Organizācijas dokumentu reģistrācija ir svarīga darbietilpīga papīra darba sastāvdaļa. Šī procesa galvenais mērķis ir piešķirt dokumentiem juridisku spēku. Pateicoties tam, tie tiek ņemti vērā, uzraudzīti un ātri tiek meklēti, ja rodas steidzama vajadzība. Nepieciešamās informācijas iegūšanu par dokumentiem neatkarīgi no tā, kādā stadijā viņi strādā, var viegli izdarīt īsā laika posmā, ja tiek ievēroti visi noteiktie dokumentu aprites noteikumi.
Jēdziens
Organizācijas dokumentu reģistrācija ir to veidošanās vai ienākumu fiksēšana, izmantojot indeksu un norādot noteiktus datus īpašās formās. Indekss sevī iekļauj skaitli secībā, ko papildina citi nomenklatūras indeksi, klasifikatori un citas sastāvdaļas. Indeksa daļas, kas seko viena otrai, ir atdalītas ar slīpsvītru.
Organizācijas dokumentu reģistrācija tiek izveidota, lai saņemtu plānotus, grāmatvedības, administratīvus, pārskatu, finanšu un cita veida sertifikātus. Tos izmanto iekšēji, kā arī nosūta uz citām struktūrām vai arī nāk no tām. Gan rokrakstā rakstīti dokumenti, gan iespiesti, izmantojot modernās tehniskās ierīces, ir jāreģistrē.
Mērķi
Papīra darba organizēšanā galvenā vieta pieder reģistrācijas procesam. Tikai ar vispāratzītām operācijām, kas seko viena pēc otras, operatīvās vadības uzdevumi ir viegli atrisināmi. Šim nolūkam ierēdņiem īsā laikā ir jāiesniedz visi dokumenti - gan iekšējie, gan dokumenti, kas saņemti no citiem uzņēmumiem.
Reģistrējot organizācijas dokumentus īpašās formās, tiek norādīti vissvarīgākie fakti, ieskaitot izveides, nosūtīšanas vai saņemšanas periodu. Tādējādi dokuments kļūst likumīgs. Līdz šim brīdim to uzskata par it kā neeksistējošu. Tas ir, organizācija nav atbildīga par tās saglabāšanu, kā arī par saņemšanu.
Vērtība
Reģistrācija ir viens no pirmajiem darba posmiem pēc sākotnējās apstrādes pēc dokumenta saņemšanas, vai priekšpēdējais, ja tas tiek nosūtīts uz citu struktūru. Pēc šī posma izejošie dokumenti tiek aizzīmogoti aploksnēs un nosūtīti pa pastu vai citiem sakaru kanāliem.
Reģistrācija tiek uzskatīta par vienu no laikietilpīgākajām un atbildīgākajām darbībām dokumentu izstrādē. Tāpēc, ja rodas jautājums par darbplūsmas pilnveidošanu, tad viņi sāk ar šo procesu.
Uzdevumi
Galvenie reģistrācijas uzdevumi ir:
- Grāmatvedība.
- Izpildes kontrole.
- Atsauces darbs.
Veicot grāmatvedību, tiek iegūta kvantitatīva informācija par darba apjomu, gan dokumentu kopumā, gan atsevišķu tipu analīze pēc struktūras un citiem elementiem. Turpmāk datu bāze tiek veidota īpašas meklētājprogrammas veidā.
Noteikumi
Tikai nepieciešamības gadījumā turpmāka izmantošana ir darba ar dokumentiem organizēšana. Dokumentu reģistrācija nav nepieciešama, ja tos pieņem tikai informācijai. Katram uzņēmumam jābūt apstiprinātam to dokumentu sarakstam, kurus nevajadzētu reģistrēt. Parasti tas ir ietverts ierēdņu instrukciju pielikumā, bet var būt arī atsevišķa papīra formā. Tas ir jāatjaunina, ja situācija to prasa.
Parasti nereģistrēti vērtspapīri ietver:
- Reklāmas materiāli.
- Apsveicam!
- Ielūgumi uz semināriem un konferencēm.
- Grāmatas un citi drukāti materiāli.
- Pa pastu saņemtās "personīgās" pakas.
- Valdības dokumentu kopijas.
- Informācijas vēstules.
Reģistrācijas laikā katram dokumentam tiek piešķirts atbilstošs numurs. Ienākošajiem dokumentiem ir sava numuru sistēma, kas ir apzīmogota kvītī.
Procedūra tiek veikta tikai vienu reizi. Šis ir viens no galvenajiem noteikumiem, kā organizēt darbu ar dokumentiem. Dokumentu reģistrācija lielā uzņēmumā tiek veikta pārrakstīšanās nodaļā. Ja tas ir mazs uzņēmums, tad sekretārs nodarbojas ar šo jautājumu. Uzņēmumā ar nodaļām un citām strukturālām grupām šo procesu var veikt decentralizēti. Tas tomēr attiecas tikai uz iekšējiem dokumentiem. Viņu reģistrācija jāveic saņemšanas, apstiprināšanas vai nosūtīšanas dienā.
Ražošanas metodes
Dokumentus var iegūt šādos veidos:
- Pa pastu.
- Izmantojot kurjeru pakalpojumus.
- Pa faksu.
- Pa e-pastu.
Dažādas dokumentu reģistrācijas organizācijas formas tiek veiktas saistībā ar šādu korespondenci:
- Iesūtne.
- Izejošais.
- Iekšējais.
Informācija par reģistrāciju
Ienākošajam dokumentam ir šādi dati:
- Saņemšanas datums.
- Ienākošais numurs.
- Dokumenta sastādīšanas datums.
- Indekss
- Reģistrācijas numurs.
- Dokumenta autors.
- Vārds.
- Izšķirtspēja
- Izpildes periods.
- Darbuzņēmējs.
- Darba gaita.
- Tās lietas numurs, kurā viņš dodas pēc nepieciešamajām manipulācijām.
Informācijas ievadīšana
Pirmkārt, tiek veikta primāro dokumentu reģistrācijas organizēšana, kas nav pilnībā aizpildīti, jo tie vēl nav iesniegti galvai un tiem nav atbilstošas izšķirtspējas, kā arī ir noteikts ieviešanas periods un darbuzņēmējs. Atlikušie dati tiek norādīti pēc iepazīšanās ar pilnvarotām personām. Ja ar vadītāju ir nodibinātas labas attiecības un viņš katru rītu meklē korespondenci, vispirms varat viņam parādīt dokumentu un pēc atbilstoša lēmuma pieņemšanas nekavējoties ievadīt visus nepieciešamos datus.
Ja mēs runājam par reģistrācijas organizēšanu un iekšējo dokumentu izpildes kontroli, datus var norādīt atbilstošā formā ar iespēju veikt turpmākas izmaiņas un papildinājumus. Saņemšanas datuma tajās, protams, nav. Tāpēc atšķirībā no ienākošā dokumenta iekšējam dokumentam ir viens reģistrācijas numurs.
Jebkuram uzņēmumam ir tiesības mainīt un papildināt datus par ienākošo dokumentu, ņemot vērā darbības specifiku. Piemēram, bieži norādiet lapu un lietojumprogrammu skaitu.
Veidlapas
Reģistrācijas veidlapas ir šādas:
- Žurnāli.
- Karte.
- Automatizētas elektroniskās sistēmas.
Apsvērsim katru formu atsevišķi.
Žurnāli
Žurnālu sistēma ir noderīga, ja organizācija nodarbojas ar nelielu skaitu dokumentu. Ja uzņēmumam ir liels darbplūsmas apjoms, tad tas vairs netiek izmantots, jo daudzos aspektos tas ir zemāks par citām, sarežģītākām sistēmām.
Informācija organizācijas dokumentu reģistrācijas žurnālos tiek norādīta saņemšanas secībā. Šajā procesā ir iesaistīta viena persona. Tādējādi, kad ierodas daudz dokumentu, reģistrācija prasa daudz laika. Protams, tas ievērojami palēnina darbplūsmu.
Turklāt operācija ir jākopē, jo informācija ir nepieciešama gan birojā, gan atsevišķās struktūrvienībās, kur dokuments tiks izpildīts nākotnē. Rezultātā tajā pašā uzņēmumā tie paši vērtspapīri jāreģistrē 3–5 reizes atsevišķos žurnālos.
Tajā pašā laikā kļūst neiespējami īsā laikā iegūt atsauces informāciju, jo žurnālu ierakstus glabā hronoloģiskā secībā. Lai iegūtu informāciju, jums vismaz jāzina, kad dokuments tika reģistrēts.
Termiņus nebūs iespējams kontrolēt, jo tiem visiem ir savi un tos nevar klasificēt atsevišķi.Tāpēc, ja vadības funkcijai ir prioritāte, izmantojiet karšu sistēmu.
Kartes
Karšu reģistrācijas sistēma novērš nepilnības, kas pastāv, veicot žurnālu dokumentus. Tas parādījās pagājušā gadsimta sākumā un ir ļoti izplatīts Eiropas valstīs. Krievijā tā kļuva plaši izplatīta Vienotās valsts lietvedības sistēmas izstrādes laikā. Šī dokumentu reģistrācijas sistēma organizācijā ir nepieciešama, lai bez problēmām tiktu galā ar lielu daudzumu vērtspapīru. Tam ir šādas priekšrocības:
- Reģistrācijas procesu vienlaikus var veikt vairāki darbinieki.
- Dokumentus var uzrādīt tādā daudzumā, kāds nepieciešams organizācijas vienmērīgai darbībai.
- Kartes var sistematizēt, kā arī izveidot karšu failus. Tādējādi palīdzības funkcija ir pieejama.
- Konkrētu gadījumu var nodot, lai kontrolētu dokumentu izpildi.
- Sīkāka informācija un norāde tiek noteikta tieši organizācijā, un tā ir aprakstīta dokumentos.
- Atlasīto kartes formu var pavairot, izmantojot kopēšanas mašīnu. Lai veiktu uzskaiti, jums ir jābūt apgrozībai, kas ir pietiekama vismaz 1 gadu.
Organizācijai var būt tik daudz karšu kopiju, cik nepieciešams. Parasti jums jāaizpilda vismaz divi. Pēc tam vienu eksemplāru glabā pagaidu datņu skapī, bet otru informācijas un uzziņu nodaļā. Pats dokuments tiek nosūtīts darbuzņēmējam darbam. Bet bieži viņi izmanto trīs kārtis, lai tās nodotu arī izpildītājam.
Šāda sistēma ir piemērota gan sabiedriskas organizācijas reģistrēšanas dokumentiem, gan biroja darbu veikšanai valsts iestādē. Atsauces karšu faili tiek izveidoti dažādiem jautājumiem, piemēram, pēc reģiona. Tad viņu skaits automātiski palielinās. Protams, šī sistēma ir darbietilpīga, un to var efektīvi izveidot tikai organizācijās, kurās biroja vadības dienests nepilnīgi pilda savas funkcijas. Mūsdienīgāka sistēma palīdzēja atbrīvoties no nepieciešamības aizpildīt milzīgu skaitu karšu. Tas kļuva iespējams, pateicoties datortehnoloģiju ieviešanai.
Automatizētas elektroniskās sistēmas
Šāda veida dokumentācija tiek veikta, izmantojot programmatūru (vai programmatūru). Tas ir instalēts personālajā datorā, serverī vai vairākos integrētos personālajos datoros. Izmantojot automatizētu sistēmu, informācija tiek ievadīta elektroniskā kartē, kas tiek glabāta attiecīgajā datu bāzē. Lai nodrošinātu drošību, paralēli informācija tiek glabāta papildu (rezerves) datu bāzē.
Tieši šī forma šobrīd ir saņēmusi vislielāko pieteikumu, jo tai ir ievērojamas priekšrocības salīdzinājumā ar iepriekšējām divām iespējām. Jo īpaši tie ir:
- Ātra meklēšana uz jebkura pamata, piemēram, datuma.
- Pārskatu un analītiskās informācijas ģenerēšana automātiskajā režīmā.
- Iespēja vienlaikus reģistrēties no dažādām darba vietām.
- Iespēja dokumentu pārvaldību decentralizētā veidā atsevišķās vienībās ar informācijas integrāciju vienā datu bāzē.
- Citas funkcijas.
Dokumentu reģistrēšanas programmu var izstrādāt pati organizācija. Tomēr vairumā gadījumu tiek izmantoti gatavi risinājumi, kas atvieglo darbu ar lielu dokumentu daudzumu, sākot no izveides posma un beidzot ar tā noformēšanu vai nosūtīšanu citam uzņēmumam.
Automatizētā sistēmā var apkopot un saglabāt vispilnīgāko informāciju par visiem dokumentiem. Pateicoties tam, tiek ieviesta efektīva kontrole un veikts atsauces darbs un, ja nepieciešams, iekšējais inventarizācija.
Secinājums
Pašlaik jebkurā uzņēmumā un iestādē tiek ģenerēts liels dokumentu skaits. Biroja darbs, pareizi izveidots saskaņā ar likumu un izpildot visus noteiktos uzdevumus, vairākkārt palielina vadības efektivitāti. Personālie datori, programmas un jaunās tehnoloģijas padarīja šo procesu organizētāku. Automatizēta sistēma paātrina un atvieglo darbu kopumā, kā arī jo īpaši dokumentu reģistrāciju un uzskaiti organizācijā.
Šis process ir svarīgs visā pārrakstīšanās ciklā. Pateicoties organizētajam darbam, jūs īsā laikā varat viegli atrast nepieciešamo informāciju un konkrētu dokumentu. Un tas, savukārt, nodrošina operatīvu risinājumu jautājumiem.
Kartes, kas vēl nesen tika izplatītas visur, pakāpeniski tiek aizstātas ar automatizētu sistēmu, pat reģistrēšanai dokumentu bezpeļņas organizācijā. Viss process tiek veikts paātrinātā režīmā, ieskaitot efektīvu dokumentu plūsmas kontroli.