Katrs uzņēmums funkcionēšanas procesā ir spiests sagatavot ļoti daudz dokumentu. Tie attiecas uz izvēlēto nodokļu režīmu, darbiniekiem vai sadarbību ar galvenajiem darbuzņēmējiem. Lai katrs uzņēmuma darbinieks varētu atrast nepieciešamo dokumentāciju, tai nepieciešama kompetenta un strukturēta glabāšana. Daudziem dokumentiem jāatrodas uzņēmumā vairāk nekā 75 gadus, jo tajos ir informācija par uzņēmuma darbiniekiem. Tādēļ organizācijā ir nepieciešama kompetenta dokumentu arhivēšana. Ja uzņēmums ir liels, ieteicams izveidot savu pilnu arhīvu. Bet mazās organizācijās papīri tiek vienkārši glabāti atsevišķā skapī.
Arhivēšanas noteikumi
Dokumentu arhivēšana ir obligāts process katram uzņēmumam, kas norādīts federālā likuma Nr. 125 noteikumos. Mazos uzņēmumos visas nepieciešamās darbības veic sekretārs, bet lielās organizācijās arhivēšanu nodarbojas atsevišķs darbinieks.
Ieceltajam darbiniekam jāzina likuma prasības attiecībā uz personāla dokumentu arhivēšanu organizācijā, kā arī jāsaprot dažādu dokumentu glabāšanas termiņi. Šim nolūkam dažādiem darbiem tiek sākti atsevišķi darbi. Dokumentācija, kas saistīta ar uzņēmuma personālu, būtu jāuzglabā vismaz 50 gadus, ja dokumenti tika izveidoti pēc 2003. gada, un, ja organizācijai ir dokumenti, kas izveidoti pirms 2003. gada, tad tie jāuzglabā 75 gadus.
Arhīva izveides nianses
Lielajos uzņēmumos uzņēmējdarbības laikā tiek ģenerēts ļoti daudz dokumentu, tāpēc tie tiek glabāti atsevišķā telpā, ko sauc par arhīvu. To pārstāv atsevišķa struktūrvienība, un tās izveidošanas laikā vadība izdod īpašu regulu, kas ir uzņēmuma vietējais normatīvais akts.
Tieši šajā regulā ir doti pamatnoteikumi dokumentu arhivēšanai organizācijā, kā arī šajā procesā iesaistīto amatpersonu atbildība par dažādiem atklātajiem pārkāpumiem.
Procesa noteikumi
Dokumentu arhivēšanas laikā organizācijā izraudzītajam atbildīgajam darbiniekam jāņem vērā šādi noteikumi:
- dokumentācija tiek pārsūtīta arhīvā tikai ar inventāra palīdzību;
- ja dokumenti tiek iesniegti jebkura darbinieka darbā, ir svarīgi ņemt vērā īpašo vadlīniju prasības, lai nākotnē būtu viegli atrast pareizo dokumentu;
- katrai uzņēmuma nodaļai likumā noteiktajos termiņos ir jānodod dokumenti glabāšanai atbildīgajai personai;
- ja dažādu iemeslu dēļ tiek pārkāpts grafiks, pamatojoties uz kuru arhīvā tiek pārsūtīta atšķirīga dokumentācija, amatpersonai par šo faktu jāinformē uzņēmuma vadītājs.
Arhīva sastādīšanas prasme ir atkarīga no šī procesa pareizības.
Procesa mērķis
Dokumentu arhivēšana organizācijā ir nepieciešama, lai optimizētu visu dokumentāciju, kā arī tās kompetentu glabāšanu. Ja ir labi strukturēts arhīvs, jebkurš uzņēmuma darbinieks, ja nepieciešams, varēs atrast dažādus dokumentus, kas saistīti ar personālu, dažādus pasūtījumus vai darījuma partnerus.
Arvien vairāk uzņēmumi pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību, tāpēc visi dokumenti tiek glabāti datorā, kuram tiek veidota arhīva elektroniskā versija.Bet tas ņem vērā, ka dokumentiem ir juridisks spēks tikai tad, ja ir papīra formāts, tāpēc dokumentu elektroniskā glabāšana darbojas tikai kā papildinājums standarta arhīvam.
Arhivēšanas procedūra
Dokumentu arhivēšanas procedūra visiem uzņēmumiem ir vienāda, taču katra organizācija var veikt savus pielāgojumus. Standarta procedūra ir sadalīta šādos posmos:
- Sākumā tiek izceltas to dokumentu pazīmes, kas sagatavoti pārsūtīšanai arhīvā;
- ja nepieciešams, tiek veiktas papildu darbības, kas ietver dokumentu skavošanu vai dažādu papildinājumu izdarīšanu;
- dokumenti tiek koriģēti, kas ļauj nākotnē viegli atrast nepieciešamos darbus kopējā dokumentācijas masā;
- nevajadzīgos dokumentus iznīcina likumīgi, jo tie nerada nekādu vērtību uzņēmuma darbībai;
- dokumenti tiek sistematizēti, pēc tam tie tiek šūti, pamatojoties uz to veidu;
- dokumentus iedala šādos veidos: grāmatvedība, personāls vai vadība;
- ja nav iespējams nekādus dokumentus klasificēt kā iepriekš minētos veidus, tad tos apvieno un noslēdz atsevišķā gadījumā;
- katrs zīmogs ir piestiprināts ar organizācijas zīmogu, kā arī ar pilnvarotā darbinieka parakstu;
- katram gadījumam tiek izveidots inventarizācija, kurā ir informācija par to, kuri dokumenti atrodas noteiktā mapē;
- tiek izgatavoti lietu katalogi pēc veida;
- visas pareizi sagatavotās lietas tiek nosūtītas glabāšanai uz arhīvu, kuru parasti pasniedz kā atsevišķu telpu, kurā ir liels skaits ērtu plauktu.
Procedūru veic tikai pilnvarota persona, ko organizācijas vadītājs ir pilnvarojis ar nepieciešamajām pilnvarām. Ja tiek pārkāpti kādi dokumentu arhivēšanas noteikumi vai tiek pilnībā zaudēta dokumentācija, tad par noteiktajiem pārkāpumiem ir atbildīgs šis konkrētais uzņēmuma darbinieks.
Nomenklatūras sastādīšanas iezīmes
Ja uzņēmumam ir patiešām daudz dokumentu, tad, organizējot dokumentu arhivēšanu, tiek apkopota lietu nomenklatūra. Ar tās palīdzību nākotnē būs iespējams viegli atrast pareizo lietu no daudzajām mapēm.
Sastādot lietu sarakstu, norāda šādu informāciju:
- īpašās lietas indekss, ko apzīmē piešķirtais nosacītais numurs, šī numura pirmā daļa ir departamenta kods, no kura dokumenti tika saņemti;
- lietas nosaukums;
- mapē saglabāto darbu skaits;
- laikposms, kurā šie dokumenti jāuzglabā, pamatojoties uz likumdošanas prasībām;
- dažādas piezīmes, kuras atstāj atbildīgā persona, piemēram, varat norādīt, ka konkrētam gadījumam ir papildu elektroniskā versija.
Nelielās organizācijās, kur gadā arhīvā netiek pārsūtīts pārāk daudz dokumentu, lietu nomenklatūru var nesastādīt.
Noteikumi par “Arhīva noteikumu” publicēšanu
Lielos uzņēmumos arhīvs tiek uzrādīts atsevišķā telpā, kurā ilgu laiku tiek glabāts milzīgs skaits failu un dokumentu. Tajā pašā laikā organizācijā strādā speciālists, kas nodarbojas tikai ar dokumentu arhivēšanu. Lai viņa darbu varētu skaidri regulēt, uzņēmumu vadītāji bieži publicē un apvieno īpašu “Arhīva regulu”. Tās lietošanas noteikumos ietilpst:
- ir norādīts, kāda veida darbu jāveic atbildīgajai personai;
- doti noteikumi dokumentu pārsūtīšanai no dažādām nodaļām uz arhīvu;
- uzskaita inventarizācijas un lietu nomenklatūras reģistrācijas noteikumus;
- Ievadīta informācija par arhīvā nodoto dokumentu pareizu sagatavošanu;
- tiek norādīts, ka ieceltais darbinieks jāiesaista dokumentu sastāva saskaņošanā, kā arī to noformēšanā.
Ja arhīva darbinieks konstatē, ka dokumentācijā ir kādi pārkāpumi, dokumenti tiek nosūtīti pārskatīšanai attiecīgajā uzņēmuma nodaļā. Ja nav kļūdu vai trūkumu, dokumenti tiek pieņemti sašūšanai. Ja informāciju ir grūti lasīt, tiek izgatavota dokumenta kopija.
Prasības arhīvam
Katram uzņēmumam jāņem vērā pamatprasības, lai organizācijā pareizi dokumentētu arhivēšanu. Uz lietvedību būtu jāattiecina likuma pamatnosacījumi. Lielos uzņēmumos arhīvu pārstāv atsevišķa telpa, kas jāaizsargā no uzņēmuma darbiniekiem vai nepiederošām personām. Tāpēc, izveidojot šo vienību, tiek ņemtas vērā šādas prasības:
- telpām jābūt izolētām no citām nodaļām un birojiem;
- tas izveido ugunsgrēka un apsardzes signalizāciju;
- šīs telpas lielums ir atkarīgs no tā, cik dokumentu katru gadu tiek pārsūtīti arhīvā;
- Telpā ir uzstādīti speciāli garie statīvi, ieteicams izvēlēties metāla konstrukcijas;
- starp plauktiem ir jābūt attālumam, kas nevar būt mazāks par 75 cm;
- plauktu garums var būt atšķirīgs un atkarīgs no griestu augstuma;
- Turklāt telpā ir uzstādīti īpaši seifi, kuros atrodas visvērtīgākie un svarīgākie dokumenti.
Katrā uzņēmumā izvēlēto telpu platība var būt pilnīgi atšķirīga, jo par to tiek ņemti vērā dažādi faktori.
Kā lietas tiek sagatavotas pareizi?
Grāmatvedības dokumentu arhivēšana ir atļauta tikai pēc kompetenta iepriekšēja šīs dokumentācijas sagatavošanas. Tāpēc pirms šī vai šī papīra nosūtīšanas arhīvā jums jāveic šādas darbības:
- sākotnēji atbildīgajai personai jāpārliecinās, ka patiesībā nodotā dokumentācija nav nepieciešama pašreizējo uzņēmuma darbību veikšanas procesā;
- tiek veikts dokumentu un tiešās lietas apraksts;
- tiek veikta pārbaude, lai pārliecinātos, ka dokumentācija un lietas ir patiešām vērtīgas, tāpēc tās noteiktā laika posmā jāuzglabā uzņēmumā;
- ja nepieciešams, dokumenti tiek reģistrēti, kopēti vai koriģēti un tikai pēc tam pārsūtīti uz arhīvu.
Pasūtījumi, kas attiecas uz algotiem darbiniekiem un kuriem ir atšķirīgs glabāšanas laiks, būtu jāizstrādā dažādiem gadījumiem, jo, ja tie ir jaukti, atsevišķu dokumentu iznīcināšanas laikā var rasties neskaidrības.
Nianses darbā ar vaicājumiem
Personāla dokumentu un citu dokumentu, kas tiek veidoti organizācijas darba laikā, arhivēšanu veic atbildīgais darbinieks, kurš par savu darbību saņem noteiktu algu. Ja uzņēmuma vadītājam vai citiem darbiniekiem ir jāizpēta kādi arhīvā pieejamie dokumenti, viņiem jāpiesakās ar īpašu lūgumu ieceltajai personai.
Informācija no arhīva tiek izsniegta arhīva sertifikāta, kopijas vai izraksta veidā. Sertifikātu uzrāda dokuments, kurā iekļauta arhīva informācija par pieprasīto priekšmetu.
Arhivētu kopiju attēlo, atveidojot tekstu vai attēlu no arhīvā saglabātā dokumenta. Turklāt tas nodrošina meklēšanas datus.
Izraksts verbatim reproducē tikai noteiktu dokumentācijas daļu. Lai to izdarītu, darbiniekam, kurš iesniedz pieprasījumu, ir jānorāda, kura konkrētā izdošanas informācija ir nepieciešama.
Secinājums
Daudzi dokumenti, kas izveidoti uzņēmuma darba laikā, ir jāuzglabā ilgu laiku. Lai radītu optimālus apstākļus, uzņēmumā tiek izveidots arhīvs, kuru iesniedz atsevišķa struktūrvienība. Turklāt tiek iecelta atbildīgā persona, kas ir atbildīga par dokumentācijas pieņemšanu arhīvā. Tas pats speciālists atbild uz citu darbinieku un vadītāju pieprasījumiem.
Arhivējot dokumentāciju, ir jāņem vērā noteikti noteikumi un prasības, kas ļauj pareizi strukturēt papīru, kā arī nodrošina tiem ideālus glabāšanas apstākļus.