Sandėlių apskaitos tvarkymas ir gerinimas yra raktas į kokybišką bet kurios šiuolaikinės įmonės darbą. Tai, kaip racionaliai įmonė dirba, kaip efektyviai naudojami gamybos ištekliai, tiksliai nustato, kaip koreguojamas sandėlio darbas. Derinimas, sistemos tobulinimas, automatinė sandėlių operacijų apskaita leidžia pasiekti didesnį pelningumą ir produktyvumą, o gatavas produktas tampa geresnis.
Kodėl mums reikia sandėlio?
Pagrindinis bet kurios įmonės sandėlio tikslas yra saugoti produkcijos atsargas - MPZ. Sandėlis - įvairių darbų platforma: čia medžiagos paruošiamos naudoti kaip gamybos proceso dalis, siunčiamos vartotojams. Modernus, efektyvus sandėlio operacijų organizavimas ir technologija, naudojant naujausias metodikas, programinę įrangą, leidžia sumažinti materialinius nuostolius tiek sandėliuojant, tiek dirbant. Tai, savo ruožtu, daro įtaką prekių kainai. Tačiau nerūpestingas sandėlio operacijų registravimas sukuria sąlygas, kurių negalima išvengti vagysčių. Bendrovės vadovas, nesvarbu, kiek pasitiki kiekvienu iš darbuotojų, turi žinoti, kad visada yra nesąžiningo darbuotojo elgesio, kurį išprovokuoja tiek jo asmeninės savybės, tiek išorinis spaudimas, galimybė.
Neatsiejama sandėlio sistemos dalis yra sandėlio operacijų specialistas. Priklauso nuo jo kvalifikacijos, dėmesingumo, išsilavinimo, nuo to, ar sandėlis bus „tikslus kaip laikrodis“, ar problemos bus reguliariai ieškomos. Renkantis sandėlio darbuotojus, neužtenka įsitikinti, kad kandidatas turi 1C: Sandėlį. Turite išsiaiškinti, kaip gerai jis supranta logistiką ir ar supranta saugojimo zonų organizavimo logiką.
Sandėlių porūšiai
Priklausomai nuo kelionės tikslo, yra kelios sandėlių grupės. Klasikinė klasifikavimo sistema:
- medžiaga;
- vidaus gamyba.
Antroji grupė yra padalinta į sandėlius:
- tarp seminarų;
- dirbtuvių viduje.
Medžiaga, kaip rodo pavadinimas, reikalinga įmonės materialiniams rezervams laikyti. Čia yra viskas, ko įmonei reikia, kad darbo procesas vyktų be pertraukų. Jie sureguliuoja medžiagų sandėlio darbą, pagrindines sandėlio operacijas atlieka taip, kad gamybos procesas visada būtų aprūpinamas medžiagomis su marža. Sandėlių logistikos aiškumas lemia įmonės sėkmę, gamybos linijas, įmonės galimybes susitvarkyti su užsakymais, o skyrių vadovai - su užduotimis.
Gamybos viduje - tai sandėlių, esančių parduotuvėse ir tarp jų, rūšys, reikalingos MPZ. Jame taip pat yra atsargos, būtinos operacijoms atlikti, kad darbai būtų atliekami aiškiai ir laiku. Sandėliavimo operacijų apskaitos tvarkymas vyksta keičiantis gamybai įvesta pamaina. Tai yra, kiekvienas naujas grafikas, kiekviena iš eilės einanti darbuotojų pamaina turi turėti visas normaliam veikimui reikalingas žaliavas.
Ką dar ten?
Be to, sandėlio apskaita leidžia skirti universalias ir specializuotas MPZ saugojimo vietas.
Universalus dizainas, kad ilgą laiką atėję į įmonę galėtumėte lengvai saugoti įvairiausias vertybes. Paprastai taip organizuojami centriniai sandėliai. Čia saugomi rezervai yra skirti valdymui ir gamybai.
Specializuotos yra tos, kuriose gyvena tik konkrečios vertybių įvairovės. Tai gali būti metalas arba dažai, lakai ar mediena, elektros produktai, šaldyti produktai ir pan.
Įranga ir apskaita
Efektyvi sandėlio operacijų apskaita įmanoma tik tada, kai registruojamos vertės saugomos loginėje, sistemingoje sistemoje. Tai reiškia, kad turi būti aiškiai suprojektuota erdvė, o sandėlių operatoriai turi ir moka naudoti svarstykles ir kitus matavimo prietaisus. Jie vietoje įvertina gaunamų prekių kokybės parametrus ir stebi jų saugą, matuoja išduotų daiktų kiekį ir nustato neatitikimus, jei tokių yra, taip pat nustato incidento priežastį.
Atsižvelgiant į bendrovės priimtą apskaitos vienetą, atsižvelgiama į gautų medžiagų kiekį. Norėdami kontroliuoti padėtį, išmatuokite, pasverkite, pagalvokite, kiek gabalų atvyko. Kai kuriais atvejais naudojamas vadinamasis teorinis skaičiavimas.
Apskaita: kodėl tai būtina?
Kam skirta „1C: Sandėlio“ programa? Kodėl atsargų apskaitą turime saugoti įmonei? Šis klausimas gali kilti tarp vadovų, kurie besąlygiškai tiki savo darbuotojų sąžiningumu. Nepaisant to, kad vadovai pasitikėjo personalu, buhalterinė apskaita yra privaloma bet kurio sandėlio dalis, nuo to neišeisite.
Sandėlių operacijų apskaita siekiama užtikrinti įmonėje gautų verčių saugumą. Apskaitos sistemoje sukaupti duomenys leidžia nustatyti, ar įmonė turi lėtai judančių pozicijų, ar nėra nereikalingų medžiagų. Iš apskaitos sistemos darbo aišku, kokia didelė yra apyvarta ne tik apskritai, bet ir atsižvelgiant į tam tikros rūšies medžiagas. Galiausiai bet kuriuo metu duomenų bazė atsako į klausimą: „Kiek prekių liko sandėlyje?“
Sandėlis: mes priimame pozicijas
Viena iš svarbiausių sandėlio operacijų yra prekių priėmimas. Kiekybinei apskaitai paprastai sudaroma automatinė atsargų apskaitos programa, tačiau be jos, turėtų būti vykdoma ir kokybė.
Operatorius, atsakingas už pozicijų užėmimą, patikrina gautų pozicijų skaičių ir kontroliuoja kiekvienos iš jų kokybę. Tokiu atveju pirmiausia turite išaiškinti atitiktį apimties, o tik tada kokybės prasme. Kai kuriuose sandėliuose priėmimas tenka sandėlininkui, asmeniui, atsakingam už sandėlį, vadovui, o kai kuriuose - atsakomybė pasidalijama tarp vadovo ir techninio personalo.
Jei į sandėlį priimamos specialioms kategorijoms priklausančios medžiagos - vadinamasis atsakingas paskyrimas, priėmimui paskirta komisija. Vertingų pozicijų priėmimo procedūra yra panaši. Atsargų apskaitos programoje turi būti visa nomenklatūra duomenų bazėje pagal renginyje patvirtintą tvarką. Ta pati tvarka pristato atrankos komitetą, paskiriantį kompoziciją pagal pavadinimą. Kai kuriose įmonėse už užsakymo išdavimą atsako vyriausiasis inžinierius.
Sandėlio apskaita: kaip tai veikia?
Taigi, sandėlyje esančios medžiagos yra priimamos, tikrinamos sąskaitos faktūros, nurodomos pozicijos, tiriama kiekvienos iš jų kokybė: palpuojama, kvepiama, ragaujama. Kas toliau? Ir tada prasideda tikroji atsargų kontrolės magija - ta, kuri neleidžia įmonėje atsirandančioms vertybėms išsibarstyti už kampų, kaip mėgsta daryti žiurkės.
Vienas pagrindinių sandėlio vadovo padėjėjų, o per jį - įmonės vadovas - tai yra sandėlio operacijų dokumentai. Jie atspindi, kokios medžiagos atkeliavo į sandėlį, kurios išėjo, kas buvo išleista ir kam ji buvo nurašyta. Tokia apskaita turėtų būti operatyvi, atspindėti esamą situaciją, atsižvelgti į visus atsakingus darbuotojus ir į tai, kaip jie vykdo verslą. Priskirkite vertes atsargų numeriams, tada įveskite apskaitos korteles, nurodydami įmonėje atsiradusių pozicijų skaičių, jų suvartojimą.
Korta kaip visų dalykų pagrindas
Kortelė naudojama saugoti visą informaciją, susijusią su verte, kuriai ji priskirta. Užpildyti korteles patikėta materialiai atsakingam asmeniui, su kuriuo jie preliminariai sudaro atsakomybės sutartį. Kortelėms atidaromas specialus registras, iš kurio speciali kortelė išduodama griežtai negaunant.
Sandėlių apskaita gali būti tvarkoma be registrų, bet laikantis nustatyta tvarka sudarytų knygų. Tačiau praktiškai beveik visos šiuolaikinės įmonės perėjo prie automatizuotos apskaitos. Tokiu atveju kortelė prižiūrima elektronine forma ir prieiga turi tik vartotojai, kurie sistemoje turi paskyras. Programa išsaugo informaciją apie tai, kas padarė tuos ar kitus pakeitimus kortelėje, kuri yra analogiška sąraše registre, kai gauna popierinę apskaitos dokumento kopiją.
Nėra pranešimų - niekur
Sandėlių operacijų apskaita apima kasdienį įmonės turimų atsargų likučių stebėjimą. Kiekvieną mėnesį už sandėlį atsakingas asmuo, analizuodamas pradinę dokumentaciją, parengia ataskaitą įmonės vadovui. Ataskaita siunčiama apskaitos skyriui, sukuriant atsarginius dokumentus, atspindinčius gavimą, vertės praradimą.
Ataskaitoje turėtų atsispindėti tokios medžiagos, produktai, kiekiai, kurių sudėtis pasikeitė per ataskaitinį laikotarpį. Kiekvieno mėnesio pradžioje parengiama atskira ataskaita, kurioje nurodomi, kokie yra įvairių įmonės turimų pozicijų likučiai. Pirminė įmonės dokumentacija yra pagrindas vertybių atsiradimui, išvykimui nustatyti. Remdamiesi šiais duomenimis, paruoškite kodą ir likučius, atspindinčius įmonės būklę mėnesio pabaigoje. Ataskaitose nurodyta informacija turi būti panaši į tą, kuri yra sandėlio apskaitos sistemoje ir buvimo vietos kortelėse.
Ypatingi atvejai
Kai kuriais atvejais sandėlio operacijų apskaita vykdoma pagal bendrąsias kategorijas. Pvz., Jei įmonė turi gamybos liniją, leidžiančią taisyti mašinas, tada visų mažų atsarginių dalių apskaita gali būti laikoma nepraktiška. Tokiu atveju galite įvesti bendrą kategoriją, pavyzdžiui, „frezavimo mašinų atsarginės dalys“. Tai padeda sumažinti duomenų apdorojimą, reikalaujant mažiau darbo ir laiko. Apskaita vykdoma bendrąja prasme, pavieniai vertybių pavadinimai joje nerodomi.
Kai kurios įmonės turi vaistų atsargų. Šiuo atveju sandėlio operacijų apskaita sudaroma taip, kad visada būtų žinomas bendras kiekis, tačiau nenurodomos konkrečios prekės. Specialias korteles reikia suvynioti tik tiems vaistams, kurių sudėtyje yra alkoholio ar toksiškų medžiagų. Ataskaitos apie vaistus skiriamos gydytojams, įmonės veterinarijos gydytojams. Jie asmeniškai sudaro sąrašus, kurie vėliau siunčiami buhalteriams.
Sandėliavimas ir logistika
Skirtingi sandėliai atlieka skirtingas operacijas: tai lemia konkrečios organizacijos specifika. Atitinkamai tai lemia sandėlio operacijų rūšis, kurių reikalauja įmonė. Šiuo metu didžiausias sandėlių skaičius mūsų šalyje yra mažmeninės prekybos, didmeninės prekybos, paslaugų įmonės. Atsižvelgdami į didmeninės prekybos įmonių darbą, galime išskirti šias sandėlių operacijas:
- automobilių iškrovimas su prekėmis;
- atvežto priėmimas;
- judantys daiktai sandėlyje;
- prekių talpinimas tam skirtuose skyriuose;
- vertybių parinkimas;
- personalo;
- pakrovimas.
Apskritai tai galima apibūdinti terminu „logistika“. Mūsų atveju logistika apibūdina vertybių pakrovimą ir iškrovimą.
O kaip mes dirbame?
Sandėliavimo pakrovimo ir iškrovimo operacijų charakteristika priklauso nuo to, kokį krovinį turite dirbti, kokį transportą aptarnauti. Didelę įtaką darbui daro paprasčiausių procesų mechanizacijos lygis.Prekių priėmimas pagal kokybę yra vienas iš svarbiausių viso komplekso momentų, susijusių su pozicijų gavimu sandėlyje.
Kaip tiksliai kontroliuoti materialiojo turto srautus, nusprendžiama analizuojant informaciją apie sandėlio kiekį ir kokybę. Praktika rodo, kad apskaitos sistemose duomenys dažnai būna neteisingi, neišsamūs, o tai lemia valdymo klaidas ir nuostolius įmonei. Prekių logistikos metu vykstančios technologinės operacijos yra susijusios su nenumatytais kiekybės ir kokybės pokyčiais. Kroviniai gali būti pavogti, apgadinti, pamesti. Yra „perteklinio nuosmukio“ sąvoka. Darbuotojai gali suklysti, neteisingai suformuoti partijas, neteisingai išsiųsti prekes. Visa tai lemia trūkumą, perklasifikavimą, perteklinį tūrį.
Priimant prekes, labai svarbu atidžiai įvertinti pareiškėją, reguliariai lyginant vertes su deklaruotu sąrašu. Todėl bet kuriai pozicijai lydimieji dokumentai paprastai turėtų būti išrašomi sąskaitomis faktūromis. Kiekvieno veiksmo dokumentavimas yra pats efektyviausias būdas gauti tikslius duomenis apie atsargas.
Duomenys turi būti atnaujinti!
Tačiau svarbu ne tik teisingai užrašyti visas įmonės gautas pozicijas. Būtina įdiegti sandėlio operacijų apskaitos sistemą, kuri bet kuriuo metu atnaujins duomenų bazę. Ir čia gelbsti patys moderniausi technologiniai sprendimai. Tai specializuota programinė įranga, sukurta specialiai sandėliams. Tipiškas pavyzdys yra 1C įmonės produktas, vadinamasis „sandėlis“. Tokios programinės įrangos naudojimas gali sumažinti klaidų, susijusių su informacijos praradimu, skaičių, taip pat sumažinti žmogiškąjį faktorių.
Kad duomenys būtų kuo tikslesni ir atspindėtų realią situaciją sandėlyje bet kuriuo metu, turite įdiegti vertybių judėjimo kontrolės sistemą, atspindinčią bet kokius judesius. Visi veiksmai - nuo šaltinio iki vartotojo - turi rasti savo vietą įmonės vidaus dokumentuose. Tik tokia visiška kontrolė gali užtikrinti aukštą valdymo sprendimams naudojamų duomenų patikimumą.
Mes sandėliuojame ir išimame
Iš tiekėjo į sandėlį paimtos prekės dedamos į vietą, skirtą reguliariam saugojimui. Jei prekės atvežtos į konteinerius arba yra vienetinės prekės, jas galima sukrauti. Patogus pasirinkimas yra lentynų montavimas. Tačiau vertybės negali amžinai slypėti, todėl anksčiau ar vėliau ateis laikas kitai sandėlio operacijai - saugomos padėties parinkimui. Tai gali būti padaryta tiek kaip pakuotės dalis, tiek kaip visuma.
Rekomenduojama mechanizuoti operaciją, jei įmanoma, tačiau tai ne visada įmanoma, ir ne kiekviena įmonė turi pakankamai lėšų reikiamoms mašinoms įsigyti. Atranka išskiriama naudojant mažo mastelio mechanizmus ir visiškai mechanizuotus.
Sandėliai yra mechanizuojami įvairiais laipsniais, atsižvelgiant į tai: statistinę, dinaminę aukštyje. Pirmuoju atveju yra stelažai, pro kuriuos juda langelį pasirinkęs darbuotojas. Paprastai jis dirba kaip krautuvas: surenka reikiamą krovinio pakuotę, išima, perkelia į kilnojamą platformą ir pristato rinkėjui. Jei jums nereikia visos pakuotės, tada užimamas reikiamas kiekis pozicijos, o likusi dalis grąžinama į lentyną.
Tačiau dinamiški aukštielniniai yra tie, kuriuose veikia automatiniai keltuvai. Jie nukreipia krovinio pakuotes į rinktuvą ir grąžina į kameras. Mechanizmuose yra šakės, padedančios pasiimti norimą daiktą. Jei selektoriui reikia tik dalies krovinio pakuotės turinio, likusi dalis siunčiama į saugojimo kamerą.
Mes padarėme logišką išvadą
Sandėlio operacijos, susijusios su prekių logistika, vertybių pirkėjui nukreipimas. Tai vyksta vietoje, skirtoje pakrovimo vietoms.Kad sandėlis veiktų sklandžiai, svarbu kontroliuoti du taškus:
- patogumas ir efektyvus erdvės naudojimas;
- kiekvieno darbo etapo dokumentacija.
Kaip minėta anksčiau, dokumentavimas yra efektyviausias naudojant elektronines duomenų bazes. Jei įmonė yra maža, net nereikia diegti specialios programinės įrangos, galite sukurti paprastą pagrindą, kaip patys registruoti prekių judėjimą.
Tačiau kalbant apie įmonės turimų sričių naudojimo efektyvumą, jos vadovaujasi reikalavimais:
- kiekvienas kvadratinis centimetras turėtų būti naudingas;
- praėjimai turėtų būti platūs;
- reikalingi centriniai takai;
- prekių priėmimo vietose organizuojamos priėmimo vietos;
- gabenimo zonos yra įrengtos iš kur siunčiamos prekės;
- darbai turėtų būti saugūs;
- krovinių srautai turi būti paskirstyti taip, kad nebūtų artėjančių judesių.
Inventorius
Galbūt inventorius yra tokia operacija sandėlyje, kuri labiausiai jaudina tiek linijinius darbuotojus, tiek vadovus. Tai gana sudėtinga, nes apima daug darbo ir dažnai taip pat išprovokuoja konfliktines situacijas. Galite jų išvengti, jei jums pavyks nepriekaištingai nustatyti darbo eigą. Tačiau šiuolaikinio verslo tikrovėje tai labai sunku.
Inventorizacija apima laisvų likučių tyrimą, jų vertinimą, vietos nustatymą. Yra keli pagrindiniai renginio etapai. Galite sumažinti klaidos tikimybę, jei atsargų pradžioje visiškai atsikratysite įmonės atsargų.
Inventorius seka tokia tvarka:
- sudaryti tuščią rezervą;
- Sukurkite suplanuotą tuščią pirkinį
- į rezervą įtraukti visas laisvo balanso pozicijas;
- neapskaitytos vertės įtraukiamos į planuojamą pirkinį;
- prekių, esančių laisvajame rezerve, trūksta ir jos įtraukiamos į specialų sąrašą.
Šios sekos rezultatas suteikia:
- laisvas tuščias likutis;
- teigiamas rezervas, įskaitant visas suderinamas pozicijas;
- trūkstamų verčių sąrašai;
- Suplanuotas pirkimas, įskaitant viską, kas pasirodė neįvertinta.
Dėl inventorizacijos trūkstamos vertės paprastai nurašomos, teigiamas rezervas paverčiamas laisvu balansu. Galiausiai nupirktas suplanuotas pirkinys.
Apibendrinant
Sandėlių operacijų apskaita bet kurioje šiuolaikinėje įmonėje, norinčioje sulaukti pasisekimo ir išvengti nuostolių, turėtų būti pagrįsta įmonės specifika, jos apimtimi ir prekių, su kuriomis būtina bendrauti, ypatybėmis. Svarbu dokumentuoti visus sandėlio darbo procesus, kad būtų išvengta nemalonių, konfliktinių situacijų.
Tiksli ir teisinga sandėlio operacijų apskaita suteikia galimybę darbuotojams ir įmonės vadovams greitai prieiti prie informacijos apie esamą situaciją įmonėje. Remdamasi tokiais duomenimis, vadovybė gali priimti teisingus valdymo sprendimus. Puikiai suderinta apskaitos schema padeda ne tik pašalinti klaidą stebint įmonės darbą, bet ir sumažinti nuostolius, padaryti organizacijos darbą efektyvesnį, taip pat pašalinti vagystės ir nesąžiningumo tikimybę.