Uzņēmuma informācijas lauku var iedalīt trīs lielās grupās: tehniskie dati, operatīvie, komerciālie. Tie visi ir nepieciešami pareizai un pilnvērtīgai darbībai. Noteikta informācija ir pieejama visiem, otra ir klasificēta un ir komercnoslēpums.
Kādi dati tur ir?
Komerciāli ir tie, kas saistīti ar uzņēmuma ražotajiem produktiem, kā arī idejas par apjomiem. Tas ietver datus par darījuma partneriem, ar kuriem tiek noslēgti darījumi, cenām, par kādām klientam tiek piegādātas preces. Visbeidzot, komerciāla informācija ir produkta ražošanas, glabāšanas un pārdošanas izmaksu jēdziens.
Tehniskā informācija ļauj uzzināt visu par izstrādājumu un tā izveidi. No šiem datiem izriet, kādi materiāli un komponenti ir nepieciešami produkta, mašīnu un aprīkojuma, darba procesā izmantoto tehnoloģiju un instrumentu ražošanai. Viņa atbild uz jautājumu, kāda ir kvalitatīva produkta ražošanas secība.
Visbeidzot, operatīvie dati ir tie, kas regulē personāla darbu, tas ir, tie sniedz priekšstatu par uzdevumiem, un tos izmanto arī darbinieku kontrolē. Operatīvā informācija atklāj, kā uzņēmumā tiek regulēts ražošanas process, kā var pielāgot komerciālos un vadības pasākumus. Šādu datu priekšrocība ir spēja visus procesus apvienot vienā kompleksā, kas ļauj radīt augstas kvalitātes produktu pietiekamos daudzumos ar minimālām izmaksām.
Kad dati ir bagātība
Kāpēc uzņēmumam ir nepieciešams dekrēts par informācijas noslēpumu, kas veido komercnoslēpumu? No kurienes nāk klasificējamā informācija? Kāpēc slēpt datus?
Jums jāsaprot, ka informācijai var būt noteikta uzņēmējdarbības vērtība. Šādu datu izpaušana var izraisīt uzņēmuma nedrošību no ekonomiskā viedokļa. Balstoties uz to, ir trīs lielas informācijas grupas, kas saistītas ar jebkura mūsdienīga uzņēmuma darbu:
- atvērts izmantošanai plašos apļos;
- ierobežots, pieejams iestādēm, kuru tiesības noteiktas likumos (piemēram, izmeklētājiem, prokuroriem, nodokļu inspektoriem);
- daudziem uzņēmumiem ir pieejams tikai uzņēmumā, un dažreiz tikai vadības komandai.
Gan otrā, gan trešā grupa ir dati, kas iekļauti informācijas sarakstā, kas veido uzņēmuma komercnoslēpumu. Tas nozīmē, ka viņiem ir noteikts konfidencialitātes līmenis (tiek noteikts individuāli), un izplatīšanai ir stingri ierobežojumi. Viņu pārkāpums var izraisīt diezgan nopietnas sekas.
Likums un kārtība
Lai kāda informācija kļūtu konfidenciāla, uzņēmumā jums jāievada atbilstošs dokuments - komercnoslēpumu veidojošas informācijas saraksts. Balstieties uz to, ko tajā iekļaut, pamatojoties uz konkrētās organizācijas darba īpašībām. Šī posma dokumentēšana ir ļoti svarīgs solis. Ja nākotnē kāds atklāj klasificētu informāciju, jūs varat vērsties tiesā un pierādīt interešu pārkāpumu tikai tad, ja uzņēmuma iekšējā dokumentu plūsmā ir ietverts attiecīgais noteikums un rīkojums, lai tā stātos spēkā.
Kas nosaka komercnoslēpumu veidojošās informācijas sarakstu? Sarakstu izstrādā kopīgi augstākā vadība, nodaļu vadītāji un persona, kas ir atbildīga par darbplūsmu, bet apstiprināšanu dod ģenerāldirektors. Sarakstā jābūt informācijai atbilstoši darbplūsmas noteikumiem, kas tiek saglabāta uz materiāla datu nesēja. Ir svarīgi, lai viņa detaļu dokumentēšanas vispārējā sistēmā būtu pietiekami, lai ātri meklētu un identificētu.Šādā sarakstā norādītajiem datiem vajadzētu būt pietiekamiem, lai sniegtu priekšstatu par to, kas būtu jātur noslēpumā, bet neatklātu neko lieku.
Drošība - drošība
Komercnoslēpumu veidojošās informācijas saraksts (medicīnas centrs, ražošanas komplekss, juridiskais birojs - nav nozīmes tam, kurā jomā darbojas uzņēmums, likuma iedarbība ir vienādi piemērojama visiem) ir vajadzīgs iemesla dēļ. Ja tajā tika ievadīta informācija, tās slepenību nodrošina mūsu valsts likumi. Tiek izdalītas šādas noslēpumu grupas, kuras aizsargā juridiski standarti:
- banku darbība;
- komerciāls;
- valsts;
- militārā;
- ierēdnis.
Komerciāls ir termins, kas pielīdzināts komercnoslēpumiem.
Un ja vienkāršāk?
Ja jūs apkopojat visu, kas minēts iepriekš, jūs varat nonākt pie šāda secinājuma: ar komercnoslēpumu saprot šādas jebkura uzņēmuma neatņemamas tiesības, kas ļauj dažus iekšējos datus saukt par slepeniem un tos aizsargāt. Turklāt valsts līmenī informācija nebūs noslēpums. Noslēpums ir saistīts ar uzņēmuma darbību, ar tā vadības lēmumiem, tehnoloģisko attīstību, monetārajiem aspektiem. Galvenais rādītājs noteiktas informācijas klasificēšanai par komercnoslēpumu ir kaitējums organizācijas ekonomiskajai situācijai datu publicēšanas gadījumā.
Par slepenu var klasificēt ne tikai informāciju, kas jau ir vērtīga no komerciālā viedokļa, bet arī visu informāciju, kas potenciāli varētu kļūt par tādu. Informācijā, kas veido oficiālu komercnoslēpumu, ir visu veidu dati, kuriem nevajadzētu nonākt trešo personu rīcībā, lai uzņēmums neciestu zaudējumus. Juridiski piekļuvi šādai informācijai nevar iegūt, taču uzņēmumam jāveic aizsardzības pasākumi.
Tas ir iespējams un neiespējami
Informācijas saraksts, kas veido uzņēmuma komercnoslēpumu, nosaka, kādus datus var atklāt trešām personām un kādi būs jāslēpj. Bet ir vērts saprast: kāda veida informāciju tajā nevar iekļaut. 1991. gadā Krievija pieņēma rezolūciju ar numuru 35. Tajā uzskaitītas visas informācijas kategorijas, kuras nevar noslēpt.
Tātad, jūs nevarat slēpt:
- veidojošā dokumentācija;
- dati, no kuriem izriet, ka uzņēmumam ir tiesības strādāt;
- informāciju par pārskata veidlapām, kas ļauj pārbaudīt, vai nodokļi un citi maksājumi tiek pareizi regulēti, kā to nosaka piemērojamie tiesību akti;
- darbinieku skaits uzņēmumā, atalgojuma līmenis, ražošanas apstākļi, vakances;
- informācija, kas atspoguļo atbilstību noteikumiem par obligātajām iemaksām, maksājumiem, kā arī likumiem, kas reglamentē vides aizsardzību, darba aizsardzību;
- dati, kas saistīti ar konkurences likumiem;
- informācija, kas apstiprina, ka uzņēmums pārdeva preces, kas kaitēja iedzīvotāju veselībai;
- dati, kas apstiprina, ka amatpersonas piedalās arī akciju sabiedrībās, kooperatīvos un citos uzņēmumos.
Vai tas ir visiem?
Tātad, izveidojot informācijas sarakstu, kas veido organizācijas komercnoslēpumu, nav iespējams iekļaut tajā visu iepriekšminēto - to nosaka likums. Tajā pašā laikā visiem pēc kārtas šī informācija nav arī jāatklāj. Dati nepieder atvērtās piekļuves kategorijai.
Vienkāršākais veids, kā to izskaidrot, ir ar piemēru. Tātad informācija par to, cik lielas ir algas un kādos valsts finanšu pārskatos ir pieejama, ir pieejama tikai specializētām valsts institūcijām. Varas iestādes uzņēmumam nosūta lūgumu atklāt šo informāciju, un uzņēmējs likumā noteiktajā veidā atver tikai to, kas no viņa tika pieprasīts.
Dažām juridiskām personām ir tiesības pieprasīt piekļuvi noteiktiem datiem no iepriekšminētā saraksta. Viņu saraksts atrodams valsts likumos.Klienti var pieprasīt, lai viņi iesniedz uzņēmuma hartu, kā arī dažādus sertifikātus un licences, kas apliecina, ka uzņēmums darbojas likumīgi un tam ir nepieciešamais kvalifikācijas līmenis savā jomā.
Informācijas aizsardzība ir sarežģīta
Kāpēc ir tik grūti sastādīt informācijas sarakstu, kas veido organizācijas komercnoslēpumu? Tas nav pat jautājums par likumdošanas ierobežojumiem. No vienas puses, klientu var piesaistīt, sniedzot viņam visaptverošus datus par viņa priekšrocībām. Jo vairāk informācijas ir potenciālajam klientam, jo pilnīgāka ir viņa izpratne par uzņēmumu, jo lielāka ir iespējamība pieņemt lēmumu par labu šai konkrētajai organizācijai.
No otras puses, konkurentiem nevajadzētu iegūt pārāk daudz datu par uzņēmumu, lai vienmēr būtu viena soļa attālumā. Tikai neliela kaprīze jau noved pie noplūdes, kas mūsdienu tirgus asās konkurences apstākļos var izraisīt tūlītēju dominējošā stāvokļa zaudēšanu.
Informācijas saraksta, kas veido komercnoslēpumu, piemērs
- Spēkā esošo līgumu noteikumi.
- Ražošanā izmantotie procesi.
- Plāni, perspektīvas, ierosinātie soļi uzņēmuma attīstībā.
- Biznesa procesu standarti.
- Dati, kas saistīti ar sarunām ar noteiktām personām (investoriem, klientiem, partneriem).
- Idejas, izpēte, zinātība.
- Finansējums (iekšējs, ārējs).
- Riski, nodokļu plānošana.
Informācijas saraksts, kas katrā uzņēmumā veido komercnoslēpumu, tiek sastādīts individuāli. Tajā pašā laikā tiek ņemta vērā darbības lauka specifika un darba procesu iezīmes. Vai uzņēmumā ir iespējams ieviest komercnoslēpumu veidojošas informācijas sarakstu, kuras paraugs ir ņemts no globālā tīmekļa? Lūdzu, ņemiet vērā: internetā visi šādi pārskaitījumi tiek sniegti vispārīgi, tāpēc jums rūpīgi jāizpēta vēlamā opcija, lai nodrošinātu atbilstību jūsu uzņēmuma darba specifikai. Lai gan, protams, kā “skelets”, veidojot komercnoslēpumu veidojošās informācijas sarakstu, paraugs noder.
Komercnoslēpums: vairāk
Pirmkārt, ir nepieciešams sīkāk apsvērt uzņēmuma stratēģiskās attīstības iezīmes. Ar to saistītie klasificētie dati ir uzņēmuma veiksmīgas attīstības atslēga, no kuras konkurenti nevar apsteigt. Informācijas saraksts, kas šajā jomā veido komercnoslēpumu:
- zinātība, ražošanas jauninājumi, slepenās tehnoloģijas;
- uzņēmuma attīstības plāni, programmas, plānošanas informācija;
- investīcijas, investīciju piesaistes metodes;
- biznesa procesus, noteikumus, saskaņā ar kuriem tie tiek izveidoti, uzņēmuma vadības tehnoloģijas;
- organizācijas administratīvā aparāta iestatīšanas un darbības pazīmes;
- informācija, kas atspoguļo uzņēmuma drošības specifiku.
Kas par naudu?
Šajā jomā aptuvens informācijas saraksts, kas veido komercnoslēpumu, ir šāds:
- līgumi, uzņēmuma noslēgti līgumi, to nosacījumi, saturs;
- produktu cenu struktūra, saražoto preču izmaksas, sniegtie pakalpojumi;
- budžets, tā veidošanās iezīmes;
- informācija, kas atspoguļo uzņēmuma ienākumus, uzņēmuma rentabilitāti un to, cik liels ir pārdoto produktu apjoms;
- pieprasījuma, piedāvājuma vērtība;
- dati par uzņēmuma mantu, ieskaitot lielumu, sastāvu, krājumus, naudas iespējas;
- preču un naudas aprite uzņēmumā;
- informācija par skaidru naudu, banku operācijām, ieguldījumiem, kontu atlikumiem, aizdevumiem, saistībām;
- mārketinga pētījumu rezultāti;
- dati par darbinieku algām, ieskaitot prēmijas, maksājumus natūrā, prēmijas.
Personīgā informācija
Informācijas saraksts, kas komercnoslēpumu veido uzņēmuma struktūras un personas datu jomā:
- līgumi, kas uzņēmuma vārdā noslēgti ar darbiniekiem;
- adreses, darbinieku ģimenes stāvoklis, tālruņu numuri;
- informācija, kas atspoguļo plānotās izmaiņas uzņēmuma personālā.
Attiecības ar citiem
Komercnoslēpums ietver slēpšanu no svešiem datiem par to, ar kādiem uzņēmumiem ir paredzēts strādāt, kādi pasākumi ir veikti šajā virzienā, vai sarunas notiek un kādā posmā tās notiek. Turklāt tiek klasificēti dati, kas atspoguļo pasūtījumus, piedāvājumus, ko uzņēmums saņēmis un uzņēmumā pieņēmis darbam.
Papildus tieši uzskaitītajai informācijai kā komercnoslēpumu klasificē arī ar to saistītos netiešos noslēpumus. Piemēram, analizējot klasificētu informāciju, iegūtais produkts ir dati, kurus arī nav atļauts atklāt.
Ko mēs vēl slēpjam?
Papildus iepriekš minētajam, jūs varat arī pievienot sarakstam, ko pieņem uzņēmums, kas attiecas uz izmantoto iekārtu veidiem un to izvietojuma īpašībām. Varat klasificēt informāciju par lēmumiem, kas saistīti ar dažādiem organizācijas darbības jautājumiem - no vadības līdz zinātniskiem.
Jūs varat piešķirt komercnoslēpumu statusu informācijai, kas saistīta ar uzņēmumā notikušajām sanāksmēm, vai drīzāk - tēmām, kas tiek apspriestas to ietvaros. Šajā gadījumā nebūs iespējams atklāt gan sanāksmju mērķus, gan to organizēšanas metodes, kā arī pasākumu rezultātus.
Ja uzņēmums piedalās izsolēs, konkursos, tam ir tiesības klasificēt informāciju par to. Konkrēti, uzņēmuma plāni attiecībā uz izsolēm un pasākuma sagatavošanās pasākumi nav pakļauti atklātībai. Varat arī paziņot, ka solīšanas rezultāti ir slēgti.
Tehnoloģija ir pirmā
Praksē visbiežāk slepena informācija uzņēmumā tiek piešķirta informācijai, kas saistīta ar organizācijas finansēm un tās sasniegumiem zinātnes un tehnoloģijas jomā. Tas nav pārsteidzoši, jo daudzējādā ziņā inovatīvas tehnoloģijas ir tās, kas garantē izdzīvošanu tirgū tuvākajā nākotnē.
Jūs varat paslēpt datus par to, kāda veida zinātniskie pētījumi tiek veikti, kas tiek plānots, kādi uzdevumi ir izvirzīti zinātniekiem un kādas programmas viņi izmanto savā darbā. Neatklājiet uzņēmuma galvenās idejas šajā jomā.
Jūs varat deklarēt konfidenciālas produktu īpašības, procesu parametrus, kuru laikā tie tiek ražoti. Šajā gadījumā trešajām personām nebūs pieejama informācija par to, cik apjomā un apjomā preces tiek ražotas, no kādām sastāvdaļām tās tiek izgatavotas, kādos apstākļos. Ja darba laikā bija iespējams atklāt iepriekš nezināmus modeļus, tos var klasificēt arī neatkarīgi no izteiksmes formas: analītikas, grafikas.
Un visbeidzot
Visbeidzot, jāmin drošības aspekti. Protams, jebkuram uzņēmumam vajadzētu aizsargāt noslēpumus, kas saistīti ar ražošanas procesu un jauninājumiem, perspektīvām un plāniem, taču tikai viens likums, kā jūs zināt, neglābs no konkurentiem. Ir vērts ķerties pie jaunākajiem un efektīvākajiem drošības pasākumiem. Un cik precīzi ir uzņēmēja, uzņēmuma vadītāja, privāta lieta. Atklāt jūsu uzņēmumam izveidotās drošības sistēmas funkcijas ir riskanti.
Saskaņā ar likumu jūs varat piezvanīt konfidenciāliem datiem par to, kā uzņēmumā tiek organizēta drošība, kā darbojas piekļuves kontrole un kāda veida trauksme ir uzstādīta. Ja pastāv kāda komercnoslēpumu aizsardzības procedūra, tā ir jāaizsargā arī no nepiederošām personām un jāizsniedz kā konfidenciāla. Visbeidzot, ja firmai ir piekļuve slepenajiem partneru datiem, tas viņiem arī jāaizsargā no atklāšanas.