Kravu pārvadāšanas pakalpojumi tiek uzskatīti par diezgan populāriem, taču to sniegšanai uzņēmumiem ir pareizi jāsastāda dažādi transporta dokumenti. Ja tā nav, tas var kļūt par pamatu problēmām ar ceļu policiju vai nodokļu inspekciju. Visi pakalpojumi, kas saistīti ar preču pārvadāšanu, ir kravu ekspedīcija. To nodrošināšanai starp klientu, kuru pārstāv kravas saņēmējs vai kravas nosūtītājs, un ekspeditoru ir jānoslēdz ekspedīcijas līgums, par kuru tiek prasīts Art. 801 Civilkodekss. Tam jāpievieno ekspedīcijas kvīts, kas satur informāciju par pārvadātajām precēm. Katram šāda līguma dalībniekam ir jāsaprot, kas ir pārsūtīšanas kvīts, kā tas tiek sastādīts, kurš to parakstījis un kāda informācija tajā ir.
Dokumenta koncepcija
Nosūtīšanas kvīti uzrāda dokumentācija, kas tiek ģenerēta, kad klients nodod preces ekspeditoram. Iedzīvotāji bieži jautā sev, vai ir nepieciešama pārsūtīšanas kvīts. Tā ir obligāta reģistrācijai, jo tā ir neatņemama preču pārvadājuma līguma sastāvdaļa.
Dokumentāciju aizpilda tiešais ekspeditors, bet tajā pašā laikā tam jābūt ar sūtītāja parakstu. Kāpēc man ir nepieciešama pārsūtīšanas kvīts? Tas kalpo kā pierādījums tam, ka ekspeditors patiešām ir pieņēmis preces, tāpēc viņam pienākums ir tikai savlaicīgi nogādāt to paredzētajā vietā.
Turklāt šis dokuments kalpo kā pierādījums tam, ka ekspeditors noteiktā laika posmā darbojas kā pārvadājamās kravas īpašnieks. Tieši viņam ir jārūpējas, lai nekādi apstākļi nevarētu nelabvēlīgi ietekmēt pārvadāto priekšmetu integritāti. Par kravu ir atbildīgs ekspeditors, tāpēc, ja tā ir bojāta, speciālistam būs jāsedz klientam nodarītie zaudējumi.
Dokumentu pārsūtīšanas veidi
PP Nr. 554 apstiprināto ekspedīcijas noteikumu 5. punktā ir uzskaitīti visi dokumenti, kuriem jābūt ekspeditoram pieejamiem. Tie ietver:
- tieša nosūtīšanas kvīts;
- ekspeditoram paredzētu pasūtījumu, ko sastādījis nosūtītājs;
- noliktavas kvīts.
Kāpēc man ir nepieciešama pārsūtīšanas kvīts? Uz viņas rēķina kravas pārvadātājs var apstiprināt, ka viņš no klienta ir saņēmis noteiktas preces. Pēc priekšmetu pārvadāšanas viņš vairs nav atbildīgs par tiem.
Vai tas ir obligāti jāsastāda?
Sastādot transporta ekspedīcijas līgumu, tam obligāti jāpievieno papildu dokumentācija. Bieži darījuma dalībniekiem rodas jautājums, vai ir nepieciešama pārsūtīšanas kvīts. Tas ir neaizstājams dokuments, kas sastādīts rakstiski un kuru parakstījušas abas procesa puses.
Ja šis dokuments nav pieejams, rodas grūtības, ņemot vērā pārvadāšanas izmaksas. Tas novedīs pie nespējas pareizi aprēķināt ienākuma nodokli.
Noteikumu 6. punkts nosaka, ka ekspedīcijas kvīts vietā var izmantot citus dokumentus, kas apstiprina konkrētas kravas pieņemšanu un pārvadāšanu. Šie dokumenti ir sastādīti rakstiski, un tajos ir visu ekspeditora pārvadāto preču saraksts. Līgumā, kas sastādīts starp abām darījuma pusēm, būtu jānorāda, kuri papildu dokumenti ir pievienoti līgumam.
Kas sastāda?
Ekspedīcijas kvīts aizpildīšana tiek uzskatīta par vienkāršu procesu, un pašam ekspeditoram tas ir jārisina. Speciālists var sazināties ar klientu, lai iegūtu papildu informāciju par pārvadātajām precēm.
Tas tiek izsniegts klientam pēc visu preču pieņemšanas. Uz šo dokumentu ekspeditoram ir tiesības piederēt preces līdz pārvadājuma beigām. Tāpēc konosaments un nosūtīšanas kvīts ir vissvarīgākie dokumenti jebkuram pārvadātājam. Balstoties uz šo dokumentāciju, jebkurā uzņēmumā tiek nodrošināta pareiza grāmatvedība.
Vai rēķina vietā var izmantot kvīti?
Bieži vien iedzīvotājiem rodas jautājums par rēķina nepieciešamību, ja ir kvīts. Dažādu dokumentu sastādīšanas iespējas ietver:
- ja darbuzņēmējs darbojas kā ekspeditors, tad tā pārvadāšanas izmaksas tiek apstiprinātas ar attiecīgajiem ekspedīcijas dokumentiem;
- ekspeditoram nav jāsastāda pavadzīme, bet tas ir saistošs dokuments pārvadātājam, kurš bieži tiek iesaistīts preču tiešā pārvadāšanā;
- šie dokumenti ir pilnīgi atšķirīgi un nevar aizstāt viens otru.
Ja ekspeditors patstāvīgi nodarbojas ar pārvadāšanu, tāpēc viņš neiesaista trešās puses pārvadātāju, viņam rēķins nav vajadzīgs, tāpēc pietiek tikai ar kvīti. Klients var izsekot preces nosūtīšanas kvītē tāpat kā citos pārvadājuma dokumentos.
Kā tas ir sastādīts pareizi?
Ir svarīgi ne tikai saprast, kas ir pāradresācijas kvīts, bet arī to, kā pareizi sastādīt, lai to tiešām izmantotu kā oficiālu dokumentāciju. Veidojot šo dokumentu, tiek ņemti vērā noteikumi:
- obligāti jānosaka kvīts sastādīšanas datums;
- dokumenta numura zīme ir reģistrēta;
- ir norādīta informācija par nosūtītāju un saņēmēju;
- tiek uzskaitītas citas personas, kuras ir iesaistītas kravu pārvadāšanas procesā;
- Tiek ievadīta informācija par tiešo ekspeditoru, kurš ir atbildīgs par kravu tās pārvadāšanas laikā.
Visi procesa dalībnieki var būt gan indivīdi, gan dažādi uzņēmumi. Ja organizācija darbojas kā dalībnieks, kvītis tiek ierakstīts tās nosaukums un kontaktinformācija. Ja privātpersona darbojas kā darījuma puse, tad ir jāreģistrē pilns pilsoņa vārds, viņa tālruņa numurs un pases dati.
Dokumenta tips un saturs
Nav stingras pārsūtīšanas formas, tāpēc dokumentāciju var noformēt uz standarta A4 lapas vai uz transporta organizācijas veidlapas. Šim nolūkam var izmantot drukātu vai ar roku rakstītu versiju.
Pārsūtīšanas kvīts paraugs atrodas zemāk.
Dokumentā obligāti ir jāiekļauj ekspeditora paraksts, kas apliecina, ka visa dokumentā ievadītā informācija ir ticama, un speciālists kravu patiešām pieņēma glabāšanai. Kvīts tiek ģenerēts tikai divos eksemplāros, jo viens paliek organizācijas klientam, bet otrs tiek pārsūtīts tieši ekspeditoram.
Ja nepieciešams, var izgatavot papildu eksemplārus, kurus obligāti paraksta ekspeditors. Bez viņa paraksta tie tiek uzskatīti par nederīgiem. Tiklīdz krava tiek nogādāta uz adreses adresi, kvīts no klienta netiek atgriezta ekspeditoram, bet paliek pie sūtītāja. Tāpēc dokuments nav apspriežams.
Dokumentācijas aizpildīšanas procedūra
Pārsūtīšanas kvīts tiek uzskatīta par vienkāršu procesu. Lai to izdarītu, ir pietiekami ievadīt noteiktu informāciju secīgi. Tāpēc ieteicams izmantot šādu algoritmu:
- sākotnēji tiek noteikts datums, kad tiek izveidota kvīts, un tam jāatbilst datumam, kad ekspeditors saņem preces no klienta;
- dokumentācijai tiek piešķirts noteikts numurs, attiecībā uz kuru tiek ņemtas vērā konkrētas transporta organizācijas iekšējo dokumentu plūsmas pazīmes;
- viņa F. I. O. iesniegtie dati par klientu un pases dati tiek ievadīti formā, un, ja viņš ir uzņēmums, tad tiek norādīts tā nosaukums, rekvizīti, juridiskā adrese un kontaktinformācija;
- tiek sniegti dati par tiešo pārvadātāju, un, ja viņš ir privātpersona, jāiekļauj viņa pases dati;
- ir norādīta preču izcelsmes valsts;
- tiek sniegts kravas identifikācijas numurs vai preces kods, lai inspektoriem sniegtu šo informāciju, kad transportlīdzeklis tiek apturēts;
- marķējumā ir sniegta informācija, kas ļauj noteikt, vai šādos apstākļos preces jāpārvadā, kādi nosacījumi ir jāievēro, un parasti marķējumu attēlo dažādas hologrāfiskas zīmes, simboli vai citas zīmes;
- ir norādīts iepakojuma veids, jo to var attēlot ar plastmasas trauku, kartona kārbu, maisiņu vai citiem priekšmetiem;
- nosaka, cik daudz vietas krava aizņem transportā;
- ir norādīts kravas svars - gan tīrais, gan bruto;
- tiek ievadīti dati par pārvadāto priekšmetu tilpumu un izmēriem;
- kravas pilna vērtība tiek norādīta, pamatojoties uz pieejamajiem maksājuma dokumentiem, kas saņemti no klienta;
- īpaši liela uzmanība tiek pievērsta pārvadāšanas nosacījumiem, kas norāda ekspeditora pienākumus nodrošināt kravas drošību tās pārvadāšanas laikā;
- speciālajiem nosacījumiem izveido līniju, kurā var ievadīt atšķirīgu informāciju, ja abas puses piekrīt to pieejamībai;
- beigās uz kvīts tiek nosūtīts ekspeditora paraksts ar stenogrammu.
Nav nepieciešams apliecināt dokumentu ar organizācijas zīmogu. Pārsūtīšanas kvīts piemērs atrodas zemāk.
Citas nianses
Kvīts netiek uzrādīts ar apgrozāmu dokumentu, tāpēc uzņēmuma klientam nevajadzētu to atdot ekspeditoram pēc tam, kad viņš ir izpildījis saistības saskaņā ar spēkā esošo līgumu.
Kļūdas dokumentā nav atļautas, un labojumi nav atļauti. Ja ekspeditors dokumentācijas sagatavošanas laikā pieļauj kļūdu, viņam vienkārši jāsāk no jauna, lai sastādītu kvīti. Lielākā daļa šī dokumenta lauku ir paredzēta tieši kravas aprakstīšanai, padarot to viegli identificējamu. Tas ir nepieciešams ne tikai pašam ekspeditoram, bet arī satiksmes inspektoriem, kuri var apturēt kravas automašīnu pārbaudei. Viņi parasti pēta informāciju, ko satur rēķini un ekspedīcijas kvīts. Šajos dokumentos datiem jābūt identiskiem.
Citos ekspedīcijas dokumentos ietilpst noliktavas kvīts un pasūtījums, kas ģenerēts tieši ekspeditoram. Balstoties uz šiem dokumentiem, ekspeditors uzņemas atbildību ne tikai par kravas pārvadāšanu, bet arī par tās aizsardzību, lai pārvadāšanas laikā tā paliktu neskarta. Par šiem pakalpojumiem ir paredzēta speciālista atlīdzība.
Vajadzības gadījumā darbuzņēmējs uzdevuma veikšanai var piesaistīt trešo personu organizācijas. Visbiežāk tam tiek izmantoti pārvadātāja pakalpojumi.
Vai ir iespējams izsekot kravai?
Vēl viens unikālais kvīts mērķis ir klienta spēja precīzi izsekot, kur atrodas viņa krava. Lai to izdarītu, varat izmantot dažādus pakalpojumus, kas atrodas internetā.
Kravas izsekošana ekspedīcijas kvītī tiek uzskatīta par vienkāršu procesu, jo pietiek ar izvēlētā pakalpojuma ievadīšanu ar dokumentu un kravas numuru, kā arī pieteikuma numuru. Balstoties uz ievadīto informāciju, klients varēs precīzi saprast, kur atrodas viņa krava, kā arī to, cik ātri ekspeditors izpildīs līguma nosacījumus.
Juridiskās konsultācijas
Kases pārsūtīšana tiek uzskatīta par svarīgu dokumentu ne tikai pašam klientam, bet arī tiešajam ekspeditoram.Tas ir saistīts ar faktu, ka dokuments tiek izmantots nodokļu uzskaitē, lai aprēķinātu izmaksas, kas rodas speciālistam preču pārvadāšanas laikā. Tāpēc tas ir jāizstrādā uzmanīgi, ņemot vērā daudzas prasības un bez kļūdām. Ja tiek identificēti dažādi pūtītes vai neprecizitātes, tas var kļūt par pamatu Federālā nodokļu dienesta darbiniekiem atteikties to izmantot, lai samazinātu nodokļu bāzi.
Kvīts satur datus tikai par līguma pusēm un kravu. Tajā nav informācijas par kravas pārvadāšanas periodu. Tāpēc papildus ir nepieciešams atsevišķi izrakstīt un apmaksāt rēķinu par samaksu. Ekspeditoram ir jārūpējas par pavadzīmes noformēšanu.
Visa dokumentu pakete ir nepieciešama ne tikai tiešajam darbuzņēmējam, bet arī klientam. Tas ļaus jums viegli tikt galā ar nodokļu aprēķiniem un grāmatvedību.
Secinājums
Kvītu pārsūtīšana tiek uzskatīta par svarīgu dokumentu visām organizācijām un personām, kas specializējas preču pārvadāšanā. Uz tā pamata atbildība par konkrētām precēm tiek nodota ekspeditoram.
Šādas kvītis ir jāaizpilda un jāaizpilda atbildīgi. Tajā jāietver ārkārtīgi uzticama un precīza informācija. Tas nākotnē ļaus neparedzētu gadījumu gadījumā apstiprināt, ka preces ir pieņēmusi un noteiktā transporta uzņēmumā piegādājusi galamērķim.