Darījumu braucienu organizēšana ir svarīgs daudzu vietējo uzņēmumu ekonomiskās aktivitātes elements. Vajadzību pēc noteiktas organizācijas darbinieku klātbūtnes attālinātās filiālēs vai filiālēs var saistīt ar ļoti atšķirīga rakstura notikumiem. Bieži vien ceļojumu organizēšana tiek veikta, lai novērstu organizatoriskas un ražošanas problēmas, atvērtu jaunu nodaļu citā pilsētā vai valstī, veiktu prakses vietas algotiem darbiniekiem un veiktu arī citus līdzīgus darba uzdevumus.
Informētība ir atslēga uz darbinieku efektivitāti un mieru
Papildus darbaspēka aspektam norīkotā personāla darbs ir cieši saistīts ar kontaktu nodibināšanu ar uzņēmējuzņēmuma darbiniekiem un dažāda veida dokumentācijas sagatavošanu. Pēdējā nianse ir ārkārtīgi nozīmīga, jo no veidlapu, iesniegumu, rīkojumu un atļauju sastādīšanas pareizības ir atkarīgs, vai norīkotais darbinieks saņems piekļuvi nepieciešamajām telpām, vai viņš pilnībā izpildīs savu uzdevumu un vai viņš saņems naudas kompensāciju.
Zinot, kādas prasības tiek izvirzītas biznesa ceļotājiem, ievērojami atvieglo grāmatvežu un dokumentācijā iesaistīto personu ceļošanas procesu.
Šī informācija ir nepieciešama arī darbiniekam, kurš dodas komandējumā, jo tas ļauj viņam iepriekš sagatavoties pienākumu pildīšanai un nenonākt nepatikšanās. Visbeidzot, uzņēmējuzņēmuma darbiniekiem vienkārši ir jāapzinās prasības biznesa ceļotājiem. Pretējā gadījumā var rasties pārpratumi, kas saistīti ar atbildīgo personu meklēšanu.
Kas un ar kādiem nosacījumiem var tikt norīkots
Tātad, lai izpildītu darba devēja uzticēto uzdevumu, brauciens jāuzskata par darbinieka ceļojumu uz citu vietu. Tajā pašā laikā darījumu braucienu skaitā nav iekļauti to darbinieku braucieni, kuru darbība sastāv no pastāvīgas pārvietošanās vai kurus var veikt uz ceļa.
Tiesību aktos, kas rūpējas par strādājošo pilsoņu tiesību ievērošanu, ir noteikti ierobežojumi to darbinieku kategorijām, kurus var nosūtīt komandējumos:
- Grūtnieces.
- Sievietes ar bērniem līdz trīs gadu vecumam.
- Mātes ar invaliditāti vai personas, kuru bērni ir 3–14 gadus veci, var nosūtīt tikai ar viņu piekrišanu.
- Vecāks, kurš patstāvīgi audzina nepilngadīgu bērnu.
Norādīts uz citu uzņēmumu, darbinieks pakļaujas savai iekšējai kārtībai. Ja aizbraukšanas vai ierašanās diena ietilpst darbinieka likumīgajos svētkos, viņš tiek atbrīvots vēl vienu dienu atpūtai. Taisnība, gadījumos, kad biznesa ceļotājs ar nodomu dodas ceļojumā nedēļas nogalē vai brīvdienās, viņam tiek maksāta kompensācija saskaņā ar darba likumu.
Darījumu braucieni valsts ietvaros nedrīkst pārsniegt vienu mēnesi un divus mēnešus ārpus tā.
Darījumu brauciens: dokumentēšana
Grāmatvedībā ceļa izdevumi, kas radušies ceļojuma laikā, tiek iekļauti to ražošanas izmaksu sarakstā, kuras tiek iesaistītas ienākuma nodokļa aprēķinā.
Ceļojuma organizēšanas procedūra sastāv no šādiem soļiem:
- Darba pasūtījuma izsniegšana, pamatojoties uz darba uzdevumu.
- Ceļojuma sertifikāta reģistrācija.
- Sertifikāta izsniegšana - avansa maksājuma aprēķins par braucienu.
- Izejošo līdzekļu izsniegšana aizejošajam darbiniekam.
- Brauciena reģistrācija žurnālā, kas tam īpaši paredzēts.
Ceļojuma ID - Viens no svarīgākajiem dokumentiem darbiniekam, kurš devās uz citu pilsētu vai valsti. Tas tiek atzīmēts norīkotā darba ņēmēja aiziešanas laikā, kad viņš ierodas. Marķējumiem ir pievienoti gan nosūtītājuzņēmuma, gan uzņēmējvalsts pilnvaroto amatpersonu paraksti un zīmogi.
Finansiālās kompensācijas smalkumi
Kad darbinieks atgriežas, viņam rakstiski jāziņo par to, kā tika izmantoti viņam piešķirtie līdzekļi, aizpildot izdevumu pārskats. Brauciena veikšana beidzas ar grāmatvedības aprēķināšanu pie darbinieka. Pēc uzkrāto līdzekļu apmaksas šī darbība tiek atspoguļota attiecīgajos kontos.
Gadījumā, ja darbinieks avansa maksājumu nav iztērējis pilnībā, atlikums ir jāatdod kasē vai uzņēmuma norēķinu kontā. Tas ir viens no galvenajiem darbinieka pienākumiem. Paralēli tam, zinot, kādas prasības tiek izvirzītas norīkotajam personālam, darbinieks var pieprasīt kompensāciju par viņa iztērētajiem personīgajiem līdzekļiem. Tiesa, viņam jāsniedz argumenti, kas pierāda šādu izdevumu nepieciešamību, kā arī dokumenti, kas apstiprina to rašanās faktu (pārbaude, izziņa).
Kādi izdevumi tiek kompensēti
Atrodoties citā apdzīvotā vietā vai valstī, norīkotais darbinieks saņem parasto algu, viņam pienākošās prēmijas un subsīdijas, kā arī līdzekļus, kas nepieciešami, lai ērti uzturētos ārpus savas parastās dzīvesvietas.
Ceļa izdevumos ietilpst šādi posteņi:
- Ceļojuma apmaksa (starppilsētu un apmetnes teritorijā).
- Īres mājokļa izmaksas.
- Tā sauktais dienas nauda: izdevumi pārtikai un citas darbinieka vajadzības.
- Izmaksas, kuras darbinieks atzīst par nepieciešamām un apstiprina viņa vadītājs.
Ceļa izdevumu maksimālo pieļaujamo summu un dienas naudas apmēru nosaka uzņēmuma koplīgums vai vietējie noteikumi. Tā kā dienas nauda faktiski ir nauda darbinieka ikdienas vajadzībām, no tām tiek iekasēta maksa pat par brīvdienām (nedēļas nogalēm, brīvdienām, piespiedu ražošanas dīkstāvei, kavējumiem).
Sīkāka informācija par norīkotā darbinieka darba uzdevumu
Šim dokumentam ir vienota forma, tas ir, tā izskats un saturs ir vienāds visiem uzņēmumiem, kas atrodas noteiktas valsts teritorijā.
Darba uzdevumu sastāda darbinieka, kurš dodas komandējumā, vadītājs un apstiprina darba devējs. Dokumentā ir iekļauti šādi dati:
- Darbinieka, kurš dodas komandējumā, uzvārds, vārds, uzvārds, patronīms pēc priekšnieka rīkojuma.
- Organizācijas nosaukums, kas to vada.
- Darbinieka galamērķis (uzņēmuma nosaukums, pilsēta).
- Ceļojuma sākuma un beigu datumi.
- Apkopoti dati par darba gaitu.
Oficiālais darba uzdevums un uz tā pamata sastādītais komandējuma rīkojums atrodas nosūtītājā uzņēmumā. Kopā ar citiem dokumentiem tie tiek glabāti likumā noteiktajā laika posmā.
Kādas ir prasības biznesa ceļotājiem
Ņemot vērā, ka komandējums ir pilnvaru nodošana darbiniekam, lai veiktu jebkuras uzņēmumam svarīgas darbības, vadībai jābūt pārliecinātai, ka darbs tiks veikts efektīvi un savlaicīgi. Tāpēc šādiem braucieniem parasti tiek nosūtīti viskvalificētākie, pieredzējušākie un atbildīgākie darbinieki.
Ir vairāki kritēriji, kurus izpētot, vadītājs lemj par konkrēta darbinieka iecelšanu:
- Vecums virs 18 gadiem.
- Laba apmācība.
- Piemērotas apmācības pieejamība, ko apstiprina sertifikāts.
- Nepieciešamo tolerances kategoriju piederība (strādājot ar elektrotīkliem).
- Atkarībā no uzņēmumu ekonomiskās darbības specifikas un komandējuma mērķa darbiniekam var būt nepieciešama apmācība un sertifikāts par darba aizsardzību.
Ja darbinieks visos aspektos ir piemērots un viņa komandējumam nav likumdošanas šķēršļu, vadītājs viņu informē par turpmāko ceļojumu.
Norīkotā darbinieka pienākumi
Katram uzņēmumam ir savas prasības, kas darbiniekiem jāievēro, taču lielākajai daļai organizāciju ir vairāki punkti:
- Nepieciešamās dokumentācijas pareiza, kompetenta un savlaicīga uzturēšana.
- Atbilstība uzņemošās organizācijas pieņemtajai kārtībai.
- Uzdevumā formulēto mērķu sasniegšana.
- Apzinīgi pildīt savus pienākumus.
- Darbiniekam izsniegto avansa līdzekļu likumīgi izdevumi.
- Tiek saglabāti dokumenti, kas apstiprina izmaksu izpildi.
- Laicīga ziņošana par braucienu pēc tā pabeigšanas (parasti trīs dienu laikā).
Norādījumi darbiniekiem komandējumā
Ierodoties saņēmējā uzņēmumā, norīkotajiem darbiniekiem ir jāuzklausa ievad instruktāža, kas ietver uzvedības noteikumus veikalos, aprīkojuma tuvumā vai citās vietās. Šis pasākums ir obligāts pat tiem darbiniekiem, kuri ir bijuši šajā uzņēmumā vairākas reizes un kuri no sirds zina visus norādījumus.
Norīkotā personāla instruktāžā ir arī informācija par ugunsdrošības un darba aizsardzības standartiem.
Pretstatā ievada instruktāžas vispārīgajiem noteikumiem mērķis ir tieši saistīts ar tiem darbiem, kurus šajā laikā veiks norīkotais darbinieks.
Secinājums
Darījumu braucienu organizēšana ir atbildīgs process, bez kura nevar iztikt vairums uzņēmumu, organizāciju un uzņēmumu. Lai veiksmīgi sasniegtu brauciena mērķi, kā arī lai efektīvāk un efektīvāk izmantotu resursus, darbiniekiem tiek prasīts ievērot vairākas prasības, efektīvi veikt savus profesionālos pienākumus un pārzināt visus dokumentācijas uzturēšanas noteikumus.
