Dokumentu glabāšana organizācijā. Organizāciju dokumentu glabāšanas ilgums

Nevienas organizācijas, uzņēmuma, uzņēmuma un pat valsts dzīvībai svarīga darbība nav iespējama bez racionalizētas darbplūsmas. Dokumenti, kā arī nepieciešamība tos pārvietot, izveidot vai saņemt pirms atgriešanās, termiņa izbeigšanās vai pievienošanas lietai ir stingri ienākuši cilvēka dzīvē jau no tā sastādīšanas brīža. Saglabāti kopš seniem laikiem, tie apstiprina dažādu indivīdu dzīves sfēru vai sabiedrisko lietu dokumentāciju.

Biroja darba vēsture Krievijā

Pirmie dokumenti, kas reģistrēja senās Krievijas valsts dzīvi, bija annāļi. Viņi stāstīja par nolīgumiem, kas tika noslēgti starp Krieviju un Bizantiju, atspoguļoja vēsturiskos notikumus. Arī vēstulēs tika atzīmētas diplomātiskās attiecības. Turklāt viņi runāja arī par dažādiem līgumiem, galvenokārt starp tirgotājiem. Atkarībā no mērķa vēstules var būt tiesas un indikatīvas.

Visi dokumenti tika uzrakstīti uz pergamenta, ko tajā laikā uzskatīja par ļoti dārgu materiālu. Līdz Krievijas feodālās sadrumstalotības perioda beigām bija pāragri runāt par biroja darba kā sistēmas jēdzienu.

Biroja darba vēsture Krievijas valstī sastāv no periodiem: pirmsrevolūcijas, padomju un pēcpadomju.

Pirmsrevolūcijas

Pirmsrevolūcijas dokumenti tika izstrādāti XVI - XX gadsimta sākumā. Šis posms, savukārt, ir sadalīts vairākos periodos:

1. Ordeņu kancelejas darbs sāka veidoties pēc centralizētas Krievijas valsts izveidošanās. To veica būdās (pasūtīti, labiski, zemstvo) ierēdņi. Pati sistēma ir izveidojusies pasūtījumos - centrālās iestādes. Līdz ar to perioda nosaukums. Pārvaldes kancelejas darba atšķirīga iezīme ir atsevišķa “personāla” parādīšanās cilvēkiem, kuri bija iesaistīti projektu sagatavošanā, izziņas veikšanā, dokumentu glabāšanas organizēšanā, melnrakstu kopēšanā.
2. Koledžas darba plūsma tika izstrādāta pēc centrālās administrācijas reformas. Koledžas sāka izmantot reģistrācijas grāmatas un organizēja arhīvus. Dokumentu glabāšana paredzētajā veidā vispirms tika organizēta tieši koledžas biroja darba laikā.
3. Izpilddirektors (XIX - XX gadsimta sākumā) tika izveidots reformas laikā. Jaunās administratīvās sistēmas pamatā ir pavēlniecības vienotības principi - precīza vecāko amatpersonu rīkojumu izpilde, kā arī hierarhija - stingrs pienākumu sadalījums starp dažādu pakāpju un pozīciju ierēdņiem.

Padomju garīdznieka darbs

Padomju biroja darbs sāka veidoties no 1917. gada oktobra un turpinājās līdz 1991. gadam. Šajā periodā varas iestādes centās padarīt šo sistēmu pēc iespējas racionālāku. Darbā ar oficiālajiem dokumentiem ir mēģināts ieviest standartus. Ir izveidots tipisku uzņēmuma vadības dokumentu saraksts, kurā ir noteikts šādas dokumentācijas glabāšanas laiks. Septiņdesmitajos gados tika īpaši izveidota vienota valsts biroja darba sistēma, kas izveidoja vienotas formas un metodes darbam ar dokumentiem.

Postpadomju

Pēcpadomju perioda biroja darbs ir attīstījies kopš 1991. gada un attīstās līdz mūsdienām. Divdesmitā gadsimta deviņdesmitajos gados Krievijas Federācijā sāka uzlabot likumdošanas un normatīvo bāzi, nosakot prasības dokumentācijai.

Dokumentu glabāšana uzņēmumā

Firmu, iestāžu, uzņēmumu darbības procesā notiek milzīga dokumentu plūsma, tiek saņemti un izveidoti dokumenti. Kad izzūd vajadzība tos izmantot ikdienas darbībās, lai atrisinātu pašreizējās problēmas un problēmas, ir nepieciešama informācijas uzkrāšana un saglabāšana. Turklāt ir ārkārtīgi svarīgi nodrošināt ērtu un ātru piekļuvi nepieciešamajiem datiem jebkurā laikā, pat pēc dažām dienām, mēnešiem vai gadiem pēc papīra izlaišanas. Ja arhīvi nav pareizi sakārtoti un netiek ievēroti termiņi, ar pareizā papīra atrašanu var rasties papildu problēmas. Ātra dokumentu meklēšana un piemērošana paredzētajam mērķim ir iespējama tikai skaidri sadalot tos grupās, nodalot, piemēram, uzņēmējdarbībā.

Īpaša sistematizējoša rokasgrāmata, kas nosaka vērtspapīru izplatīšanas kārtību lietās, ir lietu nomenklatūra.

Jēdzieni “lietu nomenklatūra” un “bizness”

Lietu nomenklatūra tiek dēvēta par vienkāršāko lietu nosaukumu klasifikatoru, kas vajadzības gadījumā ļauj ātri kārtot dokumentus ātrai meklēšanai, norādot glabāšanas laiku noteiktajā formā. Šādam klasifikatoram ir liela nozīme, organizējot netraucētu uzņēmuma vai pašvaldības iestādes darbību.

Lieta ir dokuments, kas novietots zem viena vāka, vai to kombinācija, kas attiecas uz noteiktu jautājumu vai darbības veidu. Gadījumos, kad ir beidzies standarta glabāšanas laiks, ir aizliegts atkārtot atkārtotu vai nozīmīgu zaudējušo vērtspapīru melnrakstu versijas.

Lietu nomenklatūra - universāls dokuments, kas:

• Tas ir pamats dokumentu ievietošanai mapēs, nepieciešamo dokumentu meklēšanai.
• Norāda dokumentu un lietu indeksāciju.
• Nosaka dokumentu glabāšanas laiku.
• Tā ir sava veida rokasgrāmata pirmajam eksāmena posmam.
• Tas ir dokuments, kurā ņemta vērā pagaidu (līdz desmit gadiem) glabāšana.
• Tas ir pamats dokumentu krājumu veidošanai, kas tiks pastāvīgi un īslaicīgi glabāti.
• Tā ir uzņēmuma lietu iznīcināšanas aktu glabāšanas vieta, kuru glabāšanas termiņš ir beidzies (papīra iznīcināšana).

Posteņu veidi uzņēmumos

Ir trīs veidu nomenklatūras. Standarta nomenklatūra ir normatīvs dokuments, kurā noteikts to lietu sastāvs, kuras uzsāktas tāda paša veida organizāciju pārrakstīšanās darbā.

Aptuvenai nomenklatūrai ir ieteikuma raksturs, tā izveido noteiktu gadījumu kopumu (ar norādi par to indeksiem), kas tiek sākti to organizāciju darbības laikā, uz kurām attiecas nomenklatūra.

Atsevišķu uzņēmuma lietu nomenklatūru veido organizācijas dokumentu atbalsta un dokumentu pārvaldības darbinieki. Šajā procesā tiek iesaistīti struktūrvienību vadītāji, jo viņiem ir priekšstats par plānoto uzņēmuma attīstību, kas ļauj efektīvi nodrošināt vērtspapīru veidus, kas tuvākajā nākotnē var parādīties organizācijā.

Pamatnoteikumi dokumentācijas glabāšanai

Jebkura uzņēmuma procesā tiek izveidots milzīgs skaits dokumentu, kas atšķiras pēc pārstāvētās vērtības un nozīmības. Vērtspapīru veidi, kuriem organizējama dokumentu glabāšana organizācijā, procedūra un glabāšanas periodi ir atspoguļoti dažādos normatīvajos aktos, kas var attiekties gan uz atsevišķas organizācijas korporatīvo likumdošanu, gan arhivēšanas likumdošanu, gan grāmatvedības likumiem. Likumi par grāmatvedību un arhivēšanu ir vienlīdz spēkā ar noteikumiem, ko izdod Satversmes padome vai konkrētas organizācijas vadība.

Pamata likumdošanas akts šajā jomā ir likums "Par arhīvu lietām Krievijas Federācijā", kas stājās spēkā publicēšanas dienā - 2004. gada 25. oktobrī.Tieši šis likumdošanas akts regulē dažāda veida attiecības arhīvu pārvaldības jomā valsts civiliedzīvotāju, sabiedrības un valdības interesēs, kā arī attiecības dokumentu glabāšanas organizēšanā neatkarīgi no uzņēmumu īpašumtiesību formas.

Balstīts uz h. 1 rakstu. Likuma Nr. 125-ФЗ 17. panta izpratnē uzņēmējiem, privātajām un valsts organizācijām ir pienākums to glabāšanas laikā saglabāt arhīvu dokumentus, ieskaitot papīrus par personālu. Atkarībā no komercuzņēmuma statusa tiek noteikta vērtspapīru glabāšanas pienākuma izpildes procedūra un dokumentu glabāšanas periods organizācijā. Komerciālajām institūcijām ir tiesības pārtraukt dokumentu glabāšanu pēc noteikta termiņa beigām.

Grāmatvedības dokumenti

Likuma Nr. 129-ФЗ 17. pants nosaka vispārējus dokumentu, grāmatvedības dokumentu un grāmatvedības ziņojumu glabāšanas periodus. Saskaņā ar likumu uzņēmumam ir pienākums nodrošināt grāmatvedības dokumentu glabāšanu vismaz piecus kalendāros gadus no tā gada pirmā janvāra, kas seko gadam, kurā dokuments tiek datēts.

Lai noteiktu konkrēta veida dokumentu noteikumus, jums jāatsaucas uz dokumentu glabāšanas periodu standarta sarakstu, ko 2000. gada 6. oktobrī apstiprinājis Federālais arhīvs. Svarīgi ir tas, ka sarakstā norādītie datumi nesākas ar dokumenta galīgās versijas datumu vai dokumenta oficiālo publikāciju, bet gan no nākamā kalendārā gada pirmā janvāra. Tomēr, ja uzņēmuma vadītājs izdeva rīkojumu, ņemot vērā darbības specifiku, tad papīru glabāšanas laiku var palielināt, salīdzinot ar periodu, kurā tiek izveidots saraksts.

Nodokļu deklarācijas un citi nodokļu aprēķināšanas dokumenti

Laika periods, kurā uzņēmumam vai pašvaldības iestādei jāuztur nodokļu atskaitīšanas pārskati, ir noteikts iepriekšminētā saraksta 170. punktā. Tātad dokumentu glabāšanas periods organizācijā, runājot par pēdējā kalendārā gada nodokļu deklarācijām, ir vismaz desmit gadi, ceturkšņi tiek glabāti vismaz piecus nākamos kalendāra gadus, ikmēneša periodi jāuzglabā vismaz vienu kalendāro gadu - šo informāciju norāda dokumentu glabāšanas periodu saraksts. Ja nav iesniegts pārskats par kalendāro gadu, cita veida deklarācijas glabā vismaz desmit gadus. Tātad cita veida ziņojumi ir jāaizsargā vismaz piecus kalendāros gadus. Pārskati par kalendāro mēnesi, ja nav ceturkšņa pārskatu, tiek glabāti pēc tiem pašiem principiem.

Dokumenti, kuru dēļ tiek aprēķināti nodokļi un nodevas, likumā nav definēti. Tomēr Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 23. panta pirmā punkta astotās daļas apakšpunktā norādīts, ka nodokļu maksātājiem četrus gadus jāuzglabā dokumenti: grāmatvedības un nodokļu uzskaite, visi citi dokumenti, kas pierāda peļņu, tēriņus, nodokļu un citu nodevu ieturēšanu un ieturēšanu. Tas pats nosaka dokumentu sarakstu, kurā norādīts glabāšanas laiks. Tas tiek ievietots Krievijas Federācijas un Rosarhīva valdības oficiālajās vietnēs.

Dokumentācijas glabāšanas ilgums uzņēmumā

Dokumentu glabāšanas laiks ir termiņš, kuru nosaka Krievijas Federācijas tiesību akti, un pārbaudē atlasītās vērtības, kuru laikā tie jāuzglabā līdz iznīcināšanai.

Uzņēmumu un iestāžu darbības rezultātā tiek izveidoti dažādu nozīmes raksti. Standarta dokumentu glabāšanas saraksts ļauj iznīcināt dokumentus, kas jau ir izpildījuši uzdevumu. Bet ir tādi, kas savu nozīmi nezaudē vairākus gadus. Un trešais tips satur zinātniski vai praktiski nozīmīgu informāciju. Šim tipam ir pastāvīgs glabāšanas laiks.

Tipiski dokumentu glabāšanas periodi var būt šādi:

• uz laiku līdz desmit gadiem;
• īslaicīgs vairāk nekā desmit gadu laikā;
• pastāvīgs.

Nodaļās, kas nodarbojas ar atsauces darbu, lietas paliek divus gadus, neatkarīgi no uzņēmuma statusa: pastāvīga un pagaidu (vairāk nekā desmit gadus) glabāšana. Pēc šī laika viņi tiek nodoti organizācijas arhīvā.

Neatkarīgi no dokumentācijas izgatavošanas formas (papīra vai elektroniska) dokumentu glabāšanas laiki nemainās. To lietošanas ilguma noteicošā vērtība ir atkarīga no tajos ietvertās informācijas. Šis jautājums ir vērtības pārbaude.

Dokumentu vērtības pārbaude ir nozīmības noteikšana, no kuras atkarīgs to saglabāšanas perioda noteikšana. Tiek veikta pārbaude, lai noteiktu, kuri konkrētie raksti vislabāk var sniegt valstij, sabiedrībai, zinātnei un indivīdiem nepieciešamos datus. Dokumentiem, kas izvēlēti pagaidu glabāšanai, jums vajadzētu noteikt, cik ilgi nākotnē tie varētu būt nepieciešami. Svarīgs vērtspapīru pārbaudes uzdevums tiek uzskatīts arī par dokumentācijas glabāšanas perioda noteikšanu.

Tādējādi izcēlās šādi vērtības pārbaudes uzdevumi:

• Valsts politikai, ekonomikai, ekonomikai, zinātnei, valsts kultūrai svarīgas dokumentācijas nodošana pastāvīgai glabāšanai Krievijas Federācijas valsts arhīvā, iepriekšēja atlase tam.
• Pagaidu glabāšanai izvēlas dokumentus, kas saglabā praktisko vērtību, bet neatspoguļo zinātnisko un vēsturisko vērtību.
• Iznīcināšanai izvēlas tos, kuri ir zaudējuši savu vērtību un kuriem nav zinātniskas vērtības.
• Dokumentu glabāšanas periodu noteikšana, mainīšana.

Pārbaudes laikā tiek pārbaudīta arī lietu nomenklatūras organizēšanas kvalitāte un dokumentu glabāšanas laika noteikšana.

Vērtspapīru glabāšanas organizēšanas veidi uzņēmumā

Ar elektronisko tehnoloģiju parādīšanos visa ēka nav jāizmanto arhīvu vajadzībām, pietiks ar vairākām telpām, ja tā būs liela organizācija ar desmit gadu vēsturi. Bet jebkurā gadījumā organizācijā ir jāorganizē dokumentu glabāšana.

Ir vairākas iespējas, kā organizēt elektronisko arhīvu:

1. Vietējais - pieejamais glabāšanas veids, kas sastāv no dokumentu apkopošanas vienā mapē datorā vai, ja uzņēmumam ir lokāls tīkls, īpašas tīkla mapes izveidošana un piekļuves tiesību iestatīšana tai. Šīs glabāšanas metodes trūkumi ir drošības garantiju trūkums, nepieciešamība patstāvīgi kontrolēt glabāšanas laiku, nodrošināt skatīšanās rīkus (mēs runājam par programmām dokumentu, attēlu, video, zīmējumu un citu dokumentu apskatei) un elektronisko parakstu pārbaudi.
2. Īpašs elektroniskais arhīvs - specializētas elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmas vai elektroniskie arhīvi. Šādas uzglabāšanas sistēmas neatkārto iepriekš minētos vietējā arhīva trūkumus. Tas ir, EDMS nodrošina apskati, kontrolē vērtspapīru glabāšanas laiku, ļauj iegūt informāciju par elektronisko parakstu. Mīnus - pakalpojums tiek apmaksāts.
3. Mākonī - daudzsološs dokumentu glabāšanas veids - tos var uzglabāt tieši tiešsaistes pakalpojumā un neaizņemt vietu organizācijas datoros. Darbiniekiem vienmēr ir iespēja vērsties pie nepieciešamās dokumentācijas, pakalpojums nodrošinās apskati ar atbilstošiem rīkiem un sniegs datus drošības sertifikātā - būtu tikai piekļuve tīklam.

Tiesību akti nereglamentē, kura glabāšanas metode būtu jāizmanto, dokumentu sarakstā ar datumiem norādīts tikai normatīvais laika grafiks. Ir svarīgi tikai ievērot noteikumus par dokumentu pārsūtīšanu, pareizu izpildes formu un sertifikātu parakstīšanai.