Verslo kelionės yra komandiruotės, į kurias išvyksta skirtingi organizacijos darbuotojai. Tokių kelionių metu išsprendžiami įmonei svarbūs klausimai, pavyzdžiui, tikrinamas filialo darbas, pasirašoma sutartis su naujais rangovais ar perkamos tam tikros prekės iš tiekėjo. Į šią kelionę keliaujantis įmonės darbuotojas gali pasikliauti daugybe išlaidų. Už maistą ir apgyvendinimą komandiruotėje skiriamos dienpinigiai, kurių dydis įvairiose organizacijose gali labai skirtis. Norma yra įtvirtinta vidinėje vietinėje dokumentacijoje, išduodant įmonės vadovo įsakymą.
Mokėjimo paskirtis
Komandiruotėse dienpinigių suma kiekvienu atveju nustatoma individualiai, nes atsižvelgiama į tai, kiek pinigų darbuotojas išleido kelionės metu. Pragyvenimo pašalpa yra mokama iš darbuotojo biudžeto, kai jis gyvena kitame mieste ar šalyje. Visos išlaidos yra kompensuojamos pagal teisinius reikalavimus. Visą laiką, kai darbuotojas yra komandiruotėje, išlaikomas atlyginimas ir užimta vieta įmonėje.
Beveik visose įmonėse nėra mokami dienpinigiai už vienos dienos komandiruotes, kurių metu darbuotojas per naktį nebūna kitame regione. Dienpinigiai naudojami šiais tikslais:
- darbuotojo gyvenamosios vietos parinkimas ir apmokėjimas;
- darbuotojų maitinimas viešojo maitinimo įstaigose, taip pat kompensacija už įvairių produktų įsigijimą parduotuvėse;
- kelionės į kitą regioną ar šalį, taip pat išlaidos, susijusios su judėjimu po miestą įvairių rūšių viešuoju transportu;
- įvairių įvykių vedimas vadovaujančios užduoties pagrindu;
- kitos svarbios išlaidos, tačiau jos turi būti būtinos ir tinkamos, kitaip įmonės vadovybė gali atsisakyti pervesti lėšas.
Komandiruotės Rusijoje dienpinigiai nustatomi individualiai kiekvienam darbuotojui. Tačiau tuo pat metu maksimalios išmokos gali būti registruojamos vietos lygiu.
Kada jie yra išvardyti?
Kiekviena įmonė individualiai nustato, kada dienpinigiai turėtų būti pervesti organizacijos darbuotojui. Tam gali būti naudojamos dvi galimybės:
- lėšų pervedimas iš anksto, ir tokiu atveju paprastai mokama fiksuota suma, kurią darbuotojas gali sutvarkyti išvykoje, tačiau prireikus po komandiruotės jis gali paprašyti papildomų lėšų;
- dienpinigių mokėjimas po kelionės, kurio metu darbuotojas turi išleisti savo lėšas, o tada surašyti ataskaitą, kurioje yra informacija apie visas išlaidas, pagal kurias išlaidos kompensuojamos.
Antrasis variantas dažniausiai naudojamas, todėl beveik kiekvienas įmonės darbuotojas po kelionės turi sudaryti specialią ataskaitą.
Kokius dokumentus rengia darbuotojas?
Po kelionės įmonės darbuotojas gali tikėtis kompensacijos už patirtas išlaidas. Kompensacija už dienpinigius komandiruotėje priklauso nuo piliečio išlaidų. Norėdami gauti pinigus, darbuotojas parengia šiuos dokumentus:
- tiesioginė ataskaita, kurioje yra informacijos apie tai, kiek pinigų pilietis išleido kelionės metu;
- nuoma, jei pilietis gyvendamas kelionėje naudojo privatų butą;
- viešbučio kvitas;
- kelionės išlaidas patvirtinantys dokumentai, įskaitant čekius, kvietimus už patalynę traukinyje, įlaipinimo į lėktuvą bilietus ar kitus panašius dokumentus;
- įrodymai apie naudojimąsi taksi paslaugomis, pateiktus pagal įvairius kvitus, čekius ar bilietus, o jei pilietis naudojasi asmeniniu transportu, tada perduoda degalinėse gautus čekius darbdaviui;
- dokumentus, patvirtinančius kitas išlaidų rūšis.
Remdamasis tokia ataskaita ir kitais dokumentais įmonės buhalteris apskaičiuoja dienpinigius, todėl atlyginamos darbuotojo patirtos išlaidos.
Kaip nustatomas išmokėjimas?
Kiekviena įmonė savarankiškai nustato šių išmokų dydį, atsižvelgdama į kelionės tikslą, organizacijos finansines galimybes, taip pat į kitus individualius veiksnius. Tokiu atveju atsižvelgiama į normas, įtvirtintas įmonės vidaus dokumentuose.
Norint patvirtinti dienpinigius komandiruotėje, įmonėje sudaroma speciali pareigybė. Jį pasirašo įmonės vadovas. Be to, išduodamas dienpinigių įsakymas komandiruotėje. Tokiu atveju atsižvelgiama į normas, pagal kurias lėšos iš šių išmokų pervedamos į skirtingus fondus.
Kada mokama su gyventojų pajamų mokesčio įmokomis ir įmokomis į įvairius fondus?
Apskaičiuodami dienpinigius, darbdaviai turi atsižvelgti į tai, kiek jiems nereikia mokėti gyventojų pajamų mokesčio ir kitų įmokų vyriausybinėms organizacijoms. Todėl, jei įmonės vadovybė nenori, kad išmokos būtų apmokestinamos, atsižvelgiama į šiuos apribojimus:
- jei planuojate kelionę Rusijos viduje, maksimalios įmokos turėtų būti 700 rublių. per vieną dieną;
- jei darbuotojas siunčiamas į kitą valstybę, jam išmokama daugiausia 2,5 tūkst. rublių. per dieną.
Jei darbuotojas išleidžia daugiau lėšų, tada nuo skirtumo sumokamas gyventojų pajamų mokestis, o reikalinga lėšų suma pervedama į valstybės lėšas. Nors įstatymai nenustato minimalaus mokėjimo reikalavimų, kiekviena organizacija turi atsižvelgti į realią lėšų sumą, kurios darbuotojui reikės norint atlikti užduotį kitame mieste ar valstijoje. Todėl per didelis komandiruočių į Rusiją dienpinigių sumažinimas gali sukelti bendrovės darbuotojų nepasitenkinimą.
Taip pat atsižvelgiama į kelionės trukmę, nes jei užduočiai atlikti pakanka vienos dienos, darbdavys gali kompensuoti tik ataskaitoje nurodytas kelionės išlaidas. Kai kurios organizacijos tiesiog perveda darbuotojui 50% nustatytos normos.
Bendrosios lėšų pervedimo taisyklės
Apskaičiuodami dienpinigių sumą komandiruotėje Rusijoje, darbdaviai turi atsižvelgti į keletą svarbių taisyklių. Tai apima:
- Dienpinigiai mokami tik tuo atveju, jei kelionė vyksta dėl gamybos poreikių ir neveikia kaip tiesioginio darbuotojo iniciatyva;
- komandiruotėje vadovas išduoda įsakymą, kuriame išvardijamos visos komandiruotės sąlygos ir reikalavimai;
- darbuotojas gali pareikalauti avanso, išduoto pagal pinigų išmokėjimo orderį;
- paskirtas darbuotojas, gavęs lėšų iš darbdavio, privalo atlikti tam tikras užduotis, kurioms suformuota darbo užduotis;
- per tris dienas po kelionės darbuotojas pateikia specialią išankstinę ataskaitą, prie kurios pridedami kiti dokumentus, patvirtinantys patirtas išlaidas;
- ataskaitą tikrina įmonės buhalteris ar ekonomistas, po to dokumentą tvirtina vadovas;
- Išmokos suma apskaičiuojama atsižvelgiant į išvykimo ir atvykimo datą.
Jei remiantis darbuotojo pateiktais dokumentais nustatoma, kad jis komandiruotėje išleido mažiau nei iš anksto buvo išleista kaip dienpinigiai, jis turi grąžinti skirtumą įmonės kasai.
Ar už dienos kelionę mokami dienpinigiai?
Dažnai norint išspręsti įvairias problemas, reikia praleisti ne ilgiau kaip vieną dieną, todėl kyla klausimas, ar tokiomis sąlygomis yra mokami dienpinigiai. Kelionei per 1 dieną pagal TC reikia pervesti dienpinigius. Tokia kelionė sudaroma įprastu būdu, todėl darbo laiko apskaitos žiniaraštyje nurodoma, kad darbuotojas nebuvo pagrindinėje darbo vietoje. Kitą dieną įmonės darbuotojas suformuoja kelionės ataskaitą, kurios pagrindu gauna kompensaciją iš įmonės vadovo.
Daugelis kompanijų nemoka dienpinigių už vienos dienos komandiruotes, nebent vietiniuose vidaus dokumentuose būtų numatyta kitaip.
Ką daryti, kai darbo kelionė baigiasi anksti?
Dažnai darbuotojai iš anksto gauna grynuosius pinigus, tačiau tuo pačiu grįžta namo anksčiau nei numatyta grafike, nes greitai įvykdo vadovo nustatytas užduotis. Tokiu atveju reikalaujama, kad jie tinkamai parengtų išlaidų ataskaitą.
Įmonės buhalteris pagal gautą dokumentaciją atlieka perskaičiavimą. Su darbuotoju likęs skirtumas grąžinamas į įmonės kasą.
Kaip apmokamas savaitgalio darbas?
Komandiruotės pragyvenimo pašalpa mokama už kiekvieną kalendorinę kelionės dieną, tačiau tik tuo atveju, jei darbuotojas susidoroja su savo pareigomis ne tik darbo dienomis, bet ir savaitgaliais.
Jei pilietis kelioms savaitėms siunčiamas į kitą miestą stebėti naujojo filialo darbo, tada jam savaitgalio dienos pašalpa neskiriama.
Užsienio kelionės niuansai
Darbuotojai gali vykti į komandiruotę ne tik Rusijoje, bet net ir kitoje šalyje. Tokios kelionės ypatybės:
- dienpinigiai už komandiruotę į kitą šalį paprastai nustatomi 2,5 tūkst. rublių;
- lėšos išmokamos rubliais tik už tas dienas, kai pilietis yra Rusijos Federacijos teritorijoje;
- kertant sieną, dienpinigiai mokami šalies, į kurią siunčiamas įmonės darbuotojas, valiuta;
- jei darbuotojas tą pačią dieną yra Rusijos Federacijoje ir kitoje valstybėje, tada įmoka yra padalinta į dvi dalis, iš kurių viena pateikiama rubliais, o antroji pervedama valiuta.
Kiekviena įmonė savo vidaus dokumentuose turi teisę nustatyti skirtingą tvarką, pagal kurią būtų mokami dienpinigiai už komandiruotę.
Ką daryti, jei darbuotojas perka valiutą kitoje šalyje?
Komandiruotėse dienpinigiai leidžia darbuotojams susimokėti už apgyvendinimą ir maitinimą, taip pat kompensuoti kitas privalomas išlaidas. Jei pilietis siunčiamas į kitą šalį, darbdavys gali išleisti jam lėšų tiek rubliais, tiek užsienio valiuta.
Jei pinigai duodami rubliais, tada darbuotojas, atvykęs į užsienio šalį, turi savarankiškai įsigyti reikiamą valiutos kiekį. Tuo pat metu jis privalo perduoti darbdaviui patvirtinantį dokumentą, pateiktą banko išraše. Tai rodo, kokia valiuta buvo nupirkta, kai procesas buvo baigtas, ir kokiu kursu pirkimas buvo atliktas.
Į dienpinigius kelionėms į užsienį atsižvelgiama pagal banko nustatytą normą tą dieną, kai įmonės vadovybei pateikiama įmonės kelionių ataskaita.
Ką daryti, jei darbuotojas grįžta ir išvyksta tą pačią dieną?
Dažnai būna situacijų, kai darbuotojas, grįžęs iš komandiruotės, tą pačią dieną išvyksta į kitą darbo kelionę. Tokia padėtis jokiu būdu nepažeidžia įstatymų reikalavimų. Norminiuose aktuose nėra nurodymų dėl vykdymo taisyklių. Todėl darbdavys gali naudoti du metodus:
- Kiekvienai kelionei paruošiami du dokumentų rinkiniai. Todėl darbdavys išduoda du įsakymus, taip pat suformuoja du pažymėjimus ir užduotis. Dienpinigiai mokami du kartus, o diena, kai susikerta dvi kelionės, mokama dvigubai.
- Sujungia dvi keliones.Šis procesas naudojamas, jei iš anksto žinoma, kad vienas darbuotojas bus išsiųstas į dvi keliones iš karto. Todėl dokumentai sudaromi iš karto, remiantis jais pratęsiama pirmoji kelionė. Pagal įstatymą kelionių trukmei nėra jokių apribojimų, todėl organizacija gali ją pratęsti neribotą skaičių kartų.
Pasirinkimas priklauso tik nuo tiesioginio įmonės valdymo sprendimo.
Apskaita
Daugelis kompanijų nemoka dienpinigių už komandiruotę vieną dieną, tačiau pagal įstatymus kiekviena įmonė privalo teisingai organizuoti komandiruotes. Tam ne tik vadovas išduoda įsakymą ir sudaroma darbo užduotis, bet ir reikalinga informacija įrašoma į apskaitos dokumentus.
Dienpinigiams yra naudojami šie darbai:
- D71 K50.2 - lėšų išleidimas iš įmonės užsienio valiutos keityklos;
- D71 K50.1 - grynųjų pinigų išleidimas rubliais, jei planuojate kelionę per Rusijos teritoriją;
- D20, 23, 25, 26, 44 K71 - darbuotojo ataskaitos priėmimas apskaitai;
- D91 K71 - valiutos kurso skirtumo išlaidų nurašymas perkant valiutą;
- D50 K71 - likusio darbuotojo grąžinimas, jei jis neišleido visų gautų avanso;
- D71 K50 - viršijimo išdavimas, jei darbuotojas neturėjo pakankamai anksčiau gautų lėšų;
- D70 K68 - gyventojų pajamų mokesčio kaupimas, jei darbuotojas išleido daugiau nei įstatyme nustatyta norma.
Jei darbuotojas išleido į komandiruotę daugiau nei 700 rublių. arba 2,5 tūkst. rublių., gyventojų pajamų mokestis sumokamas iš skirtumo. Mokesčių mokėjimas įrašomas į 2-PIT ir 6-PIT ataskaitas.
Išvada
Verslo kelionės būtinai lydimos dienpinigių pervedimo darbuotojui. Jie naudojami sumokėti už kambarį ir lentą. Jų dydis priklauso nuo to, ar užduotis vykdo darbuotojas šalies viduje, ar jis yra siunčiamas į kitą valstybę.
Lėšos gali būti pervestos iš anksto arba po kelionės. Jei suma neviršija įstatymų nustatytų normų, tuomet jums nereikia išskaičiuoti gyventojų pajamų mokesčio.