Personas dokumenti ir dokumenti, kurus izdevušas valsts iestādes un kas satur biogrāfisku informāciju īpašnieka identificēšanai. Tie nepieciešami, veicot darījumus ar nekustamo īpašumu, saņemot aizdevumus, pērkot biļetes. Kā arī darba attiecību reģistrācija.
Dokumentu klasifikācija
Dokumentu klasificēšanai, izmantojot izcelsmes un līdzības principu.
Pēc izcelsmes ir daži dokumentu veidi:
- privāts
- ierēdnis.
Privātās izcelsmes dokuments ir papīra nesējs, ko indivīds izveidojis savā personīgajā dzīvē un kas nav saistīts ar viņa darba sfēru vai sabiedriskajiem pienākumiem. Šādi dokumenti ietver vēstules, privāta rakstura memuārus, dienasgrāmatas, fotoalbumus.
Oficiāls dokuments ir informācijas avots, ko izveidojusi juridiska persona, individuāls uzņēmējs, lai veiktu likumā noteiktos uzdevumus un ietekmētu sociālo un darba jomu.
Dokumentu veidi
Starp ierēdņiem izšķir šādus personas dokumentu veidus:
- personas apliecības;
- specialitātes, izglītības, kvalifikācijas apstiprināšana;
- darba stāža apstiprināšana;
- personīgais.
Nav iespējams atrast darbu, ja iepriekš minētie dokumenti netiek piegādāti personāla dienestam. Šo darbinieka pienākumu regulē Krievijas Federācijas Darba kodeksa 65. pants. Galvenais dokuments, kas apliecina personas identitāti, ir pase.
Bet papildus pasei ir ļoti daudz dokumentu, kas nepieciešamības gadījumā to var aizstāt, identifikācija. Šī ir jūrnieka, militārā dienesta darbinieka apliecība, militārais ID, uzturēšanās atļauja, dzimšanas apliecība, ārzemju pase utt.
Darba dokumentus
Nodarbinātība tiks liegta, ja amats paredz profesionālās prasmes un kandidātam nav izglītības dokumenta. Medicīnas darbiniekiem tas ir papildus medicīnas institūta diplomam un praksei, padziļinātas apmācības sertifikāts un sertifikāts par tiesībām sniegt medicīnas pakalpojumus noteiktā specialitātē.
Personīga rakstura dokumentos ietilpst sūdzības, sūdzības, rakstiskas pretenzijas, paskaidrojumi.
Personīgā lieta
Nomenklatūras lietu sarakstu apstiprina organizācijas vadītājs. Personīga lieta uzņēmumiem nav obligāta. Izņēmums valdības organizācijām, kur tās izsniedz visiem. Darba devējs patstāvīgi izlemj, vai izveidot vai nē. Materiālie ieguvumi: personīgās lietas sniedz ātru, savlaicīgu un pilnīgu informāciju par katru darbinieku. Ja pārbaudes veic inspekcijas iestādes, kad var būt steidzami nepieciešami daudzi darbinieku dokumenti, šādu gadījumu veikšana ievērojami vienkāršo procedūru. Visus nepieciešamos dokumentus mapju izveidošanai nodrošina pats darbinieks, taču dažreiz darba devējs patstāvīgi vāc informāciju, lai pārbaudītu tikko pieņemto darbinieku, piemēram, raksturojumus un ieteikumus.
Darba laikā darbinieks tiek iesaistīts darba procesā: ir iespējams to pārvietot uz citām nodaļām vai uz citiem amatiem, uzliekot disciplināras sankcijas vai apbalvojumus. Tas viss notiek kopā ar personāla dokumentu publicēšanu, kas papildina darbinieka personisko lietu. Tas tiek slēgts pēc darba attiecību pārtraukšanas ar darbinieku. Darbinieku, kas atlaisti pirms 2003. gada 1. janvāra, personisko lietu glabāšanas laiks ir 75 gadi, un 50 gadu, ja darbinieki ir atlaisti pēc 2003. gada 1. janvāra. Organizācijas vadītāju, jebkura līmeņa vietnieku, darbinieku ar apbalvojumiem un tituliem lietas tiek glabātas uz nenoteiktu laiku.
Dokumentu normatīvā struktūra
Nav tiesību akta, kas regulētu personas lietu sastāvu. Darba devēji dokumentu sarakstu nosaka patstāvīgi, balstoties uz organizācijas specifiku. Ienākošos dokumentus iedala vairākās kategorijās.
Ir personas dokumenti, kas bija nepieciešami, slēdzot darba līgumu. Uz viņu pamata tiek aizpildīts darba līgums, informācija tiek ievadīta 1C programmā. Bez darba līguma, pases, nodarbinātības reģistra, TIN, SNILS nevar iztikt.
Ja kandidāts piesakās amatā, kam nepieciešama profesionālā izglītība, tad diploms. Ja kandidāts ir atbildīgs par militāro dienestu, tad militārā karte. Dažām darbinieku kategorijām ir obligāts medicīnisks ziņojums, kura pamatā ir medicīniskās pārbaudes rezultāti.
Nākamā kategorija ir dokumenti, kas tika izveidoti darba laikā organizācijā. Tas ietver pārsūtīšanas rīkojumu kopijas, piekļuves ierobežošanu.
Un pēdējā kategorija ir dokumenti, kas tika izveidoti, izbeidzot darba līgumu. Atkarībā no atlaišanas iemesliem tā ir atlūguma vēstule, paziņojums par atlaišanu, miršanas apliecības kopija un atlaišanas rīkojuma kopija.
Darbplūsma
Darbinieki, kurus ieceļ ģenerāldirektors, kas atbild par personāla darbplūsmas uzturēšanu, ir personīgi atbildīgi par dokumentu drošību. Ja mainās informācija par darbinieku, tad tiek papildināta personīgā lieta, bet veco dokumentu nevar noņemt. Mapes ar futrāļiem vajadzētu atrasties speciālā metāla skapī vai seifā. Pēc apstrādes mērķu sasniegšanas ir aizliegts glabāt darbinieku personiskos dokumentus. Kad ir sasniegts mērķis, kura dēļ dokumenti tika pieprasīti, tie jāizslēdz no lietas un ar parakstu jāatdod īpašniekam. Ja nav iespējas atgriezties, viņus iznīcina speciāli iecelta komisija.