Organizāciju vadītājiem ir svarīgi organizēt darbinieku darbu tā, lai tas nestu vislielāko atdevi un pilnībā atklātu viņu potenciālu. Lai to izdarītu, jums jāzina, kā praktiski deleģēt pilnvaras, ko izmanto, lai uzlabotu uzņēmuma darbību, nekaitējot pašreizējam stāvoklim.
Definīcija
Deleģēšana izpaužas kā vienots tiesību un pienākumu sadalījums starp sistēmas subjektiem. Tās principus divdesmitā gadsimta sākumā formulēja P. M. Keržeņcevs.
Deleģēšana ir pilnvaru piešķiršana pienākumu veikšanai atbildīgai personai, vienlaikus uzticot viņu atbildība par rezultātu. Deleģēšana ļauj pareizi sadalīt uzdevumus starp darbiniekiem un tiek izmantota organizācijas galveno mērķu sasniegšanai.
Atbildība ir saistīta ar darbinieka apņemšanos veikt darbu kvalitatīvi un panākt to pieņemamu. Darbinieki savas darbības jomā ir atbildīgi augstākām iestādēm.
Pilnvaras (pilnvaras) darbojas kā ierobežotas tiesības izmantot iesaistītos resursus noteiktu uzdevumu veikšanai. Katru amatu organizācijā pavada īpašas pilnvaras. Amata maiņa arī aizvieto darbinieka kompetences.
Pieteikums
Deleģēšana ir noteiktu pilnvaru un pienākumu nodošana uzņēmuma darbiniekiem un dažādu funkciju vienmērīga sadalīšana starp viņiem. Tiek veikts akts, kas definē oficiālo deleģēšanas uzdevumu kā vadītāju, kurš spēj ātri atrisināt visus aktuālos jautājumus un prasmīgi izmantot darbiniekus, kuri vislabāk spēj tikt galā ar katru konkrēto uzdevumu veidu.
Mērķi
Pilnvaru deleģēšana tiek izmantota, lai sasniegtu noteiktus organizācijas mērķus, piemēram:
- "cilvēciskā faktora" sasaiste - zemāka līmeņa darbinieku aktivitātes un intereses palielināšana;
- darbinieku efektivitātes (efektivitātes) paaugstināšanās sakarā ar viņu kvalifikācijas paaugstināšanu un jaunu prasmju apgūšanu;
- augstākās vadības izkraušana, atbrīvojot laiku stratēģisku, operatīvu un vadības jautājumu risināšanai.
Uzdevumu deleģēšana
Deleģēšanai ir piemēroti šādi uzdevumu veidi:
- rutīna;
- nesvarīgi jautājumi;
- sagatavošanās darbi;
- specializēts darbs.
Bet ne visus uzdevumus var nodot parastajiem darbiniekiem. Katra vadītāja pienākums ir atrisināt tos uzdevumus, kas var ietekmēt organizācijas turpmāko darbību.
Tie ir uzticamības jautājumi, nestandarta stratēģiskas problēmas un neparedzētas situācijas, kurām nepieciešama tūlītēja risināšana.
Tāpēc nav deleģēts:
- mērķu izvirzīšana;
- padoto vadīšana;
- riskanti uzdevumi;
- neparasts darbs;
- stratēģisko un vadības lēmumu pieņemšana;
- Konfidenciāli uzdevumi
- organizācijas politikas izstrāde.
Prasības deleģēšanas priekšmetiem
Instrukciju nodošanas procesā gan priekšnieki, gan darbinieki var saskarties ar vairākām grūtībām.Efektīva pilnvaru deleģēšanas pārvaldība ir iespējama, tikai analizējot visus esošos un iespējamos šķēršļus, kas ietekmē pašreizējo darbību administrēšanu un uzraudzību.
Problēmas, kas dažkārt rodas saistībā ar direktoru vai departamenta vadītāju un kavē deleģēšanu:
- bailes zaudēt savu pašreizējo stāvokli un ar to saistīto varu;
- šaubas par citu darbinieku sagatavotību, zemām viņu darbības novērtēšanas īpašībām;
- pārmērīga pašcieņa, pārmērīga ambiciozitāte;
- sevis šaubas, bailes, ka viņa rīcība tiks pārprasta.
Problēmas, kuras darbinieki dažreiz identificē, veicot uzticētos uzdevumus
- šaubas par izmantoto lēmumu pareizību;
- pieredzes trūkums;
- fundamentālas nesaskaņas ar priekšnieku;
- nevēlēšanās vadīt citus izpildītājus, īpaši attiecībā uz sodiem.
Grūtību gadījumā kompetentajam vadītājam vispirms jātiek galā ar personīgiem šķēršļiem, kas kavē efektīvu darba regulēšanu, un pēc tam uzmanīgi jāizpēta padotā problēmas. Situācijas analīze norādīs uz iespējamām vadības kļūdām un ļaus jums pieņemt apzinātus un apzinātus lēmumus, piemēram, attiecībā uz izpildītāja nomaiņu vai nevajadzīgas darba slodzes noņemšanu vai gan paša, gan izpildītāja psiholoģisko problēmu risināšanu.
Deleģēšanas process
Katram vadītājam jācenšas nodrošināt, ka, organizējot darba procesu, viņš vienmērīgi plāno darba pienākumus visā komandā, izmantojot spēku un neatsakoties no atbildības par uzdevumu izpildes procesu.
Deleģēšana organizācijā ir sadalīta vairākos posmos:
I posms - norādījumu nodošana izpildītājam;
II posms - nodrošina darbuzņēmēju ar pilnvarām un resursiem;
III posms - darbinieka saistību formulējums, norādot nepieciešamo ieviešanas rezultātu.
Kontrolējot padoto darbības, svarīgs ir vidusceļš. Pārmērīga aizbildnība var izraisīt stagnāciju un darbinieka iniciatīvas trūkumu. Ja jūs nekontrolējat procesu, rezultāts būs kritiski tālu no vēlamā darba nekoordinētās plūsmas dēļ. Ir nepieciešams iepriekš izveidot atgriezenisko saiti un panākt darbinieku cieņu un augstu autoritāti.
Bieži vien administratori grēko, novirzot nevēlamo un neinteresanto darbu uz saviem padotajiem, it īpaši, ja viņi paši ir tikai virspusēji pazīstami ar šo tēmu. Bet tas ne vienmēr ir pareizi, jo priekšnieks joprojām ir atbildīgs par darba plūsmu. Ja pašam vadītājam nav ne jausmas, kādi rezultāti būtu gaidāmi izejā, kā viņš varēs kontrolēt padotā darbību? Atbilde ir acīmredzama.
Pieredzējuši priekšnieki dod priekšroku uzticēt darbiniekiem uzdevumus, kas ir nedaudz sarežģītāki, nekā viņi iepriekš ir veikuši. Šādi uzdevumi palīdz pilnīgāk atklāt padoto potenciālu. Tomēr šajā gadījumā ir labāk izdot rīkojumus uz papīra, lai palielinātu darbinieku motivāciju.
Sadalot kompetences organizatoriskajā sistēmā, ir ārkārtīgi svarīgi ņemt vērā šādus aspektus:
- pilnvarām pilnībā jāatbilst noteiktajam uzdevuma plānam, tas ir mērķis, kurš nosaka pilnvaru apjomu, nevis otrādi;
- visu darbinieku pilnvarām jābūt kompetenti sasaistītām vienā kompleksā bez neatbilstībām un nodrošinot visas struktūras līdzsvaru;
- visai autoritātei jābūt skaidrai un konkrētai, lai darbinieki vienmēr varētu izdomāt, kas no viņiem tiek prasīts un kādi resursi viņiem ir pieejami.
Pareiza varas vadīšana palielina visas organizācijas efektivitāti. Darbinieki iegūst skaidru izpratni par viņiem piedēvēto darbu un viņiem izvirzītajiem mērķiem, tādējādi sasniedzot labākos rezultātus.
Priekšrocības
Kopumā deleģēšanas procesu raksturo divi pozitīvi aspekti:
- Galvas laiks tiek atbrīvots tādu problēmu risināšanai, kurām nepieciešama personīga līdzdalība. Ir iespēja koncentrēties uz uzņēmuma izaugsmes perspektīvu un administrācijas stratēģijas plānošanu.
- Deleģēšana ir viens no labākajiem veidiem, kā motivēt radoši attīstītus un aktīvus darbiniekus, kuri vēlas augt un mācīties. To var izmantot treniņiem pirms augstākas pozīcijas iegūšanas. Palīdz darbiniekiem attīstīt jaunas zināšanas, prasmes un iemaņas veiksmīgākai darbībai.
Deleģēšanas principi
Lai strukturētu pieeju pilnvaru deleģēšanai, ieteicams ievērot šādus principus. Pretējā gadījumā to kļūme var radīt pārvaldības grūtības un līdz ar to visas sistēmas neapmierinošu darbību.
Funkcionālās definīcijas princips
Tas ir balstīts uz katra vadītāja pilnīgu un skaidru izpratni par organizācijas strukturālo integritāti: kādas tiesības un pienākumus piešķir katra sistēmas vienība, kādi informācijas un pakalpojumu savienojumi ir izveidoti starp viņiem, kāds ir viņu darba virziens un rezultāti. Citiem vārdiem sakot, pieredzējis administrators vienmēr zina, ko tieši sagaidīt un no kā tieši.
Skalarais princips
Tā pamatā ir skaidra pienākumu nodalīšana. Katram darbuzņēmējam būtu jāzina, kam tieši jāatskaitās par sava darba rezultātiem un kuru darbības viņam patstāvīgi jāregulē. Šis princips norāda uz oficiālo attiecību ķēdi starp visas organizācijas sistēmas padotajiem un vadītājiem. Jo izteiksmīgāka šī līnija, jo efektīvāka vadība un komunikācija starp darbiniekiem. Jebkuram padotajam ir vajadzīga precīza izpratne par to, kurš viņam deleģē pilnvaras un kam nodot jautājumus, kas nav viņa kompetences jomā.
Iestādes līmeņa princips
Apvieno divus iepriekš minētos principus. Katram darbiniekam skaidri jāzina par viņam deleģēto pilnvaru apjomu un pašam jāatrisina problēmas, kas atbilst viņa varas līmenim, un nevajadzētu šos jautājumus nodot augstākai vadībai.
Pretējā gadījumā strupceļš var rasties, kad vadītāji atkal būs spiesti stāties pretī jautājumiem, kas jau ir deleģēti padotajiem. Izmantojot šo noteikumu, jānotiek ne tikai pilnvaru nodošanai, bet arī atbildības deleģēšanai.
Princips, kas balstīts uz gaidāmajiem rezultātiem
Parāda, ka visām organizācijas darbībām nepieciešama rūpīga plānošana. Visiem uzdevumiem jābūt skaidri noteiktiem mērķiem un konkrētiem paredzamajiem rezultātiem. Pretējā gadījumā vadītājs vienkārši nespēs kompetenti sadalīt uzdevumus starp darbiniekiem, ja viņiem nebūs pilnīga priekšstata par to, vai padotajiem ir pietiekamas pilnvaras attiecībā uz viņiem deleģēto darbu.
Komandu vienotības princips
Tā pamatā ir ciešas attiecības starp darbuzņēmēju un vadītāju. Jo augstāks sadarbības līmenis, jo spēcīgāka ir padotā personīgās atbildības izjūta un jo mazāka ir iespēja saņemt pretrunīgus rīkojumus. Ir svarīgi, lai uzdevumu deleģētu darbiniekam tikai viens priekšnieks, lai izvairītos no neskaidrībām un situācijas, kad “kreisā roka nezina, ko dara labā roka”.
Beznosacījumu atbildības princips
Lai arī, deleģējot instrukcijas padotajam, vienlaikus tiek nodotas pilnvaras un atbildība par padarītā darba rezultātiem, tas nav iemesls, lai no galvas noņemtu viņam uzliktās saistības. Tieši boss nolemj deleģēt uzdevumu, tāpēc viņš joprojām ir atbildīgs par padoto darbu un uzdevuma izpildi. Izpildītāji ir atbildīgi par paveikto darbu, bet vadītāji ir atbildīgi par padoto rīcību.Šis princips ir īpaši svarīgs, deleģējot valsts varas un citas ar augstu varas pakāpi.
Iestādes un atbildības korelācijas princips
Norāda, ka deleģētajai iestādei ir jāievēro pakļautajam uzticētie pienākumi. Ja pilnvaru joma ir mazāka par atbildību, tad darbuzņēmējs nevarēs pilnībā veikt viņam nodoto darbu;
Katram administratoram ir kompetenti jāorganizē pilnvaru un atbildības deleģēšana. Viņam palīdzēs iepriekš aprakstītie principi.
Pilnvaru veidi
Organizācijas sistēmā saskaņā ar pašreizējiem mērķiem un prasībām var izdalīt dažāda veida autoritāti. Tos nosaka departamentu darbība un to vispārējā funkcionalitāte.
Lineārs
Šīs pilnvaras no vadītāja tieši nodod darbuzņēmējam un tālāk saskaņā ar shēmu. Priekšnieks ar lineāru varu spēj pieņemt lēmumus savas kompetences robežās bez iepriekšējas saskaņošanas ar citiem priekšniekiem. Šo pilnvaru secīgā shēma veido pārvaldes līmeņu hierarhiju.
Turklāt pilnvaru un atbildības deleģēšana notiek tikai tad, ja ņem vērā pavēles vienotības principu un vienlaikus vadāmības standartus. Kas attiecas uz pavēlniecības vienotības principu, tas tika apskatīts iepriekš.
Šis princips parāda, ka katrā darbinieks dominē tikai viens vadītājs, un darbinieks atskaitās tikai savam tiešajam priekšniekam. Pārvaldāmības līmenis ir darbinieku skaits, kas ziņo konkrētam vadītājam.
Tomēr, ievērojami palielinoties vadības shēmu ķēžu skaitam, operatīvās informācijas apmaiņas temps ir ievērojami palēninājies. Tāpēc organizācijas struktūrā ir jāievieš citas pilnvaras.
Galvenā mītne
Lai noteiktu, kādas personāla pilnvaru kategorijas pastāv, vispirms jāanalizē personāla aparātu veidi, no kuriem jānošķir:
- Padomdevēju aparāts tiek izmantots specializētu uzdevumu risināšanai. Tas var darboties gan īslaicīgi, gan nepārtraukti.
- Dežurants - izmanto, lai veiktu noteiktus pakalpojumus (piemēram, cilvēkresursu nodaļa).
- Personīgais - apkalpojošās ierīces apakškategorija. Veidojas, kad to pieņem darbā palīga vai sekretāra vadītājs. Visiem biedriem šeit ir augsta formālā autoritāte.
Attiecīgi tiek sadalītas pilnvaras, kuras var nodot jebkurai ierīcei:
- Konsultatīvs - izmanto konsultatīvā pārvalde, kuras tiesības ierobežo profesionālie ieteikumi.
- Obligāti apstiprinājumi - attiecas arī uz vadītāju apsvērumiem par viņu lēmumiem saistībā ar aparātu.
- Paralēli - tiek izmantoti gadījumos, kad ierīce var apgāzt vadības lēmumus, tiek izmantoti, lai novērstu rupjus pārkāpumus. Piemēram, paralēlu pilnvaru izmantošana ir pamatota, iepērkoties par lielām summām, kad nepieciešami divi paraksti.
- Funkcionāls - ir visaugstākajā līmenī, var gan atļaut noteiktas darbības, gan atcelt. To izmantošana ir plaši izplatīta, īpaši tādās jomās kā nodarbinātības kontrole un grāmatvedības metodes.
Papildu ierīču izmantošana palīdz ievērojami vienkāršot vadības struktūru uzņēmumos ar lielu darbinieku skaitu. Pateicoties visu uzņēmuma priekšmetu ciešai un pareizi strukturētai mijiedarbībai, organizācijas efektivitāte kopumā palielinās. Efektīvai vadībai jāņem vērā citi aspekti: pilnvaru deleģēšanas principi, prasības, pazīmes, veidi utt.
Deleģēšanas izmantošana ir svarīga jebkuram vadītājam.Tas palīdz kompetenti organizēt darba procesu, skaidri sadalot visu darbinieku tiesības un pienākumus. Izpildītājiem ir daudz vieglāk strādāt, ja viņi zina, kas no viņiem tiek prasīts un kādus rezultātus viņiem vajadzētu sasniegt. Turklāt deleģēšana ir svarīgs faktors, kas tiek izmantots, lai palielinātu katra darbinieka efektivitāti un atbrīvotu vadītājam papildu laiku stratēģiski svarīgu uzdevumu risināšanai, kas attiecīgi palielina visas sistēmas produktivitāti un produktivitāti.