Ienākot darbā, jauns darbinieks sniedz darba devējam milzīgu personiskās informācijas daudzumu. Daļēji tas ir saistīts ar ražošanas vajadzībām. Neatkarīgi no sniegto datu veida, tie ir pareizi jāuzglabā un pienācīgi jāaizsargā. Ja tas nenotiek un tiek atklāta darbinieku personiskā informācija, tad darbiniekiem tiek nodarīts būtisks kaitējums (gan viņu cieņa, gan personīgā drošība). Tāpēc ir svarīgi sīkāk apsvērt jēdzienu "personas dati". Kas uz viņiem attiecas? Kā tie jāuzglabā? Kādas ir personas datu aizsardzības metodes? Kas regulē to glabāšanas un apstrādes procesu? Atbildes uz šiem un dažiem citiem jautājumiem tiks sniegtas tieši šajā rakstā. Esiet pēc iespējas uzmanīgāks.
Personas datu likums
Dažādi noteikumi sniedz atšķirīgas jēdziena "darbinieka personas dati" definīcijas. Lai saprastu, kas tieši ir domāts, ir nepieciešams savstarpēji saistīt viņu dažādās pozīcijas. Viņu likumīgais pamats ir likums "Par personas datiem" un vairākas normas, kas ietvertas Krievijas Federācijas konstitūcijā.
Tātad, kā ir ar informāciju, kas tiek savākta no uzņēmuma darbiniekiem? Šādi darbinieki kļūst par personas datu subjektiem. Šāda veida informācija ietver šādus datus: pilns vārds, dzimšanas dati, ģimenes stāvoklis, dzīvesvieta, sociālais statuss, informācija par pašreizējiem ienākumiem, dati par izglītību utt.
Šie dati attiecas uz informācijas veidu, kurai ir ierobežota pieeja, jo ir juridiski apstiprināts, ka nevienu nevar iejaukties viņa personīgajā dzīvē. Tas attiecas arī uz personas datiem.
Šāda informācija ir nepieciešama, lai efektīvi identificētu pilsoni. Un, ja mēs runājam par darbinieku, tad personas dati sniedz informāciju par viņu kā profesionāli noteiktā darbības jomā. Tāpēc ir loģiski, ka uz darbinieka personisko informāciju attiecas tikai personiskā informācija, kas ir saistīta ar viņa profesionālo potenciālu un darba pienākumu izpildes specifiku.
Krievijas Federācijas konstitūcija garantē pilsoņiem viņu personīgās dzīves konfidencialitāti. Un personiskā informācija ir tieši saistīta ar to. To nosaka attiecīgais Krievijas Federācijas prezidenta dekrēts, kas apstiprina šāda veida informācijas konfidencialitāti un pastiprina sabiedrības piekļuvi tai.
Tajā pašā laikā Krievijas Federācijas Darba kodekss sniedz diezgan šauru aplūkojamās jēdziena definīciju. Viņš apgalvo, ka darbinieka personas dati ir informācija, kas viņa vadītājam nepieciešama saistībā ar viņa tiešo profesionālo pienākumu izpildi un kas attiecas tikai uz konkrētu darbinieku.
Personas datu apstrāde
Kāpēc man jāapstrādā un jāuzglabā personas dati? Tie ir nepieciešami, lai pareizi īstenotu uzņēmuma darba aktivitātes.
To apstrādes mērķi ir šādi:
- nodarbinātības fakts;
- karjeras izaugsmes pamats;
- veikt algas maksājumus;
- darba izpildes uzraudzība.
Personīgās informācijas aizsardzībai ir vairākas metodes. Darbiniekiem ir visas tiesības zināt, kā tiek glabāti un izmantoti viņu personas dati. Vadītājiem ir pienākums iepazīstināt darbiniekus ar šo informāciju. Darbinieki paziņošanas faktu apstiprina ar personīgu parakstu.
Personas datu veidi
Kāda veida personīgā informācija par darbiniekiem būtu jāapkopo, nosaka Darba kodekss, Krievijas Federācijas konstitūcija un vairāki federālie likumi. Tātad ir nepieciešami divu veidu dokumenti. Pirmais ir dokumenti, kas saistīti ar darba līguma iesniegšanu. Otrais ir dokumentācija, kuru tieši pieprasa vai apkopo darba devējs.
Tātad personas dati tiek klasificēti pēc šādiem kritērijiem:
Pieejas pakāpe
- Publiski pieejams. Pieejams plašam cilvēku lokam.
- Konfidenciāli. Pieejams tikai tiem, kurus darbinieks atļāva.
Virziens
- Īpašais. Personīgā dzīve, sodāmība, reliģiskā pārliecība, politiskā pārliecība.
- Parasts. Viss, kas neattiecas uz īpašiem datiem.
Saturs
- Biometrija. Raksturojiet fizioloģiju.
- Nav biometriski. Dati, kas nav biometriski.
Personas datu veidi
Kāda veida personas dati tiek iedalīti? Kas uz viņiem attiecas?
Ir svarīgi saprast, ka visu informāciju, kas tiek glabāta uzņēmumā par konkrētu darbinieku, var aplūkot no diviem dažādiem viedokļiem.
- Dati par darbinieka (tā atsevišķu locekļu) ģimenes stāvokli un ģimeni, proti: apgādājamo klātbūtne, bērnu klātbūtne, viņu vecums un skaits, veselības stāvoklis.
- Informācija par konkrētu darbinieku, proti: pilns vārds (pase), profesija, veselības stāvoklis, kā arī visi īpašie apstākļi.
Uzņēmuma vadītājam ir pienākums noformulēt vietējas nozīmes normatīvo aktu, kurā ņemta vērā procedūra, kas nosaka personas datu glabāšanu. To var noformēt dažādās formās. Piemēram, tā var būt regula par personas datiem.
Tātad, mēs detalizētāk apspriedīsim vienu no niansēm. Personas dati: kas uz viņiem attiecas? Personīgajos failos esošā informācija. Runa ir par sekojošo:
- pases dati (dzimšanas vieta un gads un tā tālāk);
- diploma kopija;
- dokumentu kopijas, kas apstiprina īpašo prasmju un zināšanu esamību;
- valsts pensiju apdrošināšanas dokumentu kopijas;
- citi dokumenti.
Tātad, apkopojot, ko nozīmē personas datu jēdziens? Kas uz viņiem attiecas? Šī ir personīga informācija par darbinieku, kas darba devējam nepieciešama, lai visefektīvāk izmantotu darbinieka potenciālu un prasmes. Pēdējam, protams, ir jāsniedz piekrišana personas datu apstrādei. Ja tiek ievērotas visas formalitātes, informācija paliks pēc iespējas drošāka.
Atbildība par informācijas atklāšanu
Ir svarīgi ņemt vērā, ka 152 federālais likums "Par personas datu aizsardzību" paredz tikai uzņēmuma administratīvo atbildību par darbinieka personas datu izpaušanu. Tas nozīmē - ja organizācija nespēj garantēt darbiniekiem pilnīgu viņu personiskās informācijas aizsardzību, tad to sagaida tikai naudas sods. Turklāt naudas soda apmērs par personas datu nepareizu glabāšanu ir absolūti smieklīgs. Kopumā tie svārstās no pieciem līdz desmit tūkstošiem rubļu. Protams, tas ir gadījumā, ja runa ir tikai par vienreizējiem maksājumiem. Parasti uzņēmumos, kur ir šādas problēmas, pārkāpumi ir daudzkārtīgi, kas nozīmē, ka soda nauda ievērojami palielinās.
Tomēr skaidrās naudas izmaksas nebūt nav vissvarīgākās sekas tam, ka personas dati tiek izmantoti nepareizā veidā. Tas lielā mērā ietekmē uzņēmuma reputāciju. Galu galā, kad darbinieki dod piekrišanu personas datu apstrādei, viņi sagaida, ka viņu drošība tiek garantēta. Ja izrādās savādāk, šāds personāls atsakās nodarboties ar šāda veida uzņēmumu.Uzņēmums zaudē iespēju nolīgt profesionāļus.
Kā Roskomnadzor pārbauda personas datu aizsardzību
Šajā gadījumā mūs interesē 152 federālais likums "Par personas datu aizsardzību". Šīs funkcijas ieviešanas likumīgais pamats ir viņš.
Parasti Roskomnadzor pārbauda trīs galvenās aplūkotās sfēras jomas:
- Plašsaziņas līdzekļi.
- Komunikācija
- Personas datu aizsardzība.
Personas datu regula iesaka Roskomnadzor veikt šādas pārbaudes vismaz trīs reizes gadā. Šis noteikums attiecas uz plānotajām pārbaudēm. Plānotie tiek ražoti pēc nepieciešamības. Kāds tam varētu būt iemesls? Piemēram, ja plānotais audits ir veikts ilgu laiku. Vai arī, ja jums jāpārliecinās, ka iepriekšējie komentāri ir ņemti vērā un ir veiktas nepieciešamās izmaiņas.
Personas datu glabāšanas noteikumi
Katram uzņēmumam ir jāizstrādā īpaši noteikumi, kas reglamentē darbinieku personas datu glabāšanu un izmantošanu. Ir vairākas iespējas, kā precīzi izpildīt aprakstīto dokumentu. Tas var būt gan atsevišķs noteikums, gan vietējos iekšējos noteikumos iekļauta sadaļa. Katram darbiniekam ir tiesības piedalīties personas datu aizsardzības pasākumu izstrādē un ieviešanā. Tāpēc visiem darbiniekiem ir rūpīgi jāiepazīstas ar aprakstīto dokumentu.
Būs jāsastāda personas datu saraksts un darbinieku saraksts, kā arī jāizveido dokumentu veidne. Tas jāparaksta visiem, kas strādā uzņēmumā.
Fiziskā uzglabāšana
Datu glabāšanai ir dažādi veidi. Daži nav gatavi pāriet uz elektroniskajiem arhīviem, kas nozīmē, ka viņi dod priekšroku uzņēmējdarbībai tradicionālā veidā (tas ir, uz papīra). Metodes būtība ir saglabāt visus datus par darbiniekiem, viņa personīgajiem dokumentiem un kopijām burtiskā mapē, ko sauc par personīgo failu.
Kādas ir šāda veida personīgās lietvedības priekšrocības? Starp tiem ir šādi:
- visu informāciju ir viegli atrast, jo tā atrodas vienā vietā;
- datus var viegli sistematizēt;
- informācijas meklēšana prasa pēc iespējas īsāku laiku.
Tomēr šai metodei ir daži trūkumi. Piemēram:
- papildu resursu pieejamība uzglabāšanai, piemēram, īpašas telpas, aprīkojums, seifi un tā tālāk;
- procesa sarežģītība;
- Īpašas prasmes, kas vajadzīgas papīra dokumentēšanai.
Dažreiz cilvēkresursu nodaļas dod priekšroku informācijas glabāšanai par vienu darbinieku atsevišķi (dažādās tematiskās mapēs). Tātad visi darba līgumi, anketas un citi dokumenti visiem darbiniekiem tiek glabāti atsevišķi. Ērtākai meklēšanai tie ir numurēti. Šī metode ir mazāk darbietilpīga nekā iepriekš aprakstītā, un tai nav vajadzīgas īpašas prasmes no personāla nodaļas darbinieka.
Neskatoties uz to, viņš nav bez trūkumiem. Starp tiem ir šādi:
- nepieciešams daudz laika, lai atrastu nepieciešamos datus par konkrēto darbinieku;
- ievērojami palielinās konfidenciālas informācijas noplūdes risks.
Elektroniskā uzglabāšana
Šajā gadījumā cilvēkresursu nodaļas dod priekšroku elektroniskām datu bāzēm un dažādām informācijas sistēmām. Bieži vien tas nodrošina personas datu drošību.
Kādas ir šāda veida informācijas glabāšanas priekšrocības? Galvenie tiks uzskaitīti zemāk:
- nav nepieciešams liels arhīvs;
- ievērojams telpas ietaupījums;
- glabāšanas laikam nav ierobežojumu;
- Personas datu apstrāde ir ērta, un tas neaizņem daudz laika;
- praktiski ir izslēgta nesankcionēta piekļuve datiem;
- papildu resursi nav nepieciešami.
Protams, ir arī daži mīnusi. Piemēram:
- nepieciešamība dublēt visu datu bāzi;
- nepieciešams speciālists, kurš administrēs informācijas sistēmu;
- būs nepieciešami izdevumi par speciāli izstrādātu aprīkojumu un programmatūru;
- Darbiniekam, kurš apstrādā personas datus, jābūt ārkārtīgi kompetentam.
Kādas metodes tiek izmantotas, lai efektīvi aizsargātu darbinieku personisko informāciju?
- Padariet telpas, kurās tiek apstrādāti personas dati, pilnīgi slēgtām citiem darbiniekiem.
- Darbiniekiem ir jāsaņem īpaša atļauja jebkādas informācijas saņemšanai.
- Datu glabāšanai jābūt skaidri organizētai.
Ņemot vērā katras metodes trūkumus un priekšrocības, parasti darba devēji tos apvieno. Nav svarīgi, kura informācijas glabāšanas metode tiek izmantota, darba devējam tā vai citādi ir jāsaņem darbinieka piekrišana viņa personīgās informācijas apstrādei.
Secinājums
Personas dati - konfidenciāla informācija, ko darba devējs var vākt, lai identificētu darbinieka identitāti, kā arī lai noteiktu darbinieka kvalifikācijas līmeni un viņa profesionālo potenciālu. Personīgās informācijas glabāšanai un apstrādei ir vairāki veidi (to var ierakstīt uz papīra vai elektroniskos plašsaziņas līdzekļos, atkarībā no personāla nodaļas vēlmēm un uzņēmuma iespējām). Personas datu aizsardzībai vajadzētu būt attiecīgā departamenta galvenajai prioritātei, jo šīs ir darbinieka tiesības, ko viņam garantē Krievijas Federācijas konstitūcija. Ir svarīgi labi zināt savas tiesības, lai spētu pasargāt sevi strīdīgā situācijā.