Lai izvairītos no zādzībām un nozaudēšanas, uzņēmumi izmanto kontroles metodes. Starp galvenajiem ir krājumu saraksts. Kāda viņa ir?
Vispārīga informācija
Lai novērtētu krājumu aprites operāciju drošību un pareizu izpildi, tiek izmantots krājumu saraksts. Tas ir nepieciešams arī šādos gadījumos:
- Pašvaldības vai valsts vienota uzņēmuma pārveidošana, īpašuma pārdošana, atpirkšana, īre.
- Mainot finansiāli atbildīgo personu.
- Pirms gada finanšu pārskatu sagatavošanas.
- Neparedzētu apstākļu gadījumā (plūdi, ugunsgrēks un tā tālāk).
- Reorganizējot vai likvidējot organizāciju.
- Ļaunprātīgas izmantošanas, zādzības, krājumu bojājuma fakta (-u) konstatēšanas gadījumā.
- Citas vajadzības gadījumā, ko paredz piemērojamie tiesību akti (piemēram, pēc tiesībaizsardzības aģentūru norādījumiem).
Šie ir gadījumi, kad krājumu uzskaite ir obligāta. Tās sākuma pamats ir organizācijas vadītāja rīkojums (vai cits attiecīgs dokuments, piemēram, rezolūcija, rīkojums).
Inventāra komisija
Parasti lielās organizācijās šāda vienība darbojas pastāvīgi. Tajā ietilpst vadītājs (vai viņa vietnieks) priekšsēdētāja amatā, galvenie speciālisti (galvenais grāmatvedis, nodaļu vadītāji, juridiskais konsultants, apsardzes vadītājs). Ja ir nepieciešams veikt inventarizāciju, tad tieši tiek izveidota darba komisija, kurā tiek uzņemti visi nepieciešamie cilvēki, kuru jurisdikcija ir darba joma. Tajā bieži ietilpst arī iekšējā audita dienesta pārstāvji vai neatkarīgu firmu speciālisti.
Ja ir mazs darba apjoms un ir revīzijas komisija, tad bieži tai tiek noteikts inventārs. Ja pārbaudes laikā vismaz viens grupas loceklis nebija klāt, tas dod iemeslu uzskatīt, ka rezultāti nav derīgi.
Konkrēts brīdis
Kad tiek veikta inventarizācija, tajā jāpiedalās atbildīgajai personai. Lai gan jāņem vērā, ka gadījumā, ja tā izvairās pildīt savu pienākumu, saukšana pie atbildības būs diezgan problemātiska, jo tas nav noteikts piemērojamajos tiesību aktos. Šajā gadījumā (ja tam nav būtiska iemesla) vadītājam jāieceļ jauna finansiāli atbildīga persona. Kad audits ir pabeigts, tam atlikušo komisijas locekļu klātbūtnē ir jāpieņem faktiski apstiprinātie krājumi glabāšanai, ko apstiprina ar savu parakstu inventarizācijas lapā.
Kas notiek šajā procesā?
Inventarizācijas laikā ir jāatrisina plašs jautājumu loks:
- Nosakiet faktiski esošo krājumu un salīdziniet faktiskos datus ar grāmatvedības (finanšu, vadības) grāmatvedības rādītājiem.
- Pārbaudiet apstākļus, kas veicina krājumu drošību, atvaļinājumu reģistrācijas un pieņemšanas pareizību.
- Pārbaudiet, vai inventārs ir pareizs.
- Pārbaudiet mērīšanas ierīci.
Inventarizācijas laikā materiāli atbildīgajai personai jāsniedz komisijas locekļiem jaunākie dokumenti no pārbaudes datuma par ienākumiem un izdevumiem vai ziņojums par materiālu pārvietošanu.Lai noskaidrotu atlikumu pareizību un novērstu manipulācijas, priekšsēdētājs šos dokumentus marķē ar vārdiem “Pirms inventarizācijas sākuma [datums]”. Lai gan tas ir vienkāršs, bet tajā pašā laikā ļoti svarīgs solis. No tā sākas MPZ inventarizācija.
Kas tālāk?
Pēc tam tiek veikta pieejamo inventāra priekšmetu uzskaite. Tas ir, tas faktiski tiek noteikts atbilstošās daudzuma un vērtības vienībās. Salīdzinājumam tiek ņemta informācija no grāmatvedības datiem. Katrā lappusē ir jānorāda īpašuma kārtas numuri un kopējais materiālu vienību skaits, kā arī to naudas vērtība. Šī pieeja novērš iespēju no finansiāli atbildīgas personas turpmāk ievadīt papildu informāciju, kas kropļo audita rezultātu. Galu galā nevajadzētu aizmirst, ka krājumi ir vērtīgi resursi. Un atbildīgā persona tos var izmantot savai bagātināšanai, cenšoties maksimāli slēpt savus noziegumus (ja tie ir izdarīti).
Kā izskatās inventārs?
Faktiski atlikušos atlikumus reģistrē pēc aprēķina, svēršanas, mērīšanas. Akti ir pievienoti inventarizācijai. Ja ir materiāli, kas tiek uzglabāti bez taras, tad to fizisko svaru vai tilpumu nosaka, izmantojot mērījumus un tehniskos aprēķinus. Neskarta iesaiņojuma gadījumā saturs tiek iekļauts, pamatojoties uz šiem dokumentiem. Bet tajā pašā laikā atsevišķu priekšmetu selektīva pārbaude ir obligāta.
Veicot šīs operācijas, ir nepieciešamas materiāli atbildīgas personas. Šī situācija ļauj mums nākotnē izslēgt iespējamos strīdīgos jautājumus. Inventāra pēdējā lappusē komisijas priekšsēdētājam un locekļiem jāveic šāds ieraksts: “Tiek pārbaudītas visas cenas un rezultātu aprēķins attiecībā uz noteikumiem, lappusēm un kopumā inventāra saraksta inventāra sarakstam”. Sertifikācijai tiek izmantoti paraksti. Ja tas tā nav, krājumu uzskaite un pārvērtēšana tiek uzskatīta par nederīgu. Ja materiāli atbildīgajai personai nav iebildumu, tad viņš arī paraksta savu parakstu.
Birokrātiski momenti
Inventāra inventarizācija jāveic divos eksemplāros. Viens no tiem tiek nodots grāmatvedības nodaļai, kur viņi sastāda salīdzināšanas paziņojumu. Otrs paliek finansiāli atbildīgās personas ziņā. Ja grāmatvedim pēc aprēķinu un datu pārbaudes nav iebildumu, viņš paraksta uzskaiti. Īpaši jāatzīmē to vērtības, kuras pašlaik ir ceļā. Kad uzņēmumā veic iekārtas inventarizāciju, viņiem ir jāsastāda atsevišķs akts.
Ko darīt, ja grāmatvedis ir konstatējis neatbilstības?
To nav iespējams ignorēt. Tāpēc tiek sastādīts salīdzināšanas paziņojums (veidlapa Nr. INV-19). Otrajā lapā tiek parādīti esošie dati, kā arī pārpalikums / iztrūkums, sniegta informācija par neatbilstību novēršanu. Visa šī informācija ir jāapstiprina ar grāmatveža parakstu. Trešajā lapā norādīta papildu informācija par pārpalikumiem, to izlietojumu, iztrūkumu un segumu.
Apskatīsim dažus piemērus, kā varētu izskatīties krājumu saraksts.
Konstatēts pārpalikums / deficīts
Ko šajā gadījumā darīt? Kā ar to saistīties? Gadījumā, ja tika veikta krājumu uzskaite un tika noteikti pārpalikumi, tie jāuzskata par citiem ienākumiem. Kā sakārtot vadu? Šajā gadījumā mūs interesē debets 10, kā arī kredīts 91 (subkonts 91-1). Pirmais ļauj mums parādīt, ka mums ir darīšana ar materiāliem. Aizdevums ir nepieciešams, lai parādītu, ka šie ir citi ienākumi. Un ja tiek atklāts trūkums? Šajā gadījumā neatkarīgi no tā veida mums ir jāizmanto konts 94. Visi trūkumi un zaudējumi no īpašuma bojājumiem tiek norakstīti tajā.
Trūkumi
Mēs apsveram vēl vienu piemēru. Tiek veikta krājumu uzskaite. Atklājās, ka trūkst materiālu, kas tika ierakstīts faktiskajās iegādes izmaksās. Šajā gadījumā debetam ir jāizmanto konts 94, savukārt kredītam - 10. Turklāt otrajā iekļauj ne tikai faktiskās iegādes izmaksas, bet arī transporta un iepirkuma izmaksu summu. Bet jums jāpatur prātā, ka tie attiecas uz trūkstošo krājumu līguma vērtību.
Ja jūs vienkārši ņemat vērā krājumu uzskaites (līgumisko) cenu, tad šajā gadījumā palīdzēs saites debets 94, kredīts 16. Ja noteiktu kontu neizmanto noteiktu kontu dēļ, tad 16 vietā varat izmantot 10. Šajā gadījumā jums vajadzētu ieskaitīt summu. transporta un iepirkuma izmaksas. Tas ir tik viegli, kā tiek glabāts inventārs. Protams, sākotnēji nepieredzējušiem tas var šķist sarežģīti, taču neliela prakse - un visi sludinājumi tiks veikti bez problēmām.
Visi iespējamie trūkumi vai bojājumi ir jānoraksta atkarībā no to rašanās iemesliem. Tas ir ļoti svarīgi. Ir nepieciešams sniegt organizācijas vadītājam visu informāciju, kas apstiprinās, kādi pasākumi ir veikti, lai kompensētu materiālo kaitējumu. Kā piemēru var minēt šķīrējtiesas, tiesībaizsardzības aģentūras un šo struktūru atbildes. Šajā gadījumā debets interesēs kontus 20, 23, 25, 26 (iespējams, vēl dažus, atkarībā no situācijas), un kredīts - 94.
Secinājums
Protams, krājumi ir svarīgi uzņēmumu darbībai. Un, lai izvairītos no zādzībām, nozaudēšanas un sabojāšanas, jums rūpīgi jāuzrauga situācija. Bet jums nevajadzētu būt pārāk dedzīgam un pastāvīgi veikt pārbaudes. Ir iespējams paredzēt vienu plānotu MPZ inventarizāciju gadā un vēl vairākus virskārtas izmeklējumus ceturksnī. Lai gan, protams, tas viss ir atkarīgs no uzņēmuma, situācijas tajā un daudziem citiem punktiem.
Un visbeidzot es vēlos apsvērt vēl vienu svarīgu niansi. Veicot krājumu uzskaiti noliktavā un identificējot problēmas, tiek sastādīta salīdzināšanas lapa. Analizējot tā datus, ir iespējams identificēt pārrēķinu pēc atsevišķiem nosaukumiem. Kāpēc tas notiek? Pārklasificēšana ir saistīta ar faktu, ka vieniem un tiem pašiem materiālu nosaukumiem ir dažādas cenas. Šīs situācijas iemesls var būt tas, ka, izgatavojot materiālus no dažādām izejvielām, bija zināma kavēšanās.
Lai saprastu, apsveriet nelielu piemēru. Dabīgā žāvēšanas eļļa maksā vairāk nekā tā, kas izgatavota no mākslīga materiāla. Vēl viens piemērs. Līdzīga situācija tiek novērota tiem pašiem materiāliem, kuriem ir vienāds ražošanas mērķis. Kāpēc atšķirīgs? Un viņiem ir atšķirīgas īpašības. Piemēram, radās ražošanas vajadzība, un 100 mm naglu vietā tika izmantoti 90 mm palīgmateriāli. Bet tie ir lētāki! Šajā gadījumā rodas pozitīva summas starpība.