuru vienotās dokumentācijas sistēmas ir tieši saistītas. Jebkura uzņēmuma grāmatvedības nodaļa izmanto ne tikai tukšas veidlapas, ieskaitot stingras pārskatu veidlapas, bet arī plašu “bezmaksas” projektu dokumentu klāstu atbilstoši pieņemtajiem likumdošanas un vietējiem standartiem, GOST noteikumiem.
Saskaņā ar Viskrievijas klasifikatoru darbojas vairākas tematiskās sistēmas:
- banku sektors;
- budžeta iestāžu un organizāciju finanšu, grāmatvedības un pārskatu sniegšanas joma;
- ziņošanas un statistikas sfēra;
- darba dokumentēšanas sistēma;
- ārējās tirdzniecības sfēra utt.
Krievijas Federācijas vienotās dokumentācijas sistēmas par tēmām aptver visu valsts sociāli ekonomisko infrastruktūru. Viņiem var būt specifika pa reģioniem, nozarēm, uzņēmuma kompetences jomām.
Ja jūs ievērojat visu krievu valodas klasifikatoru, katram dokumenta veidam varat piešķirt astoņu ciparu kodu un saglabāt atsevišķu ierakstu. Lielākā daļa organizāciju izmanto esošās prasības dokumentiem un uz to pamata apstiprina savus noteikumus.
Galvenās pozīcijas
Dokumenta mērķim nepieciešama noteikta informācija. Nepieciešamā rekvizīta trūkums var izraisīt dokumenta spēkā neesamību vai tā izpildes neiespējamību. Šajā gadījumā GOST R 6.30-2003 lojalitātei nav nozīmes.
Darba pasūtījumā ir noteikts amatu diapazons. Cits ir rīkojums izveidot nodaļu. Darba apraksts tiek sastādīts pilnīgi savādāk nekā finanšu departamenta ceturkšņa pārskats.
Tajā pašā laikā daudzām detaļām ir lietojumprogrammu funkcijas. Piemēram, datumam var būt atšķirīga nozīme: pasūtījuma parakstīšanas brīdis, darbinieka atlaišanas brīdis, ražošanas uzsākšanas brīdis, daudzpusējs līgums. Pēdējā gadījumā var norādīt ne tikai datumu, kad katra puse paraksta līgumu, kam vienmēr ir juridiska nozīme, bet arī vispārējo datumu, piemēram, saskaņoto noteikumu spēkā esamības sākumu.
Vārdu izvēle un frāze
Jebkura uzņēmuma, piemēram, datorprogrammas, darbplūsma parasti ir stingri formalizēts process. Atšķirībā no programmas, šeit darbojas nevis dators, bet gan cilvēks. Iespējams neprecīzs formulējums. Bet vispārīgais izklāsts, veidojot dokumentus, tiek noteikts saskaņā ar GOST 6.30-2003, pēc iespējas tuvāk tā prasībām.
Atkāpe no vispārpieņemtās prakses un GOST prasībām šeit nav piemērota: rīkojums, noteikums, paziņojums, pasūtījums utt. Nav mākslas darbi, un nav nepieciešams meklēt domas izpausmes veidu.
Tiek sveikta ne tikai vārdu krājums, bet arī runas daļas, kas vajadzīgas katrā konkrētajā gadījumā un pareizajā gadījumā. Saskaņā ar iedibināto praksi, dokumentos bieži atrodami absurdi, trūkstoši vārdi, teikumi, pastāv neatbilstības, kas nav raksturīgas sarunvalodai. Bet tas ir ierasts, un darīt to savā veidā ir nepraktiski.
Attiecībā uz rasējumiem, to parakstiem un apzīmējumiem projektēšanas dokumentācijas izstrādāšanas pieredzi parasti izmanto, kad tas ir acīmredzami nepieciešams. Tomēr nekas neliedz parasto zīmējumu noformēt tādā pašā intīmā veidā.
Attiecībā uz tabulām ir arī jēga ņemt vērā GOST noteikumus. Šī ir vispāratzīta prakse, un jebkura darba dokumenta tabula galvenokārt ir darbības ceļvedis vai informācija lēmuma pieņemšanai.
Vārdnīca, struktūra un noformējuma loģika
Tekstam vienmēr jābūt savienotam. Frāzes savstarpēji nosaka viena otru vai veic uzlabojumus. Tiek izmantoti īpaši vārdi un frāzes. Lai pieņemtu darbā cilvēku, direktors raksta īsu rezolūciju par pareizi uzrakstītu paziņojumu.
Nodarbinātības pieteikums, ko darbinieks paraksta noteiktajā formā, tiek apstiprināts uzņēmuma struktūrvienībās un tiek iepriekšēji apstiprināts. Tas vēl nav dokuments, bet jau ir pamats uzņēmuma vadītāja galīgajam lēmumam īpašas frāzes “kārtībā” formā.
Jebkāda cita ierakstīšana rezolūcijā ir pieļaujama, tā nav aizliegta, taču jebkurā situācijā tai vajadzētu būt saprātīgai vērtībai. Piemēram, universitātes absolvents. Paziņojuma tekstā vai saskaņā ar uzņēmuma loģiku var būt frāze - tas ir jālemj direktoram.
Daudzu dokumentu būtiska un tradicionāla iezīme ir divas daļas:
- iemesls (pamats, mērķis);
- slēdziens (lēmums, slēdziens, pieprasījums).
Tas nav svarīgi, bet, kur tas ir loģiski, ir nepieciešams skaidri sadalīt visas nepieciešamās frāzes divās daļās. Gosstandartiem, vienotām dokumentācijas sistēmām un paša uzņēmuma vietējiem noteikumiem vajadzētu kalpot par pamatu tādu konstrukciju būvei, kurās dokumenta priekšmets nosaka, kā sastādīt iemeslu un secinājumu.
Reālajā praksē šī pieeja paātrina svarīgu dokumentu izveidi, ļauj koncentrēties nevis uz visu tekstu, bet tikai uz mainīgo daļu.
Vietējie uzņēmuma dokumenti
Dokumentu apvienošana un standartizācija ir raksturīga katram uzņēmumam. Daži to dara rakstiski, citi ievēro mutvārdu praksi. Viss atkarīgs no uzņēmuma lieluma un atbildības līmeņa.
Lielākā daļa vietējo noteikumu tiek izstrādāti uzņēmuma dibināšanas laikā, pamatojoties uz spēkā esošajiem tiesību aktiem, GOST, normatīvajiem datiem, kas piemērojami nozarē vai noteiktā uzņēmējdarbības jomā.
Šādas vienotas dokumentācijas sistēmas ir unikālas, un tās bieži vien ir noteikta uzņēmuma know-how, balstītas uz izmantoto programmatūru un veido komercnoslēpumu. Tās reti mainās, un izmaiņas ir saistītas ar uzņēmuma izaugsmes posmiem, tā kompetences sfēras paplašināšanu vai biznesa līmeni.
Svarīgi vietējie dokumenti ir ražošanas plāni, tehniskās specifikācijas, darba grafiki. Šeit dokumentu apvienošana un standartizācija ir analoga. Katrs jauns, piemēram, kalendāra plāns tiek sastādīts līdzīgi kā iepriekšējais, un jaunā grāmatvedība grāmatvedības politikā tiek formulēta, pamatojoties uz iepriekšējo, ņemot vērā izmaiņas ārējās prasībās (likumdošanā, nodokļos, valsts kontroles struktūrās utt.)
Informācijas plūsmas
Labi atkļūdota uzņēmuma dokumentu plūsma, it īpaši, ja vienotās dokumentācijas sistēmas loģika, struktūra un vārdu krājums tiek realizēts programmatūras-tehniskās vadības sistēmas veidā, ļauj ne tikai vienkāršot darbinieku biznesu un funkcionalitāti, bet arī vadīt viņu darbību pareizajā virzienā, nodrošinot dokumentu izveidošanas automatizāciju, kontroli pār to apstrāde un izpilde.
Uzņēmuma infrastruktūra, kas ieviesta kā iekšēja un ārēja informācijas plūsma, laika un satura veidā, ļauj pārcelt uzņēmuma vadību augstākā līmenī.
Daudzas mūsdienu informācijas sistēmas jau sen strādā uzdevumu līmenī, nodrošinot nepieciešamo ievades datu formulēšanu un ziņojumu sagatavošanu. Darbinieku loma šādā sistēmā ir uzņēmuma radošuma un mērķu jomā, nevis kontekstā ar to, kā sastādīt konkrētu dokumentu.
Uzņēmuma un darbinieka izturēšanās
GOST R 6.30-2003 un citi normatīvie dokumenti nosaka dokumentu formu, detaļas, vārdus un frāzes, norāda izteiksmes loģiku un papīra formātu izmērus, atkāpes, piemales, skaitļu apmales, tabulas un citas tehniskas detaļas - tas viss ir svarīgi un lietderīgi izskatīt.
Parasts uzņēmuma darbs ir parastā darbplūsma, kurā tiek regulēta un sagaidīta katra darbinieka loma.
Šajā kontekstā un saistībā ar informācijas tehnoloģiju mūsdienu attīstības līmeņa iezīmēm ir kļuvis aktuāls darbinieku uzvedības jautājums. Ņemot vērā paredzamo dažu notikumu attīstības variantu, var atklāt darbus, dokumentus, novirzes.
Šis aspekts ir ne mazāk nozīmīgs uzņēmuma infrastruktūras veidošanā. Ir svarīgi ne tikai pareizi organizēt darbu ar dokumentiem, bet arī nodrošināt kontroli pār darbu ar dokumentiem.