Organizāciju ekonomiskajā darbībā ietilpst daudz darbību, operāciju, saziņas veidu un citi ikdienas darba aspekti. Organizācijas vadība un tās darbinieki katru dienu saskaras ar nepieciešamību risināt dažādus jautājumus un pieņemt vadības lēmumus. Dažus gadījumus nevar atrisināt, atrodoties darba vietā, ērti sēžot biroja krēslā pie datora. Nepieciešami ceļojumi un komandējumi, sarunas citās pilsētās un pat valstīs. Šajā rakstā detalizēti apskatīts jautājums par komandējuma nepieciešamību, tā mērķi un piemēri, dizains atbilstoši spēkā esošajiem tiesību aktiem, dokumentācijas prasības, kā arī ceļojumu uz Krieviju un ārzemēm īpatnības. Arī šajā rakstā tiks apskatīts jautājums par to, ko var nosūtīt ceļojumā un kas būtu jāuzskata par komandējumu.
Darījumu ceļojumu koncepcija
Šim jēdzienam ir skaidra definīcija, kas precīzi noteikta darba likumos. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksu, komandējums ir darbinieka norādījumi ceļojumā ar noteiktu uzdevumu. Tajā pašā laikā galamērķis atrodas diezgan tālu no galvenās darba vietas, braucienam ir skaidri formulēts mērķis, kas noteikts dokumentos, un tā īstenošanas laiks ir ierobežots. Pavaddokumentu reģistrācija, ziņošana brauciena beigās, garantijas darbiniekam tiek regulētas darba un nodokļu likumos. Izklāsti arī iespējamie misijas mērķi, kuru piemēri ir sniegti zemāk.
Kāpēc jums nepieciešami komandējumi?
Kad darbinieks dodas komandējumā, vadība viņam nosaka skaidru uzdevumu, kas viņam jāveic šajā procesā. Uzdevums var attiekties uz dažādām organizācijas biznesa jomām. Ceļojumu mērķu piemēri ir šādi:
- līgumattiecību noslēgšana par piegādēm vai pārdošanu ar darījuma partneriem;
- sarunas par sadarbību;
- strīdu, konfliktu un citu jautājumu risināšana, kas saistīti ar darbības juridisko pusi;
- aprīkojuma, izejvielu un piederumu pirkšana;
- biznesa konferences, dalība sanāksmēs un izstādēs, kas saistītas ar uzņēmuma vadību;
- preču reklamēšana jaunos tirgos, klientu bāzes paplašināšana;
- dalība pētniecības projektos, kas saistīti ar uzņēmuma darbību;
- personāla attīstība;
- pārdošanas tirgu, konkurējošo organizāciju un citu mārketinga jautājumu izpēte;
- aparatūras, programmatūras uzstādīšana un darbs ar citiem tehniskiem jautājumiem meitasuzņēmumos vai nodaļās;
- filiāļu tīkla un vienību pārbaudes.
Ko nevar uzskatīt par komandējumu
Ne katru darbinieka braucienu var uzskatīt par komandējumu. Ceļojuma veikšana ir nelikumīga šādās situācijās:
- darbinieka oficiālas reģistrācijas trūkums organizācijā, nav noslēgts darba līgums, nav ierakstīts darba grāmatā;
- darbinieka darba līgums nosaka darba ceļojošo raksturu;
- darbinieks ir ārštata darbinieks, kuram nav noteikta fiksēta darba vieta.
Ceļojuma veidi un to izpildes laiks
Korporatīvās norīkošanas braucienus var klasificēt pēc dažādām īpašībām. Tātad, pamatojoties uz teritoriālo bāzi, tiek veikti ceļojumi pa Krievijas Federācijas teritoriju un uz ārvalstīm.Pēc ceļojuma noteikumiem izšķir īstermiņa un ilgtermiņa. Ceļotāju sastāvs - grupa un viens. Var būt arī plānoti un neplānoti reisi.
Līdz šim tiesību aktos nav skaidru vadlīniju par ceļojuma laiku. Nav ne minimālo, ne maksimālo ierobežojumu. Organizācijas vadība patstāvīgi nosaka uzdevuma sarežģītību un laiku, kas nepieciešams tā izpildei. Ierobežojumi pastāvēja jau iepriekš. Tika uzskatīts, ka maksimālais ceļojuma ilgums nevar pārsniegt četrdesmit dienas. Būvniecībā maksimālais brauciena slieksnis sasniedza gadu.
Juridiskās prasības un regulējums
Ceļojumiem, kas izdoti kā bizness, tiesību aktos ir noteiktas noteiktas prasības. Tiek regulēti Krievijas Federācijas Darba kodeksa un Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa reisi. Darba kodekss definē šo darba procesu noteikumus 166., 167., 168. pantā. Tie atklāj vairākus jautājumus, kas var rasties šīs procedūras izpildes laikā: ko var uzskatīt par komandējumu, garantijas darbiniekam, kā arī jautājumus par ceļojuma izdevumu atlīdzināšanu.
Nodokļu kodeksā ir aprakstīta informācija par to, kā grāmatvedībā atspoguļot ceļa izdevumus, ko var norakstīt no tā, kādas summas tiek iemaksātas pilsoņu sociālās apdrošināšanas fondos. Ir arī atsevišķas rezolūcijas, kurās ir vispilnīgākā informācija par normatīvo aktu grozījumiem, jauninājumiem grāmatvedībā un regulatīvo iestāžu prasību nodrošināšanu. Visu šo informāciju varat atrast šādos dokumentos: Dekrēti Nr. 749, 729, 812, 64.
Kas tiek garantēts darbiniekam
Darbinieka garantijas nav atkarīgas no ceļojuma mērķa, piemēru var būt daudz. Bet ar jebkuru no tām darba devējam ir noteiktas saistības pret darbinieku. Darbiniekam, kurš tiek nosūtīts komandējumā, tiek sniegtas šādas garantijas:
- amata, darba vietas saglabāšana, vidējā dienas alga;
- komandējumu laikā pavadīto brīvdienu apmaksa ar dubultu tarifu noteikšanu;
- izdevumu atlīdzināšana, kas var rasties komandējumā uz Krieviju un ārvalstīm, ieskaitot ārzemju pases izsniegšanu, vīzas iegūšanu, muitas nodevas un citas nodevas.
Visas šīs garantijas ir noteiktas darba likumdošanā, un darba devējs tās obligāti pilda.
Kam nosūtīt komandējumā
Ceļojumā nosūtītā darbinieka izvēle ir atkarīga no ceļojuma mērķiem, darba piemēriem, tā ilguma un paredzamo apstākļu nopietnības. Dažādi ceļojuma iemesli prasa no darbinieka īpašas zināšanas un prasmes.
Tātad piegādes līguma izpilde jāuztic personai, kas ir lietpratīga biznesa sarunās un diplomātijā. Tas var būt speciālists, kura darba pienākumos ietilpst pirkumu veikšana, biznesa attiecību ar piegādātājiem budžeta plānošana un aprēķināšana, vai arī persona, kas piegādes līgumā var pareizi izskaidrot savu nostāju un sasniegt optimālus nosacījumus.
Ja brauciena mērķis ir aprīkojuma vai programmatūras uzstādīšana, nosūtītajam darbiniekam nepietiek ar zināšanām par biroja darbu un parasto cilvēcisko harizmu. Šādā ceļojumā tiek nosūtīta amatpersona ar tehnisko sagatavotību. Tāda pati situācija, veicot revīzijas uz vietas un revīziju. Šādā ceļojumā jāsūta grāmatvedis vai ekonomists.
Kam aizliegts sūtīt komandējumos
Papildus cilvēciskajam faktoram, jautājumiem par kandidātu kvalifikāciju un personīgajām spējām, ir arī cits aspekts, izvēloties darbinieku komandējumā. Pilsoņu kategorijām, kuras nekādā gadījumā nevar norīkot, ir noteiktas juridiskas prasības. Tajos ietilpst šādas personu grupas:
- nepilngadīgi darbinieki, stažieri, praktikanti;
- grūtnieces;
- uzņēmuma darbinieki, kas strādā saskaņā ar studentu līgumu (izņemot komandējumus apmācības nolūkā);
- vēlēšanu kampaņu dalībnieki, politiskā amata kandidāti;
- cilvēki, kuru iespējas ierobežo šī slimība.
Ir arī cilvēku grupas, kuras var nosūtīt komandējumā tikai pēc viņu rakstiskas piekrišanas saņemšanas:
- sievietes ar maziem bērniem (līdz trīs gadu vecumam);
- vientuļais vecāks, kurš audzina bērnu līdz piecu gadu vecumam;
- aizbildņi bērniem līdz pilngadībai;
- Darbinieks, kura ģimenē ir apgādājamais, kuram nepieciešama pastāvīga aprūpe.
Ceļojuma noformēšana
Lai komandējums tiktu ņemts vērā nodokļu, grāmatvedības un vadības grāmatvedībā, tas ir pareizi jāsakārto. Pirmkārt, tiek sastādīts misijas uzdevums, noteikti datumi un datumi. Ceļojuma kandidātam jāiepazīstas ar sastādīto dokumentu un rakstiski jāsniedz piekrišana vai atteikums.
Ja atbilde ir "jā", vadītājs izdod rīkojumu nosūtīt speciālistu komandējumā. Darbiniekam izsniedz un izsniedz komandējuma sertifikātu un darba uzdevumu. Ceļojuma beigās norīkotajam darbiniekam jāsniedz atskaite par paveikto darbu un iepriekšējs ziņojums ar apstiprinošām pārbaudēm, kvītīm un biļetēm.
Kopš 2016. gada tiesību akti ir grozīti, saskaņā ar kuriem sertifikāta izdošana un oficiāla norīkošana vairs nav obligāta. Tā vietā viņi izmanto piezīmi. Bet daudzas organizācijas iekšējās grāmatvedības vajadzībām turpina sastādīt šos dokumentus.
Lietojot personīgo vai korporatīvo automašīnu transportu, nepieciešama apkopes piezīme un pavadzīme, kā arī pilnvara un citi dokumenti, kas apliecina konkrētas automašīnas lietošanas likumību.
Informācija dokumentos
Dienesta paziņojums tiek sastādīts brīvā formā, taču ir virkne detaļu, kuras obligāti jānorāda: datēts komandējuma periods, informācija par izmantoto transportu, darbiniekam izvirzītie mērķi un to īstenošanas rezultāti.
Visi izdevumi, kas radušies darbiniekam ceļojuma laikā, jānorāda izdevumu pārskatā. Šī prasība attiecas uz absolūti visu veidu izdevumiem, ieskaitot mājokļa, transporta, degvielas, pārtikas un citus izdevumus. Lai apstiprinātu izmaksas par mājokļa apmaksu, brauciena beigās jums jāiesniedz grāmatvedības nodaļai čeks, kvīts vai kvīts, kurā ir informācija par saimnieku, telpu izmaksām un nomas periodu.
Attiecīgi jāizdod pārvaldības rīkojums. Biroja darbā pastāv vienota veidlapa Nr. T-9, taču organizācijai nav pienākuma to izmantot tikai un vienīgi. Konkrētas organizācijas grāmatvedības politikā var tikt noteikta sava dokumenta forma. Jūs varat arī izmantot iespēju noformēt pasūtījumu brīvā formā. Galvenais nosacījums ir šādu datu saturs:
- tās organizācijas nosaukumi un informācija, kas darbinieku nosūtīja ceļojumā;
- informācija par darbiniekiem;
- pasūtījuma noformēšanas datumi;
- komandējuma perioda sākuma un beigu datumi;
- uzdevumi darbiniekam, brauciena mērķis.
Darījumu brauciena piemērs
Jo atbildīgāks ir uzdevums, jo vairāk līmeņu tas satur. Jo vairāk uzņēmums iegulda biznesā, jo vairāk rezultātu tas plāno iegūt. Ne visas sīkas ziņas, kuras pārvaldnieks vēlas uzzināt, tiks norādītas pasūtījumā. Dažus no tiem var mutiski apspriest sanāksmēs un pārbraucienu instruktāžas laikā. Bet, visticamāk, darbiniekam, pamatojoties uz braucienu, būs jāziņo par visiem punktiem, pat par tiem, kas nebija oficiāli reģistrēti, bet tika mutiski paziņoti. Skaidrības labad zemāk ir sniegts darba uzdevuma piemērs.
Piemēram, ņemiet mērķi - "Noslēdzot piegādes līgumu, reklamējot produktus." Pārdomu ērtībai mēs izmantojam dokumenta veidu, ko ģenerē programma 1C.Jūs to varat atrast personāla dokumentos, veidlapa Nr. T-10a. Šajā veidlapā ir 11 aizpildāmās ailes: struktūrvienība, speciālista amats, valsts, pilsēta un organizācija, uz kuru tika nosūtīts darbinieks, komandējuma sākuma un beigu datumi, kopējais kalendāro dienu skaits, izņemot ceļa laiku, maksātāja organizācija, iemesls, saturs uzdevumus un īsu ziņojumu par tā ieviešanu. Dokumentu paraksta struktūrvienības vadītājs, organizācijas vadītājs un pats darbinieks.
Pasūtījums aizpilda informāciju par braucienu šādi:
- Darbinieka uzvārds, vārds, patronīms un personāla numurs: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (personāla numurs atsevišķā logā, saskaņā ar personāla dokumentiem).
- Nodaļa: Mārketinga un reklāmas departaments.
- Amats (specialitāte, profesija): vadošais tirgotājs.
- Darījumu brauciena vieta (valsts, pilsēta, organizācija): Krievija, Maskavas pilsēta, SIA "Company".
- Uz 14 kalendāro dienu periodu no 2018. gada 14. janvāra līdz 2018. gada 27. janvārim.
- Ar mērķi: reklāmas kampaņa, piegādes līguma noslēgšana.
- Darījumu brauciens uz līdzekļu rēķina: SIA "Realizer".
- Pamats (dokuments, numurs un datums): 2018. gada 13. janvāra darba uzdevums Nr. 3
Pasūtījuma beigās ir vadītāja un darbinieka paraksti. Darbinieka paraksts ir ievietots pretī uzrakstam, ka viņš ir iepazinies ar rīkojumu.
Dizaina smalkumi
Ja darbinieks kādu iemeslu dēļ nav iesniedzis attaisnojošus dokumentus par izdevumiem (čekus, kvītis), organizācija neatlīdzinās viņam šīs izmaksas. Tāpēc biznesa brauciena laikā ir tik svarīgi neaizmirst par ziņošanu. Pat brauciens taksī vai autobusā ir jāapstiprina ar biļeti vai vadītāja kvīti.
Svarīgs punkts ir arī norāde par organizācijas struktūrvienību un brauciena mērķi. Atkarībā no norādītajiem datiem tiks turpināta izdevumu norakstīšana grāmatvedībā un nodokļu uzskaitē. Tātad, ja brauciena mērķis bija mašīnu labošana, veicot grāmatvedības aprēķinus, izdevumu summa tiks norakstīta, lai nolietotu saremontēto aprīkojumu. Ja mērķis bija noslēgt līgumu, norakstīšana notiks kā vispārējie uzņēmējdarbības izdevumi.
Un pēdējais brīdis - komandējums ar nepiepildītu mērķi. Vairumā gadījumu nodokļu dienests neatzīst šāda brauciena izmaksas un nesamazina nodokļa bāzi. Tiesas sēdē jūs varat mēģināt aizstāvēt savu nevainību, taču vairumā gadījumu likums paliek federālā nodokļu dienesta pusē.