Kādi ir pamata darbplūsmas noteikumi?

Dokumentu pārvaldība ir viena no nozīmīgajām jomām darbā ar dokumentiem menedžmenta darbā. Lai viņi varētu iet īsāko ceļu un pēc iespējas ātrāk sasniegt galapunktu, darbplūsma jāorganizē atbilstoši saskaņā ar izveidotajiem darbplūsmas noteikumiem.

Koncepcija

Ar dokumentu pārvaldību saprot procesu, kura rezultātā notiek apkopošana, saskaņošana, saņemšana un pārsūtīšana, to nosūtīšana.

No otras puses, tas atspoguļo vērtspapīru kustību un kustību no brīža, kad tie rodas, līdz brīdim, kad tie tiek nosūtīti uz arhīvu (vai saņemti).

Visu dokumentāciju var attēlot trīs kategorijās:

• ienākošie nāk no ārējās vides;
• izejošie nonāk ārējā vidē;
• iekšējais tiek izveidots pašā uzņēmumā un paliek tā robežās.

Piedāvātās kategorijas nosaka dokumentu plūsmas uzņēmumos, kuriem ir atšķirīga orientācija (horizontālā un vertikālā).

Starp galvenajām darbplūsmas formām ir iespējamas šādas.

Pamatprincipi

Ir 4 darbplūsmas pamatprincipi.

Vismaz viena no principa pārkāpumiem tiek iznīcināta visa dokumentu aprites sistēma.

Galvenais noteikums

Apsveriet darbplūsmas pamatnoteikumu.

Tās pārvaldīšana ir grūts tehnoloģiskais process, ko raksturo dažādi parametri, kas saistīti ar visu organizācijas darbu. Darbplūsmas galvenā iezīme ir pārvietošanās ceļš, kas aptver visas situācijas dokumenta pārvietošanās ceļā no tā izveidošanas brīža (vai no saņemšanas) līdz piemērošanas brīdim. Ir ļoti svarīgi pavadīt laiku, lai nokārtotu dokumentus šajā ceļā. Tādējādi ir galvenais organizācijas darbplūsmas uzturēšanas noteikums: to faktiskā pārcelšana pa īsāko un vistiešāko ceļu ar vismazāko laika tērēšanu.

Citi noteikumi

Organizējot darbu, jums jāievēro šādi pamatnoteikumi darbplūsmas organizēšanai:

• vislielākais nevajadzīgo un neracionālo dokumentu pārsūtīšanas gadījumu samazinājums (sakarā ar to, ka tiek izslēgtas tehnoloģiskās darbības papīra un pārvaldības vienību apstrādei, kas nav paša uzņēmuma biznesa vajadzību sekas);
• dokumentu lielākās atgriešanas izslēgšana vai ierobežošana (apstrādes laikā - noformēšana un izsniegšana, to sagatavošanas laikā - pārbaude un apstiprināšana utt.);
• vislielākā fokusa un galveno dokumentu kategoriju apstrādes konsekvence ar nosacījumu, ka ir jānosaka katra to kustība.

Šo principu ieviešana ļauj iemiesot galveno uzņēmuma organizatorisko mehānismu - specializāciju, spēju centralizēti veikt viendabīgas tehnoloģiskās operācijas.

Atbilstība darbplūsmas vispārīgajiem noteikumiem ļauj labāk apstrādāt pārvaldības aparāta dokumentus:

• parastā darbplūsma, ciklisku darbību novēršana, kas saistītas ar dokumentu sagatavošanu un apstrādi;
• dokumentu plūsma, nodrošinot to vienotu apriti un veicinot proporcionālu darba slodzi.

Noteikums Nr. 1 - centralizēta saņemšana un nosūtīšana

Starp dokumentiem un darbplūsmas noteikumiem vissvarīgākais ir centralizācijas nepieciešamība. Citiem vārdiem sakot, jebkurš organizācijas papīrs, gan ienākošais (neatkarīgi no piegādes veida), gan izejošais (izņemot tos, kas saņemti vai nosūtīti pa faksu un e-pastu un savienoti ar konkrētiem izpildītājiem), ir jāapstrādā vienā atbildīgajā dienestā - sekretariātā vai administratīvajā vienība (birojs). Tā rezultātā jūs varat vienlaikus atrisināt vairākas problēmas:

• atbrīvot atlikušos organizācijas pakalpojumus un departamentus no tehniskām darbībām (ienākošo dokumentu pārbaude, aplokšņu atvēršana vai aizzīmogošana, pasta vai faksu marķēšana)
• palielināt biroja tehnikas (biroja kopētāju, faksa, marķēšanas un citu dokumentu apstrādei izmantojamo iekārtu) izmantošanas produktivitāti.

Centralizētā biroja darba formā papīra apstrāde ir koncentrēta biroja pakalpojumos, un struktūrvienības ir atbrīvotas no biroja funkcijām (reģistrēšana un uzskaite, dokumentu glabāšana utt.).

Decentralizēta darbplūsmas forma nozīmē, ka organizācijas struktūrvienībās ar tām notiek biroja darbs. Parasti šī forma ir pamatota organizācijas teritoriālās sadrumstalotības gadījumā.

Jauktā formā daļu no dokumentiem sagatavo biroja darbinieki, bet daļu - vienības. Visbiežāk jauktā formā daži dokumenti tiek reģistrēti, uzraudzīti, nodoti uzņēmējdarbībā un glabāti biroja dienestā. Tie galvenokārt ir vērtspapīri, kurus iegādājusies vadība un kas no tā iegūst. Dokumentus par jautājumiem, kas ietilpst nodaļu kompetencē, reģistrē, kontrolē, izpilda un glabā uzņēmuma struktūrvienībās.

Noteikums Nr. 2 - izslēdziet nepamatotu atgriešanos

Dokumentu plūsma jāorganizē tā, lai tie neatgrieztos jau nodotajā dienestā (nodaļā). Vienīgie izņēmumi ir situācijas, kuras attaisno biznesa nepieciešamība. Piemēram, dokuments vadītāja parakstam neizbēgami iziet caur viņa sekretāru divreiz, jo viņš ir tieši starpnieks starp vadītāju un vadītājiem.

Darbplūsmas noteikums Nr. 3 - ienākošo priekšizpēte

Ienākošo dokumentu kopskaitā jums jāizvēlas vissvarīgākais un svarīgākais organizācijai un vispirms tie jāizpēta. Ja tajos esošo informāciju var izskatīt vietnieks vai cits kompetents darbinieks, labāk ir tieši nosūtīt viņam dokumentu, apejot vadītāju. Lai pārcelšanas metodi varētu precīzi atrast, tā jāpārbauda kompetentam biroja darbiniekam, kuram ir zināšanas par organizatorisko struktūru, struktūrvienību funkcijām un vadītāju un darbinieku kompetencēm.

Noteikums Nr. 4 - dokumentu reģistrācija notiek vienu reizi

Ja viņš iegāja uzņēmējdarbības vadības nodaļā (sekretariātā), tika reģistrēts un pēc studijām vadītājs (vai vietnieks) atradās vienā no nodaļām, viņam atkārtoti nav jāreģistrējas. Ja papīrs, apejot vadību, ienāca nodaļā, tas arī vienreiz tiek reģistrēts nodaļā. Citiem vārdiem sakot, jebkuram dokumentam var būt piešķirts tikai viens reģistrācijas numurs vai nu grāmatvedības dienestā, vai tieši struktūrvienībā.

Noteikums Nr. 5 - dokumenta izšķirtspējā precīzi norādīti datumi, izpildītāji un atbildīgās personas

Neskatoties uz to, ka lēmumus pieņem uzņēmuma vadītāji, sekretāram šis process ir jākontrolē un viņš to zināmā mērā var ietekmēt.Citiem vārdiem sakot, viņam jāpārliecinās, ka lēmuma teksts ir iesniegts pēc iespējas pareizāk, izslēdzot iespējamos izpildītāja jautājumus.

Noteikums Nr. 6. Dokumentu plūsmu nodalīšana

Dokumentu plūsma ir viena veida vai mērķa kolekcija, kurai ir vienāds maršruts. Parasti tiek sadalītas trīs plūsmas: ienākošā, izejošā un iekšējā (nav izveidota, lai pārsniegtu organizācijas robežas). Katrā dokumentu straumē parasti ir apakšlīmeņi (otrā līmeņa plūsmas). Piemēram, straumē “Ienākošie dokumenti” ietilpst trīs veidi: mātesuzņēmuma, nodaļu un pārstāvniecību, kā arī partneru uzņēmumu dokumenti, cilvēku aicinājumi utt.

Izejošo un iekšējo dokumentu darbplūsmā apakšlīmeņi tiek sadalīti vienādi. Ierobežoti dokumenti (komercnoslēpums, slepens utt.) Parasti atrodas atsevišķi. Organizācijas drošības dienests kontrolē viņu darbu.

Grāmatvedības procesi

Apsveriet grāmatvedības darbplūsmas pamatnoteikumus.

Tās lielumu izsaka ar kopējo vērtspapīru skaitu, ko organizācija ir saņēmusi un noteiktā laika posmā izpildījusi. Darbplūsmas lielums attiecas uz saņemto iekšējo dokumentu derīgu kopiju skaitu. Aprēķinot darbplūsmas lielumu, tiek ņemtas vērā arī dokumentu kopijas, kas izgatavotas, ieviešot dažādus tehniskos līdzekļus.

Grāmatvedības rādītājus sagatavo kopsavilkuma veidā, atsauces datus par dokumentu lielumu. Viņu formu izstrādā organizācija. Piemēram, organizācija var iestatīt jebkuru dokumentu skaitīšanas biežumu: katru mēnesi, reizi nedēļā, reizi gadā, katru ceturksni. Var izmantot gan kvalitatīvu, gan kvantitatīvu darba procesa izpēti.

Rādītāji, kas iegūti, aprēķinot darbplūsmas lielumu, tiek izmantoti, lai noteiktu darbinieku skaitu un dokumentu pārvaldības pakalpojuma struktūru. Un arī izpētīt dažu līgumslēdzēju organizāciju un struktūrvienību noslodzi.

Tādējādi šī raksta ietvaros tika izskatīti pamatnoteikumi darbplūsmas organizēšanai, kurus piemēro uzņēmumi.