Kravu pavadzīmes uzrāda primārā grāmatvedības dokumentācija, kas jāsastāda katram uzņēmējam vai uzņēmuma vadītājam, ja uzņēmuma darbības ir saistītas ar automašīnu izmantošanu. Ja uzņēmums ir automašīnas īpašnieks, tad kravas pavadzīmes apstiprina iespēju transportlīdzekli izmantot uzņēmējdarbības veikšanas procesā. Ja automašīna pieder darbiniekam, tad lapas ļauj noteikt optimālo kompensācijas apmēru par automašīnas izmantošanu oficiāliem mērķiem. Kravas pavadzīmes aizpildīšana ir svarīgs process, jo procedūras laikā nevar pieļaut nopietnas kļūdas. Procesu veic uzņēmuma amatpersonas.
Kravas pavadzīmju jēdziens un nepieciešamība
Tie ir galvenie dokumenti, kas apstiprina mašīnas izmantošanu uzņēmumā. Tie satur svarīgu informāciju par tiešo transportlīdzekli, vadītāju un uzņēmumu. Šos dokumentus var pārbaudīt darba inspekcija, nodokļu inspektori vai ceļu policisti, tāpēc uzņēmuma amatpersonām ir jāņem vērā ceļošanas lapu aizpildīšanas noteikumi. Tie palīdzēs izvairīties no dažādiem pārkāpumiem un kļūdām.
Ja inspektori konstatē neprecīzu informāciju un kļūdas, tas kļūs par pamatu lielu naudas sodu uzlikšanai.
Kāpēc izmanto?
Kravas pavadzīmes aizpildīšanu veic katra organizācija, kas vienā vai otrā veidā ir saistīta ar nepieciešamību lietot transporta līdzekļus. Izmantojot šo dokumentu, jūs varat sasniegt vairākus mērķus vienlaikus, tostarp:
- automašīnas kustība tiek uzraudzīta darba dienas laikā;
- pamatojoties uz šo dokumentu, tiek aprēķināta autovadītāja alga;
- noteikta naudas summa, kas iztērēta degvielai un smērvielām;
- nolietojums tiek pareizi aprēķināts par izmantoto īpašumu;
- tiek ņemti vērā kopējie izdevumi par automašīnu.
Turklāt autovadītājam ir vajadzīga pavadzīme, lai to uzrādītu ceļu policijas darbiniekam, jo tieši viņš apstiprina preču vai pasažieru pārvadāšanas likumību. Viņš kalpo kā pierādījums tam, ka transportlīdzeklis ir optimālā stāvoklī un ka oficiālais vadītājs ir konkrēts pilsonis. Ja pārbaudes laikā dokumentā tiek atrastas kļūdas vai vispār tiek atklāta pavadzīmes neesamība, autovadītājs tiks saukts pie atbildības, pamatojoties uz Art. 12.13 Administratīvais kodekss.
Dokumentu iespējas
Kravas pavadzīmes aizpildīšana tiek uzskatīta par diezgan vienkāršu procesu. Katrs uzņēmums pats izvēlas, vai izmantot vienu veidlapu, vai arī tiks izstrādāta šī dokumenta unikālā forma, kas ir nostiprināta organizācijas iekšējā normatīvajā dokumentācijā.
Ja uzņēmums specializējas cilvēku vai preču pārvadāšanā, tad automašīnas uzskaites procedūra jāveic tikai uz speciāli apstiprinātas lapas. Kam vajadzētu dot norādījumus autovadītājiem? Procesu veic tikai darba devējs, kurš sagatavo un aizpilda šo dokumentu. Parasti uzņēmuma direktors izdod rīkojumu, ar kuru viņš ieceļ atbildīgo personu. Tieši šī uzņēmuma darbinieks ir iesaistīts skrejlapu izveidē, aizpildīšanā un nodošanā autovadītājiem.
Dokumenta aizpildīšanas funkcijas ietver:
- lapa tiek izrakstīta tikai tad, ja automašīnu izmanto biznesa vajadzībām;
- nav nozīmes tam, kāda iemesla dēļ uzņēmuma īpašnieks izmanto noteiktu transportlīdzekli, tāpēc automašīna var piederēt uzņēmumam uz īpašumtiesību pamata vai iznomāt;
- dokumenta maksimālais derīguma termiņš ir 30 dienas;
- to ir atļauts izrakstīt vienai dienai vai pat vienam braucienam.
Saskaņā ar jaunajiem noteikumiem, kas ir spēkā 2018. gadā, ir atļauts pagarināt lapas derīguma termiņu.
Dokumentu veidi
Kravu pavadzīmju aizpildīšanas noteikumi var nedaudz atšķirties atkarībā no šī dokumenta veida. Katram transportlīdzekļa tipam ir sava veida skrejlapas. Tāpēc ir pārvadājumu pavadzīmes šādiem transportlīdzekļiem:
- Kravas automašīnas
- automašīnas;
- īpašs transports;
- taksometrs, kas var būt automašīna vai kravas automašīna;
- autobusi, kas var būt paredzēti sabiedriskai pasažieru satiksmei vai citiem mērķiem.
Katram transportlīdzeklim izmanto atbilstošo veidlapu. Ja organizācija patstāvīgi nodarbojas ar dokumentācijas izstrādi, tad izvēlētā forma tiek fiksēta īpašā žurnālā.
Aizpildīšanas nianses
Kravas pavadzīmes aizpildīšanas procedūra tiek noteikta individuāli katrā uzņēmumā. Visbiežāk tam tiek izmantoti šādi noteikumi un funkcijas:
- ar uzņēmuma vadītāja rīkojumu tiek iecelts dispečers, kurš sastāda ceļojuma lapas katrai automašīnai, kuru darbinieki izmanto darba pienākumu pildīšanas procesā;
- ja uzņēmums ir mazs, tad dokumentāciju bieži aizpilda tiešais automašīnas vadītājs, bet viņi informāciju ievada tikai vienā veidlapas daļā, kas norāda uz automašīnas nobraukumu, kurai tiek ņemti vērā odometra rādītāji;
- ir atļauts ievadīt informāciju, lai izmantotu īpašu programmu, ar kuru tiek paslēptas dokumenta papildu daļas;
- Pirms automašīnas nosūtīšanas lidojumā uzņēmuma atbildīgajam darbiniekam jāpārliecinās, ka transportlīdzeklis ir optimālā stāvoklī;
- pirms lidojuma pat autovadītājiem jāveic medicīniskā pārbaude, kas apliecina, ka pilsoņi var vadīt transportlīdzekli.
Pēc lidojuma lapa tiek nodota atpakaļ dispečeram. Tiklīdz dokumenta derīguma termiņš beidzas, tas tiek nodots glabāšanai uzņēmuma arhīvā 5 gadus. Par kļūdām un atbildības pārkāpšanu ir organizācijas vadītāji.
Transportlīdzekļa pavadzīmes aizpildīšanas piemērs atrodams zemāk.
Kāda informācija ir iekļauta?
Automašīnas vai kravas automašīnas pavadzīmes aizpildīšana jāveic pilnvarotam uzņēmuma darbiniekam. Vispirms viņam jāsaprot šī procesa noteikumi. Obligāta informācija, aizpildot pavadzīmi, tiek sniegta ar šādu informāciju:
- dokumenta nosaukums;
- viņa numurs;
- derīguma termiņš;
- informācija par automašīnas īpašnieku;
- mašīnas tips un marka;
- automašīnu reģistrācijas numuri;
- odometra indikatori, un tie tiek noņemti, kad automašīna tiek atstāta no uzņēmuma, kā arī, nosūtot transportlīdzekli uz garāžu;
- precīzs atiešanas un ierašanās laiks;
- informācija par atbildīgo uzņēmuma darbinieku, kurš novieto automašīnu uz līnijas un sastāda pavadzīmi;
- informācija par vadītāju;
- autovadītāja medicīniskās pārbaudes nokārtošanas laiks un datums;
- informācija par ārstu, kurš veic pārbaudi;
- atzīme par automašīnas tehniskās apskates laiku un datumu, kā arī procedūru var veikt tieši organizācijā, ja ir nepieciešamais aprīkojums un attiecīgie speciālisti;
- informācija par mehāniķiem, kuri veica pārbaudi.
Dokumentā ir atļauts ievadīt citu informāciju. Tas ir iespējams, ja organizācija izmanto savu pavadzīmi.
Kāda informācija nav obligāta?
Dzelzceļa pavadzīmes aizpildīšanas procedūra dažādiem uzņēmumiem var nedaudz atšķirties. Tiek ņemti vērā šādi punkti:
- Tas neprasa klātbūtni uzņēmuma drukātajā lapā ar informāciju;
- īpaši liela uzmanība jāpievērš automašīnas tehniskā stāvokļa izpētei;
- likumā ir atcelta šī dokumenta vienotā forma;
- tekstā nav jānorāda maršruts, jo ir nepieciešami tikai odometra dati.
Praksē ceļu policisti vai citu pārbaudes iestāžu darbinieki bieži uzskata, ka informācijas trūkums par maršrutu ir nopietns pārkāpums, tāpēc autovadītāji un uzņēmumu īpašnieki tiek saukti pie atbildības. Šajā gadījumā jums jāvēršas tiesā, lai apstrīdētu lielus naudas sodus. Lai izvairītos no šādām nepatīkamām situācijām, ieteicams tieši dokumenta tekstā pierakstīt to, kas ir maršruta beigu punkts.
Dokumenta lietošanas nianses
Kravas automašīnas vai cita transporta pavadzīmes aizpildīšana ir obligāts process jebkuram uzņēmumam, kas darba vajadzībām izmanto dažādas mašīnas. Izmantojot šo dokumentu, ir šādas iespējas:
- 4-C veidlapa tiek piemērota, ja autovadītāja algas aprēķināšanai tiek izmantoti gabalu rādītāji;
- ja tiek izmantota uz laiku balstīta alga, tiek veidota pavadzīme 4-P formā;
- papildus šim dokumentam autovadītājiem jābūt pavaddokumentiem, ko nodrošina pārvadāto preču pavadzīme;
- dokumentu izraksta tikai atbildīga persona, kas strādā noteiktā maiņā;
- dokuments ir jāmarķē mehāniķim, kurš pārbauda mašīnas tehnisko stāvokli, medicīnas darbiniekam, kurš veic medicīnisko pārbaudi, dispečeram, kurš nosūta automašīnu lidojumā, kā arī tiešajam vadītājam.
Katrā pavadzīmē katram uzņēmumam jābūt pieejamam optimālā daudzumā.
Dokumentu glabāšanas laiks
Uzņēmumiem jāsaglabā brauciena lapas vismaz piecus gadus, kā paredzēts Satiksmes ministrijas rīkojumā Nr. 152 un federālajā likumā Nr. 402.
Ja pavadzīmes aizpildīšanas laikā tiek pieļautas nopietnas kļūdas vai pārkāpumi, dokuments tiek atzīts par nederīgu, tāpēc to nevar izmantot nekādiem mērķiem. Par šādām kļūdām atbild amatpersonas, kuras aizpilda dokumentāciju, kā arī tiešais uzņēmuma vadītājs.
Kā attīstīt savu formu?
Ne visi uzņēmumi dod priekšroku vienotu veidlapu izmantošanai, tāpēc dod priekšroku sava dokumenta formāta izstrādei. Šim nolūkam ir atļauts izmantot jebkuru struktūru, kā arī dokumentā iekļaut dažādus punktus.
Bet, veidojot jaunu veidlapu, tiek ņemts vērā, ka tekstā jāiekļauj obligātās detaļas. Bez tiem pavadzīme ir viegli atzīstama par nederīgu, tāpēc to izmantot nekādiem mērķiem nebūs iespējams.
Pēc veidlapas izstrādāšanas tā paraugs ir jānodod Federālajam nodokļu dienestam reģistrācijas vietā. Šajā gadījumā nākotnē ir iespējams izvairīties no problēmām, kas saistītas ar pavadzīmju izmaksu pieskaitīšanu uzņēmuma izmaksām.
Atbildība par dokumenta trūkumu
Ja vadītājs pārvietojas pa ceļiem bez nepieciešamā dokumentu komplekta, kurā ietilpst pavadzīme, tad tas ir būtisks pārkāpums. Ceļu policija viņu sauc pie administratīvās atbildības, tāpēc viņam būs jāmaksā soda nauda 500 rubļu.
Juridiskām personām, kurām ir šādi pārkāpumi, jāmaksā soda nauda 100 tūkstošu rubļu apjomā. Tos pašus sodus piemēro firmām, kas pārvadā cilvēkus vai preces ar elektrotransportu.
Citas funkcijas
Aizpildot autobusa vai cita transporta pavadzīmi, tiek ņemtas vērā citas nianses:
- nav nepieciešams sastādīt pavadzīmi, ja tiek izmantota īrēta automašīna, bet ar tās palīdzību uzņēmuma izdevumos ir iespējams ņemt vērā degvielas un smērvielu izmaksas;
- vienam braucienam tiek sastādīta viena brošūra, bet tās derīguma termiņš var mainīties no 1 līdz 30 dienām;
- nav atļauts daļēji aizpildīt dokumentāciju, pretējā gadījumā šāds dokuments tiks atzīts par nederīgu.
Atbildīgajai personai, kas iecelta par dispečeru, vispirms jāiziet speciāli kursi, kas ļauj viņam izprast pamatdokumentācijas sastādīšanas noteikumus, kas ir jābūt katram uzņēmuma vadītājam. Turklāt vadītājam pirms lidojuma jābūt medicīniskās pārbaudes sertifikātam.
Secinājums
Kravas pavadzīmes ir svarīgs dokuments jebkurā uzņēmumā, kas specializējas preču vai cilvēku pārvadāšanā. Tos sastāda speciāli uzņēmuma darbinieki, kurus ieceļ amatā, izdodot organizācijas vadības rīkojumu.
Katra firma var izstrādāt savu dokumentācijas formu, taču tai obligāti jābūt norādītai obligātai informācijai. Ja tiek atklātas kļūdas vai pārkāpumi, lapu uzskata par nederīgu vai par spēkā neesošu.