Arhīva dokumenti: likums, instrukcijas

Jebkurās organizācijās dokumentācija tiek glabāta noteiktu laiku, pēc tam tā jānodod pašvaldības vai valsts arhīvā. Oficiālā papīra nodošanas procesam glabāšanai ir noteiktas īpašības, kas dažādās valsts daļās var atšķirties.

Papīra noformēšana ir tā darba joma, kas atbild par dokumentēšanas procesu, kā arī par oficiālo dokumentu noformēšanu.

Arhīvu lietvedība ir īpaša valsts struktūru, organizāciju un pilsoņu darbība arhīva dokumentu uzskaites, glabāšanas un izmantošanas jomā.

Dokumentu veidi

Arhivēšana un dokumentēšana ietver daudzus terminus dažāda veida dokumentu apzīmēšanai. Dokumenti ir:

• Smalki (satur datus jebkura veida attēla formā).
• Foto dokuments (izveidots, izmantojot fotogrāfiju vai ikonogrāfiju. Šādā dokumentā parasti ir dažādu mākslas priekšmetu attēli).
• Grafisks (viņi izmanto līnijas, chiaroscuros un insultu).
• Fonogrāfisks dokuments (nesējs ar skaņas datiem, kuru uzstādījusi jebkura skaņas ierakstīšanas sistēma).
• Audiovizuāls (satur attēlus un skaņas).
• Filmas dokuments (biežāk tas ir audiovizuāls vai attēla dokuments; tā sastādīšanai izmanto kinematogrāfijas metodi).
• Rakstisks dokuments (tie ir dati, kurus var identificēt, izmantojot jebkura veida burtu).
• Teksts (tajā ir visi balss dati, izmantojot skaņas ierakstu).
• Mašīnas teksts (ierakstīšana ir iesaistīta izstrādē vienā no iespējamiem veidiem, kuru dēļ informācija tiek apstrādāta, izmantojot elektronisku datoru).
• Belova (dokumenta galīgā forma tiek kopēta ar roku vai ar tehnisku līdzekļu palīdzību bez labojumiem un kļūdām).
• Rokraksts (zīmes šādā dokumentā tiek uzliktas tikai ar roku).
• Videogramma (attēls, kas ekrānā parāda informāciju).
• Rakstāmmašīna: norāda uz burta zīmēm, kuras uzliek, izmantojot jebkurus tehniskus līdzekļus.
• Dokumenta projekts - atspoguļo autora aktivitātes ar visiem blotiem un labojumiem.

Standarti

Saskaņā ar Krievijas likumiem oficiālo dokumentu pārsūtīšanas arhīvā kārtību regulē GOST R 7.0.8-2013. 12 mēnešus pēc dokumentācijas beigām dokumenti ir obligāti jānodod arhīvā saskaņā ar visiem noteikumiem un prasībām. Sagatavošanos nodošanai var veikt pats ražošanas personāls vai trešās puses uzņēmums.

GOST 2013 arhīvā un dokumentos ir ietverti šajā jomā izmantoto pamata terminu definīcijas. Dokumentā var redzēt gan vispārīgākos terminus - veidlapu vai inventāru, gan arī ļoti specializētus, piemēram, piekļuves ierobežojumu joslu.

Turklāt biroja vadības un arhivēšanas GOST satur tādu terminu definīciju (interpretāciju), kas attiecas uz darba organizāciju ar dokumentiem, dokumentāciju un citiem biroja procesiem.

Sagatavošanas posmi

Materiālu pakāpeniska sagatavošana pārsūtīšanai arhīvā:

• pārliecinieties, ka dokumenti atbilst visām šī arhīva noteiktajām prasībām;
• veikt bukletu dokumentāciju;
• numurēt visas loksnes;
• attīstīt lietu pārbaudītāju;
• norādiet vāka informāciju;
• izstrādāt iekšējo lietas materiālu;
• izveidot inventāru.

Ja ir sagaidāma tādu dokumentu nodošana, kas jāuzglabā mazāk nekā 10 gadus, tad pieļaujama bukletu neesamība, sistematizēšana, numerācija, sertifikācijas elementi.Šeit, pirmkārt, ir jākoncentrējas uz konkrēta arhīva prasībām, jo ​​dažādu institūciju standartos var būt viens vai visi iepriekš minētie jautājumi.

Arhīvu lietu un lietvedības likumā uzskaitīti galvenie termini un to definīcijas šajā jomā. Zemāk mēs apsveram dažus no tiem.

Lietvedība un arhivēšana: termini un definīcijas

1. Dokumentācija - informācijas fiksēšana jebkurā formā saskaņā ar dotajiem noteikumiem.
2. Vienotā dokumentācijas sistēma (DCL) - sistēma, kas satur informāciju, kas nepieciešama pārvaldībai noteiktā darba jomā.
3. Dokumentācijas noteikumi - noteikumu un noteikumu saraksts par darbu ar dokumentiem.
4. Vienotā dokumenta forma (UFD) - daudz detaļu, kas tiek uzstādītas noteiktā secībā dažādiem datu nesējiem, lai atrisinātu jebkādas problēmas darbības jomā.
5. Dokumentācijas sistēma - ļoti daudz rakstu, kas ir vienveidīgi pēc veida, veida un mērķa, kā arī prasības to sagatavošanai.
6. Dokumenta nosaukums - konkrētais dokumenta nosaukums vēstulē.
7. Organizatoriskais un administratīvais dokuments - satur dažādu organizatorisko un administratīvo uzdevumu, vadības jautājumu, ražošanas departamentu, organizāciju, kā arī valsts struktūru un institūciju darba regulēšanas risinājumu.
8. Butaforijas - jebkurš no oficiālā dokumenta nepieciešamajiem elementiem. Balsti visbiežāk sastāv no mainīgām un nemainīgām daļām.
9. Veidlapa - papīra paraugs. Tas apzīmē lietošanas jomu, jautājumus par būvniecību un galvenās detaļas.
10. Veidlapa ir detaļu kopums, kas palīdz identificēt oficiāla dokumenta autoru.
11. Standartizētā pārskata lapa ir apstiprināto UVD saraksts.
12. Reģistrācija - visu nepieciešamo elementu ievadīšana dokumentā, kurus nosaka biroja darba prasības.
13. Vienveidīgas formas apkalpošanas lauks - UVD zona - ir fiksēts glabāšanas tehniskajos komponentos un tiek izmantots specializētu attēlu pielietošanai.

Šie ir pamatnoteikumi un definīcijas esošajam valsts standartam arhivēšanai un dokumentiem.

Detaļu veidi

Atsevišķi ir vērts apstāties pie detaļām, kuras tiek izmantotas oficiālo dokumentu sagatavošanā:

1. Paraksts - pilnvarotas personas rakstiska zīme.
2. Apstiprinājuma zīmogs - izsaka organizācijas vai personas, kas nav oficiālo dokumentu autors, pozitīvu novērtējumu.
3. Datums - norāda dienu, kad darbs tika sastādīts, kā arī kad tas tika pieņemts, saskaņots vai publicēts.
4. Limita zīmogs - zīme, kas norāda, ka informācija ir pieejama noteiktam, ierobežotam cilvēku skaitam.
5. Nosaukums - apkopota dokumenta būtība.
6. Apstiprinājuma zīmogs - runā par dokumentā ietvertās informācijas likumību un likumību.
7. Vīza - izsaka pilnvarotās personas piekrišanu vai nepiekrišanu dokumentā minētajai informācijai.
8. Teksts - dati, kas ierakstīti ar jebkura veida burtu vai skaņu ierakstīšanas sistēmu. Ietver galveno runas informācijas daļu dokumentā.

Lietošanas instrukcija

Noteikumi, saraksti, instrukcijas arhīva lietvedības darbam un citi normatīvie dokumenti palīdz īstenot pamatlikumu. Arhīvu struktūru darbībai ir pamatprasības, kas tika izveidotas 2002. gadā.

Ir vērts atzīmēt, ka šādi noteikumi nebija reģistrēti Krievijas Federācijas Tieslietu ministrijā. Šajā sakarā joprojām ir spēkā 1986. gada "Departamentu arhīvu pamatnoteikumi".

Šo prasību klātbūtne dokumentu noformēšanas un arhivēšanas jomā ir saistīta ar nepieciešamību pēc konsekvences visu šo procesu organizācijā, veicot dokumentu uzskaiti, izmantošanu, aizpildīšanu un glabāšanu arhīvos. Prasībās galvenā uzmanība tiek pievērsta nomenklatūrai.

Tātad darbību algoritms ir šāds:

• organizē vērtspapīru vērtības pārbaudi;
• sagatavo dokumentus nosūtīšanai arhīvā;
• veidot biznesu;
• sastāda iznīcināšanas dokumentu piešķiršanas kārtību;
• nosūtīt lietu arhīvā.

Ir vērts atzīmēt, ka šīs prasības neattiecas uz dokumentāciju, kuras darbu neregulē Krievijas Federācijas 1993. gada 21. jūlija likums “Par valsts noslēpumu”.

Organizācija

Dokumentu un arhīvu glabāšana arhīvā palīdz skaidri kontrolēt darbu ar dokumentiem, vienlaikus nodrošinot to drošību un pieejamību. Ir noteikti dokumentu veidi, kuriem ir noteikts termins un pat glabāšanas metode.

Organizējot arhīvu lietvedību, valsts departamenti un struktūras bez atlīdzības nodod oficiālos dokumentus Krievijas Federācijas arhīva fondiem (AF RF). Komerciālajām struktūrām savukārt ir plašāka metožu izvēle dokumentu glabāšanai.

Katrai oficiālo dokumentu grupai ir savs īpašs glabāšanas periods, kas tiek regulēts saskaņā ar Krievijas Federācijas normatīvo regulējumu. Tiek izveidots arī inventārs, kurā tiek atzīmēts arhīvā esošo dokumentu aresta datums, norādot glabāšanas termiņu un atsauci uz attiecīgo likuma normu.

Prasības dokumentu glabāšanas vietai

Uzņēmuma iekšienē dokumentu arhīvu glabāšana tiek organizēta specializētās ēkās vai atsevišķās, izolētās telpās. Tajā pašā laikā pārmērīga apkure un augsts mitrums telpā ir stingri aizliegti. Šie ir vissvarīgākie arhīvu dokumentu glabāšanas kritēriji. Tajā pašā laikā dažādiem datu nesējiem ir nepieciešams savs režīms. Proti:

1. Papīri: 18-20 ° С, gaisa mitrums - 52-57%.
2. Filmas: melnbalta - 16 ° С, krāsaina - 3-6 ° С. Mitrums ir 41–44%.
3. Magnētiskās lentes un diski: 16-19 ° С, gaisa mitrums - 52-64%.

Nav iespējams sakārtot dokumentus noliktavu tuvumā ar pārtiku un ķimikālijām, kā arī ātrās ēdināšanas vietās, ēdnīcās. Turklāt ir jābūt atsevišķai telpai dokumentu saņemšanai, kurā notiks dokumentācijas aklimatizācija. Dažreiz šīs telpas tiek izmantotas dažādu datu nesēju īslaicīgai glabāšanai.

Telpā vajadzētu būt nepieciešamajiem katalogu plauktiem, statīviem un arhīvu mapēm, speciālām kastēm. Īpaši nepieciešami un ekonomiski vērtīgi dokumenti tiek ievietoti metāla skapjos ar drošām slēdzenēm. Papildus pamatprasībām ir arī citi, ne mazāk svarīgi nosacījumi:

1. Drošība Arhīvu telpām jābūt izturīgām pret uguni, aizsargātām no plūdiem, ir avārijas izeja. Dokumentu attālums no siltuma avota (ieskaitot logus) ir vismaz 0,6 m. Stingri aizliegts novietot papīru tuvu tiem.
2. Cauruļvadu izmantošana tikai ar aizsarglīdzekļiem.
3. Slēptas noslēgtas kontaktligzdas un elektroinstalācija.
4. Stingrs visu apkures ierīču darbības aizliegums. Nav atļauts arī pārtika un citi priekšmeti, kas nav saistīti ar dokumentācijas glabāšanu.
5. Klātesot jābūt mobiliem vai stacionāriem metāla statīviem. Papīrus uz tiem vislabāk var ievietot kastēs vai saišķos. Tajā pašā laikā attālums galvenajā ejā būs vismaz 1,3 m, bet starp statīviem - 0,7 m. Attālums no apakšējās atvilktnes - vismaz 0,1 m, un no statīva līdz sienai - ne vairāk kā 0,5 m.

Arī obligāta uzglabāšanas prasība: skapju atrašanās vieta ir perpendikulāra sienām, logiem un baterijām.

Arhīva dokumentu glabāšanas ēkā ir pieļaujams mākslīgais un dabiskais apgaismojums. Tajā pašā laikā ir svarīgi novērst tiešu saules staru iekļūšanu dokumentācijā. Ja tiek izmantotas kvēlspuldzes, virs katra no tām jāuzstāda aizsargapvalks. Luminiscences ierīces jāizvēlas ar nelielu UV spektru.

Uzglabāšanas laiks

Oficiālo dokumentu arhīva glabāšanai izmanto īpašu metodi dokumentācijas sistematizēšanai ražošanā. Tas palīdz ievērot piemērojamos likumus un noteikumus. Tās mērķis ir novērst svarīgas informācijas zaudēšanu.

Pēc noteiktā termiņa vērtspapīru glabāšanai arhīvā atbildīgā persona iznīcina oficiālos dokumentus un izveido likvidācijas aktu.

Turklāt ir dokumenti ar neierobežotu uzglabāšanas laiku. Viņiem tiek veikta finansēšanas procedūra. Tas ir dažādu fondu un kolekciju arhīvu lietvedības dokumentu sadalījums.

Normatīvie dokumenti

Normatīvie akti arhīvu lietvedības jomā satur daudzus metodiskus ieteikumus un normatīvos aktus. Tas ir sarežģīts, bet loģiski pareizs regulēšanas mehānisms.

Galvenais attiecību regulēšanas pīlārs ir 2004. gada 22. oktobra likums Nr. 125-ФЗ “Par arhīvu lietām Krievijas Federācijā”. Uz tā pamata Krievijas Federācijas veidojošo vienību līmenī tika pieņemti likumi par noteikumiem darbam ar dokumentāciju, dokumentu sarakstiem ar glabāšanas periodiem. Tas ietver arī citus normatīvos dokumentus par arhīvu dokumentu pārvaldību, par kuriem vienojas ar arhīvu vienībām.

Šie likumi un noteikumi palīdz ieviest tiesisko regulējumu. Obligāti visām organizācijām un institūcijām, kuru īpašumtiesības ir jebkādas

GOST par arhivēšanu un dokumentēšanu attiecas uz valsts, pašvaldību un privātā īpašuma dokumentāciju. Viņš identificēja galvenos dokumentācijas veidus, kas tiek nodoti valsts glabāšanā un ir iekļauti Krievijas Federācijas arhīva fondā. Dokumentu, kas ir privātīpašums, iekļaušana notiek saskaņā ar likumu.

Stingri noteikts ir arī laiks oficiālo dokumentu nodošanai pašvaldību un valsts arhīvos. Tas attiecas uz pašvaldību un valsts, kā arī nevalstiskajiem uzņēmumiem, kas noslēdz līgumu par pastāvīgu uzglabāšanu.

Valsts un pašvaldību arhīvi izveido organizāciju sarakstus un nodod tiem dokumentus (atlases sarakstus) glabāšanai un tālākai pārsūtīšanai uz Krievijas Federācijas Arhīva fondu. Nevalstisko uzņēmumu iekļaušana šādos sarakstos notiek pēc viņu pieprasījuma un saskaņā ar spēkā esošo līgumu. Turklāt arhīvs var uzturēt personāla sarakstus organizācijām, ar kurām tikai tiek plānota sadarbība.

Kas notiek ar arhīva dokumentiem, ja organizācija izslēdzas?

Pēc uzņēmuma likvidācijas, reorganizācijas vai bankrota visa arhīva dokumentācija tiek nodota tiesību pārņēmējiem, kam ir likumīgas tiesības to darīt, dibinātājam, valsts vai pašvaldības arhīvam.

Pašvaldību vai valsts organizāciju privatizācija ļauj atstāt viņu arhīvā visus dokumentus, kas izdoti viņu darbības rezultātā (piemēram, rīkojumi personālam).

Piekļuves kārtība un ierobežojumi

Tos arī regulē likums. Ierobežojumi ietekmē piekļuvi dokumentiem, kas satur valsts (vai valsts aizsargātus) noslēpumus vai informāciju par personas vai ģimenes noslēpumiem (šajā gadījumā glabāšanas laiks būs 75 gadi no dokumenta sastādīšanas brīža).

Jāatzīmē, ka arhīviem likumos noteiktajos termiņos juridiskām un fiziskām personām ir jāizsniedz juridiski dokumenti (arhīva dokumentu kopijas vai sertifikāti) bez maksas. Šādi dokumenti ir nepieciešami sociālajai aizsardzībai, pensijām, pabalstiem un kompensācijām.

Arhivētie dokumenti, kas atsavināti kā pierādījumi (saskaņā ar Krievijas Federācijas likumiem), ir jāatdod.

Par noteikumu neievērošanu, Krievijas Federācijas tiesību aktu pārkāpšanu arhīvu jomā tiek uzlikta administratīvā, kriminālā un tiesiskā atbildība.