Aptieku pārstāv specializēta tirdzniecības iestāde, kas pārdod zāles un aprīkojumu dažādu slimību ārstēšanai un profilaksei. Tikai tie uzņēmumi, kuriem ir licence pārdot specializētas zāles, var iesaistīties šajā darbībā. Saņemot zāļu partijas, aptiekā obligāti jāveic pieņemšanas kontrole. Procedūru veic īpaša komisija, un to papildina arī ar identificētās informācijas ievadīšanu īpašā grāmatvedības žurnālā.
Kontroles organizēšana
Pieņemšanas kontrole aptiekā būtu kompetenti jāorganizē šīs tirdzniecības organizācijas īpašniekam. Pārbaudes procedūra tiek veikta dažādiem parametriem:
- narkotiku un specializētā aprīkojuma sortiments;
- pieņemto vienību skaits;
- tablešu un sīrupa kvalitāte;
- nosacījumi, saskaņā ar kuriem tiek veikta saņemto preču uzglabāšana;
- to konteineru drošība, kuros tika veikta narkotiku pārvadāšana.
Kontrolei ir būtiskas atšķirības no preču tiešas pieņemšanas.
Mērķis
Galvenais pieņemšanas kontroles izmantošanas mērķis aptiekā ir dažādu viltotu vai zemāka līmeņa narkotiku atklāšana. Izmantojot šo procedūru, tiek atklāts viltojums.
Procesu īsteno īpaša pieņemšanas komiteja, kas tiek izveidota pēc aptiekas vadītāja rīkojuma. Tās struktūrā parasti ietilpst šīs iestādes darbinieki, taču jūs varat arī piesaistīt trešo personu speciālistus.
Kas tiek vērtēts?
Informācija par visām izpētītajām zālēm un aprīkojumu tiek ievadīta pieņemšanas kontroles reģistrā aptiekā. Turklāt tiek ņemts vērā, pēc kādiem parametriem šie vai tie līdzekļi tika novērtēti. Šajā nolūkā tiek ņemtas vērā šādas preču īpašības:
- zāļu izskats;
- krāsa, kurai jābūt vienveidīgai un konsekventai;
- smarža, kas atbilst konkrētas zāles sastāvam;
- zāļu atbilstība instrukcijās pieejamajai informācijai;
- dažādu apliecinošu dokumentu klātbūtne;
- aizpildīšanas pareizību un dokumentācijas precizitāti, kas tiek nosūtīta uz aptieku kopā ar piegādātajām precēm.
Ja kādas zāles neatbilst prasībām pat ar vienu kritēriju, tad komisija sagatavo īpašu ziņojumu, uz kura pamata tiek izvirzītas pretenzijas piegādātājam. Šajā dokumentā ir norādīti visi trūkumi un problēmas, kas atklātas kontroles procesā.
Kad tas tiek turēts?
Pieņemšanas kontrole ir nepieciešama visām precēm, kuras nonāk aptiekā. Ja organizācijā tiek pārdotas dažādas bioloģiskas piedevas vai bērnu pārtika, kā arī pārtikas produkti medicīniskiem nolūkiem, process tiek veikts šo preču pieņemšanas laikā. Tas ir saistīts ar faktu, ka preces tiek uzskatītas par pārtikas precēm, tāpēc tās novērtē tikai pēc ārējiem parametriem un iesaiņojuma, kā arī tiek ņemts vērā arī pievienotās dokumentācijas saturs.
Tiešajām narkotikām periodiski jāpārbauda šī kontrole, ko veic ieceltā komisija. Šajā procesā bieži tiek atklātas viltotas vai viltotas zāles. Visas šādas zāles tiek izņemtas no sortimenta, pēc tam sākas domstarpību risināšanas process ar piegādātāju.
Kādi ir nosacījumi?
Lai veiktu pieņemšanas kontroli, ir jāizpilda noteikti nosacījumi:
- zāles jāpiegādā oficiālam piegādātājam, ar kuru ir noslēgts līgums par preču piegādi;
- aptiekas vadītājs noteikti izdos rīkojumu, uz kura pamata tiek sasaukta pārbaudes komisija, un tiek nozīmēta arī par kontroli atbildīgā persona;
- pirms piegādes piegādātājam preču uzglabāšanas un pārvadāšanas laikā jāievēro noteikti nosacījumi, un tas jo īpaši attiecas uz termolabām narkotikām;
- Ir svarīgi nodrošināt, lai iepakojums netiktu bojāts;
- aptiekā jābūt dokumentiem, kuros ir dati par preču nosūtīšanas datumu, zāļu nosaukums, to sērija un partija, daudzums un citi parametri;
- organizācijas darbiniekiem jābūt apliecinošiem dokumentiem un atbilstības sertifikātiem.
Piegādātājam līgumam jāpievieno licences kopija, kas viņam ļauj iesaistīties dažādu narkotiku ražošanā un pārdošanā. Šai atļaujai jābūt derīgai visā sadarbības periodā. Procesa beigās noteikti tiks pareizi aizpildīts pieņemšanas kontroles žurnāls aptiekā.
Komisijas iecelšanas noteikumi
Jāizveido īpaša komisija pieņemšanas kontroles veikšanai aptiekā. Rīkojumu, uz kura pamata iestādes darbinieki tiek iecelti par komisijas locekļiem, izdod šīs organizācijas tiešais direktors. Šis dokuments norāda, kurš ir iekļauts komisijā, kādas tiesības un pienākumi parādās jaunajā struktūrā, kā arī kādiem mērķiem tā tiek izveidota.
Komisijas locekļiem kontrole jāveic tikai ar pilntiesīgu dalību. Tas noved pie tā, ka daži organizācijas darbinieki ir spiesti doties uz darbu savā darba dienā, saņemot papildu maksu. Bieži vien aptiekas vadītājs rīkojas kā atbildīga persona.
Preču pieņemšanas procedūra
Pirms pieņemšanas kontroli veic darbinieki, preces tiek pieņemtas no piegādātāja. Process tiek īstenots šādā darbību secībā:
- preces sākotnēji tiek pieņemtas no piegādātāja, pamatojoties uz rēķinos ietverto informāciju;
- saņemtās zāles tiek pārbaudītas, ņemot vērā rēķinā pieejamo vienību skaitu, un procesā ir iesaistīts ekspedīcijas vadītājs, kas nodarbojas ar preču piegādi;
- aptiekas pārdevējam jāpārliecinās, ka viņš ir saņēmis visus nepieciešamos apliecinošos dokumentus, kas uzrādīti rēķinā, pavadzīmē, piegādātāja licencē, atbilstības sertifikātā un citos dokumentos, kas apstiprina piegādāto zāļu kvalitāti;
- visi dokumenti, kas saņemti no piegādātāja, jāapliecina ar atbildīgās personas parakstu un ražotāja zīmogu, kas jāpārbauda aptiekas darbiniekam;
- iepakojumu atver speciālists, un tas nedrīkst būt bojāts;
- preces tiek izliktas, pamatojoties uz to nosaukumu;
- zāļu skaits tiek pārbaudīts ar informāciju, kas ir pieejama rēķinā;
- pārdevējam ir jānodrošina optimāla zāļu deva, sērija un iesaiņojums;
- ja tiek atklātas neatbilstības, tad šādas zāles atdala no pārējām precēm;
- Tiek pārbaudīts derīguma termiņš un produkta marķējums.
Pieņemšana ir pareizi jāizpilda, par kuru tiek sastādīts īpašs akts, kurā ir informācija par preču pieņemšanas datumu, kā arī par saņemto medikamentu skaitu. Beigās tiek uzlikts atbildīgās personas paraksts un organizācijas zīmogs. Ja ir kādas neatbilstības vai trūkumi, tie noteikti ir norādīti aktā.
Ja aptieku darbinieki dažādu iemeslu dēļ pārkāpj preču pieņemšanas noteikumus un noteikumus, tad organizācija var zaudēt licenci savām darbībām.
Pieņemšanas pārbaude
To veic pēc zāļu nonākšanas aptiekā.Procedūra beidzas ar informācijas ievadīšanu pieņemšanas kontroles reģistrā aptiekā. Tāpēc šim dokumentam katrā ziņā jābūt pieejamam katrā iestādē. Pieņemšanas kontroles process ir sadalīts šādos posmos:
- spēcīgas narkotikas un toksiskas vielas nekavējoties ievieto īpašās glabāšanas vietās, kas ir pasargātas no nepiederošu personu piekļuves;
- pārbaudīja termoreaktīvo preparātu termisko konteineru klātbūtni;
- zāles ar derīguma termiņu netiek ņemtas;
- preces, kas neatbilst apliecinošo dokumentu skaita un kvalitātes prasībām, tiek atdotas piegādātājam;
- pārbaudīja preču izskatu un citus parametrus;
- tiek pētīta pavaddokumentācija;
- informācija no dokumentiem tiek salīdzināta ar faktiskajiem datiem;
- tiek pētīta piegādātāja licence;
- katru zāļu pārbauda klātbūtni zāļu reģistrā;
- ja ir šaubas par zāļu autentiskumu, piemēram, tai ir atšķirīga pārklājuma krāsa vai neviendabīga krāsa, tad pārbaudi veic specializētā laboratorijā;
- ja zāles neatbilst kādām prasībām, tad tās nepieņem pārdošanai, tāpēc tās tiek ievietotas atsevišķā kastē;
- Ir svarīgi pārliecināties, ka konteiners, kurā produkts tika piegādāts, nav salauzts, un tur ir arī instrukcijas krievu valodā.
Pārliecinieties, ka jums ir aptieku reģistrācijas žurnāls par pieņemšanas kontroles rezultātiem. Tas norāda procedūras datumu, kā arī iegūtos rezultātus.
Dokumenta aizpildīšanas noteikumi
Aptiekā pieņemšanas kontroles reģistra forma dažādās organizācijās var nedaudz atšķirties. Bet šajā dokumentā jāiekļauj šāda informācija:
- pieņemšanas kontroles datums;
- atklātas neatbilstības un problēmas;
- galvenie faktori, kuru dēļ narkotikas neatbilst daudzajām likuma prasībām;
- noteikumi par zāļu pārdošanu;
- aptieku vadības veiktie pasākumi.
Aptiekā pieņemšanas kontroles žurnāls tiek izdots brīvā formā. Tam jāizceļ atsevišķa līnija precēm ar apšaubāmu kvalitāti. Viņi sastāda īpašu aktu, kurā uzskaitītas visas identificētās neatbilstības.
Aptieku pieņemšanas reģistra paraugs atrodams zemāk.
Ko darīt tālāk?
Tiklīdz tiek veikta kontrole, komisijas locekļi visas identificētās nestandarta un apšaubāmās preces nosūta karantīnai. To ieviešana vai izvietošana iestādes plauktos nav atļauta. Tiek ņemti vērā šādi faktori:
- ja nav svarīgas narkotiku dokumentācijas, tad pēc nepieciešamo dokumentu saņemšanas no piegādātāja narkotikas ir atļauts lietot pirms pārdošanas;
- ja tiek atklātas zemas kvalitātes preces, to pārdošanu aptur, pēc tam attiecīgā informācija tiek nosūtīta Roszdravnadzor nodaļai;
- šīs valdības aģentūras darbinieki periodiski pārbauda žurnālu, lai pārliecinātos, ka aptiekas vadība ievēro likuma prasības.
Lai gan nav apstiprinātas žurnālu formas, ieteicams aptiekā izmantot paraugu pārbaudes žurnālu, lai visas nepieciešamās līnijas būtu šajā dokumentā.
Secinājums
Pieņemšanas kontrole aptiekā jāveic pēc preču pieņemšanas. Šo procesu īsteno īpaša komisija, kas iecelta šiem mērķiem. Kontrole sastāv no rūpīga tiešo medikamentu izpētes un pavaddokumentācijas.
Ja tiek konstatētas neatbilstības vai problēmas, tās noteikti tiek ierakstītas speciālā žurnālā, kas tiek turēts brīvā formā.