Jebkura uzņēmuma darbības laikā parādās liels skaits biznesa dokumentu. Starp šo masu personāla dokumenti izceļas atsevišķā kompleksā. Savā rakstā mēs vēlamies runāt par to, kādi veidi pastāv, kā tie tiek glabāti.
Darbinieku attiecības
Pareizi organizēta darbplūsma uzņēmumā ir tā darbības panākumu atslēga. Tāpēc biznesa dokumentiem vienmēr jāpievērš pienācīga uzmanība, un tie attiecīgi jāformatē un jāuzglabā.
Ir vērts atgādināt, ka darba attiecības starp darba devēju un darbiniekiem vienmēr regulē Krievijas Federācijas Darba kodekss. Balstoties uz viņa rakstiem, organizācijai vajadzētu pienācīgi organizēt darbinieku atlaišanu, pieņemšanu un pārcelšanu. Visi tie dokumenti, kuros norādīti strādnieku darba aktivitātes posmi, tie ir dokumenti par personālu (personāls, personāls).
Šo darbu uzdevums ir pareizi izveidot un nodrošināt darba attiecības starp darbiniekiem un darba devēju. Jāatzīmē, ka personāla dokumentācija ir viens no vissvarīgākajiem personāla apkalpošanas aspektiem jebkurā uzņēmumā. Papīra pareizību un savlaicīgumu vajadzētu kontrolēt galvai.
Lielākā daļa dokumentācijas ir obligāta, un to paredz Krievijas Federācijas Darba kodekss, instrukcijas par darba grāmatu uzturēšanu, tiesību akti par pensijām un citi noteikumi.
Personāla dokumentu veidi
Personāla dokumentus var iedalīt šādos veidos:
- Dokumenti, kas saistīti ar uzņēmuma personālu.
- Dokumenti, kas apstiprina darbinieku paaugstināšanu amatā.
- Dokumenti, kas apliecina darba disciplīnas ieviešanu.
- Dokumenti, kas saistīti ar darba attiecību izbeigšanu.
Kā redzam, dokumentos par personālu ir daudz dokumentu, kas regulē attiecības starp darba devējiem un darbiniekiem. Visi tie regulē dažus jautājumus, kas saistīti ar uzņēmuma personālu.
Personāla primārie dokumenti ir sadalīti divos veidos:
- Grāmatvedības personālā.
- Par darba laika uzskaiti un aprēķiniem, kas saistīti ar atalgojumu.
Personāla dokumentos ietilpst: rīkojumi, darba līgumi, diplomi, sertifikāti, darba grāmatas, personiskās lietas, kartes, sertifikāti par darbinieku sertifikāciju, personīgā pilnvara.
Dokumentu glabāšana
Diemžēl pēdējos gados ir vērojama tendence nepietiekama uzmanība pievērsties biznesa dokumentu drošībai. Saskaņā ar valsts arhīva dienesta pārbaužu rezultātiem tika izdarīti secinājumi, kas liek domāt, ka dokumentu glabāšana personālā normālos apstākļos tiek novērota tikai 20% no pārbaudītajiem uzņēmumiem.
Kaut arī katram uzņēmumam ir jāievēro likumos paredzētie noteikumi. Pareiza attieksme pret biznesa dokumentiem ir tieši saistīta ar nepieciešamību palīdzēt organizācijām ar pensiju apdrošināšanas struktūrām un citām valdības aģentūrām. Dokumentu pārvaldības pārkāpumi var izraisīt nevēlamas sekas, un par to arī jāsoda naudas sods.
Dokumenti par personālu (vērtspapīru veidus mēs esam norādījuši rakstā) apliecina cilvēku darba pieredzi, kā arī ir pamats pensiju un citu iemaksu veikšanai pilsoņiem. Gadījumā, ja darba devējs pieļauj kādas kļūdas, kas nenovērtē darbinieka ienākumus, persona šo faktu var apstrīdēt tiesā.
Turklāt ir vērts saprast, ka dokumentu glabāšana uz personāla ir nepieciešama, jo tikai uz to pamata ir iespējams atjaunot vēsturisko informāciju, kas notika. Ne velti personāla dokumentiem garākais glabāšanas laiks ir noteikts likumā.
Nav lieki sacīt, ka dokumentus nevar pazaudēt, turklāt tie ir jāuztur pienācīgos apstākļos. Jebkuras organizācijas personāla nodaļas vadītājam un vadītājam ir jānodrošina visi nosacījumi, kas nepieciešami pašreizējai un arhīva glabāšanai.
Galvenās prasības vērtspapīru saturam ietver:
- Atsevišķas telpas pieejamība pašreizējai glabāšanai.
- Kastes vai skapīšus ar papīriem vajadzētu aizslēgt ar atslēgu.
- Dokumenti ir jāierobežo.
- Arhīvam jums jāizvēlas atsevišķa istaba un jākontrolē pieeja tai.
Uzglabāšanas laiks
Personāla dokumentu glabāšanas termiņi ir visilgākie, salīdzinot ar citiem biznesa dokumentiem. Dokumenti ar ilgu glabāšanas laiku ir šādi:
- Visi administratīvie dokumenti - rīkojumi, rīkojumi, dekrēti.
- Darbinieku saraksti.
- Darbinieku grāmatvedības kartes.
- Personīgās lietas.
- Darbinieku personīgie konti.
- Apģērbi un laika uzskaites lapas.
- Darba līgumi un vienošanās.
- Sēdes protokols.
- To cilvēku saraksti, kuri dodas pensijā ar atvieglotiem noteikumiem.
- Grāmatvedības uzskaite darbinieku pieņemšana un atlaišana.
Mēs esam snieguši tālu no visa to dokumentu saraksta, kuri tiek glabāti 75 gadus. Šie izņēmumi ir šādi dokumenti:
- Darbības rūpniecisko avāriju gadījumā - 45 gadi.
- Tarifu lapa - 25 gadi.
- Komisijas sēžu protokoli par piemaksām par ilgstošu darba stāžu - 15 gadi.
Norādītajā laikā uzņēmumam ir jānodrošina vērtspapīru drošība likumā noteiktajā kārtībā.
Dokumentu sagatavošana
Dokumentu arhīvā par personālu uzņēmumā jābūt atsevišķā telpā, kurā nevar iekļūt nepiederošas personas. Pilnībā sagatavotas un pienācīgi sagatavotas lietas tiek nodotas tai. Ir vērts atzīmēt, ka rakstu sagatavošana sākas to tapšanas stadijā.
Personāla departaments ir atbildīgs par personāla dokumentu pareizu noformēšanu. Lietošanas ērtībai personāla virsnieki visu dokumentu masu sakārto šādi:
- Katra veida dokumentiem tiek sagatavotas lietas: pasūtījumiem, personīgajām lietām, protokoliem utt. Mapēs ir norādītas pozīcijas, kas atspoguļo nomenklatūru.
- Visiem gadījumiem tiek piešķirti kontu numuri, un ir pievienots inventārs.
- Tiek nodrošināta konfidenciāla droša pašreizējā krātuve: seifā vai aizslēgtā skapī.
- Visas lietu lapas ir reģistrētas un numurētas. Un programmaparatūras vieta ir aizzīmogota ar uzņēmuma zīmogu un apliecināta ar atbildīgo personu parakstiem.
- Katrā ziņā iekšējiem krājumiem noteikti jābūt klāt.
- Uz gatavo dokumentu vākiem ir norādīta visa informācija: glabāšanas periodi, vārdi, datumi.
Personas lietas noformēšana
Personas lietā ir visi tie dokumenti, kas satur informāciju par uzņēmuma darbinieku un viņa darba aktivitāti. Principā personīgie faili ir jāizveido visiem organizācijas darbiniekiem. Bet parasti personāla virsnieki šobrīd tos izsniedz tikai vadošajiem speciālistiem un vadītājam. Organizācijai ir tiesības patstāvīgi izlemt, kāda veida papīru saņemt darbiniekiem. Tāpēc dažādos uzņēmumos personas lietas dokumentu sastāvs var atšķirties. Bet kopumā tajā jāietver šādi dokumenti:
- Lietas dokumentu inventarizācija.
- Kopsavilkums un autobiogrāfija.
- Profils.
- Dokumentu kopijas par izglītības pieejamību.
- Specifikāciju kopijas.
- Rīkojuma par amata apstiprināšanu kopijas.
- Darba līgums.
- Visa veida palīdzība.
- Iecelšanas, atlaišanas un pārvietošanas rīkojumu kopijas.
Iekšējā inventarizācijā jābūt informācijai par katra faila dokumenta sērijas numuriem. Šādu dokumentu paraksta persona, kas to sastādījusi.
Lietas iekšpusē jābūt anketai, kurā ir daudz informācijas par darbinieka biogrāfiju, izglītību un ģimenes stāvokli. Lai to pareizi aizpildītu, darbinieki parasti izmanto darba grāmatu, militāru personu apliecinošu dokumentu un pasi, diplomu.
Personāla grāmatvedības dokumenti
Personāla uzskaiti veic personāla virsnieks. Balstoties uz primārajiem vērtspapīriem, tiek veikta uzņēmuma darbinieku skaita izmaiņu un izmaiņu operatīvā uzskaite. Grāmatvedības dokumentos ietilpst: pasūtījumi, kartes, personāls, algas un daudzi citi dokumenti.
Pieņemot darbā, katram darbiniekam tiek piešķirts personāla numurs, kas vēlāk tiek uzskaitīts visos personāla uzskaites un algas dokumentos. Pat ja persona tiek pārcelta jaunā amatā vai pēc atlaišanas, viņa personāla numurs paliek pie viņa un netiek piešķirts citai personai.
Personāla rīkojumi
Personāla dokumentu pasūtīšana ir viens no vissvarīgākajiem dokumentiem personāla lietās. Tie ir sagrupēti atsevišķos gadījumos, un tajā pašā laikā tiem ir sava numerācija. Mapes iekšpusē ir sistematizēta hronoloģiskā secībā.
Daži pasūtījumi tiek izveidoti vienotā formā, nākotnē aizpildot tikai nepieciešamās slejas. Visi pārējie tiek noformēti pēc nepieciešamības, bet tajā pašā laikā visiem dokumentiem jāatbilst noteiktām prasībām.
Personāla dokumentu, tostarp pasūtījumu, organizēšana tiek veikta, pamatojoties uz viņu glabāšanas noteikumiem. Ir loģiski tos iesniegt gadījumos, kad ir vienādi termiņi. Tā, piemēram, rīkojumi par uzņemšanu un atlaišanu būtu jāsaglabā 75 gadus, tas nozīmē, ka tie ir jāglabā atsevišķi no ikgadējiem dokumentiem, kas regulē atvaļinājumu, un jāuzglabā tikai piecus gadus.
Ja uzņēmums ir liels un dokumentu plūsma ir diezgan pienācīga, tad dažādu veidu papīrus var noformēt kā atsevišķu lietu (piemēram, atvaļinājumu pasūtījumi - viena mape, komandējumu komandējumi - cits). Tas ievērojami atvieglos darbu ar dokumentiem. Turklāt katru atsevišķo gadījumu reģistrē organizācijas nomenklatūrā. Ja pasūtījumam ir pielikums, tad tas arī tiek iesniegts. Bet attiecībā uz rīkojumu pamatiem - ziņojumiem, paziņojumiem, aktiem - tie tiek glabāti atsevišķi.
Kā rāda prakse, pavēles un to pamatojums pašreizējā dokumentācijā tiek turēti kopā, bet, gatavojoties arhīva glabāšanai, tos sāk reorganizēt, izvietot dažādās mapēs. Piemēram, paziņojumus glabā līdz 75 gadiem, bet tie ir daļa no personas lietas.
Visām pārējām bāzēm glabāšanas laiks ir līdz pieciem gadiem, tāpēc tās tiek veidotas kā atsevišķs bizness.
Pasūtījumu glabāšana
Lai noteiktu pasūtījumu glabāšanas laiku, jums jāizmanto standarta dokumentu saraksts. Tas periodiski tiek pārskatīts un atjaunināts. Šobrīd būtisks ir 2010. gadā sastādītais saraksts. Pēc viņa teiktā, tāpat kā iepriekš, pasūtījumu pamatojums ir jāuzglabā apmēram piecus gadus, un lielākā daļa pašu pasūtījumu tiek glabāti līdz 75 gadiem (par pienākumu pildīšanu, komandējumiem, vārdu maiņu, atvaļinājumiem un sertifikātiem).
Turklāt jūs varat pārlūkot uzglabāšanas periodus atbilstoši departamentu sarakstiem, kas izveidoti noteiktu darbības jomu organizācijām. Noteikumi paredz vērtspapīru vērtības pārbaudi.
Ilgstošas glabāšanas dokumenti ir jāpārliek personāla dokumentu arhīvā. Viņiem tiek sastādīts inventārs, pēc kura tos nodod ilgstošai glabāšanai.
Gadījumus, kuru glabāšanas laiks ir pagājis, var iznīcināt.
Kā iznīcināt dokumentus?
Uzņēmuma arhivētos dokumentus var iznīcināt (ja glabāšanas laiks ir beidzies) patstāvīgi vai arī varat meklēt palīdzību no speciālām organizācijām, kas nodarbojas ar šo jautājumu.Neatkarīgi no tā, kā jūs organizējat procesu, noteikti ir jāsastāda iznīcināšanas akts.
Papīrus var sadedzināt paši, ja tam ir droša vieta, vai arī tos var iznīcināt, izmantojot īpašu aparātu. Šādos gadījumos akts ir uzrakstīts jebkurā formā. Bet lielu daudzumu lietu ir vieglāk nodot iznīcināšanai. Bet šajā gadījumā visas darbības jāpapildina ar dokumentiem. Pieņemšanas aktā ir jānosaka lietu skaits un to svars. Labāk, ja organizācijas darbinieks personīgi piedalīsies dokumentu iznīcināšanā, lai saglabātu konfidencialitāti.
Valsts arhīvs
Katrā Krievijas Federācijas reģionā ir personāla dokumentu valsts arhīvs. Viņa darbības galvenais mērķis ir nodrošināt visu uzņēmumu personāla dokumentu drošu glabāšanu. Turklāt arhīvs atbild uz uzņēmumu un iedzīvotāju jautājumiem par jautājumiem, kas saistīti ar personāla dokumentiem. Šis viņa darbības virziens ir ļoti nepieciešams un būtisks, jo, kad organizācija tiek slēgta, cilvēkiem vienkārši nav kur doties, lai iegūtu nepieciešamo informāciju.
Šī iemesla dēļ arhīvi saskaras ar uzdevumu saglabāt visus dokumentus. Pašlaik ļoti bieži tiek likvidētas un slēgtas ne tikai privātās, bet arī budžeta organizācijas. Šajā gadījumā viņiem ir jāpārved dokumenti par personālu glabāšanai valsts arhīvā. Tajā 75 gadus jāglabā šādi dokumenti: rīkojumi, norēķinu lapas, dokumenti par pārcelšanos un atlaišanu, personas lietas utt.
Ir vērts atzīmēt, ka lietas pirms pārsūtīšanas ir jāsagatavo saskaņā ar visiem noteikumiem. Pašvaldību arhīvi sniedz savus pakalpojumus, iepriekš saņemot apstiprinājumu par dokumentu iesniegšanu.
Dokumentu sagatavošana pārskaitīšanai ietver visu lietu pareizu izpildi, vērtspapīru ekspertīzi, kā arī krājumu sastādīšanu.
Vai man ir jāmaksā nauda par glabāšanu? Valsts un budžeta uzņēmumi nemaksā par arhīvu pakalpojumiem. Likvidēti uzņēmumi ar nevalstiskas formas īpašumtiesību pāreju pareizi izpildīti gadījumi tikai tad, ja ir vienošanās.
Lietas tiek nodotas pēc apstiprināšanas un saskaņošanas ar arhīva ekspertu komisijas. Vērtspapīru pieņemšanu un pārskaitīšanu veic iestādes darbinieki likvidējamās organizācijas klātbūtnē. Šis process ir diezgan ilgs un prasa daudz laika, jo dokumentu statusu pārbauda, tos vizuāli apskatot. Beigās tiek sastādīts atbilstošais akts.
Pēcvārda vietā
Personāla dokumenti ir īpaša dokumentu kategorija, kas ir pieejama jebkurā uzņēmumā. Viņu nozīme ir tā, ka tie ļoti ilgi nezaudē aktualitāti. Pat pēc ilga laika var rasties situācija, kurā jums atkal jāgriežas pie viņiem. Ne velti šie dokumenti ir izstrādāti ar īpašu rūpību un daudzus gadus tiek glabāti ne tikai uzņēmumos, bet arī valsts arhīvos.