Savas darbības laikā organizācija sagatavo ļoti dažādus dokumentus, no kuriem katrs pats veic savu semantisko slodzi. Norādītās informācijas pareizu aizpildīšanu, precizitāti un pilnīgumu regulē likumi. Nelielas organizācijas grāmatvedībā un pārskatu sniegšanā nodokļu dienestiem piešķir reālas atlaides. Lielāki uzņēmumi sedz visu nodokļu slogu. Kas var parakstīt primāros dokumentus un citus veidus, kā tos pareizi noformēt un atspoguļot grāmatvedībā - šī un cita informācija tiks apskatīta šajā rakstā.
Dokumentu veidi organizācijā
Uzņēmumi katru dienu veic uzņēmējdarbību, kas nekavējoties jāatspoguļo grāmatvedībā, pārvaldībā un nodokļu grāmatvedībā. Kas ir primārie dokumenti? Tas ir tikai šo operāciju atspoguļojums, kas kalpo arī kā pierādījums, ka tās notika. Pēc tam analīzes, sistematizācijas, kontroles, prognozēšanas un citu ekonomisko procedūru ieviešanas nolūkos visi darījumu dokumenti tiek reģistrēti īpašos direktorijos un žurnālos - grāmatvedības reģistros. Pārskata perioda beigās, pamatojoties uz informāciju par visām darbībām, tiek sagatavota pārskata dokumentācija, kas ir uzņēmuma darbības galīgais atspoguļojums noteiktā laika posmā.
Kāds ir primārais dokuments?
Primārā dokumenta būtība ir veiktās operācijas fakta fiksēšana. Dokumentu izraksta tā sastādīšanas laikā vai tūlīt pēc tā. Tas atspoguļo vairākas detaļas, kas vajadzīgas, lai apstiprinātu operācijas realitāti, noteiktu tajā iesaistītās personas, kā arī tās sastāvu. Organizācijai ir jāievēro visas likumos un pārvaldes iestādēs noteiktās prasības attiecībā uz primāro dokumentāciju. Prasībās ietilpst jautājums par to, kurš var parakstīt primāros dokumentus. Normatīvie akti ir izdevuši pietiekami daudz instrukciju, dekrētu un likumu. Vissvarīgākais tiesību akts, kas reglamentē primāro organizāciju reģistrāciju, tiek uzskatīts par Art. 9 402-FZ "Par grāmatvedību".
Primārās dokumentācijas piemēri
Katru dienu uzņēmums veic noteiktas darbības: pērk preces, izraksta rēķinus, piegādā produktus, maksā par pirkumiem un nodokļus, nāk un kasē tērē skaidru naudu. Visas šīs operācijas tiek dokumentētas primārajos dokumentos. Lai precīzi atspoguļotu šīs darbības, tiek izmantotas šādas dokumentu formas:
- TORG-12 vai pavadzīme;
- rēķins
- skaidras naudas kredīta un debeta orderi;
- veiktie darbi un veiktie pakalpojumi;
- materiālo vērtību nodošanas akti;
- pavadzīme;
- maksājuma uzdevumi un bankas izraksti;
- prasība par materiālo aktīvu izdošanu.
Šim sarakstam varat pievienot daudzus primārās dokumentācijas piemērus, ko izmanto uzņēmums. Tā galvenā atšķirība no grāmatvedības reģistriem un pārskatu sniegšanas ir dokumentēšana operācijas laikā vai ar nelielu kavēšanos.
Noteikumi
Primāro dokumentu paraugus apstiprina Valsts statistikas komiteja, Finanšu ministrija un likumi par grāmatvedību. Iznāk arī reģionālās prasības un noteikumi. Vissvarīgākais likumdošanas akts, kas regulē grāmatveža darbu, ir 402-FZ. Art. 9 ir aprakstīti dokumentācijas uzturēšanas noteikumi.
Likumdošanas institūcijas gandrīz reizi ceturksnī izdod regulārus grozījumus spēkā esošajos noteikumos, jaunos normatīvajos aktos un publicē izmaiņas uzskaites un ziņošanas jomā. Tāpēc grāmatveži pastāvīgi paaugstina savu kvalifikāciju, abonē specializētas tematiskas publikācijas un cenšas sekot visiem jaunumiem par nodokļiem un grāmatvedību. Par prasību neievērošanu var tikt uzlikti lieli naudas sodi, daudz rediģēti esošie ziņojumi un citas sankcijas.
Sīkāka informācija par dokumentiem
Tiesību akti paredz obligātu sīku informāciju par primārajiem dokumentiem, kas ir jānorāda organizācijai. Viņu klātbūtne nosaka, vai dokumenti tiek ņemti vērā galīgajos pārskatos, atskaitot summas no nodokļu bāzes, vai tiek pieņemts darījuma fakts, vai Federālais nodokļu dienests apgalvo, ka darījumi ir likumīgi.
Primāro dokumentu obligātajā informācijā ir šāda informācija:
- Piegādātāja, pircēja, saņēmēja un maksātāja vārdi par pārvadāšanu;
- bankas rekvizīti, TIN, uzņēmumu fiziskā un juridiskā adrese;
- dokumenta numurs un datums;
- nomenklatūra, kas operācijas laikā tika pārvietota, nopirkta vai pārdota;
- priekšmeta mērvienības, kvantitatīvā un vērtības izteiksme;
- kopējā summa par visām pozīcijām dokumentā;
- atbildīgo personu paraksti, pozīcijas, parakstu atšifrēšana;
- marka, automašīnas numurs, vadītāja dati pārvadāšanas laikā;
- vietu skaits, pārvadāto kravu svars un kategorija;
- dokumenta pamats, līguma numurs un datums, informācija par specifikāciju, sertifikāti, eksāmeni, ja tādi ir.
Kas var parakstīt primāros dokumentus
Liela uzmanība tiek pievērsta dokumentu parakstīšanai. Ir ļoti svarīgi, lai personas, kuras sertificē primāro, būtu pilnvarotas veikt šo darbību. Vēl viens obligāts nosacījums reģistrācijai attiecībā uz parakstiem ir tāds, ka visām personām, kuras kaut kādā veidā ir iesaistītas biznesa darījuma procesā un ir atbildīgas personas, obligāti ir jāiekļauj paraksts dokumentā. Kas var parakstīt primāros dokumentus:
- Uzņēmuma izpilddirektors vai individuālais uzņēmējs;
- galvenais grāmatvedis;
- noliktavas turētājs, kurš preces izlaida;
- autovadītājs, kurš pieņēma preces pārvadāšanai;
- noliktavas turētājs, kurš nogādāja preces noliktavā;
- speciālists, kurš pieņēma dokumentāciju;
- trešās puses pārvadātājs, ja viņš piedalījās piegādes procesā.
Pilnvara parakstam
Tiesības parakstīt primāros dokumentus var nodot pilnvarotai personai. Tā ir diezgan izplatīta prakse uzņēmumos, kur ir liels preču pārdošanas un saņemšanas skaits, un direktors ir aizņemts ar citām lietām, ceļojumiem un citām darbībām, kas saistītas ar organizācijas darbību. Lai primārās dokumentācijas parakstīšanu uzticētu citai personai, ir jāievēro vairāki noteikumi. Tātad darbiniekam, kurš apliecina dokumentus, jābūt oficiāli nodarbinātam uzņēmumā ar darba līguma izpildi un ierakstu darba grāmatā. Uzņēmumam jāuzglabā visi darbiniekam nepieciešamie dati. Protams, viņam ir jābūt īpašai izglītībai, jāsaprot dokumentācijas nozīme un noteikumi. Pēdējais un vissvarīgākais - tam ir pienācīgi jāizpilda pilnvara.
Pilnvara tiek izsniegta konkrētam darbiniekam ar viņa pases datiem, dzīvesvietu, faktisko dzīvesvietu un amatu organizācijā. Viņi to izraksta uz noteiktu laiku. Ja darba līgums ir steidzams - uz tā derīguma termiņu. Ja darbinieks strādā bez līguma noteikumiem, pilnvara tiek izsniegta uz gadu.
Iepriekšējā versijā tika apskatīts piemērs ar grāmatvedības bāzes operatoru vai grāmatvedi, kura pienākumos ietilpst galveno organizāciju parakstīšana visā darba laikā.Pastāv situācijas, kad pilnvara tiek izrakstīta citām amatpersonām - autovadītājam, ekspeditoram, inženierim, mehāniķim. Šāda gadījuma piemērs ir no piegādātāja teritorijas nopirkto preču vadītājs. Lai noformētu dokumentus, iegūtu tiesības savākt kravu un to transportēt, organizācija izraksta pilnvaru. Tas sastāv no divām daļām - paša dokumenta un tā mugurkaula. Pirmā daļa paliek piegādātājam, mugurkaulu ņem uzņēmums. Šāda pilnvara tiek izsniegta uz laiku līdz 10 dienām, norādot uzņēmumu, kurā darbiniekam jāsaņem preces un materiāli.
Elektroniskais paraksts
Primāro var parakstīt citā veidā - elektroniski. Nosacījums ir elektroniska dokumentu pārvaldība, atbilstošas programmatūras un aparatūras pieejamība, kā arī elektroniskā paraksta sertifikāts. Jāizdod arī pilnvara personai, kuras vārds ir norādīts sertifikātā. Pēc visu dokumentu elektroniskās pārvaldības un parakstu iestatīšanas un izpildes procedūru veikšanas darbinieks varēs uzlikt savu parakstu uz pilnvaras pamata, nevis galvenā grāmatveža, direktora un citu personu parakstam, kuru paredz pilnvara.