Praktinis informacijos taikymas yra visų šaltinių duomenų pateikimo ir įforminimo formų suvienodinimo pagrindas, kad jas būtų galima nustatyti, perduoti ir tiksliai suvokti adresatui.
Kai informacija pateikiama dokumente, ji yra specifinė, ji yra visuotinai priimtų ir suvienodintų normų, įstatyminių nuostatų ir socialinio ar gamybos proceso reikalavimų srityje. Tai visada yra tikslios formuluotės ir tam tikra prasmės išraiškos forma, norint pasiekti aiškiai apibrėžtą tikslą.
Dokumento sukūrimas ir turinys
Suvienodintos dokumentų sistemos neatlieka jokio vaidmens, taip įprasta kiekvieną dieną kurti dokumentus savo iniciatyva ir žiniomis arba pildyti juos pagal tam tikras taisykles.
Gyvenimas pats savaime yra informacijos sūkurys, tačiau kiekvienu momentu žmogaus prigimtis yra ką nors komponuoti ir aiškiai pritvirtinti. Pagal nerašytą paprotį, kiekvieno žmogaus galvoje mokykloje susiformuoja suvienytos dokumentų sistemos, jei ne anksčiau. Bet pradiniame savo vystymosi etape žmogus nepriskiria jiems esminės vertybės, kurios jie nusipelno.
Dokumentas gali būti dviejų skirtingų tipų:
- forma;
- struktūra ir turinys.
Formaliai tušti dokumentai yra įprastos formos, kuriose įrašoma griežtai apibrėžta informacija. Tokie dokumentai yra nuolat tvarkomi (vaikų darželis, mokykla, klinika, darbas, pasų įstaiga ir kt.).
Realiuose dokumentuose atsižvelgiama į galiojančius jų projektavimo reikalavimus. Priešingu atveju adresatas juos neteisingai supras ir norimo rezultato negaus.
Kiekvienas dokumentas turi būti sudarytas formos, aiškios struktūros ir numatomo turinio, išreikšto tam tikru stiliumi.
Formaliai dokumentai gali būti vadinami meno kūriniais, straipsniais, diplomais, disertacijomis, knygomis ir kitais rašytiniais bei grafiniais darbais, tačiau tai yra daug labiau neryškus struktūros ir turinio rezultatas, kai informacija paverčiama griežta tam tikro vartotojų (gavėjų) rato suvokimo forma.
Suvienijimo sistemų esmė
Informacija yra išsami, tačiau net neatsižvelgdami į išorinius šaltinius, kiekviena valstybės struktūra, įmonė, individualus verslininkas ir paprastas žmogus turi sąlygas (reikalavimus) pasirinkti tam tikrą standartą iš supančių vieningų normų įvairovės.
Esamos valstybinės vieningos dokumentacijos sistemos beveik visais atvejais yra patariamojo pobūdžio. Visų pirma, laikantis galiojančių taisyklių.
- Dokumento data sudaroma arabiškais skaitmenimis iš eilės: mėnesio diena, mėnuo, metai.
- Mėnesio diena ir mėnuo - dvi poros arabiškų skaitmenų per tašką; metai - keturi skaitmenys (2017 m. gruodžio 4 d. = 2017 m. gruodžio 4 d. pagal GOST R 6.30-2003).
- Tuo pačiu metu šis GOST leidžia žodiškai nurodyti mėnesio pavadinimą.
- Tas pats GOST „leidžia“ atvirkštine tvarka: metai, mėnuo ir diena.
Didelė dalis dokumentų „tarnauja“ valdymo sričiai. Darbo situacijos kartojasi, atliekami veiksmai yra panašūs, tačiau visada yra bruožų. GOST R 6.30-2003 žymiai supaprastina dokumentų kūrimą ne tik valdymo srityje.
Laikantis bendros nuomonės, suvienijimas yra dokumentų skaičiaus ir įvairovės, dizaino reikalavimų, turinio ir struktūros logikos sumažėjimas. Suvienijimas taip pat apima dokumentų kūrimo, tvarkymo ir vykdymo procesus.Laikmenos dydis yra svarbus, jei tai yra popierinis dokumentas, arba duomenų formatas, jei tai yra elektroninis dokumentas.
Darbo eigos sritys ir dokumentų semantika
Organizacijos valdymas yra svarbi, bet ne vienintelė sritis, su kuria tiesiogiai susijusios vieningos dokumentacijos sistemos. Bet kurios įmonės apskaitos departamentas naudoja ne tik tuščias formas, įskaitant griežtas atskaitomybės formas, bet ir platų „nemokamų“ dokumentų rengimo dokumentų spektrą, laikantis priimtų įstatyminių ir vietinių standartų, GOST nuostatų.
Pagal visos Rusijos klasifikatorių veikia kelios teminės sistemos:
- bankų sektorius;
- biudžetinių įstaigų ir organizacijų finansinė, apskaitos ir atskaitomybės sritis;
- ataskaitų teikimas ir statistinė sritis;
- darbo dokumentų sistema;
- užsienio prekybos sfera ir kt.
Vieningos Rusijos Federacijos dokumentų sistemos temomis apima visą šalies socialinę ir ekonominę infrastruktūrą. Jie gali turėti specifiką pagal regionus, pramonės šakas, įmonės kompetencijos sritis.
Jei laikotės visos Rusijos klasifikatoriaus, galite priskirti aštuonių skaitmenų kodą kiekvienam dokumento tipui ir saugoti atskirą įrašą. Dauguma organizacijų naudojasi egzistuojančiais dokumentų reikalavimo reikalavimais ir jų pagrindu tvirtina savo nuostatus.
Pagrindinės pozicijos
Dokumento tikslui pasiekti reikia tam tikros informacijos. Dėl būtino rekvizito trūkumo dokumentas gali būti negaliojantis ar jo neįmanoma įvykdyti. Šiuo atveju „GOST R 6.30-2003“ lojalumas neturi jokios reikšmės.
Darbo užsakyme nurodomas konkretus pozicijų diapazonas. Įsakymas sukurti skyrių yra kitas. Pareigybės aprašymas sudaromas visiškai kitaip nei ketvirčio finansinio skyriaus ataskaita.
Tuo pačiu metu daugelis detalių turi programos ypatybių. Pavyzdžiui, data gali turėti skirtingas reikšmes: užsakymo pasirašymo momentas, darbuotojo atleidimo iš darbo momentas, gamybos pradžios momentas, daugiašalis susitarimas. Pastaruoju atveju gali būti nurodyta ne tik kiekvienos šalies pasirašytos sutarties data, kuri visada turi teisinę reikšmę, bet ir bendra data, pavyzdžiui, sutartų nuostatų galiojimo pradžios data.
Žodžių pasirinkimas ir frazės
Bet kurios įmonės, kaip kompiuterinės programos, darbo eiga paprastai yra griežtai įforminamas procesas. Skirtingai nuo programos, čia veikia ne kompiuteris, o žmogus. Galima netiksli formuluotė. Bet bendras kontūras kuriant dokumentus nustatomas pagal GOST 6.30-2003 kuo arčiau jo reikalavimų.
Nukrypimas nuo visuotinai priimtos praktikos ir GOST reikalavimų čia netinkamas: įsakymas, nuostata, pareiškimas, įsakymas ir pan. Nėra meno kūriniai ir nereikia ieškoti minties išraiškos formos.
Palankiai vertinamas ne tik žodynas, bet ir kalbos dalys, reikalingos kiekvienu konkrečiu atveju ir tinkamu atveju. Pagal nusistovėjusią praktiką dokumentuose dažnai randami absurdai, trūkstami žodžiai, sakiniai, yra neatitikimų, kurie nėra būdingi šnekamosioms kalboms. Bet tai įprasta, o daryti tai savaip yra nepraktiška.
Kalbant apie brėžinius, jų parašus ir žymenis, įprasta naudoti projektavimo dokumentų rengimo patirtį, kai tai akivaizdžiai būtina. Tačiau niekas netrukdo projektuoti įprastą piešinį tokiu pat intymiu būdu.
Kalbant apie lenteles, taip pat prasminga atsižvelgti į GOST nuostatas. Tai yra nusistovėjusi praktika, ir bet kokia darbo dokumento lentelė pirmiausia yra veiksmų vadovas arba informacija priimant sprendimą.
Žodynas, struktūra ir pateikimo logika
Tekstas visada turėtų būti sujungtas. Frazės viena kitą nulemia arba patikslina. Naudojami konkretūs žodžiai ir frazės. Norėdami įdarbinti žmogų, direktorius teisingai surašydamas pranešimą parašo trumpą rezoliuciją.
Paraiška įdarbinti, kurią darbuotojas parašo nustatyta forma, tvirtinama įmonės padaliniuose ir vyksta preliminaraus patvirtinimo procesas. Tai dar nėra dokumentas, tačiau jau yra galutinio įmonės vadovo sprendimo pagrindas, pateikiant specialią frazę „tvarka“.
Parašyti ką nors kita rezoliucijoje yra leistina, ji nėra draudžiama, tačiau bet kurioje situacijoje ji turėtų turėti pagrįstą vertę. Pavyzdžiui, universiteto absolventas. Frazė gali būti pateikta pareiškimo tekste arba vadovaujantis įmonės logika - tai paliekama direktoriaus nuožiūra.
Esminė ir tradicinė daugelio dokumentų ypatybė yra dvi dalys:
- priežastis (pagrindas, tikslas);
- išvada (sprendimas, išvada, prašymas).
Tai nėra svarbu, tačiau ten, kur logiška, visas reikiamas frazes reikia aiškiai padalyti į dvi dalis. Gosstandartas, vieningos dokumentacijos sistemos ir vietinės pačios įmonės nuostatos turėtų būti pagrindas statyti struktūras, kuriose dokumento dalykas nustato, kaip išdėstyti priežastį ir išvadą.
Realioje praktikoje toks požiūris pagreitina svarbių dokumentų kūrimą, leidžia sutelkti dėmesį ne į visą tekstą, o tik į kintamąją dalį.
Vietiniai įmonės dokumentai
Dokumentų suvienodinimas ir standartizavimas būdingas kiekvienai įmonei. Vieni tai daro raštu, kiti laikosi žodinės praktikos. Viskas priklauso nuo verslo dydžio ir atsakomybės lygio.
Dauguma vietinių nuostatų yra parengtos kuriant įmonę remiantis galiojančiais įstatymais, GOST, pramonėje ar konkrečioje verslo srityje taikomais norminiais duomenimis.
Tokios suvienodintos dokumentacijos sistemos yra unikalios ir dažnai tam tikros įmonės žinios yra pagrįstos naudojama programine įranga ir sudaro komercinę paslaptį. Jie retai keičiasi, o pokyčiai yra susiję su įmonės augimo, kompetencijos sferos išplėtimo ar verslo lygio etapais.
Svarbūs vietiniai dokumentai yra gamybos planai, techninės specifikacijos, darbo grafikai. Čia analogiškas yra dokumentų suvienodinimas ir standartizavimas. Kiekvienas naujas, pavyzdžiui, kalendorinis planas sudaromas panašiai kaip ankstesnis, o naujas apskaitos planas apskaitos politikoje sudaromas remiantis ankstesniu, atsižvelgiant į išorės reikalavimų (įstatymų, mokesčių, valstybės kontrolės įstaigų ir kt.) Pokyčius.
Informacijos srautai
Gerai suderintas įmonės dokumentų srautas, ypač kai vieningos dokumentacijos sistemos logika, struktūra ir žodynas yra įgyvendinami programinės-techninės valdymo sistemos pavidalu, leidžia ne tik supaprastinti darbuotojų verslą ir funkcionalumą, bet ir valdyti jų veiklą teisinga linkme, užtikrinant dokumentų kūrimo automatizavimą, valdymo kontrolę. jų apdorojimas ir vykdymas.
Įmonės infrastruktūra, įdiegta kaip vidinio ir išorinio informacijos srautų, nustatyto laiko ir turinio pavidalu, leidžia perkelti įmonės valdymą į aukštesnį lygį.
Daugybė šiuolaikinių informacinių sistemų jau seniai veikia užduočių lygyje - teikia reikiamus įvesties duomenis ir parengia ataskaitas. Darbuotojų vaidmuo tokioje sistemoje slypi įmonės kūrybiškumo ir tikslų srityje, o ne kontekste, kaip sudaryti tam tikrą dokumentą.
Įmonės ir darbuotojų elgesys
GOST R 6.30-2003 ir kiti norminiai dokumentai nustato dokumentų formą, detales, žodžius ir frazes, nurodo išraiškos logiką ir popierinių laikmenų dydžius, įtraukas, paraštes, paveikslų kraštines, lenteles ir kitus techninius duomenis - visa tai svarbu ir tikslinga apsvarstyti.
Įprastas įmonės darbas yra įprastas procesas, kai kiekvieno darbuotojo vaidmuo yra reguliuojamas ir tikimasi.
Šiame kontekste ir atsižvelgiant į šiuolaikinio informacinių technologijų plėtros lygį, darbuotojo elgesio klausimas tapo aktualus. Atsižvelgiant į numatomą tam tikrų įvykių raidos variantą, galima aptikti darbų, dokumentų, nukrypimų.
Šis aspektas yra ne mažiau reikšmingas kuriant įmonės infrastruktūrą. Svarbu ne tik tinkamai organizuoti darbą su dokumentais, bet ir užtikrinti darbo su dokumentais proceso kontrolę.