Iekšējais audits būtu jāpabeidz ne vēlāk kā pēc termiņa?

Iekšējais audits tiek veikts gadījumos, kad ir noticis incidents, kurā nepieciešama izmeklēšana, kad nav iespējams noteikt un pēc tam sodīt vainīgo darbinieku. Visbiežāk tas notiek nolaidības vai zādzības dēļ darbā. Katram vadītājam jāzina, kā un kādā laika posmā uzņēmumā tiek veikts iekšējais audits.

Biroja pārbaude: kas tas ir?

Iekšējais audits ir izmeklēšana, kuras laikā tiek noteikts, kurš no darbiniekiem ir vainīgs incidentā un kādu iemeslu dēļ tas noticis. Parasti to veic kā sabiedrisko pakalpojumu daļu, lai gan bieži ir jāpārbauda arī komercfirmas. Bet šajā gadījumā vietējie akti obligāti tiek apstiprināti. Parasti pārbaudes tiek veiktas lielās interesēs.

Neskatoties uz to, ka likumos nav precīzi noteikta izmeklēšanas veikšanas kārtība komercstruktūrās, visi pasākumi jāveic pareizi, un iekšējais audits jāpabeidz precīzi noteiktajā laikā. Katrs posms ir dokumentēts, tā laikā obligāti ir jāatrod pamatoti pierādījumi par darbinieka vainu. Ja inspektori neievēro pamatnoteikumus, personai, ar kuru notiek tiesvedība, ir tiesības sazināties ar darba inspekciju.

Krievijas Federācijas tiesību aktos ir noteikts tikai verifikācijas jēdziens, kas tiek veikts attiecībā uz sabiedriskajiem pakalpojumiem. Visi noteikumi ir izklāstīti 2017. gada federālajā likumā Nr. 79. Un, ja pārbaudes tiek veiktas attiecībā uz Iekšlietu ministrijas struktūrām, tad tām ir spēkā 2013. gada rīkojums Nr. 161.

Kādos gadījumos ir paredzēta pārbaude?

Krievijas Darba kodeksā nav precīza “iekšējās izmeklēšanas” jēdziena, bet sodus par nolaidību nosaka noteikumu kopums. Tomēr disciplinārsods netiek uzlikts bez pamatojuma tikai tad, ja ir fakti un tie ir dokumentēti.

Šajā nolūkā visu darbinieku paskaidrojumi ir obligāti, tiek aprēķināts nodarītā kaitējuma apmērs, un ir svarīgi noskaidrot, vai darbinieka rīcībai ir bijis ļaunprātīgs nodoms. Iekšējais audits jāpabeidz savlaicīgi, nevis dienu vēlāk.

Oficiālā pārbaude tiek veikta vairākos gadījumos:

• ja darbinieks neieradās darbā un nav brīdinājis;

• ja ir nodarīts materiālais kaitējums;
• ja tiek atklāts fakts, ka darbinieks ir ļaunprātīgi izmantojis savu stāvokli.

Darbiniekam par likumpārkāpuma izdarīšanu var piemērot disciplinārsodu, viņš var tikt atlaists no darba saskaņā ar šo pantu un viņam ir pienākums samaksāt visu viņam nodarīto kaitējumu. Lai darba devēja rīcība būtu pamatota, ir jāveic iekšējais audits, un tas precīzi jāpabeidz likumā noteiktajā laikā.

Galvenie verifikācijas uzdevumi

Iekšējās izmeklēšanas laikā ir svarīgi noskaidrot šādus uzdevumus:

1. Lai pierādītu faktu, ka tieši šis darbinieks izdarīja pārkāpumu, un tikai uz šī pamata viņam tiek uzlikta disciplinārsods.
2. Nosakiet notikušā laiku un apstākļus, analizējiet visas darbības, nosakiet precīzu kaitējumu, kas nodarīts uzņēmumam vai konkrētai personai.
3. Atrodiet darbinieku, kurš izdarījis darbību.
4. Nosakiet personas vainu.
5. Analizēt ideālas rīcības motīvus, papildu apstākļus.

Uzņēmuma vadītājam obligāti jāapstiprina ieteikumi par preventīvo pasākumu ieviešanu, kas ir vienkārši nepieciešami, lai novērstu visus disciplinārpārkāpumu cēloņus.

Izmeklēšanas procedūra

Pirmkārt, uzņēmuma vadītājs saņem informāciju, ka akts ir izdarīts, un pēc tam tieši viņš apstiprina lēmumu sākt iekšēju izmeklēšanu. Oficiālā audita termiņš nav ilgāks par mēnesi. Visbiežāk tas prasa vismaz 3 nedēļas, bet dažos gadījumos tas var aizņemt ilgāku laiku, kas ir jāmotivē. Izmeklēšanu veic īpaši iecelts darbinieks vai komisija, pamatojoties tikai uz rīkojumu vai īpašu administratīvu dokumentāciju, kurā jāiekļauj šāda informācija:

• turēšanas iemesls;
• komisijas locekļi un tās priekšsēdētājs;
• maksimālais iekšējā audita veikšanas laiks;
• komisijas pilnvaras;
• termiņi, kādos uzņēmuma vadītājam jāsaņem izmeklēšanas rezultāti.

Parasti komisijā ietilpst personāla nodaļas darbinieki, drošības un finanšu pārstāvji. Par viņas darbu ir atbildīga priekšsēdētāja.

Komisijā nebūtu jāiekļauj vainīgā darbinieka ģimenes locekļi un radinieki (ieskaitot viņu). Tā rezultātā var rasties neobjektīvs risinājums.

Rīkojums par komisijas darba sākšanu, kurā jānorāda ierēdņa oficiālā audita noteikumi, jāparaksta visiem komisijas locekļiem, kā arī personai, kas apsūdzēta par nolaidību.

Komisijas rīcība, ja darbinieks negāja darbā

Darbinieka prombūtne tiek pieļauta tikai tad, ja viņš nav parādījies darba vietā 4 stundas vai ilgāk. Bet ir svarīgi apsvērt viņa neierošanās iemeslus, jo tie var būt nopietni. Kamēr tie nav noskaidroti, tiek uzskatīts, ka darbinieks neieradās darbā neizskaidrojama iemesla dēļ. Ja darbiniekam nav pamatota iemesla un viņa neierošanās ir izraisījusi nopietnas sekas, darba process ir traucēts, darbiniekam var izteikt rājienu vai atlaist. Bet tam jābūt nopietniem iemesliem, tāpēc bez verifikācijas nevar iztikt.

Sākotnēji ir nepieciešams noteikt faktu, ka darbinieks patiešām nebija darba vietā.

Atgādinājumu var rakstīt tieši vadītājs vai jebkurš cits darbinieks. Pēc parādīšanās darbā no darbinieka tiek ņemts rakstisks paskaidrojums, kāda iemesla dēļ viņš nebija darba vietā. Svarīgi apsvērumi:

• Darbinieka vai viņa ģimenes locekļu slimība. Šis fakts jādokumentē, jāiesniedz medicīnas iestādes izdota izziņa vai slimības atvaļinājums.
• Kavēšanās sakarā ar to, ka nebija transporta, kas nogādātu uz darba vietu. Piemēram, ja uz ceļa notika negadījums vai izveidojās sniega sega, kuras dēļ apstājās sabiedriskais transports.

• Neparedzēti apstākļi, kas nav atkarīgi no darba ņēmēja gribas. Piemēram, brauciena laikā uz darbu viņa transportā notika negadījums.

Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 81. pantu, ja persona nav ieradusies darbā visu dienu, tad šo faktu var uzskatīt par prombūtni. Akts, kas sastādīts tajā pašā dienā, palīdzēs novērst ierašanos.

Dokuments ir sastādīts brīvā formā, pats galvenais, ka tajā precīzi jāietver fakti par darbinieka neesamību darba vietā, kā arī laiks. Tas jāparaksta komisijas locekļiem.

Ja nākamajā dienā darbinieks neieradās darbā, tad ir nepieciešams sastādīt vēl vienu aktu.

Kādas darbības tiek veiktas, ja tiek nodarīts kaitējums?

Materiālu kaitējumu uzņēmumam var nodarīt nolaidības vai ļaunprātīga nodoma izmantošanas dēļ. Iekšējais audits tiek veikts savlaicīgi, un tas ir obligāti. Tā ieviešanas laikā ir svarīgi noskaidrot, kāda iemesla dēļ un kā tieši tika nodarīts kaitējums:

• produkti tika izgatavoti ar trūkumiem;

• pakalpojumi ir nepietiekamas kvalitātes;
• ir uzņēmuma īpašuma apropriācija;
• tiek reģistrēts drošības noteikumu neievērošanas fakts;
• atklāts aparatūras bojājums.

Šajā situācijā jums jānosaka zaudējumu apmērs. Ja notikusi zādzība, tad tiek veikts inventarizācija un sastādīts akts. Īpašuma bojājumiem būs nepieciešama papildu pārbaude, un šie nosacījumi ir jāievēro arī tad, ja ir pārkāpti drošības noteikumi. Piemēram, ja darbinieks pameta darbu un aizmirsa izslēgt apkures ierīci, kā rezultātā izcēlās ugunsgrēks. Šajā gadījumā zaudējumu apmēru var uzzināt tikai ekspertu komisija.

Iekšējais audits ierēdņiem jāpabeidz savlaicīgi, un tā laikā ir jānoskaidro darbinieka motivācija. Ir svarīgi saprast, vai pārkāpums ir nolaidīgs vai darbinieks ir ļaunprātīgi sabojāts.

Ļaunprātīgas darbības

Pozīcijas ļaunprātīga izmantošana nozīmē savas pozīcijas izmantošanu peļņas gūšanai. Šajā gadījumā var tikt ietekmētas visa uzņēmuma un tā darbinieku intereses. Viens no šādiem piemēriem ir līguma noslēgšana par preču piegādi par paaugstinātu cenu, kad darījuma partneris maksā "prēmiju".

Identificēt šādus pārkāpumus var būt daudz grūtāk, nekā šķiet. Bieži vien profesionāli auditori un auditori nevar iztikt bez palīdzības.

Iekšējais audits Iekšlietu ministrijā: noteikumi un nosacījumi

Bieži policijā tiek veiktas pārbaudes, kurās nepieciešams noskaidrot kāda no darbiniekiem izdarītā disciplinārpārkāpuma apstākļus, iemeslus un raksturu. Izmeklēšanas laikā tiek noteikti fakti, kas norādīti Federālā likuma Nr. 3. 29.pantā.Procedūru var veikt pēc kāda no darbiniekiem pieprasījuma.

Vadītājs uzdod pilnvarotajai personai veikt policijas darbinieka iekšējo auditu, tiek noteikts termiņš saskaņā ar rīkojumu Nr. 161, par kuru tiek izdots attiecīgs lēmums. Atļauts sastādīt īpašu aktu vai aizpildīt īpašu veidlapu, kurā norādīts datums un dokumenta numurs, uz kuru tas attiecas.

161. rīkojums nosaka arī laika posmu iekšējā audita veikšanai. Tas jāpabeidz ne vēlāk kā 30 dienas pēc tam, kad ir sastādīts un parakstīts dokuments par sanāksmes sākumu.

Iekšējam auditam piešķirtais laika posms neietver darbinieka darba nespēju, kad viņš atrodas atvaļinājumā, komandējumā vai slimības atvaļinājumā, ja viņš prombūtnē nav citu labu iemeslu dēļ. Visi apstākļi jāapstiprina ar personāla departamenta izsniegtu sertifikātu.

Iekšējā audita termiņš Iekšlietu ministrijā nedrīkst pārsniegt vienu mēnesi no dienas, kad izdots rīkojums par tā veikšanu. Ja pēdējā pārbaudes diena ir brīvdiena vai brīvdiena, tad tās pabeigšanas diena jāuzskata par iepriekšējo darba dienu.

Kā pārbaudīt?

Priekšniekam ir tiesības sodīt savu darbinieku tikai tad, ja tiek ievēroti visi sodu procedūras posmi, kas precīzi aprakstīti Krievijas Federācijas Darba kodeksa 193. pantā. Ja tiek pārkāpts vismaz viens no protokola punktiem, apsūdzētajam darbiniekam ir tiesības lēmumu pārsūdzēt tiesā un administrāciju saukt pie kriminālatbildības.

Visiem cilvēkiem, kas iekļauti komisijā, ir jāievēro reglaments un jāievēro šādi principi:

• visi atklātie fakti ir objektīvi jānovērtē; nekādā gadījumā nedrīkst ļaut personiskām vai nepatikšanām ietekmēt izmeklēšanas gaitu;
• kamēr vaina nav pierādīta, ko apstiprina fakti, darbinieks tiek uzskatīts par nevainīgu;
• Visas komisijas darbības jāveic, stingri ievērojot instrukcijas un rīkojumus.

Pārvaldniekam stingri jāievēro likumi un jāizmanto īpaši norādījumi:

• izdod rīkojumu par izmeklēšanas uzsākšanu;
• saņemt rakstisku paziņojumu no darbinieka, kurš tiek apsūdzēts nolaidībā;
• piezīme no galvas;
• skartās puses vai klientu sūdzības;
• citu darbinieku piezīmes;
• inventarizācijas akts, kas apstiprina iztrūkumu;
• revidenta akts;
• komisijas locekļu iecelšana;
• termiņš ir noteikts, iekšējais audits jāpabeidz ne vēlāk kā norādītajā datumā.

Ir ļoti svarīgi saņemt paskaidrojošu piezīmi no pārkāpēja darbinieka. Tajā viņam obligāti jāpaskaidro, kāpēc viņš tā rīkojās, kas pamudināja viņu neierasties darbā vai ļaunprātīgi izmantot savu stāvokli. Ja viņš atsakās kaut ko izskaidrot, tad tiek sastādīts akts.

Turpmākās darbības ir atkarīgas no tā, vai likumpārkāpējs sniedz paskaidrojumu vai nē.

Iekšējā audita veikšanas datumi

Krievijas Federācijas likumi paredz ne vairāk kā mēnesi ilgu laiku oficiālai pārbaudei policijā, un citās organizācijās tas nedrīkst pārsniegt šo dienu skaitu. Tiek aprēķināts periods no pasūtījuma parakstīšanas dienas. To nosaka Krievijas Federācijas Darba kodeksa 192. pants.

Bet tiesas procesu var pagarināt, ja darbinieks, kurš tiek apsūdzēts nolaidībā, tajā laikā nebija darba vietā stacionārās ārstēšanas vai citu pamatotu apstākļu dēļ.

Saskaņā ar federālo likumu Nr. 133 iekšējais audits jāpabeidz ne vēlāk kā 6 mēnešus pēc rīkojuma parakstīšanas dienas.

Ja komisija par noteikto laika posmu nav pieņēmusi lēmumu, tad darbinieku nevar uzskatīt par vainīgu, pat ja nākotnē secinājums nav viņa labā. Ja komisijai izdevās atrast pierādījumus par darbinieka vainu, viņam jāpiespriež ne vēlāk kā 6 mēnešus pēc nobeiguma akta datuma.

Kā tiek apstiprināti verifikācijas rezultāti?

Pēc visu datu savākšanas un apstrādes tiek plānota sanāksme. Tajā visiem komisijas locekļiem būtu jāapspriež vairāki svarīgi jautājumi:

1. Vai tika atklāts darba aktivitātes pārkāpums, kādā veidā tas ir izteikts?
2. Kas izraisīja šo rīcību?
3. Kāds ir vainīgā darbinieka rīcības raksturs?
4. Kādas bija šī incidenta sekas?
5. Vai ir kādi īpaši apstākļi, kas palīdzēs noņemt no viņa apsūdzības?

Tikai diskusija var palīdzēt noskaidrot visus šos jautājumus. Visi argumenti ir jāreģistrē protokolā. Pēc debašu beigām tiek sastādīts nobeiguma akts, kas obligāti sastāv no 3 daļām:

1. Ievada daļā ir aprakstīts darbinieka darbību raksturs. Tas apraksta to, kas tieši notika, kurā laikā. Tiek ievadīti dati par komisijas locekļiem un viņu amatiem. Norāda, kad ierēdņiem vai sabiedrisko pakalpojumu pārstāvjiem jāveic iekšējais audits.
2. Otrajā daļā aprakstītas visas darbības, kas veiktas, lai noteiktu darbinieka vainu, un tas, kā tieši tika savākti pierādījumi.
3. Secinājums, kurā tiks izdarīti komisijas secinājumi.

Šim aktam jāpievieno dokumentu pakete:

• piezīmes un piezīmes;
• rīkojumi;
• komisijas slēdziens;
• un citi dokumenti ar faktiem, kas apstiprina darbinieka vainu.

Aktu un visus tā pielikumus paraksta katrs komisijas loceklis.

Secinājums

Tikai iekšējais audits, kas jāpabeidz precīzi laikā, var apsūdzēt darbinieku pārkāpumā. Jebkurā gadījumā nav iespējams vainot cilvēku bez pierādījumiem. Nevar nepamatoti vainot cilvēku, jo viņam ir visas tiesības vērsties tiesā ar prasību tiesā pret vadītāju, kurš viņu apmelojis.